デジタルワークフローで重要なプロセスを自動化

自動化をすれば、仕事をよりスマートかつ迅速に進めることができるようになります。デジタルワークフローがどのように生産性を向上させ、仕事の効率性を高められるのか探っていきましょう。

既存のワークフローを電子化する

昨今のリモートワークへの変化が到来する前にも、企業はワークフローを改善するための新しい技術を求めていました。デジタルトランスフォーメーションというトレンドは新しいものではありませんが、新しいトレンドの時代になっています。

増えているリモートワークでの仕事に起こりがちな従業員間のコミュニケーションギャップを埋めるために、多くの企業がデジタルワークフローを慣行として採用しています。デジタルワークフローとは、企業の内部処理を自動化するもので、Frevvo社によると業務の43％が自動化できるとのことです。

重要なワークフローを自動化することで、企業は反復業務やユーザーが引き起こすエラー、そして管理業務の人件費を削減することができます。自動化によって職を失うという不安が多少は生じるものの、デジタルワークフローは企業と従業員の両方にとってメリットがあります。業務を効率化して、従業員の時間を節約するなど改善を進めていくことができるからです。

電子化の対象となる業務を選ぶ

自動化すべきワークフローを決めるために、まずすべきことは業務の内容を精査することです。業務と実績を維持しつつ、自動化による混乱を最小限に抑えることのできる計画を作成します。そのためには、電子化が可能であり、電子化すべき業務を洗い出す必要があります。

手作業による反復業務は、自動化対象にすべき最初の業務でしょう。仕分け、ラベル付け、電子文書のファイリングといった単純作業は自動化しましょう。より主観的な意見や情報を必要とするプロセス（品質管理や編集者の承認）は自動化にあまり適しません。

ワークフローの精査を実施して、どの手作業が電子化されるべきかを決定します。その精査により、手作業処理にかけている時間やリソースを把握することができます。また、デジタルワークフローをすれば節約できる時間や経費を浮き彫りにすることができます。

新しいデジタルワークフロー向けのワークフローマップを作成する

目標を達成するには、その目標の中味を把握しなければなりません。自動化への取り組みをスムーズに進めるためにもワークフローマップを作りましょう。このマップは、業務の開始から終了までを電子化する予定の全プロセスを詳細に記載したレポートです。このビジュアルのマップは、ワークフローの各項目について、自動化できる部分と実際に自動化される部分、さらに自動化によって得られる結果を表示しているのでとても便利です。

このマップは自動化によるエラーを識別するためのツールとして、また将来の自動化プログラムのための計画案としても利用できるため、それぞれの自動化業務に対して個別のワークフローマップを作成することが重要です。

新しいワークフローを全員が使えるようにする

新しいワークフローはそれを必要とする従業員全員が利用できて初めて役に立つものです。ワークフローの透明性が鍵となります。ワークフローマップがあれば、現従業員が新しい従業員に新しく自動化された業務のことについて教えることができ、また職務のどの部分がどのように変更されるのかも把握できます。クラウドベースのストレージは、全員がいつでもどこからでも重要文書にアクセスすることができるようになる便利なソリューションです。

ワークフローマップを保存、共有する場合は、大規模な共有が可能なPDFに適したフォーマットにします。ファイルをPDFに変換する際には、内容が誤って変更されないように、編集権限を設定するか、変更不能文書にすることができます。また、PDFは容量のかさむPowerPointと比較すると、少ないストレージスペースですみます。会社が共有サーバーを利用している場合は、ストレージスペースの節約になります。

適切かつ頼りになる自動化ソフトウェアを見つける

自動化ソフトウェアは数あるタイプから選択することができます。以下はその一例です。

顧客関係管理：

顧客関係管理ソフトウェア（CRM）は顧客データの評価と管理を実行します。CRM ソフトウェアはすべての既存顧客と見込み顧客のデータを保管する中央ハブ、あるいはビジネスの機会を識別するためにデータを分析するソフトウェアとして利用できます。
人事管理ソフトウェア：

人事管理ソフトウェア（HRMS）は、人事規程、従業員データ、福利厚生データなど会社の人事を管理します。HRMS により、会社内の重要文書に簡単にアクセスできます。
ビジネスプロセス管理：

ビジネスプロセス管理（BPM ）ソフトウェアは自動化された業務の作成、導入、閲覧のための中央ハブとして機能します。企業がデジタルワークフローを最適化できるよう、業務自動化による結果レポートを作成します。

自社に合った自動化ソフトウェアのソリューションを選択する際には、ワークフローマップに記載されたニーズや優先事項を確認しましょう。

役割と権限を明確にする

どの従業員が、どの文書にアクセスできるのかは、どのデジタルワークフローにも共通するセキュリティに関する重要な問題です。職場で混乱を生むことなく、従業員が効率よく働くために必要なのはアクセス権です。そして、誤って人に機密情報へのアクセスを許可するような行為は避けなければなりません。例えば、人事マネジャーはHRMSに保存された全ファイルへのアクセスを必要としますが、一般の従業員には許可された情報だけ閲覧できるようにします。

役割と権限を割り当てるのは、ソフトウェアが正常に機能し、リスクにならないようにするための重要な手順です。プラットフォームで明確な役割を割り当ていれば、トレーニングや調整にあたる期間を短縮することができます。

まずテスト、次にデプロイ

新しいデジタルワークフローの自動化は導入する前に必ずテストを行います。特に顧客に接するワークフローに関しては最新の注意を払います。このテストには、顧客のフェイクアカウントの作成、購入の最初から最後までの管理、あるいはチャットボットとのやりとりが含まれる場合もあります。新しいワークフローは、すべての従業員に適用する前に、混乱を引き起こす、または通常業務を妨げる可能性のあるエラーを解決しておくことが大切です。

KPIの進捗状況を確認する

新しいデジタルワークフローが役に立っているかどうかは、どうすればわかるのでしょう？主要業績評価指標（KPI）は新しいワークフローの自動化がビジネス目標の達成に役に立っているかどうかを確認する優れた進捗トラッカーです。指標は他のデータ指標よりも簡単に調整できます。企業のニーズや優先事項が変わるにつれ、デジタルワークフローも変更する必要があるため、この指標は重要です。

例えば、あるKPIが新規購入のアカウントを基にした四半期毎の新規顧客を算出しているとします。アカウント数が増加していれば、CRMが機能していることになります。

より高い生産性に向けてデジタルワークフローを微調整する

この微調整は「設定するだけ」では意味がありません。デジタルワークフローの導入後には、自動化がKPIで良い傾向を示しているかどうか確認し、また改善の余地があればそれを特定します。定期的に過去を振り返り、進捗状況を確認することで、デジタルワークフローを最適化して業績を上げ、従業員のモチベーションを高めることができます。

業績を常に把握するためにはまず、新しいワークフローを定期的に確認する必要があります。しかしデジタルワークフローは、適切に導入され、定期的にチェックされることで、時間や経費を節約し、業務全般の効率を向上させるのです。自動化されたワークフローを適切に展開し、慎重に計画し、厳密に評価することで、時間の経過とともに生産性が大幅に向上していきます。