ACROBAT
Digitizar documentos: 43 documentos com prioridade.
Crie cópias digitais para um arquivo seguro e eficiente.
Mantenha os ficheiros importantes atualizados utilizando tecnologias modernas.
A maioria das pessoas compreende a importância dos documentos, mas talvez não perceba o quão vulneráveis ficam em formato físico. Converter, digitizar e armazenar ficheiros PDF online são os primeiros passos para um armazenamento mais eficiente.
O que é a digitização de documentos?
A digitização de documentos é o processo de criar versões digitais de registos em papel. As cópias digitais podem servir como cópias de segurança dos originais ou como formatos de ficheiro mais acessíveis e adaptáveis para visualizar o conteúdo em vários locais. Os registos que podem ser digitizados incluem faturas, contratos, relatórios, apólices de seguro, cartas e fotografias.
O processo de digitização vai além de apenas digitizar e criar imagens dos documentos: envolve também a produção de versões eletrónicas e editáveis dos ficheiros, permitindo converter um sistema de armazenamento do papel para o digital.
As empresas costumam ter um grande número de ficheiros relacionados com recursos humanos, informações de clientes e colaboração interna. À medida que o mundo transita para formas digitais de fazer negócios, com trabalho remoto e interação com clientes online, muitas empresas querem disponibilizar eletronicamente os documentos importantes. Ao digitizar os ficheiros, é possível extrair melhores informações dos dados. Além disso, pode ser mais caro produzir, armazenar e aceder aos ficheiros em papel, pelo que a digitização pode ser uma solução económica, para além de ter outras vantagens.
As pessoas recorrem à digitização para preservar documentos legais e pessoais de grande importância. Com um simples scanner, pode digitizar e guardar cartas e fotografias de família para a posteridade.
Digitizar documentos cria cópias adicionais e pode tornar a pesquisa de informações importantes rápida e fácil. Contudo, pode ter receio em armazenar os ficheiros na nuvem ou em aceder aos mesmos online devido a riscos de segurança. Um relatório da IBM indica que, em 2021, os custos com violações de dados atingiram o valor máximo em 17 anos. Tais violações podem resultar na perda de documentos ou no roubo de informações confidenciais. Felizmente, existem várias formas de proteger os documentos online. Realizar uma cópia de segurança segura ou proteger os ficheiros PDF com uma palavra-passe, por exemplo, são medidas eficazes para salvaguardar as informações.
Como digitizar documentos?
1. Adicione ao calendário. Se tiver várias caixas com documentos, pense no tempo necessário para rever os papéis, digitizá-los, carregar os ficheiros, dar-lhes nomes e organizá-los devidamente. Delegue a tarefa a uma pessoa ou equipa e adicione-a ao calendário para garantir a sua execução. As empresas lidam com muita papelada, mas investir tempo e dinheiro na digitização pode ser compensador. As pessoas geralmente têm menos papéis, mas, ainda assim, podem acumular um grande volume. Se estiver a digitizar os documentos sem a ajuda de mais ninguém, reserve tempo para esta tarefa para evitar adiá-la. Se possível, contrate alguém de confiança para ajudar.
2. Tenha acesso a um scanner. Um scanner de alto volume com alimentação automática de papel é ideal para trabalhos de grandes dimensões, mas a impressora que tem em casa ou no escritório pode ser suficiente para digitizar. Se não tiver um dispositivo destes, transfira uma aplicação de scanner gratuita para o seu smartphone. Esta tecnologia é mais avançada do que simplesmente tirar uma foto com a câmara do telemóvel. Pode ajudar a alinhar e produzir imagens de alta qualidade e, com o software de OCR (reconhecimento ótico de carateres), consegue reconhecer e converter texto num formato eletrónico acessível. Outra opção é utilizar serviços de digitização de documentos de uma empresa especializada.
3. Organize-se. Ao aprender a gerir ficheiros digitais, decida quais documentos pretende digitizar e estabeleça um método para os organizar. Pode organizá-los por data, trimestre, cliente ou tipo. Prepare o seu espaço de trabalho e organize os ficheiros, agrupando-os ou colocando-os na ordem certa. Garanta espaço suficiente e tenha um plano para identificar e armazenar os documentos já processados. Defina um sistema de nomenclatura para os ficheiros. Que informações são fundamentais e como pode garantir que os documentos são nomeados de forma consistente para serem facilmente encontrados mais tarde?
4. Comece. Siga as instruções na aplicação móvel ou no scanner. Geralmente, digitizar documentos envolve passos simples, como colocar ou alinhar o papel, premir Digitalizar, guardar o ficheiro e dar-lhe um nome.
5. Execute o novo processo. Comunique com a sua equipa e com todas as pessoas que carregam ou acedem a novos ficheiros. Selecione ou crie um sistema de armazenamento eletrónico funcional. Todos os ativos eletrónicos devem estar nas pastas corretas e com as permissões de acesso adequadas. Tome medidas para garantir que as informações confidenciais estão protegidas por palavra-passe ou bloqueadas para quem não tem permissão para aceder.
Digitize documentos empresariais.
É fácil perder documentos físicos empresariais que estão desprotegidos, mas os documentos digitizados têm menos probabilidade de serem perdidos ou danificados, além de serem mais versáteis. Após a digitização, pode converter os ficheiros em qualquer formato, como folhas de cálculo do Excel em PDF ou até apresentações do PowerPoint em PDF, para conseguir ficheiros mais pequenos, o que significa reduzir a utilização de papel e diminuir a quantidade de armazenamento utilizada.
Existem muitos tipos de documentos empresariais que podem e devem ser digitizados. Os mais comuns estão relacionados com recursos humanos, informações de clientes e colaboração interna.
Recursos humanos
A segurança e a proteção dos documentos são prioridades para os departamentos de RH, que lidam frequentemente com informações confidenciais. Digitizar documentos ajuda a garantir que os profissionais de RH têm sempre tudo aquilo de que precisam.
Para o departamento de RH, é importante digitizar os seguintes documentos:
- Informações de folhas de pagamento
- Contratos de trabalho
- Relatórios sobre saúde e segurança
- Estatutos e políticas
- Manual do colaborador
- Descrições de funções
- Informações financeiras, como declarações fiscais e formulários de retenção de impostos
- Informações de seguros
- Informações sobre planos de reforma
- Queixas
Informações relacionadas com clientes
Os documentos digitais de clientes asseguram uma cópia de segurança segura e melhoram o serviço ao cliente. A última coisa que um cliente quer é esperar enquanto procura as suas informações. Com o armazenamento online ou na nuvem de informações relevantes, a equipa responde mais rapidamente aos pedidos dos clientes.
Os documentos de clientes que devem ser digitizados incluem:
- Faturas e transações
- Contratos com clientes
- Propostas
Colaboração interna
Os colaboradores trabalham mais facilmente quando conseguem aceder aos documentos da empresa num único local, como na nuvem. Em caso de violação ou corrupção de dados, terá uma cópia de segurança dos ficheiros originais na nuvem.
Além disso, se ocorrer um desastre, será mais rápido restaurar o site se tiver feito uma cópia de segurança dos ficheiros. Recriar documentos do zero é uma tarefa demorada e trabalhosa. Prepare-se para que isso nunca aconteça.
Garanta que a colaboração interna flui sem problemas digitizando estes documentos:
- Materiais de marketing
- Publicações no blogue
- Guias de estilo
- Relatórios de vendas
- Demonstrações financeiras
- Documentos fiscais
- Planos de negócio
- Qualquer outro documento essencial para o sucesso da sua empresa
Poupará tempo e dinheiro se não precisar de substituir documentos caso ocorra algum imprevisto.
Guarde documentos pessoais online.
Guardar a história e as fotografias da sua família numa caixa no armário não é suficiente para garantir que as gerações futuras podem aceder a esses ficheiros. Digitizar estes itens facilita a partilha com amigos e familiares, além de os proteger contra perdas ou danos. É seguro guardar dados online, pois garante o acesso a estes documentos, aconteça o que acontecer.
Documentos legais
Todos os tipos de documentos legais, especialmente pessoais, são fundamentais. A maioria das pessoas precisa de acesso fácil a eles em determinadas situações. Desde um testamento que detalha a distribuição de bens a uma procuração que permite a alguém realizar negócios na sua ausência, estes documentos podem ser extremamente importantes.
Garanta que os seguintes documentos legais importantes podem ser acedidos em qualquer situação ao armazenar cópias deles num formato prático, como num PDF:
- Inventário de bens pessoais
- Escrituras de propriedades privadas
- Testamentos e documentos fiduciários
- Informações confidenciais e documentos importantes
Isto inclui informações de seguros, certidões de nascimento, registos de correspondência com entidades governamentais e muito mais. Pode digitizar e guardar muitos destes documentos. Seguem-se alguns exemplos de registos confidenciais e importantes que devem ser digitizados:
- Informações de cartões de crédito
- Informações e extratos de contas bancárias
- Certidões de nascimento
- Números de identificação fiscal
- Certidões de casamento e divórcio
- Cartas de condução e cartões de cidadão
- Passaportes
- Diplomas e certificados
- Apólices de seguro: automóvel, habitação, arrendamento, estilo de vida, saúde, visão
- Boletins de vacinação
- Currículos
Itens sentimentais
Os documentos sentimentais trazem-nos recordações de momentos importantes da nossa vida. Mas estes itens de nostalgia podem perder-se rapidamente, sendo essencial guardar cópias digitais.
Guardar uma cópia das fotografias de família convertidas de JPG em PDF é uma forma inteligente de manter essas imagens preciosas em segurança. Facilita também a partilha de fotografias antigas com familiares. É possível e recomendado digitizar itens como:
- Diários, cadernos pessoais e álbuns de recortes
- Lembranças de casamento
- Fotografias antigas
- Cartões de felicitações, cartas e postais
- Cassetes VHS
- CDs
- DVDs
Embora não seja possível armazenar o conteúdo de cassetes VHS, CDs ou DVDs em PDFs, pode digitizá-los mesmo assim. Geralmente, é fácil digitizar um CD ou DVD. Já as cassetes VHS exigem equipamentos específicos ou serviços de profissionais de transformação digital.
As vantagens de converter papel em PDF.
Ferramentas como o Acrobat Reader permitem armazenar, visualizar e partilhar documentos PDF com segurança.
Partilha prática
Não precisará de procurar cópias em papel de um documento sempre que o pretender partilhar. Para enviar uma cópia de um documento importante, basta anexá-la a um e-mail ou uma mensagem de texto.
Armazenamento fácil
Pode armazenar documentos importantes no computador, no telemóvel, num disco externo ou na nuvem. Todas estas opções ocupam menos espaço do que documentos em papel.
Cópia de segurança automática
Ao digitizar um documento com a câmara no Adobe Scan, pode guardar os ficheiros como PDFs no dispositivo ou na nuvem, sendo mais fácil encontrar cópias de segurança de tudo.
Proteção contra desastres
As cópias físicas de documentos podem facilmente molhar-se, incendiar-se ou perder-se. Guardar uma versão digital destes ficheiros em vários locais, incluindo na nuvem, assegura que permanecem protegidos e intactos.
Atualizar documentos
Se precisar de personalizar um documento, pode facilmente alterar o tipo de letra, a cor ou o tamanho de um PDF. Muitas vezes, os documentos precisam de ser assinados, revistos ou modificados. Fazer estas alterações digitalmente é muito mais simples do que atualizar documentos em papel.
Ao converter ficheiros físicos em cópias digitais, o acesso e a utilização tornam-se muito mais fáceis, não tendo que se preocupar com o desaparecimento de documentos antigos. Além disso, pode manter tanto cópias físicas como um histórico eletrónico detalhado, desde certidões de nascimento e árvores genealógicas a contratos e recibos de IRS do ano passado. Proteja e guarde estes documentos, garantindo mais tranquilidade no seu dia a dia.
Continue a explorar
