ビジネスデータの損失を防止する方法

情報の損失や盗難、そして災害は残念ながら起きてしまうことがあります。万が一そのようなデータの破壊が起こった場合に備え、復元する方法を知っておくとよいでしょう。

ノートパソコンでデータ損失を防止する方法を検討する人

ストレージシステムは完全無欠ではありません

 

データシステムは故障することがあります。自然災害でストレージ施設が倒壊する、またはマルウェアでファイルが損なうことがあります。2021年のWebroot Threat Report (脅威レポート)によると全PCのほぼ半数が何れかの時点でウイルス感染しているとのことです。これらの問題は利益の損失や企業イメージの悪化、それ以上の悪影響を意味するものです。IBMによるとデータ盗難を経験した17の国や地域を通した平均的な被害総額は424万米ドルで、2020年の386万ドルから増加したそうです。この数字を聞くと怖くなりますが、情報損失に備えておくことはできます。

       

幸い、適切なツールがあれば、会社のデジタル資産を保護することができます。

 

 

ファイルを安全に保つことの重要性

 

ビジネスに関する重要なファイルの損失がビジネスに与える影響は非常に深刻であるため、どのような組織にとってもリスクを軽減するための取り組みは必要不可欠です。リスクとしては以下の事象が考えられます。

 

  • 利益の損失:データ損失は新たなコストや資金を失ったのと同じことを意味します。回復費用や、従業員の怠慢や失敗が原因であった場合には、従業員の退職金も大きな出費となります

  • 企業イメージの悪化:重大なデータの損失は悪い印象を一般の人々に与えます

  • 生産性への悪影響:従業員の労働時間はとても貴重なものです。損失したビジネスデータを回復するには何週間もかかり、従業員の生産性が下がります

  • ビジネスの損失:最悪の場合、データの損失が事業継続の中止を引き起こすこともあります
ビジネスデータのセキュリティを確認する人

ビジネスデータの損失に共通する理由

 

会社のデータが損失した理由を特定することが回復への第一歩となります。

 

 

マルウェアとウイルス

 

マルウェアとウイルスは、ビジネス、政府、そして人々にとって深刻な脅威です。これらのサイバーセキュリティ脅威は迷惑メールなどさまざまな形で現れます。バッファロー大学によると、学生に就職先を提示した迷惑メール最近の脅威の例だそうですが、その脅威はあらゆる形態で発生する可能性があるとしています。

 

ビジネスにおいても「経理担当のジム」と名乗る人から慈善活動の募金を募るようなメールを受け取ることがあるかもしれません。あるいは、Google のような信頼度の高い企業に似せて書かれたメールで情報を盗むために閲覧者を不正なページへと導くこともあります。この手口はフィッシングとして知られています。

       

データの盗難や損失を防ぐために、組織は、その従業員が不正の疑いのある迷惑メールを識別し、怪しいメールを介して個人またはビジネスのデータを決して送信しないよう教育訓練をしなければなりません。

 

 

データの盗難

 

セキュリティの緩さがデータの盗難に繋がることもあります。サイバー攻撃がおこる場所も変化しており、最近では携帯電話のデータが盗難の新たな標的となっています。従業員に、情報を電話や他の機器に保存させている企業は、その情報が会社に関連するものか従業員個人に関連するものかどうかに関係なく、データを危険に晒しているかもしれません。

 

 

ソフトウェアのアップグレードとバグ

 

ビジネスのスピードに合わせるために不可欠なソフトウェアのアップグレードにも、データ損失を引き起こす可能性があります。新しいバージョンのソフトウェアが古いファイル書式に対応していないかもしれません。厄介なバグは、ソフトウェアのアップデートや改良に伴い問題を引き起こす可能性があります。

 

アプリを最新バージョンにすることで発生する問題を軽減するために、アップデートの前にはファイルをバックアップしておきましょう。

 

 

ハードウェアの故障

 

古い機器ほどデータ損失のリスクが高いのですが、ハードウェアが故障する理由はそれだけではありません。コンピューターが故障する理由はオーバーヒートが一般的ですが、こぼれたコーヒーがデータ損失につながることもあります。コンピューターは意外ともろいものです。データを大切に守るためにバックアップをしておきましょう。

 

 

自然災害と停電

 

落雷や火事、洪水などがインフラ関連施設とデジタルインフラを破壊することがあります。オフィス空間を破壊する原因となる現象はデータを破壊しうるのです。地震が事業を停止させて収益を落とすことがないよう、情報をバックアップしましょう。

 

 

人的エラー

 

失敗は起こるものなので、どの組織でも人為的なエラーから生じるコストを考慮しておく必要があります。ファイルは常にバックアップしておきましょう。誰かが間違ったボタンをクリックしたことで、四半期全体のデータを損失しないですむようにしましょう。

 

以上、挙げた状況で大切なことは、異常な自体が起きても、それに耐える、強固なストレージシステムを築くことです。自然災害やサイバー攻撃、あるいは予期しないバグがデータの流出を引き起こすことを予測するのは不可能です。しかし、いつかはそのような事態に陥るかもしれないと考えておくのも良いことです。そのような事態が起こった時を想定して備えておくことで、データを損失してもすべてを失わずに、迅速に対応できるのです。

ビジネスデータをレビューする人たち

デジタルデータの損失を防ぐ方法

 

定期的なデータのバックアップ、セキュリティシステムの強化、適切な書式の文書によって、データの完全性の強化に大きく差がつきます。

データを定期的にバックアップしましょう

 

データのコピーを複数保存することは、ビジネス慣行の一部として重要視する必要があります。この慣行を実践するには、以下のとおり色々な方法があります。

 

  • 外付けハードディスク:基本的で安価、かつ簡単なバックアップを行うには、データを外付けハードディスクに保管します。ただし、外付けのデバイスはバックアップに手作業が伴う上、損失・損傷しやすいという恐れがあります

  • Cloud ソリューション:Cloud バックアップはどの規模の会社や組織にも実行できるソリューションです。多くの業者がパブリックかプライベートのクラウドにデータをシームレスに保管できる「サービスとしてのバックアップ(BaaS)」を提供しています
  • 専有ソリューション:専有ハードウェアとソフトウェアのソリューションも大小さまざまなデータのバックアップに利用できます。これらのソリューションは特定のシステムやデータのみをバックアップしたい企業や、バックアップ処理の管理を強化したい企業に最適です

信頼できるソフトウェアのみを使用する

 

使用中のアプリケーションがすべて安全かつ信頼でき、セキュリティ保護されていることを確認しましょう。マルウェアやスパイウェアを正当なソフトウェアソリューションと間違うことがよくあります。一般的によく知られ、信頼できる会社のアプリケーションだけを使用しましょう。

       

コンピューターシステムの中には、macOS Gatekeeper のように、信頼できるソフトウェアアプリケーションしかデバイス上で起動しないように開発された技術を組み込んだものもあります。

データセキュリティを強化する

 

企業は保護すべきデータ、アクセスできる個人、そして各ファイルに相応しい保護対策について把握しておく必要があります。リアルタイム分析はデータの損失が起こった時の追跡に役立つツールです。データセキュリティに関連する脅威を検知し予防するためには、強固かつ明確なセキュリティ計画が不可欠となります。

適切なファイルのタイプを使用する

 

ファイルのタイプと書式はデータセキュリティにとって重要です。PDFは、パスワード保護外部ツールがないと編集できないという機能が含まれています。

       

ExcelWordPowerPointPDFに変換することで、誤って、または意図的に行った文書の改ざんを防ぐことができ、さらにファイル容量を削減できるため、多くのファイルを安全に保存できるようになります。文書管理ツールでは、PDFを圧縮できるため、より簡単に保存することができます。


ファイルを複数の場所に保管する

 

ビジネスファイルは、さまざまな場所に分けて保管しましょう。ファイルの保管場所が多いほど、ハードコピーやクラウドサービスなどの情報が流出しても、バックアップができることが多いため、データが損失しても復元が容易になります。また、データストレージとデータの復元については、対策を含めた計画を練っておきましょう。重要なデータの損失は、会社にとって最も発生してほしくない出来事です。

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