GoogleスプレッドシートをPDFへ変換し保存（書き出し）する方法

【手順1】「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択する

PDFに変換したいGoogleスプレッドシートを開き、「ファイル」メニューから「ダウンロード」→「PDF（.pdf）」を選択します。

【手順2】印刷設定後、PDFをダウンロードする

「PDF（.pdf）」を選択すると、印刷設定のページが開きます。

右側のメニューで、PDFに変換する範囲や用紙サイズ、ページの向きなど、詳細な設定を行います。

【手順3】作成したPDFを共有や保存する

GoogleスプレッドシートをPDF形式に変換した後は、メールやチャットツールをとおして共有したり、スマホに保存したりしましょう。

PDFファイルをスマホに保存すると、iPhoneであれば「ファイル」アプリ、Androidであれば「Files by Google」アプリで内容を確認できます。

なおアプリでは、PDFに変換する際に改ページや余白などの細かい印刷設定ができません。

見やすいPDFファイルを作成するには、PCで作業するのがオススメです。

【ポイント1】縦長や横長のGoogleスプレッドシートは印刷設定を変える

Googleスプレッドシートのデータ全体が縦長や横長の場合、1ページのPDFファイルに収めようとすると、ぎゅっと圧縮されて表示され、余白が多くなってしまいます。

このような場合は、「ファイル」メニューから「ダウンロード」→「PDF（.pdf）」を選択した際の印刷設定で、余白を調整しましょう。

【縦長のシートの場合】

縦長で左右の余白が多いシートの場合は、スケールを「幅に合わせる」に設定します。

文字が大きくなり、余白も調整され、見やすいPDFファイルになりました。

右上の青い「エクスポート」ボタンをクリックして、PDFファイルとしてダウンロードしましょう。

【横長のシートの場合】

横長で下の余白が多いシートの場合は、スケールを「高さに合わせる」に設定します。

文字が大きくなり、余白も調整され、見やすいPDFファイルになりました。

右上の青い「エクスポート」ボタンをクリックして、PDFファイルとしてダウンロードしましょう。

なお、この方法で横長のシートを調整すると、列の途中でページ送りされて、何についてのデータなのかがわかりにくくなることがあります。

そのようなときは、Googleスプレッドシートの特定の列を固定して、PDFファイルの全ページに表示する設定にしてみてください。

例えばB列までを固定したい場合、B列を選択し、「表示」メニューから「固定」→「列 B まで」をクリックします。

すると、B列までをPDFファイルの全ページに表示でき、データの参照がしやすくなります。

固定した列が全ページに表示されていない場合は、「印刷設定」の「ヘッダーとフッター」のタブを開き、「固定列を繰り返す」にチェックが入っているかどうかを確認してください。

【ポイント2】必要なセルのみを指定して変換する

Googleスプレッドシートは、必要な箇所のみを範囲指定してPDFに変換することも可能です。

シートのデータが多く、全てPDFに変換するとサイズが大きくなってしまう場合、変換する範囲を指定しましょう。

まずGoogleスプレッドシートを開いて、PDFに変換したいセルの範囲をドラッグ＆ドロップで選択します。

「ファイル」メニューから「ダウンロード」→「PDF（.pdf）」を選択します。

印刷設定画面が開いたら、「エクスポート」のプルダウンメニューから「選択中のセル」を選択してください。

右上の青い「エクスポート」ボタンをクリックすると、選択中のセルのみのPDFファイルをダウンロードできます。

【ページの余白を調整できる】PDFをトリミング

「PDFをトリミング」を使うと、PDFファイルのページの一部を切り取ってトリミングできます。GoogleスプレッドシートからPDF形式に変換した後でも、ページの余白を調整できるので便利です。

PDFをトリミングする方法は、以下の動画でも解説していますので、ぜひご覧ください。

https://youtu.be/HdChXDVgv2s

【手順1】Adobe Acrobat オンラインツールにPDFファイルをアップロードする

「PDFをトリミング」ページにアクセスし、トリミングしたいPDFファイルを、以下のいずれかの方法でアップロードします。

• グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
• 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PDFファイルを選択する

アップロードが完了したら、Acrobat オンラインツールにログインします。ログイン方法は、Adobe アカウントに加えて、Google アカウント、Facebook アカウント、Apple IDから選べます。アカウント作成は無料です。

【手順2】ページをトリミングする

トリミングするページを指定します。左に表示される「ページ範囲」で「すべて」を選択すると全ページを一括でトリミング、開始ページと終了ページを入力すると指定したページをまとめてトリミングできます。1ページのみをトリミングしたい場合は、そのページをクリックしましょう。

ページの周囲にある青い枠をドラッグするとトリミングできます。半透明の青い部分がなくなり、白い箇所のみが残されます。

調整できたら「トリミング」ボタンをクリックしてください。

【手順3】PDFファイルをダウンロードする

トリミングが反映されたら、「ダウンロード」ボタンをクリックしてPDFファイルをダウンロードしてください。

以上でPDFのトリミングは完了です。

【他の資料とまとめられる】PDFを結合

「PDFを結合」を使うと、複数のPDFファイルを結合し、1つの資料にまとめられます。Googleスプレッドシートから変換した表形式のPDFファイルに、GoogleドキュメントやMicrosoft Wordから変換したテキスト形式のPDFファイルや、PowerPointから変換したスライド形式のPDFファイルなどを結合でき、非常に便利です。

PDFファイルを結合する方法は、以下の動画でも解説していますので、ぜひご覧ください。

https://youtu.be/k-wRMwa2cZM

【手順1】Adobe Acrobat オンラインツールにPDFファイルをアップロードする

「PDFを結合」ページにアクセスし、圧縮したいPDFファイルを、以下のいずれかの方法でアップロードします。

• グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
• 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PDFファイルを選択する

すると、アップロードしたファイルが一覧で表示されます。

【手順2】ファイルの順番を並べ替える

PDFファイルは上から順に結合されます。PDFの結合順を変えたい場合は、ファイルをドラッグし、移動したい位置まで動かすと、順番を入れ替えられます。

新たにファイルを追加したい場合は、上部のファイルのアイコンをクリックしてから、ファイルを挿入したい位置の「＋」アイコンを選択します。

その後、PCに保存されているファイルから追加したいフォルダを選択し、挿入します。

【手順3】PDFファイルをダウンロードする

画面右上の「結合」をクリックすると結合の処理が開始します。

結合が完了すると「ダウンロード」ボタンが表示されるので、クリックしてPDFファイルをダウンロードしてください。

以上でPDFファイルの結合は完了です。

【PDFのファイルサイズを小さくできる】PDFを圧縮

ページ数の多いPDFファイルの場合、ファイルサイズが大きくなってメールへの添付がしにくくなったり、ダウンロードに時間がかかったりといった問題が起こることがあります。「PDFを圧縮」を使えば、カンタンな手順でPDFファイルの容量を小さくできるので、より取り回しのよい資料にすることが可能です。

PDFファイルの容量を圧縮する方法は、以下の動画でも解説していますので、ぜひご覧ください。

https://youtu.be/axpp5cG66ic

【手順1】PDFファイルをアップロードする

「PDFを圧縮」ページにアクセスし、圧縮したいPDFファイルを、以下のいずれかの方法でアップロードします。

• グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
• 中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックして、PDFファイルを選択する

【手順2】圧縮レベルを選択して圧縮する

圧縮レベルを「高・中・低」から選びます。ファイルの容量をなるべく小さくしたい場合は「高」を、画質を優先したい場合は「中」や「低」を選んでください。その後「圧縮」をクリックすると、圧縮されたPDFファイルがプレビューで表示されます。

その後、プレビュー画面の左に表示される「ダウンロード」をクリックすれば、圧縮後のPDFファイルをダウンロードできます。

ちなみに、PDFファイルのトリミングや結合、圧縮といった編集作業を頻繁に行いたい人は、Google Chromeのブラウザに「Adobe Acrobat オンラインツール」の拡張機能を入れておくと便利です。使いたい時に、拡張機能上のアイコンをクリックするとすぐにAcrobat オンラインツールにアクセスできます。

Adobe Acrobat オンラインツールの拡張機能をインストールする

Acrobat オンラインツールは、記事後半の「PDFをGoogleスプレッドシートに変換する方法」でも紹介します。

続いて、Google スプレッドシートにPDFファイルへのリンクを挿入する方法を説明します。

【手順1】PDFをGoogleドライブにアップロードする

GoogleスプレッドシートにPDFファイルへのリンクを挿入するには、まずGoogleドライブにPDFファイルをアップロードする必要があります。

Googleドライブにアクセスし、画面左上の「＋ 新規」マークをクリックします。

「ファイルのアップロード」を選択し、Googleスプレッドシートにリンクを挿入したいPDFファイルをアップロードします。

（PDFファイルをGoogleドライブにドラッグ＆ドロップしてもアップロードできます）

【手順2】PDFのリンクをコピーする

アップロードしたPDFファイルをクリックして選択し、右上のメニューの「リンク」マークをクリックします。

（右クリックで「リンクを取得」を選択する方法もあります）

リンク共有の画面が開くので、「一般的なアクセス」でPDFファイルの共有範囲を設定しましょう。

なお、リンクの共有設定を「リンクを知っている全員」にすると、何かのきっかけでスプレッドシートのリンクが漏れた場合に、PDFファイルの情報が見られてしまいます。

一方、アクセス権のあるユーザーのみが閲覧できる「制限付き」にすると、情報が漏れる可能性は低くなりますが、ユーザーの追加や削除といった手間がかかります。

共有範囲の設定は、内容の機密性や管理コストを考慮して決めましょう。

共有設定ができたら、左下の「リンクをコピー」をクリックしてください。

その後「完了」を選択して画面を閉じます。

【手順3】Googleスプレッドシートにリンクを挿入する

次に、PDFファイルへのリンクを挿入するGoogleスプレッドシートを開きます。

任意のセルを右クリックし、「リンクを挿入」を選択します。

「テキスト」に任意のテキストを入力し、その下の枠に、共有したいPDFファイルへのリンクを貼り付けます。

「テキスト」を空欄のままにした場合は、リンクのURLがそのまま表示されます。

リンクを貼り付けたら、「適用」をクリックします。

指定したセルに、PDFファイルへのリンクが設定できました。

【手順1】PDFをExcel形式のファイルに変換する

PDFファイルをGoogleスプレッドシートに変換するには、まずExcel形式のファイルに変換する必要があります。

最初に、Acrobat オンラインツールの「PDFをExcelに変換」にアクセスします。

Excelに変換したいPDFファイルを中央の枠線内にドラッグ＆ドロップします。

すると、PDFがExcelに自動で変換され、ダウンロードできる画面に移ります。

左上の「ダウンロード」をクリックし、PCにダウンロードしてください。

【手順2】PDFからExcelに変換したファイルをGoogleドライブにアップロードする

Googleドライブにアクセスして、左上の「＋新規」から「ファイルのアップロード」をクリックします。

ファイルの選択画面が表示されたら、先程PDFからExcelへと変換したファイルを選択してアップロードします。

【手順3】アップロードしたExcelをGoogleスプレッドシートで開く

Excelをアップロードできたら、Googleドライブ上でExcelを右クリックして、「アプリで開く」→「Googleスプレッドシート」を選択します。

ExcelをGoogleスプレッドシートのアプリで開きました。

なお、Excelへの変換時に、書式が崩れる場合があるので、目視で元のドキュメントと照らし合わせて確認するようにしてください。

【手順4】ExcelをGoogleスプレッドシートとして保存する

次に、「ファイル」メニューから「Googleスプレッドシートとして保存」を選択します。

新たなタブでGoogleスプレッドシートが開きました。

Googleドライブ上には、元のExcelが保持されたまま、同じ名前のGoogleスプレッドシートのファイルが作成されています。