존재하지 않는 완벽한 데이터 스토리지 시스템
데이터 시스템에 장애가 발생하는 원인은 매우 다양합니다. 자연재해로 데이터 스토리지가 손상될 수 있으며, 악성 코드로 파일이 훼손될 수도 있습니다. 2021 Webroot Threat Report에 따르면 감염된 PC의 절반이 특정 시점에 감염된 것으로 나타났습니다. 이러한 문제는 이익 손실과 브랜드 이미지 실추 또는 최악의 상황으로 이어질 수 있습니다. IBM에 따르면 17개 국가와 지역의 데이터 유출로 인한 평균 총비용이 2020년 386만 달러에서 424만 달러로 증가한 것으로 나타났습니다. 최적의 툴을 사용하면 디지털 에셋을 안전하게 보호할 수 있습니다.
데이터 손실 방지가 중요한 이유
기업은 비즈니스 위험을 최소화하기 위한 모든 노력을 다해야 합니다. 중요한 비즈니스 문서가 분실 또는 훼손될 경우 향상된 기능에는 다음과 같습니다.
- 이익 손실. 데이터 손실은 곧 이익 손실을 의미합니다. 부주의나 인적 과실로 인한 복구 비용과 직원의 퇴직금도 여기에 포함됩니다.
- 평판 훼손. 심각한 수준의 데이터 유출은 브랜드 이미지에 타격을 입힐 수 있습니다.
- 생산성 저하. 손실된 비즈니스 데이터를 복구하는 데 며칠에서 몇 주에 이르는 귀중한 시간을 투자해야 할 수 있습니다.
- 비즈니스 중단. 최악의 경우 데이터 손실로 인해 비즈니스가 중단될 수 있습니다.
데이터 손실을 초래하는 일반적인 원인
데이터 복구의 첫 단계는 데이터 손실의 원인을 파악하는 것입니다. 이때 다음의 원인을 고려해 보세요.
악성 코드 및 바이러스
악성 코드와 바이러스는 기업, 공공 기관, 개인 사용자에게 심각한 위험을 초래할 수 있습니다. 이러한 사이버 보안 위협은 이메일 피싱을 비롯해 다양한 형태로 발생합니다. 뉴욕주립대학교 버팔로 캠퍼스에 따르면 취업 제안 스팸 이메일이 기승하고 있으며, 교묘한 수법으로 학생들을 속입니다.
기업은 자선 기부를 요청하는 "회계 팀 소속 Jim"을 사칭한 이들이 보낸 가짜 이메일을 받기도 합니다. Google과 같이 신뢰할 수 있는 제공업체의 룩앤필을 그대로 모방해 정보 도용을 위해 가짜로 만든 페이지로 사용자를 안내하는 이메일도 있습니다. 이러한 것을 피싱이라고 하며, 누구에게나 발생할 수 있습니다.
데이터 손실 또는 도용을 방지하기 위해 기업은 팀원을 대상으로 피싱 사기 예방 교육을 시행하고, 직원이 의심스러운 이메일을 통해 개인정보 또는 기업 정보를 제공하지 않도록 예방해야 합니다. 피싱 시도가 발견될 경우, 바로 신고하도록 교육해야 합니다.
또한 악성 코드로부터 보호하기 위해서는 의심스러운 첨부 파일이나 링크가 감지되면 이를 알리는 믿을 수 있는 이메일 서버를 이용하고, PDF에 첨부된 악성 코드를 차단해 중요한 정보를 보호할 수 있는 PDF 리더를 사용해야 합니다. 설치된 소프트웨어와 컴퓨터가 항상 최신 상태로 유지되는지도 확인해야 합니다. 악성 코드와 바이러스는 끊임없이 진화합니다. 소프트웨어를 안전하게 사용하려면 항상 업데이트해야 합니다. 기업의 경우 알지 못하는 전송자가 보낸 파일을 열어야 할 때가 많습니다. 이런 파일에 포함되어 있을 수 있는 악성 코드나 바이러스를 미리 방지할 수 있어야 합니다.
관리자는 알려지지 않은 파일이나 의심스러운 파일에 대응할 수 있도록 표준 프로토콜을 도입하고 이를 직원과 공유해야 합니다. 바이러스 또는 기타 악성 코드를 감지한 경우 해당 파일을 즉시 삭제하고 IT 관리자에게 알리는 것이 좋습니다.
데이터 도용
보안이 느슨하면 데이터가 도용될 수 있습니다. 보안 위협이 발생하는 경로가 점점 다양해지고 있으며, 휴대폰은 데이터 도용의 새로운 대상입니다. 직원이 휴대폰이나 다른 다바이스에 정보를 보관하도록 허용한다면 회사 또는 개인의 데이터가 도용될 위험에 처할 수 있습니다.
데이터 도용은 모든 클라이언트와 고객은 물론이고 직원까지 피해를 볼 수 있기 때문에 필요한 데이터만 보관해야 합니다. 특히 신원 데이터 또는 민감한 데이터는 암호화합니다. 그래야 데이터가 손실된 경우에도 악용으로부터 방지할 수 있습니다. 클라우드에 저장되어 있는 데이터도, 팀원이 디바이스에서 사용하는 데이터도 모두 암호로 보호하는 것이 좋습니다.
소프트웨어 업그레이드 및 버그
비즈니스의 속도에 맞게 진행되는 업그레이드는 바이러스와 같은 외부 위험 요인으로부터 안전하게 보호할 수 있는 방법이기도 하지만, 데이터 손실이라는 잠재적 위험이 따릅니다. 최신 버전의 소프트웨어에서 이전 파일 형식이 지원되지 않을 수 있고, 골칫거리인 새로운 버그는 업데이트 및 개선에 영향을 줍니다.
업그레이드하기 전에 클라우드 또는 하드 드라이브에 백업 파일을 업로드하여 앱을 최신 상태로 유지할 때 발생할 수 있는 문제를 최소화해야 합니다. 이를 위한 한 가지 방법은 신뢰할 수 있는 백업 스토리지를 위한 자동 시스템을 만들고 업데이트 전에 모든 것이 제대로 저장되어 있는지 재확인하는 것입니다.
하드웨어 장애 및 문제
오래된 시스템은 데이터 손실의 위험을 초래하지만, 하드웨어 장애의 유일한 원인은 아닙니다. 기기에 음료를 쏟거나, 과열로 인해 컴퓨터가 훼손되면서 데이터가 손실되기도 합니다. 컴퓨터는 언제든지 파손될 수 있습니다.
하드웨어에 문제가 발생했을 경우 관리자가 IT 부서에 즉시 도움을 청하도록 합니다. 그래야 상황이 더 악화되기 전에 문제를 해결할 수 있습니다.
또한 오래된 하드 드라이브를 사용하는 대신, 장비를 정기적으로 업데이트해야 합니다. 클라우드 기반으로 백업 시스템을 구축하면 하드웨어 장애가 발생하더라도 위험을 방지할 수 있습니다. 무선 인터넷 연결이 안전한 경우 클라우드 스토리지도 안전하게 보호됩니다.
자연재해 및 정전
벼락, 화재, 홍수는 물리적 인프라와 디지털 인프라를 모두 파괴할 수 있습니다. 사무실 공간이 훼손될 경우 데이터도 훼손될 가능성이 큽니다. 특히 소규모 기업은 데이터 손실 방지를 가장 중요한 문제로 삼지 않기 때문에 이와 같은 재해로 엄청난 손실을 볼 수 있습니다.
각종 재난으로 인해 피해를 보지 않도록 항상 여러 위치에 데이터를 백업해 두세요. 백업은 클라우드에 하는 것이 좋습니다. 홍수 피해를 최소화하기 위해 하드웨어를 보관하는 장소에 습도 센서를 설치하는 것도 좋은 방법입니다. 백업을 해두면 정전이 되더라도 비즈니스를 원활하게 운영할 수 있습니다.
인적 과실
사람의 실수는 불가피합니다. 기업은 인적 과실로 발생하는 모든 비용을 고려해야 합니다. 그렇기 때문에 항상 백업 파일을 만들어 두는 것이 좋습니다. 많은 클라우드 스토리지 시스템이 파일을 만들면 백업을 자동으로 생성하는 기능을 제공합니다. 누군가 버튼을 잘못 눌러 한 분기의 소중한 데이터를 통째로 잃어버릴 수도 있습니다.
불가피한 실수가 비즈니스 피해로 이어지지 않도록 하는 또 다른 방법은 데이터를 사용해야 하는 사람에게만 이용 권한을 부여하는 것입니다. 이렇게 하면 실수로 데이터를 삭제할 가능성을 최소화할 수 있습니다.
무엇보다, 최악의 상황으로 인해 스토리지 시스템이 손상되지 않도록 철저히 준비하는 것이 중요합니다. 자연재해, 사이버 공격, 예상치 못한 버그로 인한 데이터 훼손 여부를 예측하기란 불가능하지만, 언제든 사고가 발생할 수 있음을 명심해야 합니다. 데이터를 모두 잃기 전에 신속하게 복구할 수 있도록 철저히 대비하세요.
데이터 손실을 방지하는 방법
데이터를 정기적으로 백업하고, 보안 시스템을 강화하고, 문서를 적절하게 포맷하면 데이터 무결성을 크게 향상할 수 있습니다.
데이터를 정기적으로 백업하세요.
데이터 백업은 일상적인 작업이 되어야 합니다. 다음과 같은 다양한 방식을 통해 데이터를 백업해 보세요.
- 외장 하드 드라이브. 외장 하드 드라이브에 데이터를 저장하는 것은 데이터 백업을 위한 가장 기본적이고, 경제적이며, 간편한 방법입니다. 그러나 외장 디바이스는 수동으로 백업해야 하며 분실되거나 손상되기 쉽다는 단점이 있습니다. 또한 연식이 쌓일수록 안전에 취약해지므로 교체 시기를 염두에 두어야 합니다.
- 클라우드 솔루션. 클라우드 백업은 모든 규모의 비즈니스에 실행 가능한 솔루션입니다. 많은 공급업체에서 공용 클라우드 또는 사설 클라우드에 데이터를 원활하게 저장할 수 있는 BaaS(Backup as a Service) 솔루션을 제공하고 있습니다. 이런 클라우드 솔루션은 파일을 만들거나 다운로드하면 백업 파일을 자동으로 저장합니다. 클라우드에 있는 데이터는 재해 발생 시 즉시 사용할 수 있습니다.
- 독점 솔루션. 독점 하드웨어와 소프트웨어 솔루션은 소용량 및 대용량 데이터 백업에 사용할 수 있습니다. 이러한 솔루션은 특정 시스템 또는 데이터만 백업하거나 백업 프로세스를 효율적으로 관리하려는 기업에 적합합니다.
신뢰할 수 있는 소프트웨어만 사용하세요.
모든 애플리케이션은 검증되고 안전하며 보안이 확실해야 합니다. 자칫하면 악성 코드나 스파이웨어를 합법적인 소프트웨어 솔루션으로 착각하기 쉽습니다. 누구나 알고, 신뢰할 수 있는 애플리케이션만 사용하세요. 애플리케이션의 안전 여부에 확신이 없다면, 시간을 갖고 해당 애플리케이션에 대해 알아보세요. 그런 다음, 안전하다고 판단되는 소프트웨어만 설치하세요. 의심스러운 점이 발견되면 대안을 찾아야 합니다.
특정 컴퓨터 시스템과 이메일 서버에는 macOS Gatekeeper와 같은 신뢰할 수 있는 소프트웨어 애플리케이션에만 디바이스에서 실행되도록 설계된 임베디드 기술이 있습니다. 소프트웨어를 최신 상태로 유지하면 내장된 보호 기능을 통해 최신 바이러스와 악성 코드로부터 안전하게 보호할 수 있습니다.
데이터 보안을 강화하세요.
기업은 보호해야 할 데이터가 무엇인지, 데이터에 접근할 수 있는 사용자가 누구인지, 각 파일에 적용될 보호 기능이 무엇인지를 알아야 합니다. 실시간 분석은 데이터 유출 발생 시 이를 추적하는 데 유용한 도구입니다. 데이터 보안 위협을 감지하고 방지하려면 강력하고 명확한 보안 계획이 필수입니다.
데이터 손실 또는 보안 침해에 대한 복구 계획도 중요합니다. 데이터에 액세스하지 못하는 기간이 길어지면 복구 가능성도 그만큼 줄어듭니다. 계획을 세워 두면 문제가 발생하더라도 원활하게 복구할 수 있습니다.
적합한 파일 유형을 사용하세요.
파일 유형과 형식은 데이터 보안의 중요한 요소입니다. PDF에는 암호 보호 기능이 있으며, 외부 툴 없이는 편집할 수 없습니다. 공유 시 PDF 파일을 읽기 전용으로 제한하거나 편집 기능을 암호로 보호할 수 있습니다.
Excel, Word, PowerPoint를 PDF로 변환하면 우발적이거나 의도적인 문서 변경을 방지할 뿐만 아니라 파일 크기를 줄여 파일을 더욱 안전하게 저장할 수 있습니다. 문서 관리 툴로 PDF 파일을 압축하면 저장이 수월해집니다. PDF는 디바이스 또는 소프트웨어와 상관없이 서식이 안정적이고 인쇄 가능하므로 업데이트를 하더라도 데이터 손실 가능성이 낮습니다.
파일을 분산해서 보관하세요
파일을 여러 위치에 저장하세요. 파일 보관 위치가 많을수록 복구해야 할 데이터도 많아집니다. 백업을 해두면 하드 카피, 클라우드 서비스 등 어느 한 곳에서 보안 위협이 발생하더라도 안도할 것입니다. 중요한 데이터를 잃고 싶지 않다면 데이터와 문서를 안전하게 저장하고, 복구 전략을 세우세요.
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