デジタルワークフローで重要なプロセスを自動化

1. 電子化の対象となる業務を選ぶ

自動化すべきワークフローを決めるために、まずすべきことは業務の内容を精査することです。業務と実績を維持しつつ、自動化による混乱を最小限に抑えることのできる計画を作成します。そのためには、電子化が可能であり、電子化すべき業務を洗い出す必要があります。

手作業による反復業務は、自動化対象にすべき最初の業務でしょう。仕分け、ラベル付け、電子文書のファイリングといった単純作業は自動化しましょう。より主観的な意見や情報を必要とするプロセス（品質管理や編集者の承認）は自動化にあまり適しません。

ワークフローの精査を実施して、どの手作業が電子化されるべきかを決定します。その精査により、手作業処理にかけている時間やリソースを把握することができます。また、デジタルワークフローをすれば節約できる時間や経費を浮き彫りにすることができます。

2. 新しいデジタルワークフロー向けのワークフローマップを作成する

目標を達成するには、その目標の中味を把握しなければなりません。自動化への取り組みをスムーズに進めるためにもワークフローマップを作りましょう。このマップは、業務の開始から終了までを電子化する予定の全プロセスを詳細に記載したレポートです。このビジュアルのマップは必要不可欠です。なぜなら、ワークフローの各項目について、自動化が可能なのは何か、そして何が実際に自動化されるのか、さらに自動化によって得られる結果を表示するからです。

このマップは自動化によるエラーを識別するためのツールとして、また将来の自動化プログラムのための計画案としても利用できるため、それぞれの自動化業務に対して個別のワークフローマップを作成することが重要です。

3. 新しいワークフローを全員が使えるようにする

新しいワークフローはそれを必要とする従業員全員が利用できて初めて役に立つものです。ワークフローの透明性が鍵となります。ワークフローマップがあれば、現従業員が新しい従業員に新しく自動化された業務のことについて教えることができ、また職務のどの部分がどのように変更されるのかも把握できます。クラウドベースのストレージは、全員がいつでもどこからでも重要文書にアクセスすることができるようになる便利なソリューションです。

ワークフローマップを保存、共有する場合は、大規模な共有が可能なPDFに適したフォーマットにします。ファイルをPDFに変換する際には、内容が誤って変更されないように、編集権限を設定するか、変更不能文書にすることができます。また、PDFは容量のかさむPowerPointと比較すると、少ないストレージスペースですみます。会社が共有サーバーを利用している場合は、ストレージスペースの節約になります。Acrobat Readerをダウンロードすれば、社員全員がPDFを簡単に閲覧して共有することができ、スムーズな共同作業と組織内の効率的なコミュニケーションを確保できます。

4. 適切で頼りになる自動化ソフトウェアを見つける

自動化ソフトウェアは数あるタイプから選択することができます。以下はその一例です。

CRM（顧客関係管理）

顧客関係管理ソフトウェア（CRM）は顧客データを評価し、管理します。CRM ソフトウェアはすべての既存顧客と見込み顧客のデータを保管する中央ハブ、あるいはビジネスの機会を識別するためにデータを分析するソフトウェアとして利用できます。

人事管理ソフトウェア

人事管理ソフトウェア（HRMS）は、人事規程、従業員データ、福利厚生データなど社内の人事を管理します。HRMS により、会社内の重要文書に簡単にアクセスできます。

ビジネスプロセス管理

ビジネスプロセス管理ソフトウェアは自動化された業務の作成、導入、閲覧のための中央ハブとして機能します。企業がデジタルワークフローを最適化できるよう、業務自動化による結果レポートを作成します。

自社に合った自動化ソフトウェアのソリューションを選択する際には、ワークフローマップに記載されたニーズや優先事項を確認しましょう。

5. 紙のファイルを電子化

現在のプロセスでは、紙の書類のアーカイブとファイリングシステムに頼っているかもしれません。それでは便利な情報を不便にし、デジタルワークフローの中でそうした書類にアクセスするのは不可能です。紙のファイルを電子ファイルに変換して、こうしたデータをシステムに組み込みましょう。その文書が人事関連でも、顧客情報や内部共同作業に関連するものでも、スキャンする必要がある文書を選別して、電子化プロジェクトを計画しましょう。Adobe Scanは無料のモバイルアプリで、このようなプロセスを簡単にしてくれます。しかも、Adobe AcrobatのOCRテクノロジーは、スキャンしたテキストを編集可能にします。

6. 役割と権限を明確にする

どの従業員や共同作業メンバーが、どの文書にアクセスできるのかは、どのデジタルワークフローソフトウェアにも共通する、セキュリティの重要な問題です。職場で混乱を生むことなく、従業員が効率よく働くために必要なのはアクセス権です。そして、誤って人に機密情報へのアクセスを許可するような行為は避けなければなりません。例えば、人事マネジャーはHRMSに保存された全ファイルへのアクセス権を持っているべきですが、一般の従業員は許可された情報しか閲覧できないようにするべきです。

役割と権限を割り当てるのは、ソフトウェアが正常に機能し、リスクにならないようにするための重要な手順です。プラットフォームで明確な役割を割り当ていれば、トレーニングや調整にあたる期間を短縮することができます。

7. まずテスト、次にデプロイ

新しいデジタルワークフローの自動化は導入する前に必ずテストを行います。特に顧客に接するワークフローに関しては最新の注意を払います。このテストに含まれるのは、例えば、顧客のフェイクアカウントの作成、購入の最初から最後までの管理、あるいはチャットボットとのやりとりなどです。新しいワークフローは、すべての従業員に適用する前に、混乱を引き起こす、または通常業務を妨げる可能性のあるエラーを解決しておくことが大切です。

8. KPIの進捗状況を確認する

新しいデジタルワークフローが役に立っているかどうかは、どうすればわかるのでしょう？主要業績評価指標（KPI）は新しいワークフローの自動化がビジネス目標の達成に役に立っているかどうかを確認する優れた進捗トラッカーです。指標は他のデータ指標よりも簡単に調整できます。企業のニーズや優先事項が変わるにつれ、デジタルワークフローも変更する必要があるため、この指標は重要です。

例えば、あるKPIが新規購入のアカウントを基にした四半期毎の新規顧客を算出しているとします。アカウント数が増加していれば、CRMが機能していることになります。