디지털로 변환해야 하는 주요 문서

너무 중요해서 종이 사본으로만 보관할 수 없는 문서가 있습니다. 이러한 모든 문서는 디지털 변환이 해결책입니다.

중요한 종이 문서를 검토하는 사람

첨단 기술로 중요한 파일을 최신 상태로 유지

 

모든 문서는 시간의 흐름에 따라 조금씩 손상되기 마련이지만 부주의, 사고, 자연재해 때문에 순식간에 개인 혹은 업무 관련 서류가 사라져 버릴 수 있습니다. 중요한 비즈니스 문서와 개인 문서를 분실하는 것은 흔한 일입니다. 이동 중에 두고 오거나, 실수로 버리거나, 단순히 잊어버립니다. 자료 분실의 위험은 언제나 존재하지만, 파일로 바꾼 다음 디지털로 변환 및 저장하면 보호할 수 있습니다.

 

문서를 디지털로 변환하면 백업이 가능하고 중요한 정보를 빠르고 손쉽게 찾을 수 있습니다. IBM 보고서에 따르면 2021년 데이터 유출 비용이 17년 만에 최고를 기록한 것으로 나타났습니다. 데이터 유출은 문서 분실 또는 민감한 정보의 도용으로 이어질 수 있습니다. 다행히도 문서가 온라인 상태가 되면 문서를 안전하게 보관할 방법이 많습니다. 예컨대, 보안 기능이 있는 백업 파일은 정보를 안전하게 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.

 

 

비즈니스 문서를 디지털로 변환

 

종이로 작성된 비즈니스 문서는 안전이 보장되지 않은 무방비 상태로 방치될 경우 분실의 위험이 있습니다. 디지털 문서는 분실되거나 훼손될 가능성이 작습니다. 디지털 문서로 변환한 후, 파일을 스프레드시트, PowerPoint 프레젠테이션, 크기가 축소된 PDF 등으로 변환할 수 있어, 종이 사용과 스토리지 공간을 모두 절약할 수 있습니다.

 

 

HR

 

문서의 안전과 보안은 민감한 정보를 주로 처리해야 하는 HR의 최우선순위입니다. 디지털 문서로 변환하면 HR 전문가가 항상 필요한 모든 정보를 확보하는 데 도움이 됩니다.

Adobe Acrobat에서 견적 프로젝트에 암호 설정의 예

HR 부서가 디지털로 저장할 문서는 다음과 같습니다.

  • 급여 정보

  • 직원 계약

  • 보건 및 안전 보고서

  • 내규 및 정책

  • 직원 안내서

  • 직무 기술서

  • 재무 정보

  • 보험 정보

  • 퇴직연금 정보

  • 비용 청구 내용

클라이언트 관련 정보

 

디지털 문서로 변환한 클라이언트 관련 문서는 백업을 제공하고 고객 서비스를 개선할 수 있습니다. 클라이언트는 정보가 검색되는 동안 기다리는 걸 원하지 않습니다. 관련 정보를 온라인이나 클라우드에 저장하면 팀이 클라이언트에 신속하게 대응하고 요구 사항을 빠르게 충족할 수 있습니다.

디지털 문서로 변환할 클라이언트 문서는 다음과 같습니다.

  • 송장 및 거래 관련 문서

  • 클라이언트 계약서

  • 제안서

내부 협업

 

직원이 클라우드와 같은 중앙 위치에서 문서에 접근할 수 있으면 협업이 수월해집니다. 기업에서 데이터 유출 또는 손상이 발생하는 경우 원본 파일을 클라우드에 백업할 수도 있습니다.

파일을 백업해 두면 재해가 발생하더라도 사이트를 온라인으로 빠르게 복구할 수 있습니다. 문서를 처음부터 다시 작성하려면 시간과 노력이 들지만, 백업해 두면 그럴 필요가 없습니다.

내부 협업을 강화하기 위해 디지털 문서로 변환할 문서는 다음과 같습니다.

  • 마케팅 자료

  • 블로그 게시물

  • 스타일 가이드

  • 세일즈 보고서

  • 재무제표

  • 납세 신고서

  • 사업 계획

  • 특정 비즈니스의 성공에 필수적인 기타 문서

교체 시점에서 문서를 다른 문서로 교체하지 않아도 된다면 비용과 시간을 크게 절약할 수 있습니다.

 

 

온라인으로 개인 문서 보관

 

가족의 역사가 담긴 사진을 상자에 넣어 옷장에 보관하면 후손들이 온전히 물려받을 수 있을지 확신할 수 없습니다. 오래된 사진을 디지털화하면 친구나 가족과 손쉽게 공유할 수 있으며, 분실이나 손상으로부터 보호됩니다. 데이터를 온라인에 저장하면 안전하게 보호되므로 무슨 일이 일어나더라도 항상 이러한 문서에 접근할 수 있습니다.

 

 

법률 문서

 

개인 법률 문서는 중요하므로 대부분의 사용자는 특정 상황이 발생하면 손쉽게 액세스할 수 있어야 합니다. 재산 분배를 상세히 언급한 유언장부터 다른 지역에 있는 동안 다른 사람이 사업을 수행하도록 명시한 위임장에 이르기까지 이러한 문서는 대단히 중요할 수 있습니다.

 

PDF와 같이 손쉽게 액세스할 수 있는 형식으로 사본을 저장하여 무슨 일이 발생하더라도 이러한 중요한 법률 문서를 이용할 수 있도록 합니다.

  • 개인 소유물 목록

  • 개인 재산 증서

  • 유언장 및 신탁 문서

  • 민감한 정보와 중요한 문서

여기에는 보험 정보, 출생증명서, 공무원과의 통신 기록 등이 포함됩니다. 각종 문서를 스캔하고 저장할 수도 있습니다. 디지털 문서로 변환할 중요한 기록은 다음과 같습니다.

  • 신용카드 정보

  • 은행 계좌 정보 및 명세서

  • 출생증명서

  • 사회 보장 카드

  • 혼인 및 이혼 증명서
  • 운전면허증 및 ID 카드

  • 여권

  • 수료증 및 증명서

  • 보험 정책: 자동차, 주택, 세입자, 생명, 건강, 안과 기록

  • 예방 접종 기록

  • 이력서

감성이 담겨있는 물품

 

감성적인 문서는 삶의 중요한 순간을 다시 떠올리게 합니다. 이러한 향수를 불러일으키는 항목은 순식간에 손실될 수 있으므로 디지털 사본을 저장하는 것이 필수입니다.

소파에 앉아 중요한 문서를 디지털로 변환하는 사람

가족사진의 사본을 JPG에서 PDF로 변환하여 저장하는 것은 소중한 이미지를 안전하게 보관하는 현명한 방법입니다. 또한 오래된 사진을 가족과 간편하게 공유할 수 있습니다. 디지털 방식으로 변환할 항목은 다음과 같습니다.

  • 일기, 신문(잡지), 스크랩북

  • 결혼식 기념물

  • 오래된 사진

  • 연하장, 편지, 엽서

  • VHS 테이프

  • CD

  • DVD

VHS 테이프, CD, DVD의 콘텐츠는 PDF를 통해 저장할 수 없지만, 디지털화할 방법이 있습니다. CD나 DVD를 디지털화하는 것은 대체로 간단하지만, VHS 테이프를 디지털화하려면 특정 장비나 디지털 전문가의 서비스가 필요할 수 있습니다.

 

 

종이 문서를 PDF로 변환할 때 얻을 수 있는 이점

 

종이를 PDF 파일로 변환하면 다양한 이점을 얻을 수 있습니다.

 

 

편리한 공유

 

문서를 공유해야 할 때마다 문서의 종이 사본을 찾을 필요가 없습니다. 중요한 문서의 사본을 다른 곳으로 보내고 싶다면 이메일이나 문자 메시지에 첨부하면 됩니다.

 

 

간편한 저장

 

중요한 문서를 컴퓨터, 휴대폰, 외장 드라이브, 클라우드에 저장할 수 있습니다. 이러한 모든 옵션은 종이 문서보다 공간을 적게 차지합니다.

 

 

자동 백업

 

Adobe Scan에서 카메라로 문서를 스캔하면 디바이스나 클라우드에 파일을 PDF로 저장할 수 있으므로 모든 항목의 백업 사본을 매우 간편하게 찾을 수 있습니다.

 

 

재난으로부터 보호

 

종이 문서는 젖거나, 불이 붙거나, 분실될 수 있습니다. 클라우드 등 다양한 위치에 이러한 파일의 디지털 버전을 저장하면 파일이 안전하게 그대로 유지될 것입니다.

Adobe Acrobat의 기밀유지 계약을 위한 채우기 및 서명 사용 예

문서 업그레이드

 

문서를 변경해야 하는 경우 PDF의 글꼴, 색상, 크기를 간편하게 조정할 수 있습니다. 문서에 서명, 수정, 변경이 필요한 때가 있습니다. 이러한 조정을 디지털 방식으로 손쉽게 수행할 수 있으며, 종이 문서를 업데이트하는 것보다 훨씬 간단합니다.


종이 파일을 디지털 사본으로 변환하면 더욱 간편하게 사용하고 액세스할 수 있으며, 시간이 지나 오래된 문서가 사라지는 것을 걱정하지 않아도 됩니다. 게다가, 출생증명서와 족보부터 지난해 세금 신고서와 영수증에 이르기까지 모든 것을 설명하는 종이 사본과 광범위한 전자 기록을 모두 보관할 수 있습니다. 안전한 방법으로 안심하고 문서를 저장하세요.

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