電子化すべき重要な書類とは

人事部門が電子化すべき文書

文書管理で文書を差し替える必要がある場合、電子化しておけばその必要はなく、多くの時間と経費を節約できます。

個人的な文書をオンラインで保存する

家族の歴史や写真をクローゼットの箱に入れておくだけでは、子孫がそれらの遺産を確保するには十分ではないかもしれません。これらの写真などを電子化しておけば、損失や損傷を防ぐと同時に、家族や友人にも共有しやすくなります。オンラインでデータを保存することで、自分自身を守ることができ、何が起ころうとも自分を頼りにする人たちがいつでもアクセスできるようにしておくことができます。

法的文書

個人の法的文書は極めて重要です。何か出来事が発生した場合、多くの人はそれに関連する文書を確認することでしょう。財産の配分を詳細に記した遺言書、不在中他人に事業を行わせる代理人関連文書などは計り知れないほど重要な文書です。

これらの重要な法的文書は、必ずPDFのような簡単にアクセスできる形式でコピーを保管し、利用しやすくしておきましょう。PDFにする文書の例は以下のとおりです。

保険情報、出生証明書、公的記録や通信記録、その他の重要文書。これらの重要書類は可能な限りスキャンして保存しておきましょう。電子化すべき個人的かつ極めて重要な記録は以下のとおりです。

家族の写真をコピーし、JPGからPDFに変換したファイルを保存しておくのは貴重な画像を安全に保つよい方法です。この方法で、古い写真を家族と簡単に共有することもできます。以下は電子化した方がよい例です。

ビデオテープ、CDまたはDVDの内容をPDFにして保管することはできませんが、電子化は可能です。CDやDVDの電子化はたいてい容易にできます。しかしビデオテープの電子化には特別な装置が必要で、場合によってはデジタル変換の専門家に依頼しなくてはなりません。

紙をPDF に変換することの利点

紙をPDF ファイルに変換することの利点は以下のように多くあります。

便利なシェア

文書を電子で共有しておけば、紙の文書を探さずにすみます。重要文書のコピーをどこかへ送りたい場合には、メールに添付するだけでよいのです。

簡単に保存できる

重要文書はコンピューター、電話、外付けハードディスク、あるいはクラウドに保存できます。これらの保存方法は、紙の保存と比較して少ないスペースで十分足ります。

自動バックアップ

Adobe Scanで文書をスキャンすれば、PDFとして保存してデバイスやクラウドに保存できるようになり、その後、それらバックアップしたコピーを簡単に見つけることができるようになります。

災害への耐性

紙の書類は濡れてしまったり、燃えてしまったり、損失してしまうこともあります。紙の文書を電子化してクラウドなどに保存することで、文書への損傷はなく安全に保存できるようになります。