一個人在滿是文件的咖啡桌上,使用筆記型電腦查看專案提案

ADOBE ACROBAT

運用 4 個步驟打造引人入勝的專案提案

精心製作的提案有助於為下一個專案爭取到一線曙光。運用 Adobe 工具,逐步建立成功的提案。   

優質的專案提案應包含哪些要素?

專案提案文件的目的,在於:

 

  • 說明專案流程
  • 識別主要利益相關者和組成對象
  • 涵蓋從時間表到預算等重要專案細節

提案就如同專案計畫一樣,旨在展現每位核准者所欲看到的成功之道。 

提案就如同專案計畫一樣,旨在展現每位核准者所欲看到的成功之道。 

優質提案的三大要素

無論正在進行何種類型的專案,都應了解優質提案的製作流程。只要掌握箇中訣竅,即可大幅提高專案獲准的機率,特別在專業或學術環境中更是如此。

       

在實際著手概述和撰寫提案前,請先思考三個重要問題,再開始進行開展專案所必備的各項作業。 

一個人坐在綠意盎然的辦公室桌前,使用筆記型電腦處理工作

1. 專案是否已定義明確的目標對象?

製作提案時,請務必了解提案的核准者是誰。了解提案對象可協助您勾勒文件架構。針對您的對象、團隊成員和決策者,請詢問自己:

 

  • 對方對專案或問題的熟悉度為何?
  • 對方已知道哪些內容?
  • 對方尚未掌握哪些內容?
  • 對方想要聽到哪些內容?如何爭取對方的支持?
  • 就對方而言,成功的專案應具備何種樣貌?

若能將專案對象的知識程度、期望和背景納入考量,您就可望大舉邁向成功。

 

舉例來說,如果您正在撰寫學術論文提案,通常可以假設目標對象對您的主題具有基本的認識,因此,您可以摘要列出相關細節,並更快速地深入專案核心。

2. 是否已將問題和議題納入考量?

常言道:「太陽底下沒有新鮮事。」不過,每個提案都有意解決某個問題,因此,您的專案可能會從新的角度或觀點切入問題。只是,您的專案可能與過去的其他專案具有相似之處,基於上述原因,最理想的做法,就是確認所欲解決的問題範圍,並提出排除障礙的解方。而這可涵蓋定價、專案範圍,以及達成里程碑途中所面臨的障礙。

3. 您是否握有研究和佐證資料?

請盡量加入擷取自研究、數據、圖片和表格的相關見解,以利驗證提案的可行性,並提高其可信度。令人信服的論點和陳述,往往會運用適當的數據加以佐證,因而更具說服力。然而,請務必保持簡單扼要。畢竟,您正在撰寫提案,而非完整的研究報告。

4. 概述和撰寫提案的相關步驟

成功克服先前提到的概念難題後,即可開始打造藍圖:著手撰寫您的專案提案大綱。 

1. 定義問題和專案背景

無論所欲解決的問題為何,請務必在提案的前幾個段落中準確進行陳述。您可能已收到提案徵求書,有時,當中會先行告知問題所在。透過高品質的簡介著重在目標對象上,有助於讓您提出的解決方案獲得採納。這個部分有時也稱為「執行摘要」,您可以將其視為銷售簡報。

 

假設您的工作地點附近種植了許多巨大的杉樹,這些杉樹會掉落大量的針葉,導致排水溝堵塞。您想提出「在工作地點的排水溝上安裝濾網」的訴求,以防排水溝遭到針葉堵塞。此時,您可以先著手釐清持續清理排水溝所衍生的人力和維修成本問題,然後再進入下一個步驟。

2. 提出解決方案

確定問題後,就能直接切入解決方法。請簡單扼要地說明您要如何解決您所發現的問題。在先前提到的範例中,濾網可做為解決方案,因為它能保護排水溝免受針葉堵塞,同時讓雨水通過。

3. 定義成果、交付項目和專案預算

視提案目的而定,成果的定義也大不相同,像是:完成任務,或是收集足夠資訊來展開新的專案。無論成果的定義為何,請務必界定您的目標。

 

如果成果講求循序漸進,請務必在提案中確立交付項目。回到先前的排水溝範例,專案可劃分為多個階段。首先,您必須先清理及維修排水溝,接著則要安裝濾網。最後,還需評估濾網的成效。這類型的專案細項,正是這個提案部分的關鍵所在。

 

在這個過程中,您將有許多機會整合其他資源,例如圖表、案例研究、指標和其他詳細資料。採用明確簡潔的格式,可確保您的目標對象能得到所需的專案時間表資訊。Adobe Acrobat Pro 可協助您將使用文字處理器製作的文件,順暢轉換成 PDF 格式,同時支援表格和圖表。

4. 編輯和校對

製作好提案後,請進行最終的編輯和校對作業,確保一切準備就緒。

紅色筆記型電腦上開啟 Adobe Acrobat,並於上方疊加「合併檔案」圖示和對話框

適用於專案提案的 Adobe 工具

無論正在進行何種類型的專案,Adobe Acrobat 都能必備的工具,協助您製作引人入勝的提案,繼而通過核准。

 

在製作提案本身時,您可能需要合併各種不同的項目,例如圖表、相片、圖形和文字。只要使用 Acrobat 功能,即可在短短數秒內處理提案頁面。

 

  • 合併 PDF:Acrobat 可輕鬆合併文件。您可以將試算表、個別圖片和其他文件轉換成 PDF 格式,以使用「合併」工具將其合併在一起。此外,您也能為提案製作一份連貫一致的增補內容,就能透過單一簡潔的 PDF 涵蓋所有必要資訊,無需提供一連串的相關附件。您還可以使用「重新排序」和「組織頁面」工具,確保所有檔案的順序正確無誤且對應得當,藉此打造最具專業水準的 PDF。

  • 壓縮 PDF:透過想要的方式收集好經過整合的提案後,便可壓縮一份合併的 PDF,以輕鬆分享給所有主要利益相關者或專案核准者。

 

隨後,則能使用編輯含有注釋的 PDF 工具協同合作,並整合各方的回饋意見,藉此將您的專案逐步化為實現。如此即可完成提案的準備作業,並一手打造成功的專案。

 

如需提案靈感,Adobe Stock 提供了數百個專案提案範本,一舉涵蓋數十種專案提案類型,可任君挑選。您可以使用專業的圖形設計為基礎,著手打造外觀精美的簡報或提案。

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