วิธีป้องกันการสูญเสียข้อมูลทางธุรกิจ

การละเมิดข้อมูล การโจรกรรม และสาธารณภัยนั้นเป็นความจริงอันโชคร้ายของชีวิต เตรียมความพร้อมสำหรับความหายนะทางข้อมูลที่อาจเกิดขึ้น และค้นพบวิธีการกู้คืนข้อมูลเหล่านั้นกลับมา

นักธุรกิจกำลังใช้แล็ปท็อปตรวจสอบวิธีการป้องกันการสูญเสียข้อมูล

ไม่มีระบบจัดเก็บข้อมูลใดที่สมบูรณ์แบบ

ระบบข้อมูลสามารถเกิดข้อผิดพลาดได้ สาธารณภัยธรรมชาติสามารถกวาดล้างแหล่งจัดเก็บข้อมูลให้พังเสียหาย ส่วนมัลแวร์สามารถทำให้ไฟล์เสียหายได้ และจากรายงานภัยคุกคามของ Webroot ในปี 2021 พบว่าในช่วงหนึ่งจะมี PC ประมาณครึ่งหนึ่งจากทั้งหมดติดไวรัส ปัญหาต่างๆ เหล่านี้อาจทำให้สูญเสียกำไร เกิดความเสียหายต่อชื่อเสียง หรืออาจแย่กว่านั้น จากข้อมูลของ IBM มูลค่าความเสียหายรวมของการขโมยข้อมูลอยู่ที่ 4.24 ล้านดอลลาร์สหรัฐ ในประเทศและภูมิภาคต่างๆ ถึง 17 แห่ง ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 3.86 ล้านในปี 2020 สิ่งต่างๆ เหล่านี้อาจฟังดูน่ากลัวแต่คุณก็สามารถเตรียมตัวให้พร้อมรับมือกับการละเมิดข้อมูลได้

โชคดีที่หากคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสม คุณจะสามารถทำหน้าที่ของคุณในการปกป้องสินทรัพย์ดิจิทัลของบริษัท

ทำไมการทำให้ไฟล์ปลอดภัยอยู่เสมอจึงเป็นเรื่องที่สำคัญ

การลดความเสี่ยงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกธุรกิจรวมไปถึงผลที่ตามมาจากการสูญเสียไฟล์ที่สำคัญสำหรับธุรกิจด้วยเช่นกัน ซึ่งได้แก่

การสูญเสียกำไร: ข้อมูลที่สูญหายมักหมายถึงเกิดความเสียหายหรือจะต้องสูญเสียเงินครั้งใหม่ ซึ่งรวมไปถึงค่าใช้จ่ายในการกู้คืน แม้กระทั่งการจ่ายเงินชดเชยของพนักงานหากเกิดจากความประมาทเลินเล่อหรือความผิดพลาดจากมนุษย์
เกิดความเสียหายต่อชื่อเสียง: การที่ข้อมูลสำคัญถูกละเมิดอาจทำให้แบรนด์ของคุณมีข่าวที่ไม่ดีได้
เกิดการหยุดชะงักในการผลิต: เวลาของคุณนั้นเป็นสิ่งมีค่า และการสูญเสียข้อมูลทางธุรกิจอาจใช้เวลาในการกู้คืนหลายวันหรือหลายสัปดาห์
ความล้มเหลวทางธุรกิจ: ในสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด ข้อมูลที่สูญหายอาจส่งผลให้ธุรกิจของคุณต้องปิดตัวลง

นักธุรกิจกำลังตรวจสอบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลทางธุรกิจของตน

สาเหตุทั่วไปของการสูญเสียข้อมูลทางธุรกิจ

การหาสาเหตุของการสูญเสียข้อมูลของบริษัทคุณเป็นขั้นตอนแรกในการกู้คืน

มัลแวร์และไวรัส

มัลแวร์และไวรัสเป็นภัยคุกคามที่ร้ายแรงต่อธุรกิจ รัฐบาล และผู้คน ภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์เหล่านี้มีหลายรูปแบบ ซึ่งรวมไปถึงการหลอกลวงทางอีเมลด้วย จากข้อมูลของ University at Buffalo อีเมลสแปมที่เกี่ยวกับการเสนอตำแหน่งงานให้กับนักศึกษาเป็นภัยคุกคามเวอร์ชันล่าสุด แต่สแปมก็อาจเป็นได้เกือบทุกเรื่อง

ธุรกิจอาจพบกับอีเมลปลอมจากคนที่อ้างว่าเป็น “เจริญจากฝ่ายบัญชี” มาขอรับบริจาคเพื่อการกุศลก็เป็นได้ หรืออีเมลที่มีการปลอมแปลงรูปลักษณ์และความรู้สึกให้เป็นเหมือนกับผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ (เช่น Google) เพียงเพื่อนำผู้ใช้ไปยังหน้าหลอกที่จะขโมยข้อมูลของพวกเขา การกระทำแบบนี้เรียกว่าฟิชชิ่ง

เพื่อป้องกันการขโมยหรือการสูญหายของข้อมูล องค์กรจะต้องฝึกอบรมสมาชิกของตนเพื่อระบุสิ่งที่มีความเป็นไปได้ว่าจะเป็นการหลอกลวงแบบฟิชชิ่ง และต้องไม่ให้ข้อมูลส่วนตัวหรือข้อมูลเกี่ยวกับอาชีพที่ทำอยู่ผ่านอีเมลที่ดูน่าสงสัย

การโจรกรรมข้อมูล

การรักษาความปลอดภัยที่หละหลวมอาจทำให้ข้อมูลถูกขโมยได้ และขณะที่การโจมตีเหล่านี้มีการพัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง โทรศัพท์มือถือก็กลายเป็นเป้าหมายใหม่สำหรับการโจรกรรมข้อมูล ธุรกิจที่อนุญาตให้พนักงานเก็บข้อมูลไว้ในโทรศัพท์หรืออุปกรณอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็นของบริษัทหรือของส่วนตัว อาจทำให้ข้อมูลของบริษัทตกอยู่ในอันตรายได้

การอัปเกรดซอฟต์แวร์และบั๊ค

ในการอัปเกรดแต่ละครั้ง แม้ว่าการตามความเร็วของธุรกิจให้ทันจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็อาจทำให้เกิดการสูญเสียข้อมูลได้ ซอฟต์แวร์เวอร์ชันใหม่อาจไม่รองรับรูปแบบไฟล์เก่า บั๊คใหม่ที่ชวนปวดหัวมักจะเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในการอัปเดตและการปรับปรุงเช่นกัน

สำรองไฟล์ไว้ก่อนอัปเกรดเสมอเพื่อลดปัญหาที่เกิดจากการทำให้แอปของคุณเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

ปัญหาและความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์

เครื่องจักรที่เก่ามีความเสี่ยงในการสูญเสียข้อมูลที่สูงกว่าปกติ แต่นั่นก็ไม่ใช่วิธีเดียวที่จะทำให้ฮาร์ดแวร์ทำงานล้มเหลวได้ การมีความร้อนสูงเกินไปเป็นอันตรายที่พบได้ทั่วไปในคอมพิวเตอร์ และการทำกาแฟหกใส่ก็อาจหมายถึงการสูญเสียข้อมูลในอุปกรณ์นั้นๆ คอมพิวเตอร์อาจเสียหายได้ง่ายๆ ฉะนั้นให้สำรองข้อมูลไว้เพื่อให้ฟื้นฟูจากสถานการณ์ที่ยากลำบากได้โดยเร็วอยู่เสมอ

สาธารณภัยธรรมชาติและไฟฟ้าดับ

ฟ้าผ่า ไฟไหม้ และน้ำท่วมสามารถก่อความเสียหายต่อโครงสร้างได้ทั้งทางกายภาพและดิจิทัล อะไรก็ตามที่สามารถกวาดล้างพื้นที่สำนักงานของคุณได้ก็จะสามารถกวาดล้างข้อมูลของคุณได้เช่นกัน สำรองข้อมูลของคุณไว้เพื่อที่แผ่นดินไหวจะไม่ทำให้แหล่งที่มาของรายได้ของคุณสั่นสะเทือน

ความผิดพลาดจากมนุษย์

ความผิดพลาดนั้นเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และทุกธุรกิจควรคำนึงถึงค่าใช้จ่ายที่เกิดจากความผิดพลาดจากมนุษย์ด้วย และก็เหมือนทุกครั้ง สำรองไฟล์ของคุณไว้เสมอ อย่าสูญเสียข้อมูลทั้งไตรมาสไปเพียงเพราะมีใครสักคนคลิกผิดปุ่ม

ในกรณีเหล่านี้ กุญแจสำคัญคือการทำให้ระบบจัดเก็บข้อมูลของคุณมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะทำให้เหตุการณ์ที่ไม่ดีเพียงเหตุการณ์เดียวไม่สามารถกวาดล้างข้อมูลไปท้งหมดได้ เนื่องจากเราไม่สามารถคาดเดาได้ว่าสาธารณภัยธรรชาติ การโจมตีทางไซเบอร์ หรือบั๊คที่คาดคิดจะเป็นสิ่งที่ทำให้ข้อมูลของคุณเสียหาย แต่หากจะบอกว่าในจุดๆ หนึ่งก็จะมีอะไรสักอย่างทำให้ข้อมูลเสียหาย ก็ไม่เกินไปเลย เตรียมตัวให้พร้อมเมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว เพื่อที่เมื่อคุณสูญเสียข้อมูล คุณจะได้ไม่สูญเสียไปทั้งหมด และสามารถกู้คืนกลับมาได้อย่างรวดเร็ว

วิธีป้องกันการสูญเสียทางดิจิตอล

การสำรองข้อมูลเป็นประจำ ระบบการรักษาความปลอดภัยที่ยกระดับให้สูงขึ้น และการจัดเก็บเอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมสามารถสร้างความแตกต่างในการปรับปรุงความสมบูรณ์ของข้อมูลได้อย่างเห็นได้ชัด

สำรองข้อมูลของคุณเป็นประจำ

การบันทึกสำเนาของข้อมูลหลายสำเนาควรเป็นกิจวัตรประจำวันสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งสามารถทำได้หลายวิธี

ฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วง: การสำรองข้อมูลโดยจัดเก็บข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์แบบต่อพ่วงเป็นวิธีพื้นฐาน ไม่แพง และทำได้ง่าย อย่างไรก็ตาม หากใช้อุปกรณ์แบบต่อพ่วง คุณจะต้องสำรองด้วยตนเอง และอาจสูญหายหรือเสียหายได้อย่างง่ายดาย
โซลูชันระบบคลาวด์: การสำรองบนคลาวด์เป็นโซลูชันที่ใช้งานได้สำหรับธุรกิจทุกขนาด ผู้ให้บริการหลายรายเสนอโซลูชันบริการสำรองข้อมูล (BaaS) ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างราบรื่นไม่ว่าจะเป็นบนคลาวด์สาธารณะหรือส่วนตัว
โซลูชันที่มีกรรมสิทธิ์: โซลูชันฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่มีกรรมสิทธิ์ก็มีให้ใช้งานเช่นกัน ในกรณีที่ต้องการสำรองข้อมูลทั้งจำนวนน้อยและจำนวนมาก โซลูชันเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องการสำรองข้อมูลหรือระบบบางส่วนโดยเฉพาะ หรือต้องการให้มีการจัดการกระบวนการสำรองข้อมูลที่ดีมากขึ้น

ใช้เฉพาะซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้เท่านั้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอปพลิเคชันทุกรายการของคุณนั้นผ่านตรวจสอบ ปลอดภัย และไร้กังวล เนื่อจากอาจเข้าใจผิดได้ง่ายๆ ว่ามัลแวร์หรือสปายแวร์นั้นเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์อื่นที่ถูกต้องตามกฎหมาย ใช้แอปพลิเคชันที่มาจากหน่วยงาน/บริษัทที่เชื่อถือได้และเป็นที่รู้จักเท่านั้น

ระบบคอมพิวเตอร์บางระบบจะมีเทคโนโลยีแบบฝังที่ออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าจะมีเพียงแค่แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่เชื่อถือได้เท่านั้นที่ทำงานอยู่บนอุปกรณ์ของคุณ เช่น Gatekeeper ของ macOS

เพิ่มการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ธุรกิจของคุณจะต้องรู้ว่าข้อมูลได้ที่ควรปกป้อง ใครบางที่ควรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ และแต่ละไฟล์ควรได้รับการป้องกันประเภทใด การวิเคราะห์แบบเรียลไทม์เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการติดตามสถานการณ์เมื่อมีการละเมิดข้อมูล และแผนการรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพและชัดเจนก็เป็นสิ่งสำคัญในการตรวจจับและป้องกันภัยคุกคามด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

ใช้ประเภทไฟล์ที่ถูกต้อง

ประเภทไฟล์และรูปแบบสำคัญสำหรับการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล PDF นั้นมาพร้อมกับการป้องกันด้วยรหัสผ่านและจะไม่สามารถแก้ไขได้หากไม่ใช้เครื่องมือภายนอก

การแปลง Excel, Word หรือ Powerpoint ให้เป็น PDF สามารถช่วยหลีกเลี่ยงการปลอมแปลงเอกสารที่ไม่ได้ตั้งใจหรือเจตนา รวมไปถึงสามารถลดขนาดของไฟล์เพื่อที่คุณจะสามารถบันทึกไฟล์ที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น เครื่องมือการจัดการเอกสารสามารถบีบอัดไฟล์ PDF เพื่อให้จัดเก็บได้ง่ายยิ่งขึ้น

เก็บไฟล์ไว้หลายๆ ที่

จัดเก็บไฟล์ของคุณไว้หลายๆ ที่ ยิ่งคุณมีตำแหน่งในการจัดเก็บไฟล์มากเท่าไหร่ คุณก็จะมีโอกาสในการกู้คืนข้อมูลที่สูญหายมากเท่านั้น หากมีตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งที่ถูกโจมตีไม่ว่าจะเป็นสำเนาฉบับพิมพ์หรือบริการคลาวด์ คุณก็จะมีสำรองไว้เกือบตลอด คุณจะต้องมีกลยุทธ์สำหรับการจัดเก็บและการกู้คืนข้อมูล สิ่งสุดท้ายที่ธุรกิจต้องการก็คือการสูญเสียข้อมูลที่สำคัญ

ค้นพบวิธีเพิ่มเติมที่ Acrobat สามารถช่วยปกป้องธุรกิจของคุณ ควบคู่ไปกับการทำงานและทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิผลมากขึ้น