Ein Referenzschreiben gehört zu den stärksten Hilfsmitteln, die du jemandem bei der Jobsuche, der Bewerbung für ein Studium oder einer beruflichen Veränderung mitgeben kannst. Ein Empfehlungs- oder Referenzschreiben gibt dir die Möglichkeit, deine direkten Eindrücke von einer Fachkraft, einer befreundeten Person oder einem früheren Teammitglied mitzuteilen. So erhalten Personalverantwortliche und Auswahlausschüsse Einblicke, die ein Lebenslauf allein nicht vermitteln kann. Im Zusammenspiel mit Lebensläufen und Anschreiben sind diese Unterlagen oft der entscheidende Schlüssel, um im Bewerbungsverfahren die nächste Stufe zu erreichen.
Während viele Berufstätige im Wesentlichen wissen, wie man einen Lebenslauf schreibt oder wie man ein Anschreiben verfasst, haben überraschend wenige von ihnen zuvor schon einmal ein Empfehlungsschreiben geschrieben und wissen, wo sie anfangen sollen.
Dieser Leitfaden enthält Vorlagen für berufliche, akademische und persönliche Empfehlungsschreiben sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Beispiele, die dir dabei helfen, jedes Mal ein professionelles und glaubwürdiges Empfehlungsschreiben zu verfassen.
Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Ein Empfehlungsschreiben ist eine schriftliche Befürwortung, die die Stärken, Qualifikationen und den Charakter einer Person im Hinblick auf eine bestimmte Position oder Gelegenheit hervorhebt. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, Bildungseinrichtungen und Organisationen nutzen diese Schreiben, um Kompetenzen zu verifizieren, die kulturelle Passung zu bewerten und zu verstehen, wie sich bewerbende Personen im Berufs- oder Studienalltag bewähren.
Empfehlungsschreiben werden heute für folgende Zwecke eingesetzt:
- Bewerbungen und Beförderungen
- Graduiertenstudium und akademische Programme
- Praktika und Forschungsstellen
- Stipendien und Fellowships
- Wohnheimsantrag
- Ehrenamtliche oder gemeinnützige Tätigkeiten
- Berufliche Zertifizierungen
Da Referenzprüfungen im Einstellungsprozess mittlerweile zum Standard gehören, kann ein überzeugendes Schreiben den Erfolg von Kandidierenden maßgeblich beeinflussen.
Vorlage für ein berufliches Referenzschreiben.
Ein berufliches Referenzschreiben konzentriert sich auf Arbeitsleistungen, Erfolge und Kompetenzen. Nutze diese Vorlage, wenn du für Kolleginnen und Kollegen, direkt unterstellte Mitarbeitende oder ehemalige Angestellte schreibst.
Vorlage für ein akademisches Empfehlungsschreiben.
Master- und Promotionsprogramme fordern oft Empfehlungsschreiben an, um Einblicke in die Persönlichkeit und die wissenschaftlichen Qualifikationen von Bewerbenden zu erhalten. Diese Schreiben betonen in der Regel die sozialen Kompetenzen. Wer sich für ein Masterstudium bewirbt, kann von einem Empfehlungsschreiben profitieren, das die eigenen Stärken in den Bereichen Organisation, Problemlösung und Recherche gezielt in den Vordergrund stellt.
[Dein Name]
[Deine Berufsbezeichnung/Position]
[Name der Abteilung] [Name der Universität/Institution]
[E-Mail-Adresse]
[Telefonnummer]
[Datum]
[Name des Empfängers/der Zulassungskommission]
[Titel/Programmname]
[Universität/Fachbereich]
[Adresse der Universität]
Empfehlungsschreiben für [Name des Studierenden]
Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],
hiermit spreche ich [vollständiger Name des Studierenden meine uneingeschränkte Empfehlung aus. Ich konnte erfolgreich mit [Name] als [Studierender/wissenschaftlilche Hilfskraft/Kollege] im [Fachbereich/Name des Programms] an der [Name der Bildungseinrichtung] zusammenarbeiten.
In der Zeit, in der ich [Name] kenne, hat [er/sie] stets außergewöhnliche [akademische Leistungen/intellektuelle Neugier/Forschungskompetenz] sowie ein starkes Engagement für [Fachgebiet oder Disziplin] bewiesen. Die Fähigkeit, [spezifische Fähigkeiten nennen: z. B. komplexe Konzepte zu analysieren, eigenständig zu forschen, zu Gruppendiskussionen beizutragen], hebt [Name] deutlich von Gleichaltrigen ab.
Eines der beeindruckendsten Beispiele für [seine/ihre] Arbeit war [Projekt, Arbeit oder Leistung kurz beschreiben], das [Eigenschaften wie Originalität, analytisches Denken oder Sorgfalt] eindrucksvoll unter Beweis stellte. Neben den akademischen Stärken ist [Name] eine einfühlsame und teamorientierte Persönlichkeit, die das Lernumfeld nachhaltig bereichert.
Ich bin überzeugt, dass [Name] in [Programm, Rolle oder Möglichkeit] großartige Arbeit leisten und wertvolle Impulse für Ihre Institution setzen wird. Ich kann [Name] uneingeschränkt empfehlen.
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
[Vollständiger Name]
Vorlage für ein persönliches-Empfehlungsschreiben.
Diese Schreiben sind meist etwas subjektiver und werden von Personen verfasst, die der bewerbenden Person nahestehen, aber nicht zwingend direkt mit ihr zusammengearbeitet haben. Sie konzentrieren sich auf Persönlichkeit, Temperament und weitere Eigenschaften, die ein besseres Verständnis des allgemeinen Auftretens der Person ermöglichen.
[Dein Name]
[Deine Adresse]
[E-Mail-Adresse]
[Telefonnummer]
[Datum]
[Name oder Titel des Empfängers]
[Name der Organisation oder Institution]
[Adresse]
Betreff: Empfehlungsschreiben für [Vollständiger Name der empfohlenen Person]
Sehr geehrte Damen und Herren,
Hiermit möchte ich eine persönliche Empfehlung für [Vollständiger Name] aussprechen, die/der mir seit [Zeitraum] durch [Beziehung – z. B. gemeinsame Bekannte, Nachbarschaft, berufliche Zusammenarbeit, Mentoring] bekannt ist.
In unserer gemeinsamen Zeit habe ich [Name] als einen Menschen mit starkem Charakter, großer Zuverlässigkeit und Herzlichkeit kennengelernt. [Name] zeigt stets [positive Eigenschaften – z. B. Ehrlichkeit, Verantwortungsbewusstsein, Einfühlungsvermögen] und geht Herausforderungen mit Besonnenheit und Integrität an.
So hat [Name] zum Beispiel [kurze Anekdote oder Situation, die den Charakter verdeutlicht – z. B. wie diese Person jemandem in Not geholfen, Führungsstärke gezeigt oder in einer schwierigen Situation integer gehandelt hat].
Ich bin davon überzeugt, dass [Name] eine Bereicherung für jede Organisation oder Gemeinschaft wäre, und unterstütze die Bewerbung für [Zweck – z. B. eine Stelle, eine Wohnung, eine ehrenamtliche Tätigkeit] von ganzem Herzen.
Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
[Deine Unterschrift]
[Dein vollständiger Name]
Wichtig zu wissen: Referenzschreiben unterscheiden sich von Empfehlungsschreiben. Ein Empfehlungsschreiben kann von beruflichen oder persönlichen Kontakten – darunter Freunde sowie Kolleginnen und Kollegen – eingereicht werden. Ein Referenzschreiben hingegen wird in der Regel nur von einem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber verfasst.
Sobald du deine Vorlage ausgefüllt hast, kannst du dein PDF-Dokument mit Acrobat signieren.
So schreibst du ein Referenzschreiben – Schritt für Schritt.
Ein aussagekräftiges Referenzschreiben enthält eine Zusammenfassung der Fähigkeiten der Kandidierenden sowie konkrete Beispiele ihrer einzigartigen Beiträge. Ein starkes Referenzschreiben ist:
- Kontaktdaten des Empfängers angeben. Auch wenn du die Datei lediglich per E-Mail versendest oder den Kandidierenden einen Anhang für die Bewerbung bereitstellst, adressiere dein Schreiben formell. Bitte die Kandidierenden, dir vollständige Kontaktdaten mitzuteilen – einschließlich Name, Adresse und Berufsbezeichnung.
- Mit dem Kontext beginnen. Erläutere zu Beginn den Zweck deines Schreibens – nenne den Namen der Kandidierenden und die entsprechende Position. So weiß der Empfänger genau, über wen du schreibst und für welchen Zweck.
- Die Beziehung erläutern. Erkläre genau, wie du die Kandidierenden kennst, und beschreibe eure berufliche Beziehung. Das verleiht deiner Einschätzung gegenüber dem Empfänger mehr Glaubwürdigkeit und liefert zusätzlichen Kontext für den Inhalt des Schreibens.
- Die Qualifikationen der Kandidierenden darlegen. Gehe nun darauf ein, wie gut die Kandidierenden zur ausgeschriebenen Stelle passen. Orientiere dich an der Stellen- oder Programmbeschreibung, um gezielt auf relevante Kompetenzen einzugehen und zu zeigen, wie diese die Rolle unterstützen. Nenne konkrete Beispiele dafür, wie die Kandidierenden zu Projekten beigetragen haben und welche Erfolge dabei erzielt wurden.
- Die spezifischen Fähigkeiten der Bewerbenden hervorheben. Beschreibe in diesem Abschnitt die für die Stelle relevanten Fähigkeiten der Kandidierenden. Beachte dabei den Unterschied zwischen Hard Skills und Soft Skills: Hard Skills sind fachliches Wissen oder technische Kompetenzen, die für einen bestimmten Beruf oder eine Karriere spezifisch sind, während Soft Skills persönliche Eigenschaften sind, die die berufliche Leistung der Bewerbenden stärken können.
- Die Empfehlung klar formulieren. Im letzten Absatz gibst du klar an, ob du die Kandidierenden für die Stelle empfiehlst, und ob du bei Bedarf für weitere Rückfragen zur Verfügung stehst.
- Das Schreiben unterzeichnen. Unterzeichne das Schreiben mit deinen Kontaktdaten und deiner Unterschrift.
Element
Schwaches Beispiel
Starkes Beispiel
Ton
Vage, allgemein
Präzise, überzeugend
Detail
„Sie haben gute Arbeit geleistet."
„Sie haben Projektverzögerungen um 10 % reduziert."
Aufbau
Unstrukturiert
Klare Einleitung → Beispiele → Fazit
Personalisierung
Ähnlich der Vorlage
Auf die Position zugeschnitten
Warum solltest du eine Vorlage für das Referenzschreiben nutzen?
Zeitersparnis ist nur einer von vielen Vorteilen, die eine Referenzschreiben-Vorlage bietet. Mit den Beispielen für Referenzschreiben oben kannst du schnell, einfach und präzise eine Rückmeldung zu einer bestimmten Person geben – mit nur wenigen Anpassungen an einer bewährten Vorlage und ohne die Sorge, dass der Inhalt zu allgemein wirkt. Neben der Effizienz hilft dir eine Vorlage auch bei Folgendem:
- Konsistenz. Eine Vorlage sorgt für ein einheitliches Format und einheitliche Inhalte in deinen Referenzschreiben und hinterlässt einen professionellen Eindruck.
- Genauigkeit. Eine Vorlage hilft dir außerdem dabei, Fehler in deinen Referenzen zu minimieren.
- Übersichtlichkeit. Vorlagen ermöglichen eine professionelle und strukturierte Darstellung deiner Referenzen, sodass potenzielle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sie leicht lesen und nachvollziehen können.
- Vollständigkeit. Obwohl jedes Schreiben an das individuelle Kompetenzprofil und die spezifischen Anforderungen der kandidierenden Person angepasst werden sollte, kann dir eine Vorlage helfen, nichts zu vergessen, und dich daran erinnern, konkrete Einzelheiten zu nennen.
Mit diesen Aspekten im Blick wollen wir die Vorlage anhand eines konkreten Beispiels für Referenzschreiben in die Praxis umsetzen.
13.03.2024
Max Mustermann
Muster GmbH
Heidestraße 17
111111 Musterstadt
Sehr geehrter Herr Mustermann,
ich habe erfahren, dass sich Jana Schmidt bei der Muster GmbH für eine Stelle als Projektmanagerin beworben hat. Gerne möchte ich Ihnen meine Perspektive zu Frau Schmidts Qualifikationen und ihrer Eignung für diese Position schildern.
Ich kenne Frau Schmidt seit über drei Jahren und durfte sie hier bei der XYZ AG als Vorgesetzte in der Softwareentwicklung begleiten.
In dieser Zeit hat sich Frau Schmidt als wertvolle Stütze des Teams bewährt. Sie trug maßgeblich dazu bei, unkontrollierte Projektänderungen (Scope Creep) in unseren Entwicklungssprints einzudämmen und die Durchlaufzeiten in unserem agilen Team zu verkürzen. Darüber hinaus wirkte sie an diversen bedeutenden Projekten mit – wie etwa der Einführung unserer neuen Projektmanagement-Software –, die sie mit geringen Ausfallzeiten implementierte und die Abteilungskosten um 10 % senkte
Im Laufe ihrer Anstellung zeichnete sich Frau Schmidt durch ein ausgeprägtes Geschick bei der Bestimmung und Überwachung von Erfolgskennzahlen sowie bei der Steuerung von Projektzeitplänen aus, wodurch sie für unser Unternehmen von großem Wert war. Sie hat ihre Aufgaben stets integer und gewissenhaft wahrgenommen und dabei stets Flexibilität sowie eine ausgeprägte Team-Fähigkeit gezeigt.
Es ist mir eine besondere Freude, Frau Jana Schmidt für Ihr Unternehmen zu empfehlen. Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und gebe weitere Auskunft über meine Erfahrungen mit Frau Schmidt. Sie erreichen mich per E-Mail unter mmanager@xyz-ag.com oder telefonisch unter (555) 555-5555.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Martin Manager
Software Development Lead
XYZ AG
987 Hauptstraße
111111 Musterstadt
Häufig gestellte Fragen.
Halte das Empfehlungsschreiben kurz und prägnant und führe Details an, die zeigen, warum die Kandidierenden besonders gut zu der jeweiligen Position passen. Ob du eine Vorlage für ein akademisches, persönliches oder berufliches Empfehlungsschreiben benötigst – strukturierte Richtlinien als Starthilfe erleichtern dir das Schreiben und sorgen für ein optimales Ergebnis. Achte darauf, dass alle Angaben stimmig, ehrlich und auf den Punkt sind, damit die lesende Person sofort weiß, ob du die Empfehlung aussprichst, und sich leichter entscheiden kann
Eine gute Referenz empfiehlt eine Person für eine Möglichkeit, indem sie sowohl fachliche Kompetenzen als auch Soft Skills hervorhebt und dabei konkrete Beispiele nennt, wie die Kandidierenden maßgeblich zur Organisation beigetragen haben.
- Kontaktdaten des Empfängers und Anrede
- Vorstellung
- Beziehung zu der sich bewerbenden Person
- Eignung der sich bewerbenden Person für die Position mit aussagekräftigen Beispielen
- Fazit und Bestätigung der Empfehlung
- Abschluss und Kontaktdaten
Beginne ein Empfehlungsschreiben stets mit einer förmlichen Anrede wie „Sehr geehrte/r“ gefolgt von Titel und Nachnamen des Empfängers. Bei allgemeinen Referenzschreiben, bei denen der Empfänger nicht bekannt ist, eignet sich die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“.
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Vorlage für Empfehlungsschreiben: So geht's – mit Beispielen.
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Ein Empfehlungsschreiben wird auf einem Laptop angezeigt.
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