在不斷改變的工作環境中蓬勃發展所需的工具
遠端工作已成為新常態。COVID-19 疫情在 2020 年 3 月爆發後，「辦公室的一天」意義就變得與過去不同。當面對面工作型式不再是常態時，員工和雇主必須透過科技來彌補差異。本文將說明遠端工作的所有需求，還有一些適應這種全新環境的方式。
轉向遠端工作
所有人都知道 2020 年的疫情改變了我們的工作方式。雇主和員工都注意到，在許多情況下遠端工作是理想的選擇，原因有幾個。
大多數雇主認為遠端工作效率較高，而且員工比較喜歡其所帶來的工作與生活平衡。研究顯示，員工更有可能留在能夠選擇遠端工作的公司，因此人員流動率會較低。超過 80% 的經理和員工預期遠端工作機會將持續存在。
大部分勞動人口的生活型態都面臨到這項轉變，使得他們重新思考工作和協作可以且該有的模樣。無論是改進或創新都還有許多空間。公司有機會透過遠端團隊達成過去所無法達成的目標。例如，遠端工作擴展了合格應徵者的範圍。組成團隊時，可根據資格和相容性，而不是地理位置。更多元化的團隊可以帶來新的想法、人脈和能力
並非所有遠端工作都是完全遠端的。許多雇主提供混合環境，要求員工每週有幾天進辦公室或參加與團隊和客戶的某些會議。無論使用混合還是完全遠端模式，許多公司現在會專注於雇用能夠管理自己時間的人員，並提供他們所需的技術資源，以確保無論員工身在何處，都能順暢進行工作。
1. 時間追蹤、工作流程與專案管理軟體
遠端工作者必須了解自己應該做什麼、交付期限為何時，以及某個專案裡誰負責哪些事。團隊合作與時間管理軟體對遠端團隊的重要性比面對面工作團隊來得高，因為軟體通常是團隊成員在專案中的唯一介面，無法當面得到資訊更新。
專案經理或客戶經理不會在辦公室裡親自監督大家進行快速站立會議，取而代之的是遠端員工透過任務管理軟體取得任務、子任務和交付期限等更新資訊。
2. 通訊軟體
即使 (或許說特別是) 團隊成員不在同一場所，即時溝通仍是重要的關鍵。電子郵件是過去數十年來的重要通訊平台，但缺乏即時性。電子郵件隱含的意思就是不需要立即反應處理。但團隊成員通常需要進行即時互動。
通訊軟體便可提供此效果。在專案協作、共同作業，或只是與其他員工聚會時，即時交談都扮演著重要角色。確保您有比電子郵件迅速一點的通訊選項，並鼓勵進行有成效的來回交談。
3. 視訊會議軟體
有時候，面對面團隊溝通產生的能量才能滿足需求。不管是腦力激盪、與其他團隊成員交流還是自由分享想法，都能夠自然地在面對面會議或線上會議中發生。
視訊電話永遠無法完全取代在現場的親身體驗。在會議室聊天和在白板上隨手記下想法，還是會帶來獨特的魔法。但透過視訊會議軟體進行的團隊會議還是能夠有所成效，特別是在進行新進人員和自由工作者入門訓練，或自我提醒同事真的是有著人類面孔的真實人類時。
4. 共用文件
團隊成員需要能看到彼此的工作內容。不管是部落格文章還是電子書，員工都需檢閱初稿、蒐集意見、取得利益相關者的核可，並將重要投入做總結，才能將專案從粗略的初稿變成完成的產品。
PDF 就非常適合。不管是編輯 PDF 還是將 PDF 轉成不同檔案類型，PDF 都是最佳的遠端工作工具之一。此外，PDF 是業界標準文件，不僅適用幾乎所有裝置，而且在大型桌上型顯示器或行動裝置檢視，看起來都是相同的。
Adobe Acrobat Pro 包含收集回饋、意見、電子簽名和其他團隊成員與利益相關者必要投入的整合功能。您可輕鬆將多份 PDF 合併成單一文件，也可從大型文件中擷取頁面。
Adobe Acrobat 也提供雲端儲存空間，不管身在何處，所有人都能存取重要文件。您可輕鬆控制文件存取、檢視、編輯和注釋權限，使用者也可視需要將敏感資訊標記為密文。運用 Adobe Acrobat 線上服務和適用於 Google Chrome 的 Adobe Acrobat 擴充功能等整合功能，您也可直接在瀏覽器中使用許多工具。
5. 工作空間
空間本身並不算是一種「工具」，但為能成功地進行遠端工作，您還是需要工作的氛圍。將工作用的筆記型電腦設置在通常做為非工作生活使用的空間中，可能會產生一點不和諧感，而減損工作與生活平衡的劃分。遠端工作空間應是很清楚的工作空間。雖然不需要通勤到辦公室，但您需要有「在」工作的感覺。
可以是居家辦公室、彈性辦公空間中的一張書桌，甚至是附近最愛咖啡店裡一張您喜歡的桌子。甚至可以是餐桌上一個您只有在工作時才會坐下的特定位置。但這個位置必須與工作以外活動有所區隔。工作空間的配置應能讓您感覺「我現在在工作」。在一天結束起身離開時的感覺，應和 5:00 從辦公室離開的感覺相似。如果您要將團隊聚集在一起，請給團隊所需的資源和自由，讓團隊組成專屬他們的工作空間。
遠端工作的未來
遠端工作比以往更加簡單且更可行。特別是在疫情期間，科技不斷發展以幫助滿足和簡化團隊的需求。視訊聊天技術進步使虛擬會議更加流暢，文件共用變得更加簡單，協作工具的行動裝置應用程式版本更讓遠端工作能夠蓬勃發展。鋼筋水泥的辦公室可能會成為過去。但同時任何地方都能成為辦公室。
遠端工作工具常見問題集
我需要什麼工具才能遠端工作？
遠端工作者必須時時保持聯繫。他們需要時間追蹤、工作流程、通訊及視訊會議軟體。他們也需共享文件和工作空間。可幫助通訊與協作的工具在一起工作時已經是非常重要的，更何況是在並非所有人都位於相同空間的情況下。
哪些工具對遠端員工和同事來說最實用？
對各產業遠端員工來說，最實用的工具各有不同，但一般而言，任何能讓專案中所有人保持一致的工具都十分重要。專案管理軟體可讓大型團隊維持交付期限進度，共用 PDF 中的注釋則可讓所有人看到某件工作的回饋意見。
哪個軟體最適合幫助我進行遠端工作？
符合業界標準的文字處理、簡報、協作和專案管理軟體全面幫助團隊工作更有效率且有效果，也是客戶與外部利益相關者可能較熟悉的方式。此作法使向組織外共享工作變得更加簡單。
什麼是居家辦公時最適合使用的數位工具？
符合業界標準的工具可讓新團隊成員和自由工作者的入門訓練變得更加輕鬆，因為他們可能已十分熟悉這些工具的功能。至於像 Adobe Acrobat 這類數位文件軟體，對需要進行專案作業同時保持聯繫的遠端團隊來說，可為一種好選擇。Acrobat 的回饋意見與注釋功能可幫助專案中所有人了解狀況。只要按幾下就能完成良好的工作成果，而且幾乎就像回到辦公室工作。
