좋은 제안서에는 무엇이 필요할까요?
프로젝트 제안서에는 다음과 같은 내용이 포함되어야 합니다.
- 프로젝트 프로세스 설명
- 주요 이해 관계자와 고객 파악
- 일정부터 예산에 이르는 중요한 세부 정보 포함
프로젝트 제안서는 프로젝트가 성공에 이르기 위한 주요 과정을 승인자에게 일목요연하게 보여주는 것입니다.
프로젝트 제안서란?
프로젝트 제안서는 프로젝트의 계획을 요약하고, 이해관계자의 지원을 받기 위해 작성하는 문서로 학계, 마케팅, 숙박업, 교육, 건설, 금융, 제조, 의료 등 업계를 불문하고 다양한 상황에서 사용됩니다.
자금 조달, 인도물 등 기한 내에 완료해야 하는 작업에 대한 구체적인 설명과 함께 잘 작성된 제안서는 바로 승인될 확률이 높습니다.
프로젝트 제안서를 작성하는 이유
대부분은 자금 조달 또는 기타 리소스를 확보하기 위해 작성하지만 신규 사업을 제안하거나, 리더십을 입증하거나, 많은 사람의 참여를 유도하거나, 프로젝트 시작 준비를 알리기 위해서도 프로젝트 제안서를 작성합니다.
예를 들어 리서치 제안서는 주로 지도 교수, 동료, 또는 재정을 지원하는 조직을 대상으로 리서치의 가치를 입증해야 하는 학생이나 전문 연구원이 작성합니다. 패션 디자이너도 리테일러를 대상으로 자신의 디자인이 리테일러 고객의 브랜드에 적합하고 수익성을 향상시키는 데 도움을 줄 수 있다는 것을 입증하기 위해 프로젝트 제안서를 작성합니다. 마케팅 책임자도 한 해의 마케팅 기획서를 요약한 프로젝트 제안서를 작성합니다.
제안서는 상대를 논리적으로 설득해야 하는 문서입니다. 프로젝트를 수행하는 당사자라면 자신보다는 상대에 초점을 맞춰 제안서를 작성해야 성공률을 높일 수 있습니다. 본인이 아니라 상대방이 당면한 문제에 대한 솔루션을 제공합니다. 또한 이들의 장기적인 목표에 집중합니다.
서면 제안서는 작성자의 진지한 태도와 준비성을 보여줘야 하기 때문에 처음부터 끝까지 프로젝트를 구체적으로 생각하여 미리 계획해야 합니다. 제안서를 작성하고 디자인하는 것도 중요하지만, 제안서에 포함할 내용을 계획하고 조사해야 합니다.
프로젝트 제안서의 다양한 유형
프로젝트 제안서는 업계마다 다르지만, 보통 두 가지 범주, 즉 요청한 제안서와 요청하지 않은 제안서로 나눌 수 있습니다.
고객 요청에 의한 정식 제안서란 제안요청서(RFP)에 대한 응답으로 작성하는 제안서입니다. RFP는 주로 기업이 당면 과제를 해결하거나 특정 작업을 완료해야 할 때 전문가의 서비스를 요청하기 위해 작성합니다. 고객 요청에 의한 정식 제안서를 작성하는 것은 간단합니다. 툴, 제품, 마감일에 대한 요구 사항 등 제안서에 필요한 정보의 대부분이 제안요청서에 이미 포함되어 있기 때문입니다.
고객이 요청하지 않은 비공식 제안서는 특정 문제 또는 서비스에 대한 제안요청서가 없는 경우 작성하는 제안서입니다. 그렇기 때문에 직원과의 관계 형성을 위해 노력하고, 적임자에게 제안서를 전달하고, 고객에게 어떤 이점을 제공할 수 있는지를 파악하기 위해 약간의 조사가 필요합니다.
고객이 요청하지 않은 비공식 제안서의 한 가지 장점은 경쟁자가 많지 않다는 것입니다. 하지만 제안서를 제대로 작성하지 않으면 자금 지원이나 새로운 프로젝트에 대한 승인을 받을 수 없습니다. 요점을 간단하게 정리하고, 내용은 논리정연해야 합니다. 유의해야 할 점이 많기는 하지만, 틀에 갇힐 필요는 없습니다. 이메일도 좋습니다.
제안서의 유형과 상관없이 업계에서 성공적인 제안서 예시를 찾아보고, 필요한 서식과 정보에 대해서도 알아보세요.
두 유형의 제안서 외에도, 업무 및 리서치 수행, 프로젝트 갱신, 리소스 확보, 컨설팅, 장학금 또는 후원금을 위해서도 제안서를 작성할 수 있습니다. 또한 교육 기금, 프리랜서 또는 계약직 업무(예: 웹 사이트 구축 또는 마케팅 캠페인 제작 등)를 위해 작성하는 프로젝트 제안서도 있습니다.
부동산 관리, 제품 유통, 법률 서비스를 제공할 때도 제안서를 작성합니다. 제안서마다 포함하는 섹션이나 사용하는 용어가 다르지만, 모든 제안서에는 몇 가지 핵심 요소가 포함됩니다.
프로젝트 제안서의 구성 요소
종이로 된 문서이건, 디지털 문서이건 상관없이 제안서에는 전체 내용을 쉽고 간단하게 파악할 수 있는 목차가 포함되어야 합니다. 형식적이지 않은 이메일이더라도 요점을 간략히 구성하는 것이 좋습니다. 포함해야 하는 요소는 다음과 같습니다.
개요
제안서의 계획과 목적을 최대한 간략하게 요약합니다. 제안서의 규모와 복잡성에 따라 길이가 달라지겠지만, 한 문장 또는 한 단락을 넘어서는 안 됩니다.
문제 설정
해결이 필요한 문제를 요약하고 관련 배경 정보, 상황 설명 등을 포함합니다.
해결책 제안
이 섹션은 ‘프로젝트 목표‘라고도 할 수 있습니다. 프로젝트에 대해 정확히 정의하고, 해당 문제와 관련하여 프로젝트의 목적을 설명합니다.
증거
제안한 해결책을 뒷받침할 증거를 제공합니다. 주제에 따라 여러 섹션을 추가로 제공할 수 있습니다. 공통적으로는 방법론, 툴, 적합성입니다.
계획
프로젝트의 구체적인 일정을 공유합니다. 인도물 목록, 일정, 가격 등을 제공합니다. 제안한 해결책을 어떻게 수행할지 세부 정보를 바탕으로 논리적이고 구체적으로 설명합니다.
서명
제안서가 긍정적으로 작용하면 즉시 계약서 단계로 넘어갈 수 있습니다. 팀원과 고객이 서명할 수 있는 공간을 마련합니다.
좋은 제안서의 3가지 구성 요소
작업 중인 프로젝트 유형에 상관없이 좋은 제안서를 작성하는 프로세스를 알아 두는 것은 업무에 많은 도움이 됩니다. 특히 전문적 또는 학문적 환경에서 작업할 때, 제안서가 갖춰야 할 주요 요건을 충족한다면 프로젝트를 승인받을 가능성이 높아집니다.
제안서 작성 또는 프로젝트 진행에 필요한 모든 작업을 수행하기 전, 다음 3가지 질문에 대해 생각해 보세요. 이는 좋은 제안서를 만드는 중요한 구성 요소이기도 합니다.
구성 요소 1 — 대상이 누구인가?
제안서를 작성할 때는 그 제안이 누구를 대상으로 하는지 파악해야 합니다. 이는 승인에 아주 중요합니다. 타겟을 이해하면 문서의 기본 구조도 쉽게 구상할 수 있습니다. 제안 대상(고객, 팀원, 의사 결정자)을 놓고 스스로에게 다음과 같은 질문을 해보세요.
- 제안 대상이 프로젝트 또는 문제에 대해 얼마나 잘 알고 있는가?
- 그들이 이미 알고 있는 것은 무엇인가?
- 모르고 있는 것은 무엇인가?
- 듣고 싶어 하는 것은 무엇인가? 어떻게 해야 승인을 받을 수 있는가?
- 그들이 생각하는 성공적인 프로젝트는 무엇인가?
제안 대상의 지식 수준, 기대치, 배경을 염두에 두면 성공 확률은 더욱 높아집니다.
예를 들어 고객이 해당 주제에 대한 기술적 지식이 많다면 관련 세부 정보를 기대할 수 있습니다. 그렇지만 다른 업계의 이사진이나 자신의 전문 영역 이외의 영역에서 일하는 사람이 의사 결정자인 경우, 전문 용어를 자제하고 이해하기 쉽게 설명합니다.
구성 요소 2 — 해결하려는 문제가 무엇인가?
훌륭한 프로젝트 제안서는 문제와 해결책, 크게 두 가지로 구성됩니다. 재미있거나 흥미로운 프로젝트에 대한 기발한 아이디어도 좋지만, 고객이 당면한 문제에 대한 해결책을 제시하지 못하면 리소스 비용을 정당화할 수 없습니다.
고객에게 명확한 문제가 없다면, 전통적인 마케팅 전술을 사용해 문제를 찾고 솔루션을 판매해야 합니다. 고의적으로 문제를 만드는 것이 아니라 고객에게 어떠한 도움이 될 수 있는지 신중하게 생각해 보는 것입니다. 고객에게 제공할 수 있는 이점을 중심으로 프로젝트를 설명합니다. 이때 고객이 얻을 수 있는 이점을 명확히 강조합니다.
또한 이미 존재하고 있거나 일어날 수 있는 문제에 대해서도 고려해야 합니다. 프로젝트를 다각적으로 살펴보면 설득력을 높일 수 있습니다.
독창적이고 아이디어를 내야 한다는 부담감 때문에 어려움을 겪을 수도 있습니다. 모든 제안은 문제 해결에 목적이 있습니다.
하지만 해결하려는 문제에 집중하면, 새로운 각도 또는 관점에서 문제를 해결할 가능성이 커집니다. 이미 제안된 다른 프로젝트와 유사할 수도 있습니다. 따라서 해결하고자 하는 문제의 한계와 범위를 인정해야 합니다. 그런 다음 프로젝트에 방해가 되는 장애물(비용, 프로젝트 범위, 목표에 영향을 주는 요소 등)을 없앨 방법을 제시합니다. 이것이 승인 가능성을 높이는 가장 좋은 방법입니다. 문제를 해결할 준비가 되면 다른 사람의 제안서와 차별화된 제안서를 만들 수 있습니다.
구성 요소 3 — 뒷받침할 데이터를 가지고 있는가?
연구조사, 그림, 그래프, 차트를 최대한 많이 추가하세요. 제안 내용과 관련된 인사이트를 충분히 보여줌으로써 정당성과 신뢰감을 전할 수 있습니다. 주장을 뒷받침하는 정확한 수치는 제안을 더욱 설득력 있게 해줍니다. 그러나 간결함을 유지해야 합니다. 연구 보고서가 아니기 때문입니다.
제안서 개요 및 본문 작성 방법
좋은 제안서를 작성하기 위한 준비가 되었다면 이제, 본격적으로 제안서를 작성합니다.
1. 문제와 프로젝트 배경 정의
해결하고자 하는 문제가 무엇이든, 제안서의 처음 몇 단락에서 문제를 정확하게 제시해야 합니다. 문제가 무엇인지 사전에 설명하는 RFP(제안 요청)를 받아본 적이 있을 것입니다. 처음부터 고객의 관심을 집중시키는 문장으로 시작하면 제안 솔루션은 훨씬 더 쉽게 받아들여질 것입니다. 문제와 프로젝트 배경을 정의하는 이 부분은 ‘개요서’라고도 합니다. 빠르고 간단한 요약 설명인 ‘엘리베이터 피치 (Elevator Pitch)’라고 생각하세요.
예를 들어 작업장 주변에 큰 전나무가 있는데, 그 뾰족한 잎이 많이 떨어져 배수로가 막힌다고 가정해보겠습니다. 그 해결책으로 배수로 위에 가림막을 설치하도록 청원하고 싶다면 먼저, 배수로를 지속적으로 청소하기 위한 인건비와 수리비의 문제를 파악합니다.
2. 솔루션 제시
문제를 파악했다면 해결 방법을 설명합니다. 파악한 문제를 어떻게 해결할 것인지를 명확하고 간결하게 명시해야 합니다. 위의 예에서, 메쉬 가림막이 전나무의 뾰족한 잎으로부터 배수로를 보호하면서도 빗물이 통과할 수 있도록 하는 솔루션이 됩니다.
3. 성공, 결과물, 프로젝트 예산 정의
제안의 목적에 따라 성공의 의미는 다를 수 있습니다. 작업을 완수하든, 새 프로젝트를 진행하기 위한 충분한 정보를 수집하든, 성공의 형태에 상관없이 목표를 정의해야 합니다.
성공이 단계적으로 또는 부분적으로 이루어진다면 제안서에서 결과물을 설정하는 것이 중요합니다. 배수로 예제로 돌아가 보면, 프로젝트에는 여러 단계가 있을 수 있습니다. 먼저 배수로를 청소하고 수리한 다음 가림막을 설치한 후 얼마나 효과가 있는지 평가해야 합니다. 이러한 프로젝트 세부 정보는 프로젝트의 성공을 정의하는 데 매우 중요합니다.
이 ‘정의’ 단계에서는 그래프, 사례 연구, 측정 지표, 다른 세부 정보 등 다양한 리소스를 추가할 수 있습니다. 서식을 깔끔하고 간결하게 유지하면 고객은 프로젝트와 관련된 필요한 정보를 손쉽게 얻게 됩니다. Adobe Acrobat Pro를 사용하면 워드 프로세서의 문서를 PDF 포맷으로 원활하게 변환할 수 있으며, 표와 차트는 그대로 유지됩니다.
4. 프로젝트 제안서 편집 및 교정
제안서를 작성한 후에는 최종적으로 편집하고 교정합니다.
Adobe 툴로 프로젝트 제안서를 작성해 보세요
Adobe Acrobat에는 매력적인 제안서 작성에 도움이 되는 툴이 있습니다.
제안서를 작성할 때 차트, 사진, 그래픽, 텍스트 등 다양한 요소를 결합해야 할 수도 있습니다. 이때 Acrobat의 다음과 같은 기능을 이용하면 제안서를 더욱 깔끔하게 정리하고, 쉽게 전달할 수 있습니다.
- PDF 병합: Acrobat에서는 스프레드시트, 개별 그래픽, 다른 문서를 PDF 포맷으로 변환한 다음, 병합 툴을 사용하여 모든 문서를 하나로 결합할 수 있습니다. 첨부 파일을 따로 따로 보내지 않고, 하나의 PDF에 필요한 모든 정보를 깔끔하게 정리하여 제공할 수 있는 것입니다. 또한 페이지 재정렬과 구성 툴을 활용하여 모든 파일을 원하는 순서로 올바르게 정렬하여 전문가 못지 않게 멋진 PDF를 만들 수 있습니다.
- PDF 압축: 원하는 방식으로 결합된 제안서를 수집하고, 병합된 PDF를 압축하면 주요 이해 관계자 또는 프로젝트 승인자와 간편하게 공유할 수 있습니다.
공유한 후에는 PDF 편집의 주석 툴을 사용하여 다른 사람과 협업하고, 피드백을 반영하여 프로젝트를 신속하게 구현할 수 있습니다. 이제, PDF로 프로젝트를 제안해 보세요.
제안을 위한 새로운 아이디어나 영감이 필요하다면 Adobe Stock을 참고하세요. 수십 가지 유형의 수백 가지 프로젝트 제안서 템플릿을 만나볼 수 있을 뿐 아니라, 전문적인 그래픽 디자인을 기반으로 프레젠테이션이나 제안서의 매력을 한껏 끌어올릴 수 있습니다.
