Erfahre, was die Abkürzung PPA bedeutet, was hinter der PPA-Signatur steckt und wie Adobe Acrobat Sign dir helfen kann, Dokumente mit einer PPA-Signatur verbindlich zu unterschreiben.
Unterschriften für Rechnungen und Verträge – eine Person allein kann die hohe Menge bei großen Firmen kaum bewältigen. Dennoch muss der Geschäftsverkehr bearbeitet werden und das Unternehmen handlungsfähig bleiben. Viele Unternehmen setzen daher auf handlungsbevollmächtigte Personen, die als gesetzliche Vertreter*innen beispielsweise Dokumente im Auftrag der Geschäftsführung unterschreiben dürfen. Diese Personen sind auch Prokurist*innen. Sie fungieren als Stellvertreter*in des Unternehmens und erhalten eine Vollmacht für alle Geschäfte, die der Betrieb irgendeines Handelsgewerbes mit sich bringt (§49 Abs. 1 HGB). Damit dürfen sie offizielle Dokumente mit dem Unterschriftenzusatz "ppa" unterschreiben.
Was die Abkürzung genau bedeutet, was hinter der PPA-Signatur steckt und wie Adobe Acrobat Sign dir helfen kann, Dokumente mit einer PPA-Signatur verbindlich zu unterschreiben, erfährst du in diesem Artikel.
"PPA" ist ein sogenannter Unterschriftenzusatz, der sich auf offiziellen Dokumenten hin und wieder neben einer Signatur finden lässt. Dahinter verbirgt sich ein Hinweis auf den oder die Unterschreibende*n: Er oder sie ist nämlich Prokurist*in. Prokurist*innen eines Unternehmens sind bevollmächtigt, im Namen des Unternehmens Rechtsgeschäfte und Rechtshandlungen vorzunehmen. Dabei müssen sie allerdings bei Signaturen aus Transparenzgründen den entsprechenden Unterschriftenzusatz "PPA" angeben, damit für Dritte ersichtlich ist, dass es sich um eine Prokura handelt.
Die Abkürzung PPA steht für "per procura autoritate". Aus dem Lateinischen lässt sich dies mit "aufgrund erteilter Prokura" oder "mit der Macht einer Prokura" übersetzen. Die korrekte Schreibweise ist dabei "ppa.". Das Kürzel muss gemäß DIN 5008 in Schriftstücken vor die Unterschrift gesetzt werden – eigentlich handschriftlich, doch auch bei elektronischen Signaturen sind Unterschriftenzusätze möglich. Mehr dazu erfährst du später.
Neben dem Signaturkürzel PPA gibt es noch weitere Signaturkürzel. Hier noch einmal der Überblick:
Es gibt nicht nur eine Art einer Prokura – stattdessen unterscheidet man je nach Umfang der Bevollmächtigung zwischen den folgenden Arten der Prokura:
Meist ist im Rahmen einer betrieblichen Unterschriftenregelung in Unternehmen festgelegt, wer welche Schreiben unterzeichnen darf und ob die jeweilige Person dabei einen Zusatz zu der Unterschrift hinzufügen muss. Prokuristen und Prokuristinnen verfügen dabei über eine relativ umfangreiche Vollmacht. Im Rahmen dieser Unterschriftenregelung dürfen sie die meisten offiziellen Dokumente unterzeichnen. Folgende Dokumente sollten jedoch von der Geschäftsführung selbst unterzeichnet werden (Empfehlung):
Übrigens: Neben der Prokura gibt es noch weitere Arten von Vollmachten, darunter zum Beispiel die Generalhandlungsvollmacht bzw. Generalvollmacht, die Arthandlungsvollmacht bzw. Artvollmacht oder die Einzelvollmacht.
Flexibilität, Effizienz und Unterschriftenprozesse ohne Unterbrechung: PPA-Unterschriften haben einige Vorteile. Sehen wir uns einmal im Detail an, was für Unterschriften "per procura" spricht:
Wie bei den meisten Dingen gibt es auch beim Thema PPA-Signaturen eine Schattenseite. Sehen wir uns also auch einmal die Herausforderungen und Risiken von PPA-Unterschriften an:
Wie sieht es nun aber mit den rechtlichen Hintergründen aus? Es gibt mehrere nationale und internationale Gesetze und Verordnungen, die mit PPA-Unterschriften in Verbindung stehen. Schauen wir uns diese genauer an:
Heute werden immer mehr Dokumente im Rahmen digitalisierter Dokumenten-Workflows elektronisch unterzeichnet. Doch welche Regeln gelten hierbei für die PPA-Signatur – und wie lassen sich PPA-Unterschriften digitalisieren?
Im Grunde genommen unterliegt die PPA-Signatur (neben den bereits erwähnten Regelungen zu Vollmachten und Vertretungsregelungen) denselben Regeln wie eine "klassische" elektronische Signatur – und damit den rechtlichen Rahmenbedingungen der eIDAS-Verordnung. Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) definiert technische Verfahren und Standards für elektronische Zertifikate, Siegel, Zeitstempel und Signaturen mit dem Ziel, elektronischen Transaktionen einen einheitlichen grenzüberschreitenden Rechtsstatus zu verleihen, ebenso wie zuvor abgeschlossenen Papierverträgen. Dabei unterscheidet die eIDAS-Verordnung zwischen drei Formen von elektronischen Signaturen:
Mit den E-Signatur-Lösungen von Adobe für Unternehmen lassen sich PPA-Signaturen einfach, sicher und verbindlich digitalisieren. Dabei stehen dir – je nach deinen Anforderungen – verschiedene Lösungen zur Verfügung:
Zusätze zur Unterschrift wie "ppa." werden in allen Lösungen einfach dem Namen hinzugefügt. Du gibst also einfach deinen Namen mitsamt dem entsprechenden Unterschriftenkürzel an – zum Beispiel als "ppa. Max Mustermann".
Dafür hast du drei Optionen:
Hier findest du weitere Informationen zum Einrichten und Verwalten von Signaturen in Acrobat Sign.
In der Enterprise-Version bzw. in Acrobat Sign Solutions gibt es noch eine vierte Möglichkeit: Hier kannst du dir über die Bio-Pharma-Einstellungen Gründe für die Unterschrift direkt im Unterschriftenfenster mit anzeigen lassen. Als Templates kannst du dort auch ppa. oder i.V. anlegen; dies wird bei der Signatur dann mit angezeigt.
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