매력적인 프로젝트 제안서 작성을 위한 4단계

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좋은 제안서의 3가지 구성 요소

1. 타겟 고객 정의

2. 문제와 이슈 고려

3. 연구조사 및 근거 자료 확보

성공적인 제안서 개요 및 작성의 4단계

좋은 제안서에는 무엇이 필요할까요?

프로젝트 제안서는 다음과 같은 내용을 포함해야 합니다.

프로젝트 프로세스 설명
주요 이해 관계자와 고객 식별
일정부터 예산에 이르는 중요한 세부 정보 포함

결론적으로 프로젝트 제안서는 프로젝트가 성공에 이르기 위한 주요 과정을 승인자에게 일목요연하게 보여주는 것입니다.

좋은 제안서의 3가지 구성 요소

작업 중인 프로젝트 유형에 상관없이 좋은 제안서를 작성하는 프로세스를 알아두는 것은 업무에 많은 도움이 됩니다. 특히 전문적 또는 학문적 환경에서 작업할 때, 제안서가 갖춰야 할 주요 요건을 충족한다면 프로젝트를 승인받을 가능성이 높아집니다.

제안서 작성 또는 프로젝트 진행에 필요한 모든 작업을 수행하기 전, 다음 3가지 질문에 대해 생각해 보세요. 이는 좋은 제안서를 만드는 중요한 구성 요소이기도 합니다.

1. 타겟 고객이 명확히 정의되어 있나요?

제안서를 작성할 때는 그 제안이 누구를 대상으로 하는지 파악해야 합니다. 이는 승인에 아주 중요합니다. 타겟을 이해하면 문서의 기본 구조도 쉽게 구상할 수 있습니다. 제안 대상(고객, 팀원, 의사 결정자)을 놓고 스스로에게 다음과 같은 질문을 해보세요.

제안 대상이 프로젝트 또는 문제에 대해 얼마나 잘 알고 있을까?
그들이 이미 알고 있는 것은 무엇일까?
모르고 있는 것은 무엇일까?
그들은 무엇을 듣고 싶어 할까? 어떻게 해야 승인을 받을 수 있을까?
그들이 생각하는 성공적인 프로젝트는 어떤 모습일까?

제안 대상의 지식 수준, 기대치, 배경을 염두에 두면 성공 확률은 더욱 높아집니다.

예를 들어, 학술 논문 제안서를 작성한다면 제안 대상이 해당 주제의 기본 사항은 잘 알고 있다고 가정할 수 있습니다. 따라서 관련 세부 정보를 간단히 요약한 다음, 곧바로 프로젝트의 핵심으로 들어갈 수 있습니다.

2. 문제와 이슈는 고려했나요?

모든 제안은 문제 해결에 목적이 있습니다. 제안하는 프로젝트가 새로운 각도 또는 관점에서 문제를 헤쳐 나갈 수도 있겠지만 ‘하늘 아래 새로운 것은 없다’는 말이 있듯, 이미 제안된 다른 프로젝트와 유사할 수도 있습니다. 따라서 해결하고자 하는 문제의 한계와 범위를 인정해야 합니다. 그런 다음 프로젝트에 방해가 되는 장애물(비용, 프로젝트 범위, 목표에 영향을 주는 요소 등)을 없앨 방법을 제시합니다. 이것이 채택률을 높이는 가장 좋은 방법입니다.

3. 충분히 조사하고 근거 자료를 확보했나요?

연구조사, 그림, 그래프, 차트를 최대한 많이 추가하세요. 제안 내용과 관련된 인사이트를 충분히 보여줌으로써 정당성과 신뢰감을 전할 수 있습니다. 주장을 뒷받침하는 정확한 수치는 제안을 더욱 설득력 있게 해줍니다. 그러나 간결함을 유지해야 합니다. 이는 제안서이지 연구 보고서가 아닙니다.

성공적인 제안서 개요 및 작성의 4단계

좋은 제안서를 작성하기 위한 준비가 되었다면 이제, 본격적으로 제안서를 작성합니다.

1. 문제와 프로젝트 배경 정의

해결하고자 하는 문제가 무엇이든, 제안서의 처음 몇 단락에서 문제를 정확하게 제시해야 합니다. 문제가 무엇인지 사전에 설명하는 RFP(제안 요청)를 받아본 적이 있을 것입니다. 처음부터 고객의 관심을 집중시키는 문장으로 시작하면 제안 솔루션은 훨씬 더 쉽게 받아들여질 것입니다. 문제와 프로젝트 배경을 정의하는 이 부분은 ‘개요서’라고도 합니다. 빠르고 간단한 요약 설명인 ‘엘리베이터 피치 (Elevator Pitch)’라고 생각하세요.

예를 들어 작업장 주변에 큰 전나무가 있는데, 그 뾰족한 잎이 많이 떨어져 배수로가 막힌다고 가정해보겠습니다. 그 해결책으로 배수로 위에 가림막을 설치하도록 청원하고 싶다면 먼저, 배수로를 지속적으로 청소하기 위한 인건비와 수리비의 문제를 파악합니다.

2. 솔루션 제시

문제를 파악했다면 해결 방법을 설명합니다. 파악한 문제를 어떻게 해결할 것인지를 명확하고 간결하게 명시해야 합니다. 위의 예에서, 메쉬 가림막이 전나무의 뾰족한 잎으로부터 배수로를 보호하면서도 빗물이 통과할 수 있도록 하는 솔루션이 됩니다.

3. 성공, 결과물, 프로젝트 예산 정의

제안의 목적에 따라 성공의 의미는 다를 수 있습니다. 작업을 완수하든, 새 프로젝트를 진행하기 위한 충분한 정보를 수집하든, 성공의 형태에 상관없이 목표를 정의해야 합니다.

성공이 단계적으로 또는 부분적으로 이루어진다면 제안서에서 결과물을 설정하는 것이 중요합니다. 배수로 예제로 돌아가 보면, 프로젝트에는 여러 단계가 있을 수 있습니다. 먼저 배수로를 청소하고 수리한 다음 가림막을 설치한 후 얼마나 효과가 있는지 평가해야 합니다. 이러한 프로젝트 세부 정보는 프로젝트의 성공을 정의하는 데 매우 중요합니다.

이 ‘정의’ 단계에서는 그래프, 사례 연구, 측정 지표, 다른 세부 정보 등 다양한 리소스를 추가할 수 있습니다. 서식을 깔끔하고 간결하게 유지하면 고객은 프로젝트와 관련된 필요한 정보를 손쉽게 얻게 됩니다. Adobe Acrobat Pro를 사용하면 워드 프로세서의 문서를 PDF 포맷으로 원활하게 변환할 수 있으며, 표와 차트는 그대로 유지됩니다.

4. 편집 및 교정

제안서를 작성한 후에는 최종적으로 편집하고 교정합니다.

프로젝트 제안서 작성에 Adobe 툴을 이용해 보세요

Adobe Acrobat에는 매력적인 제안서 작성에 도움이 되는 툴이 있습니다.

제안서를 작성할 때 차트, 사진, 그래픽, 텍스트 등 다양한 요소를 결합해야 할 수도 있습니다. 이때 Acrobat의 다음과 같은 기능을 이용하면 제안서를 더욱 깔끔하게 정리하고, 쉽게 전달할 수 있습니다.

PDF 병합: Acrobat에서는 스프레드시트, 개별 그래픽, 다른 문서를 PDF 포맷으로 변환한 다음, 병합 툴을 사용하여 모든 문서를 하나로 결합할 수 있습니다. 첨부 파일을 따로 따로 보내지 않고, 하나의 PDF에 필요한 모든 정보를 깔끔하게 정리하여 제공할 수 있는 것입니다. 또한 페이지 재정렬과 구성 툴을 활용하여 모든 파일을 원하는 순서로 올바르게 정렬하여 전문가 못지 않게 멋진 PDF를 만들 수 있습니다.
PDF 압축: 원하는 방식으로 결합된 제안서를 수집하고, 병합된 PDF를 압축하면 주요 이해 관계자 또는 프로젝트 승인자와 간편하게 공유할 수 있습니다.

공유한 후에는 PDF 편집의 주석 툴을 사용하여 다른 사람과 협업하고, 피드백을 반영하여 프로젝트를 신속하게 구현할 수 있습니다. 이제, PDF로 프로젝트를 제안해 보세요.

제안을 위한 새로운 아이디어나 영감이 필요하다면 Adobe Stock을 참고하세요. 수십 가지 유형의 수백 가지 프로젝트 제안서 템플릿을 만나볼 수 있을 뿐 아니라, 전문적인 그래픽 디자인을 기반으로 프레젠테이션이나 제안서의 매력을 한껏 끌어올릴 수 있습니다.