業務効率化の手法と進め方とは？基礎知識と現場で役立つアイデアを紹介

そもそも「業務効率化」とは？

今回はどのようなケースにも当てはまるように「業務効率化」の抽象化から始めます。業務効率化とは、業務における以下3つの要素を解消することです。

1. 業務における「ムリ」を解消すること
2. 業務における「ムダ」を解消すること
3. 業務における「ムラ」を解消すること

このムリ・ムダ・ムラ、通称「3M」を無くすことが、どの業界・業種にも共通する「業務効率化」です。そして3Mを無くし、より少ない時間・コストで同じ成果を達成することが、業務効率化のゴールになります。

なお、業務効率化と似た言葉として「生産性向上」がありますが、生産性向上は「より少ないリソースで、より多くの成果を上げること」を指し、異なる概念です。

ちなみに「業務効率化」と聞くと、ひとつの課題だけを改善することだと捉える方が多いかもしれません。しかし、実はこれら3Mは同時に発生しているケースもあり、解決すべきことが相互に関係しています。そのため、単独の課題であると捉えると失敗してしまうのです。

では次に、この3M（ムリ・ムダ・ムラ）とは具体的にどのようなものなのか、確認していきましょう。

業務における「ムリ」な作業とは

ムリとは「筋道が通らないこと。行うのが非常に難しいこと」です。

業務においていえば、あらかじめ定められた、もしくは決められたリソースの中で実現できないことをやろうとしている状況、といえます。具体例は以下のとおりです。

▼「業務におけるムリ」の具体例

• あまりにも高すぎる目標で達成できない
• 業務に必要な設備が整っていない
• 必要最低限の人員が確保できていない

業務における「ムダ」な作業とは

次に、業務の「ムダ」についてみていきましょう。

ムダとは「役に立たないこと。それを実行するだけの価値がないこと」です。つまり、業務においては「不必要な作業や、費用対効果が低いこと」を指します。具体例は以下のとおりです。

▼「業務におけるムダ」の具体例

• 複数回にわたって、重複して作業している
• 集計や分析を手作業で行っている
• 実際には使用しない書類を形式的に作成している

業務における「ムラ」がある作業とは

次に、業務の「ムラ」についてみていきましょう。

ムラとは「色の濃淡が一様でないこと。物事が安定しておらず、不揃いであること」です。業務においては「労力や品質にバラツキ」があることを指します。具体例は以下のとおりです。

▼「業務におけるムラ」の具体例

• 特定の部署や担当者に業務が集中している
• 月初や月末など特定の期間に作業が過集中してしまう
• 関わる担当者によって、対応や製品の品質に差が生まれている

これらの具体例を見て、なかには心当たりがある人もいるかもしれません。こういった3Mが生じると、長時間労働や生産性の低下、品質の低下などにつながってしまいます。

では、これら3Mはなぜ発生してしまうのでしょうか？

適切に業務効率化を進めるために、続いては3Mが発生・持続してしまう原因を押さえましょう。

外部環境による原因

最後に紹介するのが「外部環境による原因」です。

自社を取り巻く環境や社会の変化などによって、3Mが発生するケースを指します。細かく見ると、以下3つのことが3Mを発生させています。

1. 市場環境の変化
2. 技術の変化
3. 法制度の変化

具体的には「市場の変化によって、従来のやり方が通用しなくなってしまった（ムリ）」、「技術革新に対応できず古いツールを使い続けている（ムダ）」、「法制度の変化によって有資格者による作業しか認められなくなってしまったため、作業がない人員が生まれてしまった（ムラ）」といった例が挙げられます。

なお、このケースについては、企業側でコントロールできないため解決が難しいこともあります。そのため、外部環境の原因が生じた際には、発生直後にどう動くかが肝心です。

では続いて、これらの原因に沿った「業務効率化の方法」を解説します。

業務効率化の方法

3Mが発生・持続してしまうのは「組織体制・業務習慣による原因」「心理的な原因」「外部環境の原因」によるものだとわかりました。裏を返せば、これらの原因を改善できれば業務効率化は実現できます。

それでは、原因ごとに解決策を見ていきましょう。

「組織体制・業務習慣による原因」の解決策

まず、「組織体制・業務習慣による原因」の解決方法です。

大きく以下4つの方法が挙げられます。

1. メンバー間のコミュニケーションを促進させる
2. メンバーの能力を把握し、それに見合った仕事に配置する
3. 形式的な業務を削減する
4. 人材育成を継続的に実施する

「心理的な原因」の解決策

心理的な原因の解決策は「客観視すること」「仕組み化すること」の2点に集約されます。

それでは原因ごとに解決策を紹介します。

1. 他者の意見を取り入れて現状維持バイアスを防ぐ
2. 客観的なデータを参考にして、アンカリング効果を防ぐ
3. 客観的かつ批判的な意見を意図的に集め、確証バイアスを防ぐ
4. 外部研修を取り入れて、過剰な楽観主義を防ぐ

業務効率化が上手く進まないNG例5選と対策

これからご紹介する5つのNG例は、多くの企業で見られる共通の課題です。これらの失敗例を参考にし、適切な対策を講じることで、業務効率化の成功確率を高められます。それでは、業務効率化のNG例を見ていきましょう。

【NG例1】目標設定が曖昧なまま進めてしまっている

目標設定が曖昧なままでは、業務効率化は上手くいきません。例えば「業務効率化を行う」という漠然とした目標だけで改善プロジェクトがスタートし、具体的な目標数値や達成基準を設けていない場合を考えてみましょう。

この場合、具体的にどのような方向で、どの程度の水準を目指しているのかが不明瞭です。そのため、次第にメンバー各人が独自の解釈でアクションを取るようになります。また、具体的な指標がないため進捗状況の評価ができません。そして、プロジェクトが進展しないことで関係者のモチベーションは低下し、やがてプロジェクトは頓挫してしまうのです。

こうした事態を避けるためには、具体的な目標数値や期限を設けましょう。

【NG例2】関係者間の連携が不足しがち

関係者間の連携が不足していると、業務効率化のプロジェクトは上手く進みません。例として、新システムの導入プロジェクトにおいて、開発チームと運用チームの間で連携が取れていない場合を考えてみましょう。

開発チームにて、サービスログイン時のユーザー認証機能の実装をしていたものの、カスタマーサポートチームにはその詳細を伝えていなかったとします。そうなると、ユーザー認証という大規模な変更が行われたにもかかわらず、カスタマーサポートチームはそれを知らないまま通常業務をすることになります。

結果として、運用段階で「これまでは認証がなかったのに、認証なしではログインできなくなってしまった」とユーザーからの問い合わせが急増し、3Mが発生してしまうでしょう。

こうした事態を避けるためには、定期的なミーティングや部門を越えた情報共有の機会を設けることが必要です。

【NG例3】適切でないツールを選定・導入してしまった

適切でないツールを選定・導入し、業務効率化が進まないケースもよくあります。例えば、業務プロセスの自動化を図るために、多機能なツールを導入した場合を考えてみましょう。

そのツールは上手く使いこなせれば改善の効果は見込めるものの、操作方法が複雑で、導入後に現場担当者が使いこなせなかったことが発覚したとします。

こうした場合、多くの時間を費やしてトレーニングを行ったとしても、習熟までのハードルが高く、現場では従来の方法を続ける可能性が高まります。結果、業務効率化は進まず、頓挫してしまうでしょう。

こうした事態を避けるためには、ツール選定時に現場の声をよく聞き、なおかつ実際にツールを試してみることが重要です。ツール導入の際には、契約前のトライアル期間を設けて、運用できるかどうかも考慮しましょう。自社に合ったツールや施策をきちんと検討することが大切です。

【NG例4】メンバーからの抵抗が強すぎる

業務効率化の取り組みが上手く進まない理由のひとつに、メンバーからの抵抗があります。

例えば、現場社員たちが従来のやり方に強いこだわりがあったり、新システムの導入・運用に対して難色を示していたりするケースが考えられます。この状況下で、新しい生産管理システムを導入する場合を考えてみましょう。

新システムの導入を周知したところ、現場社員を中心に「これまでの方法で十分上手くいっている」「新システムの使い方が難しい」といった批判的な声が上がったとします。

このような状況では、新システムの導入が遅れたり、そもそも運用が定着しない可能性があります。

このような事態を避けるためには、メンバーの抵抗を和らげる工夫が必要です。具体的には、導入前に説明会を開いたり、メリットや使い方を丁寧に説明したりする方法が挙げられます。また、新システムを使用したメンバーには手当を付けるといった評価制度の刷新も効果的です。

【NG例5】一回やって終わりになってしまっている

業務効率化の取り組みが一回限りで終わってしまうと、持続的な改善が望めません。例えば、一度だけ業務プロセスの見直しを行い、業務効率化を図ったとします。しかし、導入したツールや方法が次第に現場で使われなくなり、元の非効率なやり方に戻ってしまった場合を考えてみましょう。

このような事態を防ぐためには、定期的な振り返りを仕組み化する方法が効果的です。例えば、週次・月次で振り返りミーティングを実施するといった取り組みです。このように、振り返りの機会を短いスパンで設けることで改善フローの定着が見込めます。

以上が、業務効率化が進まない場合のNG例5選と対策でした。ここまでご紹介したコツを押さえて、効果的な業務効率化を進めてみてください。

とはいえ、多くの企業では日々の業務に追われ、継続的な業務改善に時間を割けない現実があります。特に、どの業界でも発生する書類業務は、手間がかかりがちな業務の代表例です。例えば「請求書や契約書など、書類業務が多すぎて手が空かない」「書類管理が煩雑になりすぎていて、目的の情報を探すだけで一苦労」といった声は多くの現場で聞かれます。

このような書類業務を効率化するために、オススメなのが「Acrobat Pro」です。

Acrobat Proは全世界で使われているPDFツールで、書類の作成・編集・管理作業が大幅に簡略化され、業務効率化に大きく貢献してくれます。それではAcrobat Proを導入するメリットを詳しく紹介します。

Adobe Acrobat Proを使って、文書業務を効率化しよう！

法人版Adobe Acrobatは、ビジネスに特化したPDFツールです。PDFの編集や共有、電子サインに至るまで、PDFに関する便利な機能が一つに集約されており、世界中の企業が業務推進に活用しています。今回は6つの特長をピックアップしてご紹介します。

1. PDF上のテキストと画像をサッと編集できる
2. ファイル形式を変換できる
3. 文書の整理整頓がラクにできる
4. 文書を安全に管理できる
5. リンクを送信して誰とでも文書を共有できる
6. 電子サインの署名・送信ができる

Acrobat Proを詳しくみる

【特長1】PDF上のテキストと画像をサッと編集できる

PDF上のテキストの編集や、テキストの新規追加が可能です。また、画像や図形の追加や差し替え、フリーハンドでの書き込みなどもできます。Acrobat Proを使えば、誤字脱字の修正やロゴ画像の差し替えが、あっという間に終わります。

【特長2】ファイル形式を変換できる

Microsoft Excel・Microsoft Word・Microsoft PowerPoint、そしてPNGやJPEGといったファイル形式と、PDFを相互に変換できます。変換の操作もわずか数クリックだけで済み、状況に応じたファイル形式への変換が可能です。容量が重く、メールでの送付が難しいファイルも、PDFに変換すればスムーズに送信できます。

【特長3】文書の整理整頓がカンタンにできる

Acrobat Proでは、PDFページの並び替えや削除、PDFファイルの結合などもカンタンに行えます。これまで使用した提案資料をひとつにまとめたり、日付順に並べ替えたりすることも可能です。

また、Acrobat Proではキーワードで検索し、目的のファイルを瞬時に見つけることもできます。複数ファイルを横断して検索できるほか、大文字と小文字を区別した検索・完全一致による検索なども可能なため、目的の情報に瞬時にアクセスできます。

【特長4】文書を安全に管理できる

PDFファイルにパスワードを設定し、文書を安全に管理できます。Acrobat Proでは、ファイルを開くためのパスワードと、操作を制限する権限パスワードの2種類の設定が可能です。権限パスワードでは印刷・編集・コピーの制限ができます。また、Acrobat Proには墨消し機能も搭載されています。Acrobat Proの墨消し機能は、PDFファイル内の情報を削除したうえで塗りつぶしを行うため安心です。

【特長5】リンクを送信して誰とでも文書を共有できる

PDFのリンクを共有し、ひとつのファイルを複数人で、同時に確認できます。複数人での共同レビューができるため、印刷して紙での回覧も不要です。また、レビュー状況を視覚的に把握できるため、進捗管理にも役立ちます。なお、Acrobat ProはPC以外にモバイル端末でも使えるため、いつでもどこでもコメントやレビューが行えます。