讓 PDF 表格更加實用
對任何人來說，在表格中填寫個人資訊都是件苦差事，然而，這些表格提供的客戶相關資料，則是維持小型企業營運的重要關鍵。不妨讓文書作業走向無紙化並用可編輯表格欄位、下拉式選單、核取方塊和許多其他強大功能建立 PDF 檔案。
為何要改用可填寫的 PDF 表格？
當團隊成員或客戶分散在不同地點時，可填寫的 PDF 檔案有助於提高工作流程的效率。建立可填寫表格來取代紙本合約和文件後，您就可以隨時隨地填寫及簽署表格。
此外，以數位方式儲存填寫完成的表格，就能將資料安全地存放在同一處，且可供任何需要的人員取用，只要透過電子郵件就能輕鬆進行分享。您可以在 Mac 和 PC 上開啟 PDF，由於都是可全面自訂的，因此也能快速使用 PDF 編輯器工具拖放文字欄位、變更字體或格式，或者切換範本。
在 Adobe Acrobat 中，若要製作可填寫的 PDF 表格，您可以選擇從零開始、將 Microsoft Word 文件轉換為 PDF 檔案，或上傳智慧型手機中的影像或掃描的紙本文件。Acrobat 運用光學字元辨識 (OCR) 技術，能快速擷取文字，並將其轉換為可編輯、可搜尋的 PDF，讓您更輕鬆地將紙本文件轉換為可填寫的 PDF 表格，並繼續編輯 PDF 欄位，完成更多自訂。
如何以 Acrobat 建立可填寫的 PDF 表格
在 Adobe Acrobat 中建立專屬表格一點也不難。
1. 開啟 Acrobat
按一下「工具」索引標籤，然後選取「準備表格」。
2. 選取檔案或掃描文件
Acrobat 會自動分析文件並新增欄位。
3. 新增新的表格欄位
使用頂端工具列，並使用右側窗格的工具調整版面。
4. 儲存可填寫的 PDF
您也可以與其他人共用表格，或是按一下「分發」來自動收集回應。
儲存及分發可填寫的 PDF 表格
表格完成後，您可以使用內部伺服器或電子郵件，直接從 Acrobat 將其分發給收件者。若要透過電子郵件傳送表格，只需按一下右下角的「分發」，並將方法選為「電子郵件」，然後輸入收件者的電子郵件地址 (以半形分號分隔) 即可。
下次需要建立類似文件時，若要使用現有表格做為範本，只需開啟原始檔案，並選擇「另存新檔」就好。請重新命名新檔案並進行任何必要的變更，將其備妥做為下一份可填寫的表格。
從既有 PDF 文件建立可填寫的 PDF
如果您想要將既有文件變更成可填寫形式，Acrobat 也可提供協助。
1.按一下「工具」索引標籤，然後選取「準備表格」。
2.選取檔案，例如 Word 文件、Excel 工作表或掃描的紙本文件。Acrobat 會自動分析文件並新增欄位。
3.視需要新增表格欄位及欄位名稱。
4.使用頂端工具列，並使用右側窗格的工具調整版面。
5.儲存可填寫的 PDF 文件。
加州州立大學富勒頓分校如何透過可填寫的 PDF 表格節省時間及拯救樹木
加州州立大學富勒頓分校的系統管理員有意減輕學生的負擔，而他們的第一步，就是使用 Adobe Acrobat 和 Adobe Acrobat Sign 來簡化官僚體制。過去，如果學生有意退選課程或變更主修科目，就必須走遍校園，以便在紙本表格上收集簽名。但自從加州州立大學富勒頓分校使用 Acrobat 將文書作業數位化後，現在，學生可以在線上找到及填寫所需表格。PDF 表格製作程式讓職員能夠製作有簽署欄位的文件，自動發送給行政人員進行檢閱及核准，然後轉出並儲存在大學的記錄中。
結果發現，過去需要花費一週以上處理的文書作業，現在可在幾個小時內完成，而根據校方預估，學校的紙張使用量減少 50% 之多。
無論是設計簡單的意願登記表，還是複雜的病患初診表，Adobe Acrobat 都能提供建立互動式表格所需的一切工具與功能，以為您的企業帶來助力。
