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In 5 Schritten ein Memo schreiben (mit kostenloser Vorlage).
Erfahrt, wie ihr ein wirkungsvolles Memo für eine aufmerksamkeitsstarke Kommunikation schreibt.
Was ist ein Memo?
Als Kurzwort für Memorandum ist ein Memo eine prägnante, interne Mitteilung, die vor allem im beruflichen Umfeld genutzt wird. Im Gegensatz zu einer E-Mail – die oft eine lockerere Kommunikation an einzelne oder mehrere Empfänger darstellt – gelten Memos als offizielle Firmenkorrespondenz. Dennoch sind sie weniger formell als Geschäftsbriefe, die sich in der Regel an ein externes Publikum richten.
Memos eignen sich auch hervorragend, um zeitkritische Informationen in gemeinnützigen Organisationen, Verbänden oder Behörden zu verbreiten. Sie sind ein wertvolles Tool für Geschäftsprozesse, um eine klare und effiziente Kommunikation im gesamten Unternehmen sicherzustellen.
Der Zweck eines Memos besteht darin, eine Botschaft kurz und bündig zu vermitteln. Es bringt auf den Punkt, was gerade passiert, warum das wichtig ist und welche konkreten nächsten Schritte erforderlich sind.
Gründe, ein Memo zu schreiben.
Memos werden zu den unterschiedlichsten Themen verfasst. Genau deshalb nutzen Unternehmen in der Regel eine Memo-Vorlage, die sich ganz einfach anpassen und personalisieren lässt. Memos liefern Informationen oder dienen der Problemlösung. Sie können auch genutzt werden, um Feedback zu Unternehmensdiensten, -programmen oder -projekten einzuholen.
Weitere Anlässe für Memos:
- Personalveränderungen
- Bevorstehende Veranstaltungen und Meetings
- Änderungen von Richtlinien oder Prozessen
- Produkt- oder Marketing-Ankündigungen
- Finanz-Updates
- Allgemeine Unternehmensnachrichten
Ganz gleich, worum es geht – wir zeigen euch, wie ihr ein überzeugendes Memo verfasst.
In 5 Schritten ein Memo schreiben
Unabhängig vom Thema sollten Memos immer professionell und höflich sein. Stellt sachliche Informationen und konkrete Handlungsanweisungen in den Vordergrund. Nutzt keine Emojis – diese gehören nicht in die formelle Geschäftskommunikation. Schreibt euer Memo prägnant, unkompliziert und auf den Punkt, sodass nur die relevantesten Details enthalten sind.
- Formuliert eine aussagekräftige Überschrift.
Die Überschrift macht deutlich, welche Art von Memo ihr verfasst. Selbst wenn ihr den Inhalt eures Memos per E-Mail versendet, solltet ihr die Überschrift oben einfügen, da sie klar definiert, für wen das Memo bestimmt ist und von wem es stammt.
Die Überschrift sollte folgendes Format haben:
An – die Zielgruppe des Memos, wie zum Beispiel Alle Mitarbeitenden oder ein Abteilungsname
Von – euer Name und eure Berufsbezeichnung
Datum – das Versanddatum des Memos
Betreff – das Thema des Memos
Die Betreffzeile sollte so spezifisch wie möglich sein. Ändert den Betreff beispielsweise von „Personal-Update“ in „Beförderung von Martin Schmidt, VP of Marketing“. - Erklärt euer Anliegen direkt in der Einleitung.
Fasst als Einstieg in das Memo die Lage, das Thema oder die Herausforderung kurz zusammen. Dieser Abschnitt beschreibt den Zweck des Memos und enthält die wichtigsten Informationen. - Liefert relevante Hintergrunddetails.
Gebt Hintergrundinformationen und zusätzliche Details darüber an, warum das Memo versendet wird. Für jeden Memo-Typ gibt es eine empfohlene Struktur für den Kontext.
Der Kontextbereich des Memos kann je nach Zweck der Mitteilung leicht variieren – von allgemeinen Ankündigungen und geschäftlichen Problemen bis hin zu Prozess-Updates, Projektstatus oder Veranstaltungen. In der Regel enthält er jedoch Folgendes:
Hintergrundinformationen oder Feedback zur Situation
Unterstützende Details zum Problem (wie das Problem entdeckt wurde, zusätzliche Belege usw.)
Vorgeschlagene Lösungen oder Maßnahmen
Daten und Zeitpläne
Zusammenfassung des bisherigen Verhaltens oder Zustands
Zusammenfassung des neuen Verhaltens oder Zustands
Getroffene Entscheidungen und deren Begründung Weitere Kernpunkte - Definiert einen Handlungsaufruf.
Wenn ihr lernt, wie man ein Memo verfasst, gehört die Aufgabenstellung bzw. der Handlungsaufruf (Call to Action) zu den entscheidenden Schritten. Erstellt je nach Memo-Typ einen passenden Handlungsaufruf für eure Empfängerinnen und Empfänger, ladet sie dazu ein:
Sich bei Fragen an euch zu wenden
Sich bei Bedenken an die jeweilige Führungskraft zu wenden
Anhänge zu prüfen oder eine Website zu besuchen
Eine zugewiesene Aufgabe bis zu einer Frist zu erledigen
An einer Veranstaltung teilzunehmen oder sich freiwillig dafür zu melden
Auf weitere Informationen zu warten Falls keine direkte Handlung von den Empfangenden erforderlich ist, baut ein freundliches Gesprächsangebot in euer Fazit ein. - Schließt mit einem höflichen Fazit.
Bedenkt, wie euer Memo auf euer Publikum wirken wird, und nutzt diesen Absatz für einen höflichen Abschluss. Wenn ihr nach einem Memo-Beispiel sucht, werdet ihr feststellen, dass Abschlüsse typischerweise:
Glückwünsche aussprechen
Den Empfangenden für ihre Unterstützung oder Geduld danken (je nach Situation)
Die Feedback- oder Kontaktmöglichkeiten für Empfangende aus dem Handlungsaufruf-Abschnitt bekräftigen
Die Empfangenden dazu einladen, auf weitere Informationen zu achten Ein Memo erfordert keine Unterschrift, da die Angaben zur absendenden Person bereits im Kopfbereich enthalten sind.
Kostenlose Vorlage für ein Memo + 6 Memo-Beispiele
Wenn ihr nach Orientierung beim Verfassen eines Memos sucht, stehen euch hier eine allgemeine Memo-Vorlage sowie 6 konkrete Beispiele für den Anfang zur Verfügung. Unten findet ihr für jeden Typ ein passendes Memo-Beispiel – von der geschäftlichen Memo-Vorlage bis zur speziellen Event-Vorlage. Nutzt die Vorlage einfach als Orientierungshilfe und passt sie nach Bedarf an verschiedene Projekte an.
Allgemeines Memo.
Allgemeines Memo-Beispiel – Änderung des Termins für Leistungsbeurteilungen
An: Alle Teammitglieder
Von: Markus Hansen, Unternehmensleitung
Datum: 15. Dezember 2023
Betreff: Änderungen des Termins für Leistungsbeurteilungen 2024
Ab dem 1. Januar 2024 finden Leistungsbeurteilungen im Februar statt – nicht mehr im März.
Diese Terminänderung dient dazu, alle Aspekte unseres Personalbudgets innerhalb des ersten Geschäftsquartals zu koordinieren. Am Ablauf der Leistungsbeurteilungen selbst ändert sich hingegen nichts.
Die Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter verteilen die standardmäßigen Vorbereitungsunterlagen für die Leistungsbeurteilung sowie die zugehörige Timeline in der ersten Januarwoche. Alle Gehaltserhöhungen für das Personal werden bis zum 29. März 2024 implementiert.
Herzlichen Dank für dein kontinuierliches Engagement. Ich wünsche dir eine erholsame Ferienzeit. Wir freuen uns darauf, deine beruflichen Erfolge zu feiern und mehr über deine Ziele für das kommende Jahr zu erfahren.
Allgemeines Memo-Beispiel – Hinweis auf Sicherheitslücke in der Software
An: Finanzabteilung
Von: Markus Hansen, Unternehmensleitung
Datum: 4. Oktober 2023
Betreff: Aktuelle Sicherheitslücke und Änderungen an den Software-Berechtigungen
Aufgrund einer aktuellen Sicherheitslücke wurden die Zugriffsrechte für unsere Finanzsysteme angepasst.
Die Sicherheitslücke entstand im Rahmen einer Anpassung unseres Firewall-Systems. Wir haben das Problem gestern entdeckt und arbeiten seitdem eng mit unserer IT-Abteilung an der Ursachenforschung. Bis zur vollständigen Behebung wurden sämtliche Zugriffsrechte für die Finanzsysteme angepasst. Derzeit haben nur die obere Leitungsebene und die Geschäftsführung Zugriff auf diese Systeme.
Falls du dringend Zugang zu diesen Systemen brauchst, kontaktiere bitte Martin Müller. Er stellt gewünschte Berichte schnellstmöglich zur Verfügung.
Wir entschuldigen uns für die vorübergehenden Unannehmlichkeiten, während unsere Untersuchung läuft. Sobald unser Team weitere Informationen bereitstellt, leite ich diese umgehend weiter.
Projekt-Memo.
Projekt-Memo-Beispiel – Verzögerung des Produktstarts
An: Alle Team-Mitglieder
Von: Frank Schmidt, Produktmanager
Datum: 12. September 2023
Betreff: Verschiebung des Starts von Produkt ABC auf Anfang 2024
Aufgrund von Tests durch Verbrauchende sowie offenen technischen Fragen wurde der Start von Produkt ABC vom ursprünglich geplanten Termin am 20. Oktober auf Anfang 2024 verschoben.
Tests durch Verbrauchende sind ein zentraler Bestandteil unserer Markteinführungsstrategie. Wenn ein Test weiteren Optimierungsbedarf aufzeigt, verschieben wir den Produktstart für die breite Öffentlichkeit. Zudem prüft unser Technik-Team noch ungeklärte Auffälligkeiten, die ebenfalls behoben werden müssen.
Wir werden einen neuen Starttermin bekannt geben, sobald zusätzliche Tests und Feedbacks positiv ausfallen.
Vielen Dank für deine Geduld.
Feedback-Memo.
Feedback-Memo-Beispiel – Programm für betriebliche Zusatzleistungen
An: Alle Mitarbeitenden
Von: Christina Mayer, HR-Managerin
Datum: 16. August 2023
Betreff: Rückmeldung zum Programm für betriebliche Zusatzleistungen für 2024
Als Unternehmensleitung bitten wir dich um deine Rückmeldung zu unserem aktuellen Programm für betriebliche Zusatzleistungen.
Unser derzeitiges Programm für betriebliche Zusatzleistungen läuft am Jahresende aus. Die Gestaltung unseres Programms für 2024 erfolgt anhand des folgenden Zeitplans:
- 16.–30. August – Rückmeldungen der Mitarbeitenden einholen
- 5.–15. September – Rückmeldungen der Mitarbeitenden auswerten
- 18.–29. September – Programmlücken und Bedarf analysieren
- 2.–27. Oktober – Fokusgruppen mit Mitarbeitenden durchführen
- 1.–22. November – Angebotene Leistungspakete finalisieren
- 27. November – Neues Programm zusammen mit den Optionen für die freie Anmeldung einführen
Bitte fülle die beigefügte Umfrage zu den Zusatzleistungen für 2023 bis Freitag, den 1. September, aus.
Wenn du außerdem Interesse hast, an einer Fokusgruppe teilzunehmen, gib dies bitte entsprechend in der Umfrage zu den Zusatzleistungen an.
Vielen Dank für deine Mitwirkung an der Weiterentwicklung unseres Programms für betriebliche Zusatzleistungen!
Anlage: Umfrage zu den betrieblichen Zusatzleistungen 2023
Veranstaltungs-Memo.
Veranstaltungs-Memo-Beispiel – Ehrenamtlicher Community-Tag
An: Alle Freiwilligen
Von: Julia Friedrich, Community-Koordinatorin
Datum: 28. August 2023
Betreff: Community-Tag am 9. September
Unser jährlicher Community-Tag findet am Samstag, den 9. September, im Rheinpark statt.
Dieses Event haben wir in den letzten Monaten gemeinsam mit dem Gemeindezentrum von Waldstadt geplant – und uns zu mehreren Instandhaltungsarbeiten verpflichtet.
Unterstütze unsere Community und sei dabei:
- Treffpunkt ist um 9 Uhr der Pavillon im Rheinpark.
- Alle Mitglieder der Community sind herzlich willkommen – egal welchen Alters.
- Alle benötigten Werkzeuge und Materialien werden gestellt.
- Ziehe Kleidung an, die schmutzig werden darf.
Vielen Dank für dein Interesse und deine Teilnahme!
Memo-Beispiel – Jahrestagung
An: Alle Mitarbeitenden
Von: Andrea Freidank, Geschäftsführung
Datum: 6. Februar 2024
Betreff: Jahrestagung 2024 – Termin und Programm
Unsere Jahrestagung findet am 17. Mai 2024 im Konferenzzentrum von München statt.
Diese Tagung bringt die klügsten Köpfe aus dem Marketing zusammen – eine einmalige Gelegenheit, gemeinsam mit Gleichgesinnten und Kolleginnen und Kollegen in Workshops zu arbeiten.
Der Ablauf ist wie folgt geplant:
- 8:00 Uhr – Registrierung
- 9:00 Uhr – Eröffnungsrede
- 10:30 Uhr – Workshops
- 12:00 Uhr – Mittagessen
- 13:30 Uhr – Workshops
- 15:00 Uhr – Workshops
- 17:00 Uhr – Abendessen
- 19:00 Uhr – Happy Hour und Networking
Zusätzliche Details zu den Workshops und unserer Hauptrednerperson folgen in den kommenden Wochen.
Wie bereits auf unserer Website veröffentlicht, öffnet die Frühbucheranmeldung am Montag, den 12. Februar, und schließt am Freitag, den 1. März.
Memo erstellen – Profi-Tipps
Ein effektives Memo zu verfassen, ist eine Schlüsselkompetenz für eine klare und professionelle interne Kommunikation. Ein gelungenes Memo sorgt dafür, dass eure Nachricht ankommt und direkt umgesetzt werden kann. Doch ein Memo zu formulieren, das gleichzeitig kurz, professionell und überzeugend ist, ist nicht immer leicht. Profi-Tipps für Memos unterstützen euch dabei, eure Kommunikation zu optimieren, typische Fehler zu vermeiden und eure Aussage klar und selbstbewusst zu vermitteln.
Anliegen formulieren.
Legt fest, warum das Memo verfasst werden soll. Das Verständnis für das Ziel hilft euch dabei, den passenden Kontext zu formulieren. Der Anlass des Memos sollte prägnant und auf den Punkt gebracht sein.
Grundsätzlich lässt sich jedoch jedes Thema in einem Memo aufgreifen, das für das Unternehmen wichtig ist und als offizielles Dokument festgehalten werden soll.
Zielgruppe bestimmen.
Legt fest, wer das Memo erhalten soll. Verwendet beim Schreiben eine klare und verständliche Sprache, die alle verstehen – verzichtet auf Fachbegriffe, Abkürzungen und Akronyme. Achtet außerdem auf eine korrekte Grammatik und verzichtet auf Emojis oder umgangssprachliche Ausdrücke.
Memo strukturieren.
Ob du eine vorhandene Vorlage für ein Memo verwendest oder ein Memorandum von Grund auf neu erstellst – eine klare Gliederung ist entscheidend für eine übersichtliche und logische Struktur. Eine typische Gliederung umfasst wichtige Abschnitte wie Überschrift, Einleitung, Sachverhalt, Diskussion und Fazit. Diese helfen dabei, den Inhalt zu strukturieren und die Lesenden zielgerichtet durch die Botschaft zu führen. Wer mit einer soliden Gliederung startet, kann sich voll auf den Zweck des Memos konzentrieren und sorgt für durchgehende Klarheit und einen guten Fluss.
Design und Formatierung abschließen.
Falls euer Inhalt länger als eine Seite ist, überdenkt eure Nachricht noch einmal und streicht Nebensächlichkeiten. Wenn ihr einen Flyer, ein Dokument oder ein anderes Element beifügen müsst, um eure Nachricht zu verdeutlichen, könnt ihr im Abschnitt für die Inhaltsdetails eures Memos auf den Anhang verweisen.
Formatierung und Design von Memos.
Ein Memo sollte ein einseitiges Dokument sein, das aus wenigen Absätzen besteht. Für das Memo-Format eines geschäftlichen Memos gibt es klare Vorgaben – eine gängige Regel besagt, dass der Text einzeilig und linksbündig ausgerichtet sein sollte.
Je nach Umfang eures zusätzlichen Kontextbereichs könnt ihr Aufzählungspunkte verwenden, um Ideen zu trennen und den Inhalt übersichtlicher zu gestalten.
Früher als Ausdruck am Schwarzen Brett zu finden, bleiben Memos trotz des Rückgangs gedruckter Unterlagen hochaktuell. Da heutzutage immer mehr Beschäftigte im Homeoffice arbeiten, lässt sich der Inhalt eines Memos problemlos im Hauptteil einer E-Mail unterbringen – er sollte niemals als Anhang verschickt werden.
Memos müssen keineswegs langweilig aussehen. Integriert das Branding eures Unternehmens oder eurer Organisation und passt das Design dem jeweiligen Anlass an – zum Beispiel, wenn ihr ein Memo für eine bevorstehende Firmenfeier erstellt.
Häufig gestellte Fragen zu Memos
Aus welchen fünf Teilen besteht ein Memo?
Ein Memo setzt sich aus fünf wesentlichen Komponenten zusammen:
- Überschrift
- Einführung.
- Details
- Handlungsaufruf
- Fazit
Ein Memo ist ein einseitiges Dokument mit einzeiligem Zeilenabstand. Es sollte kurz und bündig gehalten sein, um Informationen auf den Punkt zu bringen. Da das Zielpublikum euer Memo meist nur überfliegt, helfen Zwischenüberschriften und Aufzählungslisten dabei, die Lesbarkeit zu erhöhen.
Gibt es eine Memo-Vorlage in Word?
Vorlagen für Microsoft Word findet ihr, wenn ihr ein neues Dokument öffnet und nach Memos sucht. Sobald ihr euer Memo individuell gestaltet habt, könnt ihr es mit dem Konvertierungs-Tool Word in PDF von Adobe Acrobat als PDF-Datei exportieren.
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