電子ファイルを整理するための7つのヒント

自宅からオフィスまでどこでも電子文書が溢れ、混沌と非効率性の社会を生み出しています。機器をスリムでクリーンかつ安定に保つ方法を紹介します。

電子文書を整理する

仕事の電子化やリモート化が進み、機器利用がエンターテインメントだけでなく拡大していく中、人が1日の時間を電話、タブレット、コンピューター、テレビに費やす時間はますます多くなっています。Study Finds のリサーチによると、平均的な成人は1日に約17時間、PCなどの画面を見ているそうです。電子機器は人を世界、仕事、そしてその間にあるすべてのものに接続します。

電子機器は必要性と利用頻度が高いため電子デトリタスが蓄積し、機器の性能と作業を遅らせることもあります。機器をクリーンに整備しておくことはストレスの軽減や時間の節約につながるでしょう。以下は、電子文書を整理しておくための7つのコツです。

1.

整理整頓を習慣づける。 子機器を1年以上使用していれば、使用していない古いファイル、ダウンロード、クッキーなどの不要なデータが溜まり、乱雑な状態になっていることでしょう。時間をとって定期的に整理をしましょう。ファイルをクリーニングすると、機器や整理システムの耐久性は強化されます。

自宅にある文書や仕事関係のファイルを整理する際には、何を保持し、何を削除するかについて、以下の質問を考えるとよいでしょう。

同じファイルがないか？
このファイルを昨年一度でも開いたか？
このファイルにより新しいものや更新されたものがないか？
このファイルは損傷しているか、それとも現在のソフトウェアで利用できるものか？

写真などのセンチメンタルなファイルは、同じ条件ではその処理を決められない場合もあります。そのような場合には、フラッシュドライブや外付けハードディスク、あるいはクラウドストレージなどに保存するとよいでしょう。これらの記憶装置があれば、現在のストレージスペースを使うことなく、個人的な古いファイルを簡単に保存し、アクセスできるようにしておけます。

2.

ファイルに明瞭な名前をつける。 ファイルに明確な名前をつけることで、検索が容易になり、ハードドライブにあるファイルを正確に把握できるようになります。

命名規則に従って名前を付ける際には、論理的で一貫したものにします。ファイル名に日付を入れると、すべてのファイルを時系列に並べることができます。命名規則は統一したものでなければならないことを覚えておきましょう。一度決めた方法は、最後まで一貫してそれを使用しましょう。

3.

文書の形式を統一する。 機器のソフトウェアやオペレーティングシステムの変更がファイルとの互換性に影響を及ぼすことがあります。例えば、WindowsからMac のOSに変更した後にファイルにアクセスしようとすると、ファイルの表示が変わってしまったり、書式上の問題が起きたりすることがあります。このようなアップデートの後にファイル形式の標準化や変換をしておくと、それ以降はファイルが最適化された状態を保てます。

ファイルの変換はスペースの削減にもつながります。PowerPointをPDFに変換すると、アニメーションやトランジションを圧縮し、重要なコンテンツを保護したままで、ファイル容量を減らすことができます。

4.

文書を統合して扱いやすくする。 文書の多くは大きなデータセットの一部として保持することが重要ですが、個々の文書にアクセスすることはありません。複数の文書を一つのファイルに統合することで、重要なファイルをまとめて保存できます。例えば、各年の税金に関する書類は一つのPDFファイルに統合するとよいでしょう。こうすることで関連書類を常にまとめておくことができる上に、スペースも節約でき、検索もより簡単になります。

5.

フォルダーのネスティングシステムを利用する。 フォルダーのネスティングシステムでは、ファイルの検索をより簡単にするために、類似ファイルをまとめてサブグループに含めることができます。

例えば、カップケーキやクッキー、パイ、ケーキを作るベーカリーのオーナーになったとしましょう。焼き菓子の種類毎に上位のフォルダーを作成し、レシピ、材料費、業者、価格表、マーケティング資料などを別のサブフォルダーに保存します。こうすることで、各ファイルを個別に確認せずとも、多くの菓子を直感的に探すことができるネスティングシステムが作成できます。

6.

zipフォルダーでファイルを圧縮する。 zipフォルダー、またはzipファイルは、特定のタイプの重複情報を削除することでファイルを圧縮できるファイルです。圧縮されたzipファイルは小さく、そのため保管や共有を簡単にできます。また、解凍も簡単にできます。ファイルの解凍は通常1〜2回のクリックでできます。

また、簡単に保存、保存、アップロード、共有ができるように、文書を圧縮してPDF にすることができます。そうすれば、ファイルを圧縮して解凍する必要がなくなります。

7.

ファイル整理ソフトウェアを使う。 機器内にあるファイルの整理を手作業で行いたくない場合は、ファイル整理ソフトウェアを購入して使用する方法があります。ファイル整理ソフトウェアは、ネスティングシステムで自動的に分類されるようファイルにタグを付けます。このソフトウェアがあれば、簡単な手作業でファイルの命名規則や整理方法に一貫性を持たせることができます。

整理された状態を維持することは、機器の効率性と作業の生産性を上げるために重要です。以上、紹介したツールやコツは、職場が自宅の場合でも、外出先の場合でも、または単に機器の性能を向上させたい場合でも、重要なファイルを効率的でアクセスしやすくするのに助けとなるはずです。