電子文書を整理するための8つのアドバイス

電子ファイルを効率よく整理するには。

デバイスを様々な目的で本当に頻繁に使う現在、デジタルのゴミが山ほど積まれ、デバイスとワークフローのスピードを落としています。デバイスを整理しておけば、ストレスを減少させ時間も節約できます。重要な文書の場所が分からずにイライラしたりすることもなく、そのために時間を無駄にすることも無くなります。以下は、電子文書を整理しておくための８つのコツです。

1. 電子ファイルの整理のために計画を立てる。

電子ファイルの整理を始める前に、自分にとって個人的に何を整理したいか考えてみましょう。

ファイルを整理するにあたり、優先事項は人によって違ってきます。フリーランスで仕事をする人と学生とでは、整理すべきファイルがまったく異なります。フリーランスの人は企画をもっと良い順番に整理する必要があり、学生は自分のノートにもっと早くアクセスする方法を考える必要があるかもしれません。

また人によって、整理するファイルの量も異なります。高校生は一晩でファイルを整理できるかもしれませんが、会計士はファイルの整理にもっと時間がかかるでしょう。1番良いのは一歩下がって、自分に何が必要なのか考えてみることです。

全部を整理するのに時間がかかりすぎるようなら、優先させたいファイルを選び、それを整理する時間を特別に取りましょう。優先すべきファイルを選ぶには、どのファイルに最もアクセスする必要があるか、また、どのファイルが整理するのに最も難しいかを考えて決めましょう。最も重要なファイルとは、この２つの条件が重なっているファイルです。

また、自分のワークフローをどのようにしたいか、という点についても考えてみましょう。現在どこに遅延があり、どこに問題点があるでしょうか？作業を開始する前に、優先すべきことを書き出してみると良いかもしれません。もし、どこに問題点があるかよく分からない場合は、仕事をしながらファイルにアクセスする時に、こうした点について考えてみましょう。

整理すべき優先ファイルを決める際に考えるべきこと。

• 通常、どのようにファイルを使っているか？
• どのファイルに最も多くアクセスする必要があるか？
• 整理整頓がされていないファイルはどれか？
• ワークフローで遅延がある部分はどこか？

2. 整理整頓を習慣づける。

子機器を1年以上使用していれば、使用していない古いファイル、ダウンロード、クッキーなどの不要なデータが溜まり、乱雑な状態になっていることでしょう。時間をとって定期的に整理をしましょう。ファイルをクリーニングすると、機器や整理システムの耐久性は強化されます。

自宅にある文書や仕事関係のファイルを整理する際には、何を保持し、何を削除するかについて、以下の質問を考えるとよいでしょう。

• 同じファイルがないか？
• このファイルを昨年一度でも開いたか？
• このファイルにより新しいものや更新されたものがないか？
• このファイルは損傷しているか、それとも現在のソフトウェアで利用できるものか？

写真などのセンチメンタルなファイルは、同じ条件ではその処理を決められない場合もあります。そのような場合には、フラッシュドライブや外付けハードディスク、あるいはクラウドストレージ などに保存するとよいでしょう。これらの記憶装置があれば、現在のストレージスペースを使うことなく、個人的な古いファイルを簡単に保存し、アクセスできるようにしておけます。

3. 電子ファイルにはっきりと名前を付ける

ファイルに明確な名前をつけることで、検索が容易になり、ハードドライブにあるファイルを正確に把握できるようになります。

命名規則に従って名前を付ける際には、論理的で一貫したものにします。ファイル名に日付を入れると、すべてのファイルを時系列に並べることができます。文書の種類を表すキーワードを入れると、検索する時にさらに楽になります。整理して検索するためのタグを付けることもできます。

命名規則は統一したものでなければならないことを覚えておきましょう。同じ種類のファイルの場合は特にそうです。一度決めた方法は、最後まで一貫してそれを使用しましょう。

4. 文書の形式を統一する。

機器のソフトウェアやオペレーティングシステムの変更がファイルとの互換性に影響を及ぼすことがあります。例えば、WindowsからMac のOSに変更した後にファイルにアクセスしようとすると、ファイルの表示が変わってしまったり、書式上の問題が起きたりすることがあります。このようなアップデートの後にファイル形式の標準化や変換をしておくと、それ以降はファイルが最適化された状態を保てます。

ファイルの変換はスペースの削減にもつながります。PowerPointをPDFに変換すると、アニメーションやトランジションを圧縮し、重要なコンテンツを保護したままで、ファイル容量を減らすことができます。

現在使っているソフトウェアより、もっと長期にわたって使うことができるファイルを保管したいなら、それをPDF/Aに変換することを考えてみましょう。PDF/A は、暗号化や編集の必要が無いけれど長く保存しておきたいファイルの場合、最適なアーカイブファイルです。画像（文書や古い記事の写真など）でさえも変換できるので、完璧な形式で末長く、いつでも閲覧することができます。

5. 文書を計画的に統合

文書の多くは大きなデータセットの一部として保持することが重要ですが、個々の文書にアクセスすることはありません。複数の文書を一つのファイルに統合することで、重要なファイルをまとめて保存できます。例えば、各年の税金に関する書類は一つのPDFファイルに統合するとよいでしょう。こうすることで関連書類を常にまとめておくことができる上に、スペースも節約でき、検索もより簡単になります。

通常一緒に開くファイルを統合しておくと、いくつものフォルダーをクリックして、そうしたファイルに到達する手間を省くことができ、アクセスがいっそう簡単になります。ファイルに名前を付けるのも、さらに簡単になります。

6. フォルダーのネスティングシステムを利用する。

フォルダーのネスティングシステムでは、ファイルの検索をより簡単にするために、類似ファイルをまとめてサブグループに含めることができます。

例えば、カップケーキやクッキー、パイ、ケーキを作るベーカリーのオーナーになったとしましょう。焼き菓子の種類毎に上位のフォルダーを作成し、レシピ、材料費、業者、価格表、マーケティング資料などを別のサブフォルダーに保存します。こうすることで、各ファイルを個別に確認せずとも、多くの菓子を直感的に探すことができるネスティングシステムが作成できます。

ネスティングシステムを作成する時には、一度にアクセスするにはどのカテゴリーにするのが最も便利か、考えてください。ベーカーの例では、1回に１つの焼き菓子を作る場合、上記で説明したシステムが最適です。しかし、全てのマーケティングを1度に行う場合、全てのレシピを1度に使う場合、全ての商品に1度に価格をつける場合などには、上位のフォルダーにはタスクの名前を付け、サブフォルダーにはどのタイプの菓子についてなのか、それを表す名前を付けると良いでしょう。

少し考慮するだけで、ネスティングシステムはファイルを整理するだけでなく、ワークフローの能率を上げるのにも役立ちます。

7. zipフォルダーでファイルを圧縮する。

zipフォルダー、またはzipファイルは、特定のタイプの重複情報を削除することでファイルを圧縮できるファイルです。圧縮されたzipファイルは小さく、そのため保管や共有を簡単にできます。また、解凍も簡単にできます。ファイルの解凍は通常1〜2回のクリックでできます。

アクセスするのに2回ほど余分にクリックするので、zipフォルダーには、あまり定期的にアクセスしないファイルを収めるといいでしょう。zipフォルダーへの格納は、ファイルの保存として素晴らしいオプションです。縮小して、ファイルを共有することもできます。

また、簡単に保存、アップロード、共有ができるように、それぞれの文書を圧縮してPDF にすることができます。そうすれば、特定の文書にアクセスするために、ファイルを圧縮して解凍する必要がなくなります。圧縮したPDFを解凍する必要が無いので、定期的にアクセスするファイルに適したオプションです。

8. ファイル整理ソフトウェアを使う。

機器内にあるファイルの整理を手作業で行いたくない場合は、ファイル整理ソフトウェアを購入して使用する方法があります。ファイル整理ソフトウェアは、ネスティングシステムで自動的に分類されるようファイルにタグを付けます。このソフトウェアがあれば、簡単な手作業でファイルの命名規則や、整理方法に一貫性を持たせることができます。

整理された状態を維持することは、機器の効率性と作業の生産性を上げるために重要です。以上、紹介したツールやコツは、職場が自宅の場合でも、外出先の場合でも、または単に機器の性能を向上させたい場合でも、重要なファイルを効率的でアクセスしやすくするのに助けとなるはずです。