電子化すべき重要な書類とは

文書の中には、紙のコピーとして残すだけでは不十分なほど重要度が高いものもあります。これらをすべて電子化すると大変便利になります。

重要な文書の紙のコピーをレビューする人

現代のテクノロジーを利用して重要なファイルを常に最新の状態に維持しましょう

 

紙を使えば使うほどそれにかかる時間も長くなり、そのような時間をかけているうちに、ミスや事故、または自然災害による個人、会社の紙ファイルが破壊される恐れもあります。重要なビジネスや個人的な文書の損失はごく普通に起こっています。例えば、引っ越しの際に文書を損失したり、間違って文書が廃棄されたり、単に忘れ去られたりしています。データの損失は常にリスクを伴いますが、ファイルを電子化して保管しておくことでリスクを軽減できます。

 

文書を電子化することで、バックアップができ、重要な情報を簡単にすばやく検索することができるようになります。しかし、IBMのレポートによると、2021年のデータの損失による被害は過去17年の最高額を記録しています。データの損失は文書の損失や機密情報の盗難につながりかねません。幸いなことに、一度オンラインに保管してしまえば文書を安全に保つ方法が多数あります。例えば、セキュリティを伴うバックアップなら、情報を長期にわたって安全に保つことができます。

 

 

ビジネス文書を電子化する

 

セキュリティを伴わない紙のビジネス文書を残しておくと、簡単に損失してしまいます。しかし電子化された文書が損失、損傷する確率は高くありません。電子化した後は、スプレッドシートPowerPoint プレゼンテーションなど、どのようなファイルでも小サイズのPDFに変換できるようになり、紙の消費量と必要なストレージを削減できます。

 

 

人事

 

文書の安全とセキュリティは、機密情報を扱うことの多いHR(人事部門)にとって優先すべき事項です。文書の電子化によって、HRスタッフは必要とするものを確実に揃えることができます。

Adobe Acrobatでプロジェクトの見積もりにパスワードを設定する例

人事部門が電子化すべき文書

  • 給与情報

  • 雇用契約

  • 健康と安全に関するレポート

  • 規程とポリシー

  • 従業員ハンドブック

  • 職務文書

  • W-4、W-2、および1099フォームなどの財務情報

  • 保険関連情報

  • 退職金情報

  • 各種請求書

クライアント関連情報

 

クライアント関連の文書を電子化することで、バックアップすることができます。その結果、情報を探すのに手間取って待たされるのを不満足とする顧客へのサービスを向上できます。関連情報をオンラインやクラウドに保管することで、クライアントへの対応がよりスムーズになり、相手のニーズにより迅速に対応できるようになります。

 

電子化すべきクライアント関連文書

  • 請求書と取引内容

  • 業務契約書

  • 提案書

組織内の共同作業

 

クラウドのようにデータ集積箇所からの文書にアクセスできると従業員の共同作業が円滑に進みます。またデータの損失や破壊が起こった場合でも、クラウドにバックアップされた元のファイルが残っているので安心できます。

 

ファイルがバックアップされていれば、災害が起きてもその後にWebサイトをオンラインに迅速に復元できます。文書を最初から作り直すのには、時間も労力もかかります。そうならないように準備しておくことが大切です。

     

電子化で共同作業が円滑に進む業務

  • マーケティング関連資料

  • ブログ記事

  • スタイルガイド

  • 売上レポート

  • 財務諸表

  • 税関連文書

  • 経営計画書

  • ビジネスの成功に欠かせない他の文書

文書管理で文書を差し替える必要がある場合、電子化しておけばその必要はなく、多くの時間と経費を節約できます。

 

 

個人的な文書をオンラインで保存する

 

家族の歴史や写真をクローゼットの箱に入れておくだけでは、子孫がそれらの遺産を確保するには十分ではないかもしれません。これらの写真などを電子化しておけば、損失や損傷を防ぐと同時に、家族や友人にも共有しやすくなります。オンラインでデータを保存することで、自分自身を守ることができ、何が起ころうとも自分を頼りにする人たちがいつでもアクセスできるようにしておくことができます。

 

 

法的文書

 

個人の法的文書は極めて重要です。何か出来事が発生した場合、多くの人はそれに関連する文書を確認することでしょう。財産の配分を詳細に記した遺言書、不在中他人に事業を行わせる代理人関連文書などは計り知れないほど重要な文書です。

 

これらの重要な法的文書は、必ずPDFのような簡単にアクセスできる形式でコピーを保管し、利用しやすくしておきましょう。PDFにする文書の例は以下のとおりです。

  • 個人の資産目録

  • 個人の不動産証書

  • 遺言書と信託文書

  • 個人情報と重要文書

保険情報、出生証明書、公的記録や通信記録、その他の重要文書。これらの重要書類は可能な限りスキャンして保存しておきましょう。電子化すべき個人的かつ極めて重要な記録は以下のとおりです。

  • クレジットカード情報

  • 銀行口座情報と明細

  • 出生証明書

  • 社会保障カード

  • 婚姻証明書と離婚証明書
     
  • 自動車免許証と身分証明書

  • パスポート

  • 卒業証明書

  • 保険証書:自動車、家屋、賃貸、生命、健康、視力

  • ワクチン接種記録

  • 履歴書と職務経歴書

個人的に残しておきたいもの

 

個人的に残しておきたいものとは、人生において大切な思い出を蘇らせてくれるものです。しかし、これらの懐かしいものは、一瞬にして損失することもあるため、デジタルコピーの保存が不可欠です。

重要な書類を電子化する人

家族の写真をコピーし、JPGからPDFに変換したファイルを保存しておくのは貴重な画像を安全に保つよい方法です。この方法で、古い写真を家族と簡単に共有することもできます。以下は電子化した方がよい例です。

  • 日記、日誌、スクラップブック

  • 結婚式の記念品

  • 古い写真

  • 挨拶カード、手紙、葉書

  • ビデオテープ

  • CD

  • DVD

ビデオテープ、CDまたはDVDの内容をPDFにして保管することはできませんが、電子化は可能です。CDやDVDの電子化はたいてい容易にできます。しかしビデオテープの電子化には特別な装置が必要で、場合によってはデジタル変換の専門家に依頼しなくてはなりません。

 

 

紙をPDF に変換することの利点

 

紙をPDF ファイルに変換することの利点は以下のように多くあります。

 

 

便利なシェア

 

文書を電子で共有しておけば、紙の文書を探さずにすみます。重要文書のコピーをどこかへ送りたい場合には、メールに添付するだけでよいのです。

 

 

簡単に保存できる

 

重要文書はコンピューター、電話、外付けハードディスク、あるいはクラウドに保存できます。これらの保存方法は、紙の保存と比較して少ないスペースで十分足ります。

 

 

自動バックアップ

 

Adobe Scanで文書をスキャンすれば、PDFとして保存してデバイスやクラウドに保存できるようになり、その後、それらバックアップしたコピーを簡単に見つけることができるようになります。

 

 

災害への耐性

 

紙の書類は濡れてしまったり、燃えてしまったり、損失してしまうこともあります。紙の文書を電子化してクラウドなどに保存することで、文書への損傷はなく安全に保存できるようになります。

Adobe Acrobat のFill & Sign のツールを秘密保持契約に使用している例

文書のアップグレード

 

文書をカスタマイズする必要がある場合、PD Fのフォント、色、サイズの変更は簡単にできます。文書では署名や校正、変更が必要な場合もあります。紙の文書でこれらの処理を行うのに比べ、電子化の場合はかなり簡単に行うことができます。


紙の文書をデジタルコピーにすると、より手軽にアクセスして使用できる上、古い書類が紛失してしまうのではないかと心配する必要もありません。さらには、出生証明書、家系図、契約書、前年の確定申告書類など、詳細にわたって記録された紙と電子版の両方の情報を保存できます。これらの文書を安全かつセキュリティ保護を施して保存すれば安心感を得ることができるでしょう。

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