Vous avez probablement une idée assez précise de l’objet de votre lettre de demande, mais face à une page blanche, toutes les idées peuvent facilement s'évaporer. L'un des meilleurs moyens de contourner ce problème est de diviser votre lettre en petites sections, pour faciliter l'ensemble du processus de rédaction.
Nous avons conçu un plan pour faciliter la rédaction de votre lettre de demande.
Avant de rédiger votre lettre de demande, un minimum de recherches est probablement nécessaire. Pour commencer, vous devez identifier la bonne personne à qui envoyer votre lettre, dans quelle organisation, et d’être certain d’avoir la bonne adresse. En fonction de votre demande, vous pouvez être amené à rédiger différentes versions à envoyer à différentes personnes.
Planifiez le contenu de la lettre.
Tout en rassemblant vos informations, vous pouvez réfléchir à ce que vous voulez dire. Pour vous aider, répondez à ces cinq questions clés : Qui, quoi, pourquoi, où, quand et comment. Si votre lettre répond à toutes ces questions, son destinataire aura toutes les informations nécessaires pour prendre une décision éclairée.
Votre lettre ne doit pas s’écarter du sujet. Préférez une lettre courte et claire, pour éviter d’embrouiller le lecteur et vous faciliterez une compréhension rapide. Prenez quelques notes au fur et à mesure que vous préparez votre lettre. N'oubliez pas : la concision est souvent l’approche la plus efficace.
Présentez-vous.
Pour l’introduction, commencez par vous présenter. Utilisez le paragraphe d'introduction pour vous présenter et mentionner tout contexte pertinent. Si vous connaissez votre lecteur et pour lui rafraîchir la mémoire, rappelez-lui où et quand vous l’avez rencontré. Il pourra ainsi tout de suite vous situer.
Présentez votre demande en détail.
Cette partie de votre lettre est cruciale. Elle est sa raison d'être. Naturellement, la formulation dépend du résultat que vous souhaitez obtenir. Une demande d'entrevue peut être une formalité et ne nécessitera pas plus qu'un court paragraphe.
Si vous demandez à quelqu'un de consacrer une grande partie de son temps, vous devrez fournir plus de détails, en indiquant la date et le lieu de la participation bénévole que vous espérez. Si vous estimez que la quantité d'informations nécessaires est trop importante, vous pouvez proposer de vous expliquer en personne ou lors d'un appel téléphonique.
Expliquez pourquoi.
Si l’objet de votre demande implique un peu plus d’efforts de la part de votre lecteur, il est peu probable que le simple fait de poser la question lui donne envie de donner une réponse positive. Une explication justifiant votre demande permettra au lecteur de comprendre son contexte, son importance et votre besoin. Plus votre lecteur vous comprend, plus il aura de l’empathie et envie de vous aider. Cela peut s'avérer particulièrement important si vous demandez un don caritatif, par exemple. Vous pouvez aussi présenter les conséquences positives d’un tel don.
La conclusion.
Après avoir présenté la raison de votre demande, vous devez soigner sa conclusion. Lorsque vous demandez quelque chose, il est toujours préférable d’exprimer de la reconnaissance, d’une manière qui valorise la participation de votre lecteur, et de finir en le remerciant. S'il y a des contraintes de temps, indiquez une date limite. De même, cette section peut aussi inclure une proposition de discussion des détails, à une date ultérieure. Choisissez une formule de salutation finale professionnelle : « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées », par exemple.
