キッチンのテーブルに置いたノートパソコンで仕事をしている親のそばで、注意を引こうとしている子供の写真

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リモートワークに必要な5つのツール

リモートワーク用のソフトウェアは、どんなビジネスにも必要な基本ツールです。

進化していく仕事環境において、自分を成長させるために必要なツール

リモートワークは、もはや当たり前のことです。2020年3月に世界が新型コロナウイルス(COVID-19)のパンデミックに突入して以来、「仕事場での1日」が意味するものは完全に変わってしまいました。実際に仕事場に行って働く、ということがもはや通常ではなくなってしまった現在、従業員と雇用者は技術を使ってその変化に対応していかなければなりません。この記事では、リモートワークをするために何が必要か、そしてこの新しい仕事環境を、自分にとって有利な方向に変えていく方法を説明します。

リモートワークへの移行

2020年のパンデミックで働き方が変わってしまったことは、誰にとっても目新しいことではありません。雇用者も従業員も、多くの場合、リモートワークが幾つかの理由から理想的なあり方だということに気づきました。 

 

ほとんどの雇用者は、リモートワークの方が生産性が高く、従業員がこの方法でのワークライフバランスを好む、と考えています。アメリカの調査によると、リモートワークを選択肢として選べる場合、従業員が会社にとどまる率が高くなり、従業員退職率が低くなっています。80%以上の管理職と従業員が、この先もリモートワークをする機会が続くと考えています。

 

労働人口の大部分で起きているこうしたライフスタイルの変化は、仕事や共同作業がどのようになりうるか、またどうあるべきかについての新しい考え方につながりました。改善や革新の余地があるのです。会社には、以前は無かったリモートチームの可能性が生まれました。例えば、リモートワークは、資質を持った候補者への扉を開きました。チームを地理的な所在地で結成するのでなく、資質や職種の類似性などを基に組むことができます。多様性に富んだチームは、フレッシュなアイディアやつながり、新たな可能性を生み出します。

 

リモートワークのすべてが、完全にリモートというわけではありません。多くの雇用者が、ハイブリッドの環境を提供しています。従業員は週に数日、または、チームやクライアントとのミーティングがある時に会社に来ます。ハイブリッドであれ完全リモートワークであれ、多くの会社が、自分の時間を管理できる従業員を雇い、従業員がどこにいようと仕事がスムーズにいくための技術的なリソースを提供することに力を入れています。

リモートワーク中ビデオ会議をする男性

リモートワークの新しい世界

現在、多くの人々がリモートワークやハイブリッドの働き方に適応しています。彼らの1日の時間は、通勤や、冷水機に足を運んだり、オフィスの窓から外を眺めることより、ファイルやコンピューター画面をシェアしたり、アプリからの通知を読んだりすることに費やされます。時にはオフィスに行くことがあっても、その場所が自分の仕事を定義するという観念はもうありません。

      

リモートワークは、オフィスで仕事をするのとは大きく違います。リモートワーカーとして成功するには、分散したチームが、距離、そして場合によっては時間帯の違いに対応するツールを装備する必要があります。以下のリソース、およびリモート共同作業ツールは、自分と自分のチームを在宅勤務で成功に導くために必要不可欠です。

1.時間管理、ワークフロー、企画管理用のソフトウェア

リモートワーカーは、自分たちが何をするべきなのか、締め切りはいつなのか、あるプロジェクトにおいて他の誰が何をしているのかを知る必要があります。チームワークと時間管理ソフトウェアは、実際に顔を合わせて仕事をするチームより、リモートチームにとって重要になります。実際にチームメンバーに会って最新情報を得るのと違い、大抵の場合、彼らにとってこうしたソフトウェアが唯一、プロジェクトのインターフェースなのです。

 

プロジェクトマネージャーやアカウントマネージャーが、オフィスに入ってきて立ったままの簡単なミーティングで直接人々の様子を確認するのではなく、リモートの場合、従業員はタスク、サブタスク、締切などの最新情報をタスク管理用ソフトウェアを使って受け取ります。

2. メッセージ用ソフトウェア

チームメンバーが全員同じ場所にいなくても、他のメンバーとリアルタイムでコミュニケーションを取るのが重要な点です。ここ数十年の間、Eメールがコミュニケーションの重要な鍵となっていましたが、Eメールではすぐに連絡がつかないかもしれません。Eメールの場合、すぐに応答しなくても良い、という暗黙の了解があります。しかし、チームメンバーにすぐ返事をしなければならない場合もよくあります。

 

メッセージソフトウェアならそれが可能です。リアルタイムでの会話は、プロジェクトでの共同作業、実際に一緒に何かを行う場合、そして同僚との軽い会話を楽しむだけであっても重要なことです。Eメールよりも速く、生産的な会話のやりとりを助けるコミュニケーションの選択肢を確実に使えるようにしましょう。

デバイスのリモートワークツールを使いながら仕事する女性
在宅勤務でパソコンのツールを使いながら電話で話す女性

3. ビデオ会議用ソフトウェア

時には、実際に顔を見ながらのコミュニケーションからエネルギーをもらいたいこともあります。ブレーンストーミング、他のチームメンバーとのしっかりとした繋がり、自由なアイディアの交換などは、実際のミーティングやオンライン会議から自然に生まれてきます。

      

ビデオ会議が完全に実際の部屋での話し合いの代わりになることはありません。実際の会議室で自由に話し合い、ホワイトボードにアイディアを書き込んだりすると、ある種の不思議な力が生まれてきます。しかし、それでもビデオ会議ソフトウェアを使ったチームミーティングは効果的です。特に、新しい従業員やフリーランスとして雇われている人を紹介する時など、一緒に仕事をする人々が、生身の人間であるということを、思い出させてくれます。

4. 共有した文書

チームメンバーはお互いの仕事を見る必要があります。それがブログの投稿であっても、電子書籍であっても、原稿を見直し、コメントを収集し、ステークホルダーからの承認を得て必要な情報をまとめ、草稿から仕上げまで、製品として完成させなければいけません。

      

PDFはそういった作業で優れた機能を発揮します。PDFの編集から別のファイル形式への変換まで、すべてにおいて、リモートワークのための最高のツールと言えます。さらに、PDFはどんなデバイスでも使うことができ、大きなデスクトップの画面でもモバイルデバイスの画面でも、常に同じ外観を保ち、標準文書として各業界で使われています。

 

Adobe Acrobat Proには、フィードバック、コメント、電子署名の収集や、その他の情報をチームメンバーやステークホルダーから集めるための、統合的な機能が備わっています。複数のPDFを結合して1つの文書にするのも、大きな文書からページを抽出 するのも簡単です。

      

Adobe Acrobatはクラウドストレージも備えているため、仕事の場所を問わず、すべての人が必要な文書にアクセスできます。文書へのアクセス、表示、編集、コメントなどの権限を簡単に制御することができ、またユーザーは必要に応じて機密情報を墨消しすることもできます。こうしたツールの多くを、Adobe Acrobat オンラインサービスやGoogle Chrome用のAdobe Acrobat拡張機能と統合して、ブラウザーでも使うことができます。

5. 仕事をするスペース

仕事をするスペースは、いわゆる「ツール」ではありませんが、リモートワークを成功させるには、自宅にいても仕事場にいる、という気持ちになる必要があります。仕事用のノートパソコンを、通常なら仕事以外の目的に使う場所に設置するのは、空間の調和を乱し、ワークライフバランスを狂わせることもあります。リモートワークに使う場所は、完全に仕事のみの場所としましょう。オフィスに通勤するわけではありませんが、それでも「仕事場」にいる、という気持ちにならなければいけません。

      

それは、ホームオフィス、コワーキングスペースのデスク、或いは近所のカフェの気に入っているテーブルなどが、それにあたります。もしかしたらそれは、仕事をする時のみに座る、キッチンテーブルの特定の場所かもしれません。いずれにしても、仕事以外のアクティビティから完全に分ける必要があります。自分の仕事場を設定することで、「今自分は仕事をしている」という気持ちになれるはずです。一日の終わりにそこから離れる時は、ちょうどオフィスで、5時になったら仕事を終えるのと同じ感覚であるべきです。もしチームを結成するなら、チームのメンバーが自分達のワークスペースを作るのに必要なリソースと自由な裁量を提供しましょう。

リモートワークの将来

リモートワークは、これまでよりさらに簡単に、また可能になってきました。チームが必要とする技術は、特にパンデミックの間、ニーズを満たし、スムーズに仕事ができるよう発展してきました。改良を重ねたビデオ会話技術はバーチャル会議をさらにスムーズにし、文書の共有が簡単になり、共同作業ツールのモバイルアプリバージョンは、リモートワークをさらに繁栄させています。従来のオフィスは、もはや過去のものとなったかもしれません。しかしそれと同時に、オフィスはどこにでも存在するものにもなっています。

 

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リモートワークでラップトップ上のPDF にコメントを追加するイメージ画像

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リモートワークツールに関するよくある質問

リモートワークをするにはどんなツールが必要ですか?

リモートワークで働く者は、お互いに繋がっている必要があります。そのためには時間管理、ワークフロー、メッセージ、ビデオ会議のためのソフトウェアが必要です。また文書の共有や、仕事のためのスペースも必要です。同僚が同じ場所にいなくても共に仕事をするためには、コミュニケーションや共同作業をサポートするツールを使うことが不可欠になります。

リモートで仕事をする従業員や同じ職場の仲間にとって、どんなツールが最も便利ですか?

リモートで働く従業員にとって最も便利なツールは、その業界によって異なりますが、一般的に、同じプロジェクトに携わる人々が全員、プロジェクトのどの段階にいるのか判るようにするツールが必要となります。プロジェクト管理用のソフトウェアは、大きな規模のチームに締め切りを守らせ、PDFを共有し、そこにコメントを加えることで、特定の作業に関するフィードバックをすべての人が読めるようにします。

リモートワークに役立つ最高のソフトウェアはなんですか?

業界基準の、文書作成、プレゼンテーション、共同作業、プロジェクト管理などのためのソフトウェアは、すべてチームワークを効率よく効果的に進めるために役立ちます。クライアントや社外のステークホルダーも、そうしたソフトウェアには馴染みがあるはずです。これで、組織外の人々と仕事を共有するのも楽にできるでしょう。 

在宅で仕事をする場合に、最適なデジタルツールは何ですか?

業界基準のツールを使えば、新しいチームメンバーやフリーランスの人々もそうしたツールの機能を既に知っているでしょうから、彼らと一緒に仕事をし始めるのが簡単です。Adobe Acrobatのような電子文書ソフトウェアは、プロジェクトのために繋がっている必要のあるリモートチームが使うのに最適です。Adobe Acrobatのフィードバックとコメントを加える機能により、すべての人がプロジェクトの状態を知ることができます。ほんの数回のクリックで素晴らしい仕事ができ、ほとんどオフィスにいるのと変わりません。

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