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現代のテクノロジーを利用して重要なファイルを常に最新の状態に維持しましょう
ほとんどの人々は文書化の重要性を知っていますが、紙のままで保存することが、安全性に対して弱いことを認識していないかもしれません。ファイルの変換、デジタル化、保管は、より良い記録保管への最初のステップです。
劣化、ミス、事故、天災などは、個人的及び仕事上の文書を破損します。例えば、引っ越しの際に文書を損失したり、間違って文書が廃棄されたり、単に忘れ去られたりしています。機密情報を含む文書が盗まれる可能性もあります。しかし、近代技術がその問題を解決します。
文書のデジタル化とは?
デジタル化とは、紙に記録された文書をデジタルバージョンに変換するプロセスを意味します。デジタル化された文書は原本のバックアップになるほか、複数の場所で必要に応じてユーザーが閲覧できる、よりアクセスしやすい文書として活用できます。デジタル化できる文書には、請求書、契約書、報告書、保険証書、手紙、写真などがあります。
デジタル化のプロセスは単にスキャンして文書の画像を作成することに留まらず、編集可能なファイルの電子バージョンを作成し、さらには記録管理システム自体を紙からデジタルへと完全に変換していくことにつながります。
ビジネスに関わる文書には、人材、クライアント情報、内部共同作業など、膨大な量が存在します。リモートワークやオンラインでの顧客とのやりとりなど、世界はビジネスをデジタル方式で行うことに移行しつつあり、多くの企業が重要文書を電子的にアクセスできるようにしています。情報をデジタル化すると、さらに優れた洞察がデータから得られます。さらに紙のファイルは作成、保管、アクセスに費用がかかり、デジタル化によって、他の利点と共にコストを削減するというメリットが得られます。
一般の人々も、重要な法的文書や、思い出が込められた文書などをデジタル化しています。家庭用のスキャナーなど簡単な機器を使って、手紙や家族の写真などをデジタル化して保存することができます。
文書を電子化することで、文書のバックアップができ、重要な情報を簡単にすばやく検索することができるようになります。しかし、データをクラウドに保存してあったり、オンラインでアクセスできる場合は、セキュリティの危険を考慮する必要があるでしょう。IBMのレポートによると、2021年のデータの損失による被害は過去17年の最高額を記録しています。データの損失は文書の損失や機密情報の盗難につながりかねません。幸いなことに、一度オンラインに保管してしまえば文書を安全に保つ方法が多数あります。例えば、セキュリティを伴うバックアップは、情報を安全に保つ大変便利な方法です。
文書をデジタル化する方法
1.カレンダーに印を。 数箱もの文書があったら、それに全て目を通してスキャンし、ファイルをアップロードし、ファイルに名前を付けて適切に整理するのに、どれだけの時間がかかることでしょうか。その仕事を、1人の従業員またはチームに任せ、確実に実行されるようにスケジュールに組み込みましょう。ビジネスでは多くの紙の文書を扱います。しかし、デジタル化に向けて時間と経費を注げば、それは必ず利益として還元されます。個人の場合、保管する紙の量は通常それほど多くありませんが、それでも手に余るものがあります。自分で文書をデジタル化する時には、そのために時間を設定し、途中で他の事をしないようにしましょう。または、信頼できる人を雇って手伝ってもらいましょう。
2.スキャナーを使う。 大量の文書を扱う時は、自動フィーダー機能付きの ハイボリュームスキャナーが理想的ですが、家庭やオフィスにあるプリンターにも、多機能の1部としてスキャナー機能が装備されています。そのような機器を持っていない場合は、スマートフォンでスキャン用のアプリをダウンロードすることができます。これは写真撮影用アプリで写真を撮るよりも、進んだ技術です。この技術では、質の良い画像を一貫して作成することができ、光学文字認識機能 (OCR)を使って文章を認識し、アクセス可能な電子フォーマットに変換することができます。３つ目のオプションは、こういった文書スキャン作業をサービスとして提供してくれる会社に頼むことです。
3.整理する。 どの文書をデジタル化するか決めて、それを整理しましょう。日付、期間、クライアント、種類などで仕分けすることができます。ワークステーションを設定し、ファイルをグループ分けするか正しい順番に整理して、ファイルの準備をします。デジタル化のプロセスを終えた時にその文書にどのような名前をつけ、それをどこに収めるか、その場所を決めておくなどしてプランを立ててください。名前付けのシステムも決めておきましょう。どんな情報が最重要か、文書がすぐ見つかるように、一貫性のあるネーミングにするにはどうしたらいいか、などを考慮してください。
4.始める。 携帯アプリまたはスキャン用機器のインストラクションに従ってください。文書のスキャンは、通常、紙をセットするか真っ直ぐに整える、スキャンする、保存する、ファイルに名前を付けるなど、簡単なステップで行えます。
5.新しいプロセスでの作業を始める。 自分のチーム及び、新しいファイルにアクセスしたり、ファイルをアップロードする人々全てとコミュニケーションをとりましょう機能的な電子保存システムを選択するか、それを作成してください。電子化した文書が確実に適切なフォルダーに収まり、そのファイルを必要とする人がアクセスできるようにしてください。機密情報は、パスワードで保護するかロックするなどして、アクセス許可のない人々から確実に守ってください。
ビジネス文書をデジタル化する
紙のビジネス文書の場合、しっかりと保管していないと紛失しやすいのですが、デジタル文書なら紛失や損傷する可能性が少なくなります。しかも柔軟性があります。デジタル化した後は、スプレッドシートやPowerPointプレゼンテーションなど、どのようなファイルでも小サイズのPDFに変換でき、紙の消費量と必要なストレージを削減できます。
多くの種類のビジネス文書をデジタル化することができ、またそうするべきです。最も一般的なのは、人事関係、クライアント情報、内部共同作業などに関する文書です。
人事
文書の安全とセキュリティは、機密情報を扱うことの多いHR（人事部門）にとって優先すべき事項です。文書のデジタル化によって、HRスタッフは必要とするものを確実に揃えることができます。
人事部門がデジタル化すべき文書
- 給与情報
- 雇用契約
- 健康と安全に関するレポート
- 規程とポリシー
- 従業員ハンドブック
- 職務文書
- W-4、W-2、および1099フォームなどの財務情報
- 保険関連情報
- 退職金情報
- 各種請求書
クライアント関連情報
クライアント関連の文書をデジタル化することで、バックアップすることができます。その結果、情報を探す間、クライアントを待たせることなく、顧客サービスを向上できます。関連情報をオンラインやクラウドに保管することで、クライアントへの対応がよりスムーズになり、相手のニーズにより迅速に対応できるようになります。
デジタル化すべきクライアント関連文書
- 請求書と取引内容
- 業務契約書
- 提案書
組織内の共同作業
クラウドのようにデータ集積箇所からの文書にアクセスできると従業員の共同作業が円滑に進みます。またデータの損失や破壊が起こった場合でも、クラウドにバックアップされた元のファイルが残っているので安心できます。
ファイルがバックアップされていれば、災害が起きてもその後にWebサイトをオンラインに迅速に復元できます。文書を最初から作り直すのには、時間も労力もかかります。そうならないように準備しておくことが大切です。
デジタル化で共同作業が円滑に進む業務
- マーケティング関連資料
- ブログ記事
- スタイルガイド
- 売上レポート
- 財務諸表
- 税関連文書
- 経営計画書
- 自分のビジネスにとって特に必要なその他の文書
文書管理で文書を差し替える必要がある場合、デジタル化しておけばその必要はなく、多くの時間と経費を節約できます。
個人的な文書をオンラインで保存する
家族の歴史や写真をクローゼットの箱に入れておくだけでは、子孫がそれらの遺産を確保するには十分ではないかもしれません。これらの写真などをデジタル化しておけば、損失や損傷を防ぐと同時に、家族や友人にも共有しやすくなります。オンラインでデータを保存することで、自分自身を守ることができ、何が起ころうとも自分を頼りにする人たちが、いつでもアクセスできるようにしておくことができます。
法的書類
個人の法的文書は極めて重要です。何か出来事が発生した場合、多くの人はそれに関連する文書を確認することでしょう。財産の配分を詳細に記した遺言書、不在中他人に事業を行わせる代理人関連文書などは計り知れないほど重要な文書です。
これらの重要な法的文書は、必ずPDFのような簡単にアクセスできる形式でコピーを保管し、利用しやすくしておきましょう。PDFにする文書の例は以下のとおりです。
- 個人の資産目録
- 個人の不動産証書
- 遺言書と信託文書
- 個人情報と重要文書
保険情報、出生証明書、公的記録や通信記録、その他の重要文書。これらの重要書類は可能な限りスキャンして保存しておきましょう。電子化すべき個人的かつ極めて重要な記録は以下のとおりです。
- クレジットカード情報
- 銀行口座情報と明細
- 出生証明書
- 社会保障カード
- 婚姻証明書と離婚証明書
- 自動車免許証と身分証明書
- パスポート
- 卒業証明書
- 保険証書：自動車、家屋、賃貸、生命、健康、視力
- ワクチン接種記録
- 履歴書と職務経歴書
個人的に残しておきたいもの
個人的に残しておきたいものとは、人生において大切な思い出を蘇らせてくれるものです。しかし、これらの懐かしいものは、一瞬にして損失することもあるため、デジタルコピーの保存が不可欠です。
家族の写真をコピーし、JPGからPDFに変換したファイルを保存しておくのは、貴重な画像を安全に保つよい方法です。この方法で、古い写真を家族と簡単に共有することもできます。以下はデジタル化した方がよい例です。
- 日記、日誌、スクラップブック
- 結婚式の記念品
- 古い写真
- 挨拶カード、手紙、葉書
- ビデオテープ
- CD
- DVD
ビデオテープ、CDまたはDVDの内容をPDFにして保管することはできませんが、デジタル化は可能です。CDやDVDのデジタル化はたいてい容易にできます。しかしビデオテープのデジタル化には特別な装置が必要で、場合によってはデジタル変換の専門家に依頼しなくてはなりません。
紙をPDF に変換することの利点
Acrobat Readerのようなツールを使うと、PDF文書の共有、保存、表示 といった作業を安全に、ファイルを保護した状態で行うことができます。
便利なシェア
文書を電子で共有しておけば、紙の文書を探さずにすみます。重要文書のコピーをどこかへ送りたい場合には、メールに添付するだけでよいのです。
簡単に保存できる
重要文書はコンピューター、電話、外付けハードディスク、あるいはクラウドに保存できます。これらの保存方法は、紙の保存と比較して少ないスペースで十分足ります。
自動バックアップ
Adobe Scanで文書をスキャンすれば、PDFとして保存してデバイスやクラウドに保存できるようになり、その後、それらバックアップしたコピーを簡単に見つけることができるようになります。
災害への耐性
紙の書類は濡れてしまったり、燃えてしまったり、損失してしまうこともあります。紙の文書をデジタル化してクラウドなどに保存することで、文書への損傷はなく安全に保存できるようになります。
文書のアップグレード
文書をカスタマイズする必要がある場合、PD Fのフォント、色、サイズの変更は簡単にできます。文書では署名や校正、変更が必要な場合もあります。紙の文書でこれらの処理を行うのに比べ、電子化の場合はかなり簡単に行うことができます。
紙の文書をデジタルコピーにすると、より手軽にアクセスして使用できる上、古い書類が紛失してしまうのではないかと心配する必要もありません。さらには、出生証明書、家系図、契約書、前年の確定申告書類など、詳細にわたって記録された紙と電子版の両方の情報を保存できます。これらの文書を安全かつセキュリティ保護を施して保存すれば安心感を得ることができるでしょう。
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文書をデジタル化する：43件の優先文書
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重要な文書の紙のコピーをレビューする人
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