PDF ist ein sehr nützliches Format, um sensible Informationen zu speichern und teilen.
Es ist aber wichtig, dass die Dateien geschützt und optimiert sind.
Ich bin Sarah und zeige dir, wie Adobe Acrobat dich dabei unterstützt.
Die einfachste Möglichkeit, ein PDF-Dokument sicherer zu machen, bietet das Tool „Schützen“ (Protect).
Damit kannst du ein Kennwort vergeben, um Dateien vor unerlaubtem Zugriff zu schützen, und steuern, welchen Zugriff die Personen haben, die über das Kennwort verfügen.
Klicke auf „Alle Tools anzeigen“ (See all tools), und scrolle zu „Schützen“ (Protect).
Öffne das gewünschte PDF-Dokument.
Wähle auf der Seitenleiste „Mit Passwort schützen“ (Protect with password).
Im Popup-Fenster kannst du festlegen, ob mit dem Kennwort die Berechtigung zum Ansehen oder zum Bearbeiten erteilt wird.
Unter „Erweiterte Optionen“ (Advanced Options) kannst du weitere Sicherheitsebenen angeben: „Verschlüsselung mit Passwort“ (Encrypt with Password) oder „Verschlüsselung mit Zertifikat“ (Encrypt with Certificate).
Für jede der beiden Optionen musst du weitere Einstellungen vornehmen.
Dafür setzt du einen Haken bei einem oder beiden der folgenden Kästchen: „Passwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich“ (Require a password to open the document) und „Einschränkung für Bearbeitung und Drucken des Dokuments“ (Restrict editing and printing of the document).
Bei der zweiten Option kannst du das Kopieren von Text und Bildern einschränken oder Bildschirmlesehilfen den Zugriff auf den Text entziehen.
Gib dann die Mindestversion von Acrobat an, mit der die Datei aufgerufen werden kann.
Wähle zuletzt aus, welche Inhalte verschlüsselt werden sollen, und klicke auf „OK“.
In einem Popup-Fenster werde ich aufgefordert, die festgelegten Kennwörter zu bestätigen und an einem sicheren Ort aufzubewahren.
Außerdem erscheint die Warnung, dass alle Adobe-Produkte die Einschränkungen unterstützen, aber Produkte anderer Anbieter eventuell nicht.
Dessen solltest du dir bewusst sein.
Die Sicherheitseinstellungen werden übernommen, sobald du das Dokument speicherst.
Wenn du später entscheidest, die Einstellungen rückgängig zu machen, klickst du auf den Button „Sicherheitseinstellungen entfernen" auf der Seitenleiste.
Kommen wir nun zur Optimierung.
PDF-Dateien dienen dazu, Informationen schnell zu teilen.
Durch Optimierung werden sie auf akzeptable Größe verkleinert, ohne dass die Qualität leidet.
Am einfachsten lässt sich die Größe einer PDF-Datei verringern über das Tool „PDF komprimieren“ (Compress a PDF).
Das ist die empfohlene Methode, es sei denn, du bist mit den Anforderungen der Einzelelemente des Dokuments vertraut.
Klicke unter „Alle Tools“ (All Tools) auf „PDF komprimieren“, und öffne deine PDF-Datei.
Unter „Dateigröße verringern“ (Reduce File Size) auf der Seitenleiste kannst du eine einzelne Datei komprimieren oder mehrere Dateien auswählen, um sie in einem Dokument zu kombinieren und komprimieren.
Ich entscheide mich für unser Beispiel für „Einzelne Datei“ (Single file).
Gib im Popup-Fenster den Speicherort an.
Klicke dazu auf einen der zuletzt verwendeten Speicherorte oder auf „Anderen Ordner wählen“ (Choose a different folder).
Alternativ kannst du die Datei in ein anderes Format konvertieren.
Wenn du alle Angaben gemacht und der neuen optimierten Version einen Namen gegeben hast, wird das Dokument gespeichert.
Wenn du noch mehr optimieren möchtest, kannst du die erweiterte Optimierung (Advanced Optimization) aufrufen.
Hier findest du verschiedene Optionen für die Content-Arten, die optimiert werden, und den Optimierungsumfang.
Wähle die Kompressionsoptionen, die am besten zu deinem Dokument passen, und klicke auf „OK“.
Gib den Speicherort an, und klicke auf „Speichern“ (Save).
Jetzt ist dein Dokument sicher, geschützt und hat die richtige Größe für den Versand.
Danke fürs Zuschauen.
