照片中一位家長在餐桌前使用筆記型電腦,他的小孩試著想引起注意

Adobe Acrobat

成功遠端工作的 5 個必備工具

遠距團隊協作已成為新常態。這類遠端工作軟體對所有企業來說都是基本的必要工具。

在不斷改變的工作環境中如何蓬勃發展

遠端工作已成為新常態。COVID-19 疫情在 2020 年三月爆發後,「辦公室的一天」意義就變得與過去不同。迎來無法面對面工作的環境,員工和雇主必須透過科技來彌補差異。本文將說明遠端工作的所有需求,還有一些適應這種全新環境的方式。

遠端工作的嶄新世界

許多員工現在都已習慣遠端工作或混合工作模式。員工的一天少了通勤、茶水間閒聊和時不時望向辦公室窗外,但多了檔案分享、螢幕共享和應用程式通知。即使員工有時還是會進辦公室,但他們的工作已不再由實體空間來定義。

       

遠端工作跟辦公室工作不太一樣。若想成為成功的遠端工作者,分散在各地的團隊可能需為自己配備相關工具,以克服距離和有時甚至在不同時區的問題。以下資源和遠端協作工具是讓您與團隊能夠成功遠端工作的必要準備。

照片中一個人在電腦桌前做虛擬視訊會議的筆記

1. 時間追蹤、工作流程與專案管理軟體

遠端工作者必須了解自己應該做什麼、交付期限為何時,以及某個專案裡誰負責哪些事。團隊合作與時間管理軟體對遠端團隊的重要性比面對面工作團隊來得高,因為軟體通常是團隊成員在專案中的唯一介面,無法當面得到資訊更新。專案經理或客戶經理不會在辦公室裡親自監督大家進行快速站立會議,取而代之的是遠端員工透過任務管理軟體取得任務、子任務和交付期限等更新資訊。

2. 通訊軟體

即使 (或許說特別是) 團隊成員不在同一場所,即時溝通仍是重要的關鍵。電子郵件是過去數十年來的重要通訊平台,但缺乏即時性。電子郵件隱含的意思就是不需要立即反應處理。但團隊成員通常需要進行即時互動。

 

通訊軟體便可提供此效果。在專案協作、共同作業,或只是與其他員工聚會時,即時交談都扮演著重要角色。確保您有比電子郵件迅速一點的通訊選項,並鼓勵進行有成效的來回交談。

3. 視訊會議軟體

有時候,面對面團隊溝通產生的能量才能滿足需求。不管是腦力激盪、與其他團隊成員交流還是自由分享想法,都能夠自然地在面對面會議或線上會議中發生。

       

視訊電話永遠無法完全取代在現場的親身體驗。在會議室聊天和在白板上隨手記下想法,還是會帶來獨特的魔法。但透過視訊會議軟體進行的團隊會議還是能夠有所成效,特別是在進行新進人員和自由工作者入門訓練,或自我提醒同事真的是有著人類面孔的真實人類時。

4. 共用文件

團隊成員需要能看到彼此的工作內容。不管是部落格文章還是電子書,員工都需檢閱初稿、蒐集意見、取得利益相關者的核可,並將重要投入做總結,才能將專案從粗略的初稿變成完成的產品。

       

PDF 就非常適合。不管是編輯 PDF 還是將 PDF 轉成不同檔案類型,PDF 都是最佳的遠端工作工具之一。此外,PDF 是業界標準文件,不僅適用幾乎所有裝置,而且在大型桌上型顯示器或行動裝置檢視,看起來都是相同的。

在筆記型電腦上為 PDF 文件新增注釋的圖片

讓您完成工作,無論您身在何處。

Acrobat 標誌

Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro 包含收集回饋、意見、數位電子簽名和其他團隊成員與利益相關者必要投入的整合功能。您可輕鬆將多份 PDF 合併成單一文件,也可從大型文件中擷取頁面

       

Adobe Acrobat 也提供雲端儲存空間,不管身在何處,所有人都能存取重要文件。您可輕鬆控制文件存取、檢視、編輯和注釋權限,使用者也可視需要將敏感資訊標記為密文。運用 Adobe Acrobat 線上服務和適用於 Google Chrome 的 Adobe Acrobat 擴充功能等整合功能,您也可直接在瀏覽器中使用許多工具。

5. 工作空間

空間本身並不算是一種「工具」,但為能成功地進行遠端工作,您還是需要工作的氛圍。將工作用的筆記型電腦設置在通常作為非工作生活使用的空間中,將會產生一點不和諧感,會減損工作與生活平衡的劃分。遠端工作空間應是很清楚的工作空間。雖然不需要通勤到辦公室,但您需要有「在」工作的感覺。

       

可以是居家辦公室、彈性辦公空間中的一張書桌,甚至是附近最愛咖啡店裡一張您喜歡的桌子。甚至可以是餐桌上一個您只有在工作時才會坐下的特定位置。但這個位置必須與工作以外生活有所區隔。工作空間的配置應能讓您感覺「我現在在工作」。在一天結束起身離開時的感覺,應和 5:00 從辦公室離開的感覺相似。如果您要將團隊聚集在一起,請給團隊所需的資源和自由,讓團隊組成專屬他們的工作空間。

一個人坐在桌前使用筆記型電腦,同時看著手機
一個人坐在桌前使用筆記型電腦,同時對著手機講話

遠端工作的未來

遠端工作比以往更加簡單且更可行。特別是在疫情期間,科技不斷發展以幫助滿足和簡化團隊的需求。視訊聊天技術進步使虛擬會議更加流暢,文件共用變得更加簡單,協作工具的行動裝置應用程式版本更讓遠端工作能夠蓬勃發展。鋼筋水泥的辦公室可能會成為過去。但同時任何地方都能成為辦公室。

     

進一步了解 PDF

遠端工作工具常見問題

遠端工作者必須時時保持聯繫。他們需要時間追蹤、工作流程、通訊及視訊會議軟體。他們也需共享文件和工作空間。可幫助通訊與協作的工具在一起工作時已經是非常重要的,更何況是在不同空間中工作。

對各產業遠端員工來說,最實用的工具各有不同,但一般而言,任何能讓專案中所有人保持一致的工具都十分重要。專案管理軟體可讓大型團隊維持交付期限進度,共用 PDF 中的注釋則可讓所有人看到某件工作的回饋意見。

符合業界標準的文字處理、簡報、協作和專案管理軟體全面幫助團隊工作更有效率且有效果,也是客戶與外部利益相關者可能較熟悉的方式。此作法使向組織外共享工作變得更加簡單。符合業界標準的工具也可讓新團隊成員和自由工作者的入門訓練變得更加輕鬆,因為他們可能已十分熟悉這些工具的功能。至於像 Adobe Acrobat 這類符合業界標準的文件軟體,對想共同進行專案作業同時保持聯繫的遠端團隊來說,可為一種好選擇。Acrobat 的回饋意見與注釋功能可幫助專案中所有人了解狀況。只要按幾下就能完成良好的工作成果,而且幾乎就像回到辦公室工作。

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使用 Adobe Acrobat Pro 完成更多工作