Adobe Acrobat
วิธีป้องกันการสูญเสียข้อมูลทางธุรกิจ
เตรียมความพร้อมสำหรับความหายนะทางข้อมูล และเรียนรู้วิธีกู้คืนข้อมูลเหล่านั้นกลับมา
ไม่มีระบบจัดเก็บข้อมูลใดสมบูรณ์แบบ
ระบบข้อมูลสามารถเกิดข้อผิดพลาดได้ สาธารณภัยธรรมชาติอาจทำให้แหล่งจัดเก็บข้อมูลให้พังเสียหาย ส่วนมัลแวร์สามารถทำให้ไฟล์เสียหายได้ และจากรายงานภัยคุกคามของ Webroot ในปี 2021 ก็พบว่าเมื่อถึงจุดๆ หนึ่ง PC ประมาณครึ่งหนึ่งจากทั้งหมดจะติดไวรัส ปัญหาต่างๆ เหล่านี้อาจทำให้สูญเสียกำไร เกิดความเสียหายต่อชื่อเสียง หรืออาจแย่กว่านั้น จากข้อมูลของ IBM มูลค่าความเสียหายรวมของการขโมยข้อมูลอยู่ที่ 4.24 ล้านดอลลาร์สหรัฐ ในประเทศและภูมิภาคต่างๆ ถึง 17 แห่ง ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 3.86 ล้านในปี 2020 โชคดีที่หากคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถทำหน้าที่ของคุณในการปกป้องสินทรัพย์ดิจิทัลของบริษัท
ทำไมการป้องกันการสูญเสียข้อมูลจึงสำคัญ
การลดความเสี่ยงนั้นจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ และการลดความเสี่ยงจากผลที่ตามมาของการสูญเสียไฟล์สำคัญของธุรกิจเองก็เช่นกัน ซึ่งได้แก่
- การสูญเสียกำไร ข้อมูลที่สูญหายมักจะทำให้เกิดการสูญเสียรายได้หรือมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ซึ่งรวมไปถึงค่าใช้จ่ายในการกู้คืน แม้กระทั่งการจ่ายเงินชดเชยพนักงาน หากเหตุเกิดจากความประมาทเลินเล่อหรือความผิดพลาดจากมนุษย์
- เสียชื่อเสียง หากข้อมูลสำคัญถูกละเมิด ภาพลักษณ์ของแบรนด์ก็อาจแย่ลง
- ประสิทธิภาพการทำงานหยุดชะงัก เวลาของคุณเป็นสิ่งมีค่า และหากสูญเสียข้อมูลทางธุรกิจ อาจต้องใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ในการกู้คืน
- ความล้มเหลวทางธุรกิจ ในสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด ข้อมูลที่สูญหายอาจส่งผลให้ธุรกิจของคุณต้องปิดตัวลง
สาเหตุทั่วไปของการสูญเสียข้อมูลทางธุรกิจ
การหาสาเหตุของการสูญเสียข้อมูลของบริษัทคุณเป็นขั้นตอนแรกในการกู้คืนข้อมูล พิจารณาสาเหตุที่เป็นไปได้ต่อไปนี้
มัลแวร์และไวรัส
มัลแวร์และไวรัสเป็นภัยคุกคามที่ร้ายแรงต่อธุรกิจ รัฐบาล และผู้คน ภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์เหล่านี้มีหลายรูปแบบ ซึ่งรวมไปถึงการหลอกลวงทางอีเมลด้วย จากข้อมูลของ University at Buffalo อีเมลสแปมที่เกี่ยวกับการเสนอตำแหน่งงานให้กับนักศึกษาเป็นภัยคุกคามเวอร์ชันล่าสุด แต่สแปมก็อาจเป็นได้เกือบทุกเรื่อง
ธุรกิจอาจพบกับอีเมลปลอมจากคนที่อ้างว่าเป็น “จิมจากฝ่ายบัญชี” มาขอรับบริจาคเพื่อการกุศลก็เป็นได้ หรืออีเมลที่มีการปลอมแปลงรูปลักษณ์และความรู้สึกให้เป็นเหมือนกับผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ (เช่น Google) โดยมีเป้าหมายเพื่อนำผู้ใช้ไปยังหน้าหลอกที่จะขโมยข้อมูลของพวกเขาเท่านั้น การกระทำแบบนี้เรียกว่าฟิชชิ่ง และก็ได้เกิดขึ้นในทุกองค์กร
เพื่อป้องกันการขโมยหรือการสูญหายของข้อมูล องค์กรจะต้องฝึกอบรมสมาชิกของตนเพื่อระบุสิ่งที่เป็นไปได้ว่าจะเป็นการหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง และต้องไม่ให้ข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลเกี่ยวกับอาชีพที่ทำอยู่ผ่านอีเมลที่ดูน่าสงสัย แนะนำให้พนักงานรายงานการพยายามฟิชชิ่งและไม่ให้มีปฏิสัมพันธ์ด้วย
คุณยังสามารถป้องกันมัลแวร์ได้โดยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ได้มาตรฐานซึ่งจะแจ้งเตือนเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมาหรือลิงก์ที่น่าสงสัย และตรวจสอบว่าคุณมีโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ที่ได้มาตรฐานซึ่งจะป้องกันมัลแวร์ที่แนบมากับ PDF ตรวจสอบว่าคุณอัปเดตซอฟต์แวร์และคอมพิวเตอร์เป็นรุ่นล่าสุดอยู่เสมอ มัลแวร์และไวรัสมีการพัฒนาอยู่เสมอ และซอฟต์แวร์ของคุณก็จะมีการอัปเดตเพื่อรักษาความปลอดภัยให้คุณ เมื่อทำธุรกิจ คุณอาจเปิดไฟล์จากผู้ส่งที่ไม่รู้จักอยู่บ่อยครั้ง ดังนั้นให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับการป้องกันในกรณีที่ไฟล์เหล่านั้นส่งมาโดยผู้ไม่ประสงค์ดี
ผู้ดูแลระบบควรจัดทำโปรโตคอลมาตรฐานว่าควรทำอย่างกับไฟล์ที่ไม่รู้จักหรือน่าสงสัยและแชร์ให้กับพนักงาน หากคุณคิดว่าไฟล์อาจมีไวรัสหรือมัลแวร์อื่น ให้ลบไฟล์ทันทีและแจ้งให้ผู้ดูแลระบบ IT จะดีที่สุด
การโจรกรรมข้อมูล
การรักษาความปลอดภัยที่หละหลวมอาจทำให้ข้อมูลถูกขโมยได้ และขณะที่การโจมตีเหล่านี้มีการพัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง โทรศัพท์มือถือก็กลายเป็นเป้าหมายใหม่สำหรับการโจรกรรมข้อมูล ธุรกิจที่อนุญาตให้พนักงานเก็บข้อมูลไว้ในโทรศัพท์หรืออุปกรณ์อื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นของบริษัทหรือส่วนบุคคลก็อาจทำให้ข้อมูลของบริษัทตกอยู่ในอันตรายได้
เนื่องจากการโจรกรรมข้อมูลอาจมีผลกระทบต่อลูกค้าและผู้ใช้บริการเช่นเดียวกับคุณเอง ดังนั้นให้เก็บข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น จากนั้น ใช้เวลาในการเข้ารหัสข้อมูลที่ระบุตัวตนหรือข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน การเข้ารหัสข้อมูลนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลตกไปอยู่ในมือผู้ไม่ประสงค์ดี ถึงแม้ว่าคุณจะทำไฟล์หายก็ตาม โดยควรมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านนี้ไม่ว่าข้อมูลจะอยู่ในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์หรือมีการใช้งานอยู่ในอุปกรณ์ของสมาชิกทีมก็ตาม
การอัปเกรดซอฟต์แวร์และบั๊ค
การอัปเกรดแต่ละครั้งเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ก้าวตามความเร็วของธุรกิจให้ทัน และช่วยให้มั่นใจว่าคุณได้รับการป้องกันจากสิ่งต่างๆ เช่น ไวรัส แต่การอัปเกรดก็มีโอกาสทำให้เกิดการสูญเสียข้อมูล ซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่อาจไม่รองรับรูปแบบไฟล์เก่า บั๊คใหม่ที่ชวนปวดหัวมักจะเป็นปัญหาที่สามารถเกิดขึ้นได้ในการอัปเดตและการปรับปรุงเช่นกัน
อัปโหลดไฟล์บนระบบคลาวด์หรือฮาร์ดไดรฟ์เพื่อสำรองข้อมูลก่อนอัปเกรด เพื่อลดปัญหาจากการทำให้แอปของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ วิธีที่มีประสิทธิภาพวิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือสร้างระบบอัตโนมัติที่ไว้วางใจได้สำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรอง และตรวจสอบว่าได้บันทึกทุกสิ่งอย่างเหมาะสมอีกครั้งก่อนการอัปเดต
ปัญหาและความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์
เครื่องจักรที่เก่าจะเสี่ยงต่อการสูญเสียข้อมูลมากกว่าปกติ แต่ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์นั้นเกิดได้หลายรูปแบบ ความร้อนในตัวเครื่องที่สูงเกินไปเป็นอันตรายที่พบได้ทั่วไปในคอมพิวเตอร์ และการทำกาแฟหกใส่ก็อาจทำให้เกิดการสูญเสียข้อมูลในอุปกรณ์นั้นๆ คอมพิวเตอร์อาจเสียหายได้ง่ายๆ
ผู้ดูแลระบบควรแนะนำให้นายจ้างขอความช่วยเหลือจาก IT ทันทีหากพบว่าฮาร์ดแวร์มีปัญหาใดๆ การทำเช่นนี้จะช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาได้ทันที โดยไม่ต้องรอจนกว่าอุปกรณ์จะขัดข้องจนซ่อมไม่ได้แล้ว
นอกจากนี้คุณจำเป็นต้องอัปเดตอุปกรณ์อย่างสม่ำเสมอ แทนที่จะพึ่งพาฮาร์ดไดรฟ์เก่า การมีระบบสำรองข้อมูลที่ใช้งานระบบคลาวด์ยังช่วยป้องกันการสูญเสียในกรณีที่ฮาร์ดแวร์ล้มเหลวได้ด้วย พื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์จะปลอดภัยตราบใดที่การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไร้สายของคุณปลอดภัย
สาธารณภัยธรรมชาติและไฟฟ้าดับ
ฟ้าผ่า ไฟไหม้ และน้ำท่วมอาจก่อความเสียหายต่อโครงสร้างได้ทั้งทางกายภาพและดิจิทัล สิ่งใดที่สามารถกวาดล้างพื้นที่สำนักงานของคุณได้ก็จะสามารถกวาดล้างข้อมูลของคุณได้เช่นกัน สาธารณภัยเช่นนี้สร้างความเสียหายให้กับธุรกิจขนาดย่อมโดยเฉพาะ ซึ่งธุรกิจเหล่านี้มักไม่ได้ให้ความสำคัญกับการป้องกันการสูญเสียข้อมูล
ให้จัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ในหลายตำแหน่งที่ตั้ง เพื่อไม่ให้แหล่งที่มาของรายได้คุณต้องสั่นสะเทือนแม้เกิดแผ่นดินไหว จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเก็บข้อมูลสำรองเหล่านี้ไว้บนระบบคลาวด์ หากต้องการป้องกันจากน้ำท่วม คุณสามารถติดตั้งเซ็นเซอร์วัดความชื้นที่คุณเก็บฮาร์ดแวร์ของคุณ ในกรณีที่ไฟฟ้าดับ เครื่องปั่นไฟสำรองจะทำให้ธุรกิจคุณดำเนินต่อได้
ความผิดพลาดจากมนุษย์
ความผิดพลาดนั้นเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และทุกธุรกิจควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดจากความผิดพลาดจากมนุษย์ด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สำรองไฟล์เหมือนอย่างเคย ระบบพื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์หลายระบบจะสร้างการสำรองข้อมูลไฟล์โดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างไฟล์ อย่าเสี่ยงสูญเสียข้อมูลทั้งไตรมาสไปเพียงเพราะมีใครสักคนคลิกผิดปุ่ม
อีกวิธีเพื่อป้องกันความผิดพลาดที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เหล่านี้ไม่ให้สร้างความเสียหายต่อธุรกิจคุณก็คือ การทำให้เข้าถึงข้อมูลได้เฉพาะผู้คนที่จำเป็นต้องใช้งาน เมื่อใช้วิธีนี้ บุคคลที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมให้ระมัดระวังกับข้อมูลที่สำคัญก็จะไม่สามารถลบข้อมูลจำนวนมากโดยบังเอิญได้
กุญแจสำคัญในกรณีเหล่านี้คือการทำให้ระบบจัดเก็บข้อมูลมีประสิทธิภาพเพียงพอที่หากมีเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์เกิดขึ้นสักครั้ง ข้อมูลทั้งหมดก็จะไม่ถูกกวาดล้างไป เนื่องจากเราไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าสาธารณภัยธรรมชาติ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือบั๊คที่ไม่คาดคิดจะเป็นสิ่งที่ทำให้ข้อมูลของคุณเสียหาย แต่หากกล่าวว่าจะมีสิ่งที่ทำให้ข้อมูลเสียหายเมื่อถึงจุดหนึ่งแล้ว ก็คงไม่ได้เกินจริงไป เตรียมตัวให้พร้อมเมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว เพื่อที่เมื่อคุณสูญเสียข้อมูล คุณจะได้ไม่สูญเสียไปทั้งหมด และสามารถกู้คืนกลับมาได้อย่างรวดเร็ว
วิธีป้องกันการสูญเสียข้อมูลทางดิจิตอล
การสำรองข้อมูลเป็นประจำ ระบบการรักษาความปลอดภัยแบบยกระดับ และการจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมจะสร้างความแตกต่างด้านความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลได้อย่างชัดเจน
สำรองข้อมูลของคุณเป็นประจำ
ธุรกิจของคุณควรบันทึกข้อมูลไว้หลายๆ ฉบับอย่างเป็นประจำ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี
- ฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วง การสำรองข้อมูลโดยจัดเก็บข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงเป็นวิธีพื้นฐาน ไม่แพง และทำได้ง่าย อย่างไรก็ตาม หากใช้อุปกรณ์แบบต่อพ่วง คุณจะต้องสำรองด้วยตนเอง และอุปกรณ์อาจสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย ฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงจะเสียหายง่ายขึ้นเมื่อมีอายุการใช้งานมาก ดังนั้นคุณจำเป็นต้องมีแผนสำหรับการเปลี่ยนฮาร์ดไดรฟ์ในอนาคต
- โซลูชันระบบคลาวด์ การสำรองบนคลาวด์เป็นโซลูชันที่ใช้งานได้สำหรับธุรกิจทุกขนาด ผู้ให้บริการหลายรายมีโซลูชันบริการสำรองข้อมูล (BaaS) ให้ใช้งาน ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างราบรื่นไม่ว่าจะเป็นบนคลาวด์สาธารณะหรือส่วนตัว โซลูชันระบบคลาวด์เหล่านี้สามารถจัดเก็บข้อมูลไฟล์สำรองโดยอัตโนมัติเมื่อคุณสร้างหรือดาวน์โหลดไฟล์ เมื่อข้อมูลอยู่บนระบบคลาวด์ ข้อมูลจะมีให้พร้อมใช้งานเมื่อเกิดเหตุการณ์สาธารณภัย
- โซลูชันที่มีกรรมสิทธิ์ โซลูชันฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่มีกรรมสิทธิ์ก็มีให้ใช้งานเช่นกัน ในกรณีที่ต้องการสำรองข้อมูลทั้งจำนวนน้อยและจำนวนมาก โซลูชันเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องการสำรองข้อมูลหรือระบบเพียงบางส่วน หรือต้องการให้มีการจัดการกระบวนการสำรองข้อมูลที่ดีมากขึ้น
ใช้เฉพาะซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้เท่านั้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอปพลิเคชันทุกรายการของคุณนั้นผ่านการตรวจสอบ ปลอดภัย และไร้กังวล เนื่องจากอาจเข้าใจผิดได้ง่ายๆ ว่ามัลแวร์หรือสปายแวร์นั้นเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์อื่นที่ถูกต้องตามกฎหมาย ใช้แอปพลิเคชันที่มาจากหน่วยงาน/บริษัทที่เชื่อถือได้และเป็นที่รู้จักเท่านั้น หากคุณไม่แน่ใจเต็มร้อยว่าแอปพลิเคชันปลอดภัยหรือไม่ ให้ใช้เวลาในการพิจารณาอย่างมีวิจารณญาณและค้นคว้าข้อมูล ติดตั้งเฉพาะซอฟต์แวร์ที่คุณทราบว่าปลอดภัยเท่านั้น หากคุณสงสัยว่ามีบางอย่างผิดปกติ ให้หันไปใช้ตัวเลือกอื่นที่น่าเชื่อถือมากกว่า
ระบบคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์อีเมลบางรายการจะมีเทคโนโลยีแบบฝังที่ออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าจะมีเพียงแค่แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้เท่านั้นที่ทำงานอยู่บนอุปกรณ์ของคุณ เช่น Gatekeeper ของ macOS การอัปเดตซอฟต์แวร์อยู่เสมอจะช่วยให้มั่นใจว่าการป้องกันแบบฝังนี้ยังมีประสิทธิภาพต่อไวรัสและมัลแวร์ล่าสุดอยู่
เพิ่มการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
ธุรกิจของคุณควรทราบว่าจะต้องป้องกันข้อมูลใด ผู้ใดบ้างที่ควรเข้าถึงข้อมูลได้ และควรจะใช้การป้องกันประเภทใดกับไฟล์แต่ละไฟล์ การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการติดตามสถานการณ์เมื่อมีการละเมิดข้อมูล และแผนการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพและชัดเจนก็เป็นสิ่งสำคัญในการตรวจจับและป้องกันภัยคุกคามด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
อีกทั้งการมีแผนการกู้คืนข้อมูลที่สูญเสียหรือการละเมิดความปลอดภัยก็มีความสำคัญ ยิ่งคุณเข้าถึงข้อมูลไม่ได้นานเท่าใด ก็มีแนวโน้มกู้คืนไม่ได้มากเท่านั้น การมีแผนจะช่วยให้ทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างราบรื่นเมื่อเกิดความผิดพลาดขึ้น
ใช้ประเภทไฟล์ที่เหมาะสม
ประเภทไฟล์และรูปแบบสำคัญต่อการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล PDF นั้นมาพร้อมกับการป้องกันด้วยรหัสผ่านและจะไม่สามารถแก้ไขได้หากไม่ใช้เครื่องมือภายนอก เมื่อคุณแชร์ PDF คุณจะสามารถจำกัดให้อ่านได้เท่านั้น หรือป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อไม่ให้แก้ไขได้
การแปลง Excel, Word หรือ Powerpoint เป็น PDF จะช่วยป้องกันไม่ให้มีการสร้างความเสียหายต่อไฟล์ทั้งแบบเจตนาหรือไม่เจตนาได้ รวมไปถึงสามารถลดขนาดของไฟล์เพื่อที่คุณจะสามารถบันทึกไฟล์ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วย เครื่องมือการจัดการเอกสารสามารถบีบอัดไฟล์ PDFเพื่อให้จัดเก็บได้ง่ายยิ่งขึ้น PDF มีแนวโน้มสูญเสียข้อมูลจากการอัปเดตต่ำ เนื่องจากเป็นที่ทราบกันดีว่ามีการจัดรูปแบบที่เสถียรและพิมพ์ได้ ไม่ว่าจะดูบนอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ใด
เก็บไฟล์ไว้หลายๆ ที่
จัดเก็บไฟล์ของคุณไว้หลายๆ ที่ ยิ่งคุณมีตำแหน่งในการจัดเก็บไฟล์มากเท่าไหร่ คุณก็จะมีโอกาสในการกู้คืนข้อมูลที่สูญหายมากเท่านั้น หากมีตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งที่ถูกโจมตีไม่ว่าจะเป็นสำเนาฉบับพิมพ์หรือบริการคลาวด์ คุณก็จะวางใจได้เนื่องจากมีการสำรองข้อมูลไว้ คุณจะต้องมีกลยุทธ์สำหรับการจัดเก็บและการกู้คืนข้อมูลและเอกสาร ไม่มีธุรกิจใดต้องการสูญเสียข้อมูลที่สำคัญ
ค้นพบวิธีเพิ่มเติมที่ Acrobat สามารถช่วยปกป้องธุรกิจของคุณ ควบคู่ไปกับการทำงานและทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิผลมากขึ้น
