Por que motivo deve digitizar documentos? Descubra as vantagens da digitização.

A quantidade de papéis que tem é avassaladora e não quer perder documentos importantes? Descubra como a digitização de documentos pode ajudar a organizar e proteger os seus ficheiros.

Os ficheiros físicos são úteis, mas os documentos digitais são ainda melhores. Descubra oito vantagens da digitização que podem impulsionar o sucesso da sua organização.

Qual é a vantagem da digitização de documentos que a maioria das pessoas ignora?

A digitização traz inúmeras vantagens, como aumento da eficiência, colaboração mais fácil e melhoria da acessibilidade. No entanto, há um benefício frequentemente esquecido: a possibilidade de libertar espaço físico.

Ao converter documentos físicos em ficheiros digitais, liberta espaço de armazenamento físico, reduzindo custos e criando um ambiente de escritório mais espaçoso para outras utilizações. Os documentos digitais oferecem grandes vantagens para empresas que lidam com volumes elevados de papelada.

Vantagens da digitização de documentos para empresas.

Digitizar documentos oferece várias vantagens. Saiba como atribuir prioridades e digitizar documentos importantes facilita o acesso para referência e cria uma cópia de segurança adicional. Melhore os seus negócios com estas oito vantagens de migrar para o digital:

1. Melhor capacidade de armazenamento. O que ocupa mais espaço: uma sala cheia de ficheiros ou um disco rígido?
2. Acessibilidade fácil. É muito mais simples para os colaboradores clicarem numa pasta no computador do que vasculharem gavetas. Várias pessoas podem pesquisar simultaneamente, aumentando ainda mais a acessibilidade.
3. Recuperação rápida de ficheiros. Em vez de vasculhar inúmeras pastas, basta introduzir o que procura numa barra de pesquisa para o encontrar instantaneamente.
4. Colaboração fácil e rápida. Deixe de fazer cópias de ficheiros para partilhar com os colegas. Envie o documento por e-mail e colabore em tempo real, mesmo que não estejam no mesmo local.
5. Maior segurança. Diga adeus a fechaduras e chaves. Os ficheiros digitais são encriptados e seguros. Será necessário mais do que um martelo para aceder aos documentos.
6. Poupança de recursos. Pare de comprar papel e toner para imprimir documentos físicos e poupe dinheiro em materiais de escritório.
7. Recuperação de dados facilitada. As cópias de segurança digitais permitem a recuperação de ficheiros, mesmo após uma falha catastrófica. Se perder ficheiros físicos, poderá nunca mais os recuperar.
8. Durabilidade dos ficheiros. Os documentos em papel deterioram-se com o tempo. Os documentos digitais permanecem impecáveis para sempre.

Passos simples para digitizar documentos.

Com o Adobe Scan, a ferramenta ideal para digitizar documentos online, é fácil utilizar a câmara do seu telemóvel para digitizar um documento em PDF:

1. Transfira o Adobe Scan na loja de aplicações do seu telemóvel e abra a aplicação.
2. Coloque o documento físico que pretende digitizar numa superfície plana e num local bem iluminado.
3. Alinhe o documento no visor da câmara e aguarde que a aplicação o reconheça.
4. Assim que o documento for reconhecido, o Adobe Scan captura automaticamente uma imagem do mesmo.
5. Reveja a imagem para garantir que o documento foi digitizado corretamente.
   a) Se o documento precisar de edições ou correções, poderá ajustá-lo utilizando as ferramentas de edição na aplicação.
6. Quando terminar o documento digitizado, guarde-o no formato e na localização pretendidos.

Seguindo estes passos simples, pode digitizar documentos de forma rápida e fácil com o Adobe Scan. Assim, os documentos tornam-se ficheiros digitais fáceis de partilhar e gerir.

Como pode organizar os documentos depois de os digitizar?

Conheça algumas boas práticas para organizar os seus documentos digitais:

• Utilize uma convenção de nomenclatura consistente. Dê a cada ficheiro um nome descritivo que reflita o conteúdo com precisão. Utilize um formato consistente, como DD-MM-AAAA-descrição, para facilitar a classificação e a localização dos ficheiros.
• Crie uma estrutura lógica de pastas. Crie uma estrutura de pastas que reflita o sistema de arquivamento físico, facilitando a localização de documentos quando necessário. Utilize subpastas para organizar documentos por categoria, data ou qualquer outro critério relevante.
• Utilize palavras-chave e etiquetas. Utilize palavras-chave e etiquetas para facilitar a pesquisa de documentos. Estes recursos são úteis para grandes quantidades de documentos.
• Mantenha a simplicidade. Evite criar muitas subpastas ou utilizar convenções de nomenclatura demasiado complexas. Utilize um sistema simples e fácil de entender.

Manter os documentos digitais organizados não só ajuda a encontrar aquilo de que precisa, como também facilita a colaboração e a partilha de documentos pela equipa. É essencial manter todos os tipos de documentos bem organizados. Pretende digitizar contratos? Saiba como digitizar documentos e criar um sistema de contratos para simplificar todo o processo.

Digitalização vs. digitização: qual é a diferença?

Os termos digitalização e digitização são frequentemente usados como sinónimos, mas há uma diferença importante entre ambos.

A digitização é o processo de converter documentos físicos em formatos digitais, como PDF, JPEG ou DOC. Este processo envolve digitalizar ou fotografar os documentos físicos e guardá-los como ficheiros digitais, que podem ser armazenados, acedidos e partilhados eletronicamente.

Por outro lado, a digitalização refere-se à transformação das operações e processos empresariais através de tecnologias digitais. Por exemplo, integrar ferramentas e tecnologias digitais nas operações empresariais para aumentar a eficiência, a produtividade e a experiência do cliente é considerado digitalização.

Embora a digitização faça parte da digitalização, não são a mesma coisa. A digitização é apenas o primeiro passo rumo à transformação digital. Ao digitizar documentos, as empresas podem reduzir a utilização de papel, poupar espaço de armazenamento e melhorar a colaboração. No entanto, a digitalização vai além da conversão de documentos em formatos digitais. Trata-se de utilizar tecnologias digitais para automatizar processos, melhorar a experiência do cliente e criar novos modelos de negócios.

Preciso de manter cópias físicas após digitizar documentos?

Após digitizar documentos, poderá perguntar-se se ainda é necessário manter cópias físicas. A resposta a esta questão depende de vários fatores.

Para alguns documentos, como registos fiscais e documentos legais, é aconselhável manter as cópias físicas por um certo período, mesmo que já tenham sido digitizadas. O fisco e outras agências governamentais podem exigir documentos originais ou cópias físicas como prova de conformidade ou elegibilidade. Em alguns casos, as cópias digitizadas de documentos podem não ser aceites como prova válida.

Para recibos, faturas e outros registos financeiros, talvez não seja necessário manter cópias físicas após a digitização dos documentos. No entanto, é uma boa prática guardar as cópias físicas originais por algumas semanas ou meses, caso haja alguma discrepância ou algum erro nas cópias digitais.

Os requisitos para guardar cópias físicas podem variar conforme o setor, a jurisdição e as circunstâncias específicas. Consulte especialistas nas áreas jurídica e contabilística para saber que documentos devem ser arquivados e por quanto tempo.

Mais recursos sobre documentos.

Agora que já sabe mais sobre a digitização de ficheiros e como digitizar documentos essenciais, explore outros recursos para otimizar o trabalho com os seus documentos:

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