비즈니스 데이터 손실을 방지하는 방법

데이터 유출, 도용, 재해 발생은 최악의 시나리오입니다. 데이터 참사가 발생하는 상황에 대비하고 복구 방법을 알아보세요.

존재하지 않는 완벽한 스토리지 시스템

데이터 시스템에 장애가 발생하는 경우를 살펴보세요. 자연재해는 데이터 스토리지를 망가뜨릴 수 있고, 악성 코드는 파일을 훼손할 수 있습니다. 2021 Webroot Threat Report에 따르면 모든 PC의 절반 정도는 어느 시점에서 감염되는 것으로 나타났습니다. 이러한 문제는 이익 손실과 브랜드 이미지 실추 또는 더 최악의 상황으로 이어질 수 있습니다. IBM에 따르면 17개 국가와 지역의 데이터 유출로 인한 평균 총비용이 2020년 386만 달러에서 424만 달러로 증가한 것으로 나타났습니다. 우려와 걱정이 엄습하지만, 이러한 데이터 유출에 대비할 방법이 있습니다.

다행히도 최적의 툴을 사용하면 기업의 디지털 자산을 보호할 수 있습니다.

파일의 안전한 관리가 중요한 이유

위험을 최소화하는 조치는 모든 비즈니스가 갖춰야 할 필수 사항이며, 중요한 비즈니스 파일 손실로 인한 불이익도 예외가 아닙니다. 다음 결과를 초래할 수 있습니다.

이익 손실: 데이터 손실은 새로운 비용이나 비용 손실을 의미합니다. 부주의나 인적 과실이 수반된 경우 복구 비용과 직원 퇴직금까지 이 손실에 포함됩니다.
이미지 실추: 심각한 수준의 데이터 유출은 브랜드 이미지에 큰 타격을 입힐 수 있습니다.
생산성 저하: 손실된 비즈니스 데이터를 복구하는 데 며칠에서 몇 주의 소중한 시간을 투자해야 할 수 있습니다.
비즈니스 실패: 최악의 경우 데이터 손실로 인한 비즈니스 중단을 초래할 수 있습니다.

비즈니스 데이터 손실을 초래하는 일반적인 원인

데이터 복구의 첫 단계는 기업 데이터 손실의 원인을 파악하는 것입니다.

악성 코드 및 바이러스

악성 코드와 바이러스는 기업, 공공 기관, 사용자에게 심각한 위협입니다. 이러한 사이버 보안 위협은 이메일 사기 등 다양한 형태를 취합니다. 뉴욕주립대학교 버팔로 캠퍼스에 따르면 학생 취업 제안을 사칭한 스팸 이메일이 이러한 위협의 최신 버전으로 기승하고 있으며, 거의 모든 것이 매우 그럴듯하게 보이는 공통점이 있습니다.

기업은 자선 기부를 요청하는 "회계 팀 소속 Jim"을 사칭한 이들이 보낸 가짜 이메일을 받을 수 있습니다. Google과 같은 신뢰할 수 있는 제공업체의 룩앤필을 그대로 모방해 정보를 도용할 사기 페이지로 사용자를 안내하는 이메일도 있습니다. 이러한 행위를 피싱이라고 합니다.

데이터 손실 또는 도난을 방지하기 위해 기업은 팀원에게 경험할 수 있는 피싱 사기를 식별하도록 교육해야 하며, 의심스러운 이메일을 통해 개인 정보 또는 전문 정보를 제공하는 사례를 예방해야 합니다.

데이터 도용

보안이 느슨하면 데이터가 도용될 수 있습니다. 이러한 공격이 발생하는 위치가 진화하고 있으며, 휴대폰은 데이터 도용의 새로운 대상입니다. 직원이 휴대폰이나 다른 다바이스에 정보를 보관하도록 허용한다면 회사 또는 개인의 데이터가 위험해질 수 있습니다.

소프트웨어 업그레이드 및 버그

비즈니스 속도에 발맞춘 각각의 업그레이드는 필요하지만, 이 단계에서 데이터가 손실될 가능성이 큽니다. 최신 버전의 소프트웨어에서 이전 파일 형식이 지원되지 않을 수 있기 때문입니다. 문제의 새로운 버그는 항상 업데이트 및 개선과 관련된 잠재적인 문제에 영향을 줍니다.

앱을 최신 상태로 유지하는 데 따른 문제를 완화하기 위해 업그레이드하기 전에 파일을 백업해 두세요.

하드웨어 장애 및 문제

오래된 시스템은 데이터 손실의 위험이 더 크지만, 하드웨어 장애의 유일한 원인은 아닙니다. 과열이 컴퓨터의 일반적인 위험이며, 커피를 엎지르면 특정 디바이스의 데이터가 손실되는 예도 있습니다. 컴퓨터가 파손될 수도 있으므로 데이터 복원을 위해 백업해 두는 것이 중요합니다.

자연재해 및 정전

벼락, 화재, 홍수는 물리적 인프라와 디지털 인프라를 모두 파괴할 수 있습니다. 사무실 공간이 망가지면 데이터도 망가질 수 있습니다. 지진으로 인해 수익원에 중대한 변화가 생기지 않도록 정보를 백업해 두세요.

인적 과실

사람의 실수는 불가피하므로 모든 기업은 인적 과실로 발생하는 비용을 고려해야 합니다. 항상 파일을 백업해 두세요. 누군가 버튼을 잘못 눌러 한 분기의 소중한 데이터를 통째로 잃지 않도록 해야 합니다.

무엇보다, 최악의 상황으로 인해 스토리지 시스템이 손상되지 않도록 견고하게 만드는 것이 중요합니다. 자연재해, 사이버 공격, 예상치 못한 버그로 인한 데이터 훼손 여부를 예측하기란 불가능하지만, 어느 시점에서든지 사고가 발생할 수 있다고 생각하는 것이 합리적입니다. 데이터가 손실되더라도 데이터를 모두 잃지 않고 신속하게 복구할 수 있도록 대비하세요.

디지털 데이터 손실을 방지하는 방법

데이터를 정기적으로 백업하고, 보안 시스템을 강화하고, 문서를 적절하게 포맷하면 데이터 무결성을 크게 향상할 수 있습니다.

데이터를 정기적으로 백업하세요.

데이터의 여러 사본을 저장하는 것이 일상적인 작업이 되어야 합니다. 다음과 같은 방법을 이용해 보세요.

외장 하드 드라이브: 외장 하드 드라이브에 데이터를 저장하는 것은 데이터를 백업하는 기본적이고, 저렴하며, 간편한 방법입니다. 그러나 외장 디바이스는 수동으로 백업해야 하며 분실되거나 손상되기 쉽습니다.
클라우드 솔루션: 클라우드 백업은 모든 규모의 비즈니스에 실행 가능한 솔루션입니다. 많은 공급업체에서 공용 클라우드 또는 사설 클라우드에 데이터를 원활하게 저장할 수 있는 BaaS(Backup as a Service) 솔루션을 제공하고 있습니다.
독점 솔루션: 독점 하드웨어와 소프트웨어 솔루션은 소용량 및 대용량 데이터 백업에도 사용할 수 있습니다. 이러한 솔루션은 특정 시스템 또는 데이터만 백업하거나 백업 프로세스를 효율적으로 관리하려는 기업에 적합합니다.

신뢰할 수 있는 소프트웨어만 사용하세요.

모든 애플리케이션은 검증되고 안전하며 보안이 확실해야 합니다. 자칫하면 악성 코드나 스파이웨어를 합법적인 소프트웨어 솔루션으로 착각하기 쉽습니다. 누구나 알고, 신뢰할 수 있는 애플리케이션만 사용하세요.

특정 컴퓨터 시스템에는 macOS Gatekeeper와 같은 신뢰할 수 있는 소프트웨어 애플리케이션만 디바이스에서 실행되도록 설계된 임베디드 기술이 있습니다.

데이터 보안을 강화하세요.

기업은 보호해야 할 데이터가 무엇인지, 데이터에 접근할 수 있는 사용자가 누구인지, 각 파일에 적용될 보호 기능이 무엇인지를 알아야 합니다. 실시간 분석은 데이터 유출이 발생했을 때 추적하는 데 유용한 도구이며, 데이터 보안 위협을 감지하고 방지하려면 강력하고 명확한 보안 계획이 필수입니다.

적합한 파일 유형을 사용하세요.

파일 유형과 형식은 데이터 보안의 중요한 요소입니다. PDF에는 암호 보호 기능이 있으며, 외부 툴 없이는 편집할 수 없습니다.

Excel, Word, PowerPoint를 PDF로 변환하면 우발적이거나 의도적인 문서 변경을 방지할 뿐만 아니라 파일 크기를 줄여 파일을 더욱 안전하게 저장할 수 있습니다. 문서 관리 툴로 PDF 파일을 압축하면 저장이 수월해집니다.

파일을 분산해서 보관하세요.

비즈니스 파일을 여러 위치에 저장하세요. 파일을 보관하는 위치가 많을수록 손실된 데이터를 복구할 기회가 많아지며, 이러한 위치 중 하나가 손상되더라도 하드 카피 또는 클라우드 서비스로 대부분 백업 파일을 확보할 수 있습니다. 데이터 저장 및 복구에 대한 전략을 마련하세요. 기업이 바라는 것은 중요한 데이터를 지키는 일입니다.

Acrobat을 통해 비즈니스를 보호하는 동시에, 업무와 공동 작업을 빠르고 간편하게 진행하고 생산성을 높일 수 있는 다양한 방법을 알아보세요.