ビジネスデータの損失を防止する方法

データを定期的にバックアップしましょう

データのコピーを複数保存することは、ビジネス慣行の一部として重要視する必要があります。この慣行を実践するには、以下のとおり色々な方法があります。

• 外付けハードディスク：基本的で安価、かつ簡単なバックアップを行うには、データを外付けハードディスクに保管すると良いでしょう。ただし、外付けのデバイスはバックアップに手作業が伴う上、損失・損傷しやすいという恐れがあります外付けのハードドライブは、古くなるにつれて壊れやすくなるので、将来ハードドライブを買い換えることを考える必要があります。
• クラウドソリューション クラウドバックアップはどの規模の事業にも有効なソリューションです。多くの業者がパブリックかプライベートのクラウドに、データをシームレスに保管できる「サービスとしてのバックアップ（BaaS）」を提供していますこのようなクラウドソリューションは、ファイルを作成またはダウンロードすると、自動的にそれを保存します。データをクラウドに保存しておくと、災害が起きた時にもすぐに使うことができます。
• 専有ソリューション 専有ハードウェアとソフトウェアのソリューションも、大小さまざまなデータのバックアップに利用できます。これらのソリューションは特定のシステムやデータのみをバックアップしたい企業や、バックアップ処理の管理を強化したい企業に最適です

信頼できるソフトウェアのみを使用する

使用中のアプリケーションがすべて安全かつ信頼でき、セキュリティ保護されていることを確認しましょう。マルウェアやスパイウェアを正当なソフトウェアソリューションと間違うことがよくあります。一般的によく知られ、信頼できる会社のアプリケーションだけを使用しましょう。アプリケーションが確実に安全かどうかわからない場合は、不安な部分についてのリサーチをしてください。安全だと確信できるソフトウェアのみ、インストールしましょう。もし、不安な部分がある場合は、もっと信頼できるソフトを探してください。

コンピューターシステムとEメールサービスの中には、macOS Gatekeeper のように、信頼できるソフトウェアアプリケーションしかデバイス上で起動しないように開発された技術を組み込んだものもあります。ソフトウェアを常にアップデートしておくと、こうした埋め込み型の保護機能が、最新のウイルスやマルウェアに対して確実に効果を発揮します。

データセキュリティを強化する

企業は保護すべきデータ、アクセスできる個人、そして各ファイルに相応しい保護対策について把握しておく必要があります。リアルタイム分析はデータの損失が起こった時の追跡に役立つツールです。データセキュリティに関連する脅威を検知し予防するためには、強固かつ明確なセキュリティ計画が不可欠となります。

データの損失やセキュリティの侵害に対処するための、計画を立てることが大切です。データにアクセスできない時間が長ければ長いほど、それを回復させる確率も低くなります。計画を立てておけば、何か問題が起きた時にも対処しやすくなります。

適切なファイルのタイプを使用する

ファイルのタイプと書式はデータセキュリティにとって重要です。PDFは、パスワード保護と外部ツールがないと編集できないという機能が含まれています。PDFを共有する場合、読み取りのみにしたり、パスワードで保護することで、編集機能を規制できます。

Excel、Word、PowerPointをPDFに変換することで、誤って、または意図的に行った文書の改ざんを防ぐことができ、さらにファイル容量を削減できるため、多くのファイルを安全に保存できるようになります。文書管理ツールでは、PDFを圧縮できるため、より簡単に保存することができます。PDFは、アップデートによりデータが損失することはありません。PDFを表示するデバイスやソフトウェアが何であっても、そのフォーマットは安定していて印刷可能です。