Como enviar um PDF de forma segura?

Descubra como reforçar a proteção dos PDFs com palavras-passe ou certificados de segurança para partilhar documentos de forma mais segura.

A maioria de nós partilha ficheiros PDF diariamente, seja no trabalho, nos estudos ou na vida quotidiana. Independentemente dos ficheiros que partilha, é essencial manter a segurança dos seus dados. Mesmo o PDF mais simples pode conter informações que não quer ver públicas. Por isso, é uma excelente ideia reforçar a proteção dos seus PDFs antes de os partilhar.

Precisa de saber como enviar documentos de forma segura, mas não sabe por onde começar? Este guia responderá a todas as suas questões sobre a partilha segura de documentos e dará indicações sobre como enviar um PDF por e-mail com segurança.

É seguro enviar um PDF por e-mail?

O e-mail, por si só, é uma forma rápida e fiável de enviar documentos digitais, mas tem apenas níveis médios de segurança. Uma vez enviado, qualquer pessoa com acesso à conta de e-mail do destinatário pode transferir e visualizar os documentos. Por isso, é importante saber como enviar um PDF de forma segura. Adicionar camadas adicionais de proteção, como uma palavra-passe ou encriptação ao próprio documento, restringirá a visualização ao destinatário pretendido.

Com proteção adicional, o e-mail torna-se numa das formas mais rápidas e seguras de enviar um PDF.

Como enviar documentos de forma segura?

Existem várias opções para enviar documentos por e-mail com segurança. As formas mais seguras de o fazer são:

• Como anexo
• Como um link
• Com a ajuda de uma plataforma ou plug-in de partilha de documentos

Todos estes métodos enviarão um PDF de forma segura ao destinatário pretendido, embora a preferência pessoal possa ditar a escolha de um método em detrimento de outro.

Como proteger um PDF?

Agora que sabe como enviar documentos de forma segura por e-mail, vamos falar sobre como proteger o ficheiro PDF. Existem duas formas principais de proteger um PDF — proteção por palavra-passe e encriptação. Estas são frequentemente utilizadas em conjunto. Assim, quando o destinatário introduz a palavra-passe correta, também descodifica a encriptação, permitindo-lhe aceder aos dados do documento. No entanto, é possível enviar um PDF não encriptado que esteja apenas protegido por palavra-passe.

Como enviar ficheiros PDF protegidos por palavra-passe?

1. Inicie o Adobe Acrobat e selecione a ferramenta Proteger no menu Ferramentas.
2. Escolha as suas definições de proteção. Pode restringir a edição com uma palavra-passe ou encriptar todo o PDF com uma palavra-passe ou certificado digital. Também pode apagar informações ocultas do ficheiro.
3. Depois de proteger o ficheiro, guarde-o como uma cópia separada por questões de segurança.
4. Selecione Compartilhar Com Outras Pessoas na barra de ferramentas superior.
5. Adicione os endereços de e-mail dos destinatários. Também pode permitir comentários com a opção Permitir Comentários e adicionar um lembrete de prazo opcional.
6. Selecione Enviar para partilhar o seu ficheiro.

Por fim, forneça separadamente a palavra-passe ou o certificado de segurança aos destinatários. Desta forma, ajudará a garantir que os ficheiros estão mais seguros e não serão abertos por ninguém acidentalmente.

Como proteger um PDF online para o enviar de forma segura?

Pode nem sempre ter tempo para seguir este processo, especialmente se estiver em movimento. Quando precisar de proteger um PDF rapidamente, pode utilizar os serviços online do Adobe Acrobat.
Para proteger um PDF com a ferramenta Proteger PDF, siga estes passos:

1. Carregue o ficheiro arrastando e largando o PDF na área de carregamento ou clicando no botão Selecionar um Arquivo.
2. Introduza uma palavra-passe forte com uma combinação de letras maiúsculas e minúsculas, símbolos e números.
3. Volte a introduzir a palavra-passe para a confirmar.
4. Clique em Definir Senha.
5. Transfira o PDF protegido ou inicie sessão para o partilhar.

Encriptar o PDF é o mesmo que protegê-lo com palavra-passe?

Não, embora as duas ações sejam muito semelhantes. Pode enviar PDFs de forma segura apenas com proteção por palavra-passe, mas não pode encriptar um documento sem uma palavra-passe. Uma palavra-passe bloqueia o documento para impedir a visualização, enquanto a encriptação vai mais longe ao codificar a informação, para que não possa ser lida ou interpretada sem uma chave de encriptação, que muitas vezes serve também como palavra-passe de bloqueio. A encriptação adiciona uma camada extra de proteção que reduz as possibilidades de ocorrer uma violação de dados quando o documento é enviado ou transferido.

Dicas para enviar documentos por e-mail de forma segura.

1. Saiba que tipo de documento está a planear enviar. Os passos para enviar um PDF de forma segura serão provavelmente diferentes dos passos para criar um documento do Word seguro ou outro tipo de ficheiro.
2. Faça um teste. Tente enviar o documento para si como anexo ou link para garantir que tudo funciona conforme o esperado.
3. Delineie um plano para saber como vai comunicar a palavra-passe ou chave de encriptação previamente. Não adianta nada o destinatário receber o PDF seguro se não o poder abrir e visualizar. A melhor prática é comunicar a palavra-passe de outra forma segura, em vez de a digitar no corpo do e-mail ao qual o documento protegido está anexado.

Que problemas posso encontrar ao tentar enviar documentos de forma segura?

Alguns dos problemas mais comuns que pode encontrar ao enviar um documento de forma segura incluem:

• Limites de tamanho de anexos de e-mail. A maioria dos e-mails limita o tamanho dos anexos a 25 MB, por isso tenha atenção a este limite ao encriptar e enviar os seus documentos.
• Palavras-passe esquecidas ou incorretas. Tenha cuidado para não se enganar ao escrever a palavra-passe do documento e certifique-se de que não tem as maiúsculas ativadas. Isto pode causar problemas mais tarde, quando tentar abrir o documento com a palavra-passe que julgava ter definido.
• Bloqueios do sistema de segurança. Às vezes, as definições dos sistemas de segurança instalados podem impedir que adicione uma palavra-passe ao documento ou que transfira e abra um documento protegido. Se receber um aviso do sistema de segurança, pode aprovar manualmente a transferência do ficheiro.
• Dificuldades ao abrir o documento protegido. Em alguns casos, certos ficheiros PDF só podem ser abertos pelo Acrobat. Verifique o tipo de ficheiro e abra documentos protegidos com o software correspondente.

É fácil alguém remover a proteção por palavra-passe de um PDF protegido?

Para remover a proteção por palavra-passe de um ficheiro PDF, o utilizador deve ter um certo nível de permissão. Se não for o autor da política ou um administrador do ficheiro PDF, não conseguirá aceder às definições de segurança necessárias para remover a palavra-passe do PDF.

Mais recursos para trabalhar com PDFs.

Agora que sabe como enviar um PDF por e-mail de forma segura, aqui estão alguns recursos adicionais que pode utilizar:

• Saiba como encriptar ficheiros PDF.
• Saiba como armazenar ficheiros de forma segura.
• Saiba como proteger um PDF com palavra-passe no Windows 10.
• Saiba como criar uma palavra-passe segura para PDF.

Descubra tudo o que pode fazer com o Acrobat e os serviços online do Acrobat para ajudar a proteger, partilhar e otimizar os seus fluxos de trabalho em PDF.