O que é um assistente virtual?
Precisa de ajuda no escritório? Descubra como um assistente virtual pode aliviar a sua carga de trabalho diário.
O que faz um assistente virtual?
Um assistente virtual é alguém que executa serviços administrativos para clientes remotamente como colaborador independente. A maioria dos assistentes virtuais trabalha a partir de casa e acede a todos os ficheiros necessários, como calendários, documentos de planeamento e outro software, através da Internet.
Os assistentes virtuais podem contribuir para o crescimento do seu negócio, melhorando a eficiência. Uma das principais vantagens de um assistente virtual é a flexibilidade. Se já trabalha a partir de casa, pode continuar a expandir a sua equipa sem se preocupar em providenciar um escritório físico para novos colaboradores.
Por fim, um dos benefícios mais importantes de um assistente virtual é o facto de ajudar a reduzir significativamente a carga de trabalho. Desta forma, poderá dedicar mais tempo e energia a tarefas mais importantes e continuar a centrar os seus esforços no crescimento do seu negócio.
Um assistente virtual é remoto?
Um assistente virtual trabalha remotamente, o que lhe permite realizar várias tarefas com um contrato flexível. Como colaboradores administrativos remotos, as suas funções estão, geralmente, relacionadas com a gestão do escritório, incluindo atendimento de chamadas, gestão de agendas, registos de contabilidade, apoio ao cliente, pesquisa, entre outras.
Como tornar-se assistente virtual? Quais são as qualificações necessárias?
Algumas das qualificações gerais de um assistente virtual incluem:
- Dispor de um computador e de uma ligação à Internet fiável
- Estar familiarizado com tecnologias de trabalho eletrónico, incluindo calendários online e partilha do ambiente de trabalho
- Ter conhecimentos gerais de software de folhas de cálculo e processamento de texto
- Ser multifuncional e ter competências de organização e gestão de tempo
- Ser capaz de trabalhar com um mínimo de supervisão
Que tipos de assistentes virtuais existem?
Embora os assistentes virtuais possam prestar vários serviços aos empresários, existem diferentes tipos de assistentes virtuais que podem especializar-se em categorias específicas.
- Administrativo. Este assistente virtual assegura todo o trabalho administrativo empresarial e pessoal. Isto significa que é responsável por tarefas que incluem registos de contabilidade, gestão de e-mails, agendamento e arquivo de documentos.
- Atendimento ao cliente. Alguns assistentes virtuais são especialistas em atendimento ao cliente e tratam de questões relacionadas com e-mails e chamadas telefónicas. São responsáveis por responder a perguntas sobre produtos, reembolsos, etc.
- Design gráfico. Este tipo de assistente virtual tem experiência específica em design gráfico, pode ajudar a empresa na criação de logótipos, design e manutenção de páginas Web e domina aplicações como o Photoshop ou o Adobe InDesign.
Um assistente virtual é ideal para que tipo de empresas?
Existem vários tipos de empresas que podem beneficiar da ajuda de um assistente virtual. Seguem-se alguns exemplos:
- Setor imobiliário. Este setor pode recorrer a assistentes virtuais para preparar documentação e listagens, bem como para gerir outras tarefas repetitivas em agências imobiliárias.
- Recursos humanos. Um assistente virtual pode ajudar na gestão de tarefas regulares de recursos humanos, nomeadamente, preparação de descrições de funções, marcação de entrevistas, redação de e-mails de acompanhamento e realização de chamadas telefónicas.
- Escritórios de advocacia. Muitos escritórios de advocacia recorrem a assistentes virtuais para tarefas como ditados, tomada de notas e transcrição, criação e distribuição de documentos, organização de reuniões e assistência telefónica.
- Artes e espetáculo Os assistentes virtuais administrativos podem ser extremamente úteis e benéficos na indústria das artes e do espetáculo, pois podem colaborar na introdução de dados, agendamento de compromissos e gestão de comunicação. Outras tarefas podem ainda incluir pesquisa de espaços, programação de palestrantes, interação com fornecedores e contactos com empresas de catering.
Tarefas diárias de um assistente virtual (AV).
Quando a gestão está orientada para o desenvolvimento do negócio, algumas das tarefas menos importantes podem ser negligenciadas. É aqui que entra o assistente virtual.
Normalmente, os assistentes virtuais asseguram tarefas administrativas relacionadas com organização e planeamento. Podem:
- Agendar compromissos
- Fazer e receber chamadas telefónicas
- Organizar folhas de cálculo
- Gerir contas de e-mail
- Criar perfis em redes sociais
- Registar transações
- Realizar pesquisas
- Rever e editar documentos
Se tiver uma necessidade específica, também pode encontrar assistentes virtuais especializados em áreas como design gráfico, marketing, gestão de sites da Internet, contabilidade, redes sociais, entre outras.
Como colaboradores independentes, os assistentes virtuais permitem uma maior flexibilidade no local de trabalho. Não tem de se preocupar em preencher um horário para um colaborador a tempo inteiro, basta contratar um assistente virtual para as tarefas de que necessita. Desta forma, economizará tempo e dinheiro a longo prazo.
Requisitos para assistentes virtuais.
Um assistente virtual deve ter, preferencialmente, experiência em determinadas plataformas amplamente utilizadas no setor em questão.
Por exemplo, um assistente virtual na área de marketing deve estar à vontade a trabalhar com o Google Suite, carregar ficheiros e pastas no Dropbox e utilizar o software de agendamento e os programas de e-mail preferidos da organização, como o MailChimp.
Como contratar um assistente virtual?
Antes de contratar um assistente virtual, é essencial elaborar um contrato de trabalho detalhado. Este contrato deve descrever as condições de contratação para que ambas as partes estejam alinhadas, evitando mal-entendidos futuros.
Como os assistentes virtuais são, de facto, virtuais, não pode simplesmente entregar-lhes um contrato para assinar. Envie documentos importantes em formato PDF para manter a formatação e facilitar o arquivo. Os contratantes podem até assinar ficheiros PDF por via eletrónica para iniciar o trabalho mais rapidamente.
Segue-se uma lista de passos que pode seguir para procurar ou preparar a contratação de um assistente virtual:
- Documentar as tarefas que pretende subcontratar.
- Criar uma descrição de funções e publicá-la online.
- Analisar as candidaturas e agendar entrevistas.
- Fazer um teste aos melhores candidatos.
- Propor ao melhor candidato um período experimental.
- Contratar o seu candidato preferido e o mais qualificado para assistente virtual.
Criar uma descrição de funções para assistente virtual.
Para procurar o candidato certo para a posição de assistente virtual que pretende preencher, terá de utilizar um anúncio de emprego e uma descrição de qualificações adequados à função.
Seguem-se algumas das funções e responsabilidades a considerar na descrição de funções do assistente virtual:
- Responder a e-mails e chamadas telefónicas
- Agendar reuniões
- Gerir a lista de contactos da empresa
- Preparar folhas de cálculo de clientes e manter registos online
- Organizar os calendários dos gestores
- Realizar pesquisas de mercado
- Criar apresentações
- Analisar e responder às consultas administrativas dos colaboradores
Mais recursos para aumentar a eficiência da sua empresa.
Agora que já compreendeu o que são assistentes virtuais e o que fazem, seguem-se mais recursos empresariais:
- Saiba como criar um formulário de captação de clientes para impulsionar o seu negócio.
- Conheça o papel de um microempreendedor.
- Saiba como digitalizar recibos para fins fiscais.
- Descubra porque é que a sustentabilidade nas empresas é importante.
- Conheça algumas das melhores ferramentas de produtividade para trabalho remoto.
- Saiba mais sobre colaboração remota.
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