첨단 기술로 중요한 파일을 최신 상태로 유지
대부분의 사람이 문서 기록의 중요성을 알고 있지만, 종이 문서가 얼마나 보안에 취약한지 알지 못합니다. 효과적인 문서 보관을 위해 파일을 변환해 디지털화하고 안전하게 저장하는 것이 무엇보다 중요합니다.
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문서 디지털화란 종이 문서를 디지털 버전으로 만드는 과정입니다. 이를 통해 원본의 백업 역할을 하는 디지털 사본을 이용하여 어디서나 간편하게 문서를 확인하고 변경할 수 있습니다. 송장, 계약서, 보고서, 보험증권, 편지, 사진 등 다양한 문서를 디지털화할 수 있습니다.
디지털화 과정은 단순히 문서를 스캔하여 이미지로 만드는 것이 아니라 편집 가능한 전자 버전의 파일을 생성하는 작업까지 포괄하는 개념입니다. 종이 기반의 기록 보관 시스템을 100% 디지털로 전환하는 것입니다.
기업은 인사, 클라이언트 정보, 협업 등과 관련하여 다양한 문서를 생성하고 사용합니다. 재택근무, 온라인 상호 작용 등 오늘날의 세상이 디지털 방식으로 전환되면서 기업은 중요한 문서를 디지털화해 어디서나 쉽게 액세스하기를 원합니다. 정보를 디지털로 변환하면 데이터를 활용해 더 많은 인사이트를 얻을 수 있습니다. 또한 종이 문서는 제작, 보관, 사용하는 데 비용이 들지만, 디지털 문서를 이용하면 비용을 절감하고 다양한 이점을 누릴 수 있습니다.
중요한 법률 문서, 소중한 추억이 담긴 문서까지도 디지털로 변환하여 안전하게 보관할 수 있습니다. 홈 스캐너와 같은 단순한 장비로도 편지, 가족사진 등 다양한 문서를 디지털로 변환해 저장할 수 있습니다.
문서를 디지털로 변환하면 백업은 물론, 중요한 정보를 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다. 그렇지만 데이터를 클라우드에 저장하거나 온라인상에서 데이터에 액세스할 때 발생할 수 있는 보안 리스크가 걱정될 수 있습니다. IBM 보고서에 따르면, 2021년 데이터 유출 복구 비용이 17년 만에 최고를 기록한 것으로 나타났습니다. 데이터 유출은 문서 분실 또는 민감한 정보의 도용으로 이어질 수 있습니다. 디지털로 전환하면 다양한 방법을 통해 이러한 위험을 줄이고, 문서를 안전하게 보호할 수 있습니다. 예컨대, 보안 기능이 있는 백업 파일은 정보를 안전하게 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.
문서를 디지털로 변환하는 방법
1. 시간을 투자하세요. 종이 문서를 하나씩 꺼내 스캔한 다음 파일을 업로드하고, 이름을 입력하고 체계적으로 분류하는 데 시간이 얼마나 걸리는지 확인해 보세요. 완료일을 정해 직원이나 팀에 맡기는 것도 좋은 방법입니다. 기업은 수많은 종이 문서를 사용합니다. 시간과 돈을 투자해 종이 문서를 디지털화하면 엄청난 이점을 누릴 수 있습니다. 개인 사용자도 기업만큼은 아니지만 큰 효과를 볼 수 있습니다. 디지털로 변환하기로 했다면 지체하지 말고 시간을 투자해 당장 실행에 옮기세요. 믿을 만한 사람에게 이 일을 대신해 줄 것을 요청하는 것도 좋습니다.
2. 스캐너를 활용하세요. 자동 문서 기능을 제공하는 대용량 스캐너도 좋지만, 집이나 사무실에 있는 다목적 프린터에서 스캐닝 기능을 사용해도 좋습니다. 현재 이용 중인 프린터에 이러한 기능이 없다면, 스마트폰에서 스캔 앱을 다운로드하여 사용하면 됩니다. 오늘날 스캔 앱은 사진 앱보다 기술이 더 발달되어 있습니다. 높은 품질의 이미지를 정렬하고 제작할 수 있을 뿐만 아니라 광학문자인식(OCR)을 통해 텍스트를 인식하고 간편하게 액세스할 수 있는 전자 포맷으로 변환할 수도 있습니다. 세 번째 방법은 문서 스캔 전문 업체에서 제공하는 문서 스캔 서비스를 이용하는 것입니다.
3. 여러 문서를 하나로 만드세요. 어떤 문서를 디지털로 변환하여 분류할 것인지 결정합니다. 날짜별, 분기별, 클라이언트별, 유형별로 분류할 수 있습니다. 워크스테이션에서 그룹별로 정렬하거나 순서대로 늘어놓는 방식으로 파일을 준비할 수도 있습니다. 이때 어떻게 표시할지, 처리가 완료된 종이 문서를 어디에 놓을 것인지 등을 고려해야 합니다. 파일명 규칙도 정하세요. 어떤 정보가 중요하고, 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 문서 이름을 어떻게 일관되게 만들지 정해야 합니다.
4. 시작하세요. 모바일 앱 또는 스캐너의 사용 지침을 따르세요. 문서를 스캔하려면 종이 넣기 및 정렬, 스캔 버튼 누르기, 파일 저장, 이름 입력 등의 간단한 작업을 수행해야 합니다.
5. 새로운 프로세스를 만드세요. 팀은 물론이고 새로운 파일을 사용하거나 업로드하는 사람과 소통하고, 디지털 스토리지 시스템을 만들거나 채택합니다. 디지털 에셋을 정확한 폴더로 분류하고, 에셋을 사용해야 하는 사람이 제대로 찾을 수 있도록 합니다. 민감한 정보가 암호로 보호되고, 이용 권한이 없는 사람은 허가 없이 이용할 수 없게 차단되어 있는지도 확인하세요.
비즈니스 문서를 디지털로 변환하세요
종이 문서는 안전성이 보장되지 않은 상태로 방치될 경우 분실의 위험이 있습니다. 그러나 디지털 문서는 분실되거나 훼손될 가능성이 훨씬 작습니다. 유연성도 뛰어납니다. 디지털 문서로 변환한 후 파일을 스프레드시트, PowerPoint 프레젠테이션, 크기가 축소된 PDF 등으로 변환할 수 있으므로 종이와 스토리지 공간을 모두 절약할 수 있습니다.
디지털로 변환할 수 있는 비즈니스 문서 유형은 많습니다. 가장 일반적인 문서는 인사, 클라이언트 정보, 공동 작업과 관련된 문서입니다.
HR 부서
문서의 안전과 보안은 민감한 정보를 다루는 HR 부서에게 가장 중요합니다. 디지털 문서로 변환하면 HR 직원이 언제든지 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
HR 부서가 주로 다루는 문서는 다음과 같습니다.
- 급여 정보
- 직원 계약
- 보건 및 안전 보고서
- 내규 및 정책
- 직원 안내서
- 직무 기술서
- 재무 정보
- 보험 정보
- 퇴직연금 정보
- 비용 청구 내용
클라이언트 관련 정보
클라이언트 관련 문서를 디지털 문서로 변환하면 백업이 가능할 뿐 아니라 고객 서비스를 개선하는 데 도움이 됩니다. 클라이언트는 정보가 검색되는 동안 기다리는 것을 원치 않습니다. 온라인이나 클라우드에 정보를 저장하면 팀이 클라이언트에 신속하게 대응하고 요구 사항을 빠르게 충족할 수 있습니다.
클라이언트 관련 문서로는 다음과 같은 것이 있습니다.
- 송장 및 거래 관련 문서
- 클라이언트 계약서
- 제안서
내부 협업
팀원이 클라우드와 같이 한곳에서 모든 문서를 이용할 수 있다면 협업이 수월해집니다. 또한 데이터가 유출되거나 손상될 경우를 대비해 원본 파일을 클라우드에 백업해 둘 수도 있습니다.
파일을 백업해 두면 재해가 발생하더라도 사이트를 온라인으로 빠르게 복구할 수 있습니다. 문서를 처음부터 다시 작성하려면 시간과 노력이 들지만, 백업해 두면 그럴 필요가 없습니다.
다음과 같은 문서를 디지털 문서로 변환하면 원활하게 협업할 수 있습니다.
- 마케팅 자료
- 블로그 게시물
- 스타일 가이드
- 세일즈 보고서
- 재무제표
- 납세 신고서
- 사업 계획
- 기타 비즈니스 문서
디지털로 전환하면 종이가 낡거나 훼손되어 문서를 다시 작성하지 않아도 되므로, 시간과 비용을 크게 절약할 수 있습니다.
온라인으로 개인 문서 보관
가족의 역사가 담긴 사진을 상자에 넣어 옷장에 보관하면 후손들이 온전히 물려받을 수 있을지 확신할 수 없습니다. 오래된 사진을 디지털화하면 친구나 가족과 손쉽게 공유할 수 있으며, 분실이나 손상으로부터 보호할 수 있습니다. 데이터를 온라인으로 저장해 두면 재해가 발생하더라도 중요한 사진이나 문서를 안전하게 보호할 수 있습니다.
법률 문서
법률 문서는 그 어떤 문서보다도 중요하며, 특정 상황에 꼭 필요한 문서를 당사자가 언제든지 쉽게 이용할 수 있어야 합니다. 재산 분배를 자세히 기술한 유언장부터 당사자가 다른 지역에 있는 동안 다른 사람이 사업을 수행하도록 명시한 위임장에 이르기까지 법률 문서는 법적 근거가 필요할 때 중요한 역할을 합니다.
PDF와 같이 손쉽게 액세스할 수 있는 형식으로 사본을 저장하여 어떤 일이 발생하더라도 중요한 법률 문서를 안전하게 이용하세요.
- 개인 소유물 목록
- 개인 재산 증서
- 유언장 및 신탁 문서
- 민감한 정보와 중요한 문서
여기에는 보험 정보, 출생증명서, 공무원과의 통신 기록 등이 포함됩니다. 다음과 같은 각종 문서를 스캔하고 저장할 수도 있습니다.
- 신용카드 정보
- 은행 계좌 정보 및 명세서
- 출생증명서
- 사회 보장 카드
- 혼인 및 이혼 증명서
- 운전면허증 및 ID 카드
- 여권
- 수료증 및 증명서
- 보험 정책: 자동차, 주택, 세입자, 생명, 건강, 안과 기록
- 예방 접종 기록
- 이력서
추억이 담긴 소중한 물품
향수를 불러일으키는 소중한 물품은 삶의 중요한 순간을 떠올리게 합니다. 이러한 중요한 물품을 디지털로 저장해 두면 분실하거나 훼손될 걱정을 하지 않아도 됩니다.
가족사진의 사본을 JPG에서 PDF로 변환하여 저장해 두면 사진을 안전하게 보관하고, 가족과 간편하게 공유할 수 있습니다. 다음과 같은 소중한 물품을 디지털 형식으로 변환할 수 있습니다.
- 일기, 신문(잡지), 스크랩북
- 결혼식 기념물
- 오래된 사진
- 연하장, 편지, 엽서
- VHS 테이프
- CD
- DVD
VHS 테이프, CD, DVD의 콘텐츠는 PDF로 저장할 수 없지만, 디지털화할 방법이 있습니다. CD나 DVD를 디지털화하는 것은 대체로 간단하지만, VHS 테이프를 디지털화하려면 특정 장비나 디지털 전문가의 서비스가 필요할 수 있습니다.
종이 문서를 PDF로 변환하면 얻을 수 있는 이점
Acrobat Reader와 같은 툴을 사용하면 PDF 문서를 안전하게 저장, 열람, 공유할 수 있습니다.
편리하게 공유
문서를 공유해야 할 때마다 문서의 종이 사본을 찾을 필요가 없습니다. 중요한 문서의 사본을 다른 곳으로 보내고 싶다면 이메일이나 문자 메시지에 첨부하면 됩니다.
간편하게 저장
중요한 문서를 컴퓨터, 휴대폰, 외장 드라이브, 클라우드에 저장하세요. 종이 문서보다 공간을 적게 차지합니다.
자동 백업
Adobe Scan에서 카메라로 문서를 스캔하면 디바이스나 클라우드에 파일을 PDF로 저장할 수 있으므로 모든 항목의 백업 사본을 매우 간편하게 찾을 수 있습니다.
재난으로부터 보호
종이 문서는 젖거나, 불에 타거나, 분실될 수 있습니다. 클라우드 등 다양한 위치에 디지털 문서로 저장해 두면 파일을 안전하게 보관할 수 있습니다.
문서 업그레이드
문서를 수정해야 하는 경우 PDF의 글꼴, 색상, 크기를 간편하게 조정할 수 있습니다. 문서에 서명, 수정, 변경이 필요한 때가 있습니다. 이러한 조정을 디지털 방식으로 손쉽게 수행할 수 있으며, 종이 문서를 수정하는 것보다 훨씬 간단합니다.
종이 문서를 디지털 사본으로 변환하면 문서를 간편하게 이용할 수 있으며, 시간이 지나 오래된 문서가 사라지는 것을 걱정하지 않아도 됩니다. 출생증명서, 족보, 세금 신고서, 영수증 등 모든 문서를 디지털 방식으로 안전하게 보관할 수 있습니다.
