書類を電子化する方法は？メリットと注意点、おすすめツールも紹介

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。

【メリット1】コストやスペースを削減できる

書類を電子データとして管理することで、印刷費用やコピー用紙、インク代などの紙の書類にかかるコストを大幅に削減でき、ランニングコストの軽減につながります。また、電子化された書類はPCやクラウドに保存されるため、紙の書類を保管するスペースが不要になり、オフィススペースを有効活用することが可能です。場合によっては、オフィスの縮小や家賃の節約も可能となり、さらなるコスト削減も期待できます。

さらに、運送費の値上げにより郵送や配送コストも増加傾向にあります。郵送を多用していた企業も、電子化を進めることでコスト削減効果が一層高まるでしょう。

【メリット2】検索性が向上する

書類を紙で保管している場合、目的の書類を探し出すために、多くのファイルを確認しなければなりません。しかし、書類を電子データにしておくと、PCやクラウド上でキーワード検索が可能になり、必要な書類をすぐに見つけられます。

【メリット3】情報共有がスムーズに行える

書類を電子化すると、メールやクラウドでカンタンに共有でき、チームメンバーや関係者に同じ情報をすばやく届けられます。コピーや配付の手間もかかりません。また、クラウド上に保管することで、PCやスマホからいつでもアクセスできるため、リモートワークや外出先での情報共有にも便利です。これにより、プロジェクトの効率化や意思決定のスピードアップも期待できます。

書類を電子化する4つの方法

書類を電子化するには様々な手段があり、目的や環境に応じて最適なものを選ぶことが可能です。オフィス内で手軽にできる方法から、専門のサービスを利用する方法まで、代表的な4つの方法をご紹介します。それぞれの特徴を理解し、自社に合った方法を選びましょう。

【方法1】コピー機（複合機）でスキャンする

オフィスにあるコピー機（複合機）を使って書類をスキャンする方法です。既に複合機を契約している企業であれば、外注コストを抑えながら電子化を進められます。ただし、社員が手作業でスキャンを行うため、手間がかかり、業務が一時的に中断する可能性もあります。そのため、人手に余裕がある場合や、少量の書類を効率よく電子化したいときに適した方法です。

なお、Acrobat オンラインツールでは、アップロードされた情報が暗号化されます。ログインせずに利用した場合、データはサーバーから自動的に削除されるため安全です。ログインして利用すると、アップロードや変換したファイルは暗号化され、クラウドストレージに自動保存されます。必要に応じていつでも削除可能です。（セキュリティに関する詳細はこちらをご確認ください）

安全なAcrobat オンラインツールを利用して、PCやスマホ内の画像をPDFに変換してみましょう。

PCやスマホ内の画像をPDFに変換する

【手順2】ファイル名を付けてPDFで保存する

保存される範囲が青色の四角で示されるので、角や辺を動かして範囲を調整しましょう。ファイル名を付けて右下の「PDFを保存」をタップすると、アドビのクラウドストレージにPDFファイルが保存されます。ファイルは暗号化されて保存され、いつでも削除することが可能です。

クラウドストレージだけでなく、スマホ本体にも保存したい場合は、「その他」をタップして「デバイスにコピー」を選択しましょう。

たったこれだけで、紙の書類をPDFとして保存できました。

スマホひとつでスキャンできるので、複合機やスキャンサービスを利用する手間も省けます。また、Adobe ScanはAIを活用して鮮明にスキャンするため、高品質なPDFに変換できる点も魅力です。

書類をPDFに変換した後に使える便利な機能

Acrobat オンラインツールを使えば、PDFファイルのサイズを圧縮したり、複数のPDFをひとつにまとめたりできます。これらの便利な機能を活用して、PDFに変換した書類の管理や共有を効率化し、さらにPDF保護機能を使ってセキュリティも強化しましょう。

1．PDFを結合

複数のPDFファイルをひとつにまとめられる「PDFを結合」機能は、書類管理の効率化に役立ちます。例えば、複数枚の契約書や請求書などのPDFファイルをひとつにまとめることで、資料の整理がカンタンになり、閲覧や共有もスムーズに行えます。

なお、PDFファイルを結合する際、ドラッグ＆ドロップでカンタンにページの順番を変更したり、ページの向きを回転させたりすることも可能です。

「PDFを結合」を使ってみる

2．PDFを圧縮

「PDFを圧縮」は、大容量のPDFファイルを圧縮し、保存や共有をしやすくする便利な機能です。電子化した書類のファイルサイズが大きくなってしまった場合でも、この機能を使うことで画質を保ちながら容量を小さくできます。これにより、メールでの送信がスムーズになり、クラウドストレージの節約にもつながります。

「PDFを圧縮」を使ってみる

3．PDFを保護

電子化した書類を安全に管理するには、「PDFを保護」機能が便利です。この機能を使えば、PDFファイルにパスワードを設定し、関係者以外の閲覧や改ざんを防止できます。情報の漏洩リスクを軽減し、書類を安全に管理できるため、特に機密性の高い情報を含む書類を保管するのに役立ちます。

「PDFを保護」を使ってみる

書類の電子化を進める際の3つの注意点

書類を電子化することで業務の効率化やコスト削減など、多くのメリットが得られますが、スムーズに電子化を進めるためには注意すべきポイントもあります。ここでは、書類を電子化する際に押さえておきたい3つの注意点を解説します。

1．社内での導入体制づくりが必要

書類の電子化をスムーズに進めるためには、社内での導入体制づくりが欠かせません。電子化の導入にあたっては、担当者の配置や、社内全体でのルールや手順の共有が必要です。特に、電子化の範囲や手順を明確にすることで、社員間の混乱を防ぎ、作業を効率よく進められます。

また、電子化システムやツールを操作するためのトレーニングやサポート体制を整えることで、各社員が新しいツールにすばやく慣れ、導入をよりスムーズに進めることが可能です。

2．初期費用や運用コストがかかる場合がある

書類の電子化を進める際には、初期費用や運用コストがかかる点に注意が必要です。電子化する方法によっては、スキャナーや専用機器の導入、デジタルデータを管理するシステムやクラウドストレージの契約が必要になる場合があります。

また、データのバックアップやセキュリティ対策を実施するための保守費用も発生します。こうした費用は、長期的には業務効率の向上や管理コストの削減につながる投資ですが、導入前に予算を含めた計画を慎重に検討することが大切です。

「Acrobat オンラインツール」に関するよくあるご質問

ここからは、Acrobat オンラインツールに関するよくある質問にお答えします。「本当に無料で使えるの？」「ツールが安全かどうか不安」そんな方は、気になる項目をチェックしてみてください。

無料で使えますか？

はい、無料でお使いいただけます。

Acrobat オンラインツールでは、PDFに関する25以上の機能が無料で利用可能です。ただし、無償版のAcrobat オンラインツールには使用回数の制限があります。有償版のAdobe Acrobat Proなら、すべての機能が回数無制限でご利用いただけます。それに加えて、電子署名や墨消しといった機能もご利用可能です。（※Creative Cloud Proをご契約中の方も、すべての機能を回数制限なしで利用できます）PDF関連の業務が多い方は、ぜひ検討してみてください。

安全に使えますか？

はい、Acrobat オンラインツールはアップロードされたファイルを暗号化するため、安全にお使いいただけます。

ログインせずに利用した場合、アップロードしたファイルはサーバーから自動的に削除されます。ログインして利用すると、アップロードや変換したファイルは暗号化された上でクラウドストレージに自動保存され、いつでも削除可能です。

（セキュリティに関する詳細はこちらでご確認ください）