데이터 관리를 더 스마트하게 자동화할 수 있는 PDF 양식 꿀기능 2가지

대화형 양식 수동 추가하기

특히 은행권에서는 정확성이 생명인 금융 데이터 관리를 위해 대화형 PDF 양식 필드를 가장 적극적으로 활용합니다. 예를 들어, 은행에서 신규 고객 가입 서류 속 다양한 정보들을  대화형 양식을 통해 효율적으로 관리할 수 있습니다.

1. 애크로뱃 데스크탑 앱 실행 후 PDF 파일 열기

2. 상단의 '모든 도구(All tools)' > '양식 준비(Prepare Form)' 선택

3. '양식 작성' 선택

4. 양식 구성 요소 목록에서 원하는 필드(Field)를 선택 > 페이지 클릭하여 추가

• 텍스트 필드: 이름, 이메일, 숫자 입력 등 입력칸
• 체크박스(Check Box): 다중 선택 가능
• 라디오 버튼(Radio Button): 여러 선택지 중 1개만 선택 가능
• 드롭다운 메뉴(Dropdown): 미리 정한 옵션을 제공
• 서명(Signature): 디지털 서명을 받을 수 있는 서명란을 추가
• 버튼(Button): 제출, 초기화, 인쇄 같은 특정 액션을 지정

5. Esc 키를 2회 눌러 필드 추가 모드를 해제하고, 필드의 크기를 조절하거나 원하는 위치로 이동

필드 감지 기능으로 대화형 양식 자동 완성하기

수동으로 필드를 일일이 추가하는 대신, 필드 자동 감지(Field Recognition) 기능을 활용하여 몇 번의 클릭 만으로 대화형 양식으로 전환할 수 있습니다.

애크로뱃의 PDF 자동 양식 필드 기능은 수십 페이지에 달하는 복잡한 PDF 양식도 몇 번의 클릭만으로 대화형 양식으로 전환할 수 있는 기능입니다. '양식 준비' 단계에서 필드 자동 감지 기능을 활성화하면, 문서 안의 텍스트와 구조를 자동으로 분석하여 입력 필드를 자동 완성해줍니다.

1. 상단의 '모든 도구(All tools)' > '양식 준비(Prepare Form)' 선택

2. ‘자동 감지 양식 필드가 켜져 있음’ 상태에서 '양식 작성' 선택

3. 필드 인식 기능으로 필드 추가 완료

필드 속성에서 필드 이름 바꾸고 필수 설정하기

필드 양식에 입력된 데이터를 식별하기 위해서는 데이터의 ‘이름표’가 필요합니다. 최초 생성된 필드명은 [텍스트1], [체크박스1]처럼 임의로 설정되어 있어, [customer_name], [loan_amount]와 같이 명확하고 일관된 규칙에 따라 필드명을 바꿔줘야 합니다. 또한 반드시 기입해야 하는 정보는 ‘필수 입력’ 설정을 적용할 수도 있습니다.

1. 필드 더블 클릭 > ‘필드 속성(Field Properties)’ 창 열기

2. 상단 탭 메뉴 중 ‘일반(General)’ 선택

• 이름(Name/Label): 내부적으로 필드를 식별할 이름 지정
• 필수 체크박스(Required): 해당 필드의 필수 입력 여부를 설정

필드 입력값 형식 설정하고 유효성 검사하기

PDF 양식 필드의 데이터 유효성 검사(Data Validation)는 데이터 관리의 정확도를 보장하고, 업무 자동화를 위해 구조화된 데이터를 수집하는 데 필수적인 기능입니다. 어도비 애크로뱃에서는 사용자가 복잡한 코딩 없이도 필드 속성 창에서 유효성 검사를 설정할 수 있습니다.

‘형식’ 탭에서 데이터 입력값의 형식을 숫자, 날짜 등으로 선택하면, ‘확인’ 탭에서 입력값의 특징에 맞게 유효성 검사를 설정할 수 있습니다.

1. 필드 더블 클릭 > ‘필드 속성(Field Properties)’ 창 열기

2. 상단 탭 메뉴 중 ‘형식(Format)’ 선택

• 형식 범주 선택(Category): 입력 데이터의 형식 지정 (예: 숫자, 날짜, 시간, 통화, 백분율 등)

3. 상단 탭 메뉴 중 ‘확인(Validate)’ 선택

• 필드에 입력된 값이 지정된 규칙(예: 특정 범위 내의 숫자, 특정 값만 허용 등)을 따르는지 확인하는 규칙 설정

바코드에 인코딩할 필드 추가하기

물류 회사의 주문서에 이 기능을 적용하면, 고객이 작성한 종이 주문서를 일일이 시스템에 입력할 필요 없이 바코드 스캐너로 모든 정보를 즉시 처리할 수 있습니다. 먼저 주문 번호, 총액, 핵심 품목 코드 등 데이터 관리에 필수적인 항목들에 필드를 추가하세요.

1. ‘모든 도구’ > ‘양식 준비’ 선택

2. 문서에 다양한 종류의 텍스트 필드 추가하기 (서명 필드나 이미지 필드 제외)

3. ‘미리 보기’ 선택

4. 미리 보기 화면의 필드에 임의의 데이터 값(예: 주문 번호, 수량 등) 입력

5. ‘미리 보기 종료’ 선택

바코드 필드 추가하기

그 다음 바코드 필드를 선택한 후, 원하는 위치에 마우스를 클릭하여 필드를 배치합니다. 이렇게 추가된 바코드 필드에는 앞서 추가된 모든 필드의 정보가 기록됩니다.

6. 양식 구성 요소 목록에서 ‘바코드(Barcode)’ 선택

7. 인코딩 알림창에서 ‘확인’ 클릭

8. 페이지를 클릭하여 바코드 추가

바코드 필드 옵션 설정하기

배치된 바코드 필드를 더블 클릭하여 ‘바코드 등록 정보(Barcode Properties)' 창을 열고, 바코드에 어떤 데이터를 담을지 정의합니다. 이 단계가 업무 자동화의 핵심입니다.

1. 필드 더블 클릭 > ‘바코드 필드 속성(Barcode Field Properties)’ 창 열기

2. 상단 탭 메뉴 중 ‘옵션(Options)’ 선택

• 기호 옵션
  i.  PDF417: 2D 바코드 중 가장 일반적이며, 상대적으로 많은 양의 텍스트 데이터를 저장할 수 있어 문서 양식 데이터 인코딩에 널리 쓰입니다.
  ii.  QR 코드: 널리 사용되지만, PDF 양식 데이터 전체를 담기에는 저장 용량에 제한이 있을 수 있습니다.

3. 상단 탭 메뉴 중 ‘값(Value)’ 선택

4. ‘선택’ 버튼 클릭 > 데이터 관리에 필수적인 필드만 선택 (예: order_id, total_order_qty, recipient_name 등)

5. ‘확인’ 클릭