ACROBAT
การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัล: เอกสาร 43 ประเภทที่ควรให้ความสำคัญ
สร้างสำเนาดิจิทัลเพื่อการเก็บบันทึกที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ
ช่วยให้ไฟล์ที่สำคัญเป็นปัจจุบันอยู่เสมอด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย
คนส่วนใหญ่เข้าใจถึงความสำคัญของเอกสาร แต่อาจไม่ตระหนักว่าเอกสารในรูปแบบกระดาษมีความเสี่ยงเสียหายเพียงใด การแปลง การแปลงไฟล์เป็นดิจิทัล และการจัดเก็บไฟล์เป็นขั้นตอนแรกในการเก็บบันทึกที่ดียิ่งขึ้น
การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลคืออะไร
การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลคือกระบวนการสร้างบันทึกแบบกระดาษในเวอร์ชันดิจิทัล โดยสามารถใช้สำเนาดิจิทัลเป็นข้อมูลสำรองของเอกสารฉบับจริง หรือเป็นรูปแบบไฟล์ที่เข้าถึงได้มากขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้ดูไฟล์ได้จากหลายๆ ที่และปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ บันทึกที่สามารถแปลงเป็นดิจิทัล ได้แก่เอกสารเช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญา รายงาน กรมธรรม์ประกันภัย จดหมาย และรูปถ่าย
กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลไม่ได้เพียงแค่การสแกนและสร้างภาพเอกสารเท่านั้น แต่ยังมีการผลิตไฟล์เอกสารเวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถแก้ไขได้ และยังรวมไปถึงการแปลงระบบการเก็บบันทึกจากกระดาษเป็นดิจิทัลแบบเต็มรูปแบบอีกด้วย
ธุรกิจมักจะมีไฟล์จำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับด้านทรัพยากรบุคคล ข้อมูลลูกค้า และการทำงานร่วมกันภายใน ในขณะที่โลกเปลี่ยนไปสู่การดำเนินธุรกิจในวิถีดิจิทัล เช่น การทำงานจากระยะไกลและการโต้ตอบกับลูกค้าทางออนไลน์เป็นหลัก บริษัทหลายแห่งต้องการทำให้เอกสารสำคัญเข้าถึงได้ทางอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อคุณแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล คุณได้ทำให้ข้อมูลเหล่านั้นเป็นข้อมูลเชิงลึกที่ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ เอกสารแบบกระดาษยังอาจมีค่าใช้จ่ายในการผลิต จัดเก็บ และเข้าถึงสูง ดังนั้นการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลจึงช่วยประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก รวมถึงผลประโยชน์อื่นๆ ด้วย
บุคคลใช้การแปลงเป็นดิจิทัลเพื่อเก็บรักษาเอกสารทางกฎหมายและเอกสารที่มีคุณค่าทางจิตใจที่สำคัญได้ การใช้อุปกรณ์ที่เรียบง่ายอย่างเครื่องสแกนในบ้าน ทำให้สามารถแปลงสิ่งต่างๆ เช่น จดหมายและรูปถ่ายครอบครัว เป็นดิจิทัลและเก็บรักษาไว้ได้
การเปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะช่วยให้คุณสำรองข้อมูลได้และทำให้ค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้ง่ายดายและรวดเร็วยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม คุณอาจกังวลเกี่ยวกับความเสี่ยงด้านการรักษาความปลอดภัยเมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บไว้บนคลาวด์หรือมีการเข้าถึงทางออนไลน์ จากข้อมูลรายงานของ IBM มูลค่าความเสียหายจากการละเมิดข้อมูลในปี 2021 นั้นสูงที่สุดในรอบ 17 ปี การละเมิดข้อมูลอาจนำไปสู่การสูญเสียเอกสารหรือการโจรกรรมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โชคยังดีที่มีหลายวิธีในการเก็บรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัยเมื่อไฟล์อยู่บนโลกออนไลน์ ตัวอย่างเช่น การสำรองข้อมูลที่มีการรักษาความปลอดภัยสามารถช่วยปกป้องข้อมูลของคุณได้ในระยะยาว
วิธีแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัล
1. กำหนดเวลาในการทำ หากคุณมีเอกสารจำนวนมาก ให้พิจารณาว่าจะใช้เวลาเท่าใดในการไล่หาเอกสาร สแกน อัปโหลดไฟล์ ตั้งชื่อไฟล์ และจัดระเบียบเอกสารอย่างเหมาะสม ให้มอบหมายงานแก่บุคคลหรือทีม และกำหนดเวลาในการดำเนินงานเพื่อให้แน่ใจว่างานจะแล้วเสร็จ ธุรกิจนั้นต้องจัดการกับกระดาษจำนวนมาก และการทุ่มทุนและเวลาเพื่อการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลจะเป็นผลดีต่อธุรกิจเอง บุคคลทั่วไปมักมีที่เก็บเอกสารแบบกระดาษที่น้อยกว่า แต่จำนวนที่ต้องจัดการก็ยังถือว่ามีปริมาณมากอยู่ดี หากคุณแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัลด้วยตนเอง ให้จัดสรรเวลาไว้เพื่อป้องกันการผัดวันประกันพรุ่ง หรือหากทำได้ ให้จ้างบุคคลที่เชื่อถือได้มาช่วย
2. รับการเข้าถึงเครื่องสแกน เครื่องสแกนสำหรับการสแกนปริมาณมากที่มีฟังก์ชันฟีดกระดาษอัตโนมัติเหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก แต่เครื่องพิมพ์ในบ้านหรือสำนักงานน่าจะเป็นอุปกรณ์แบบมัลติฟังก์ชันที่ใช้สแกนได้ หากคุณไม่มีอุปกรณ์ดังกล่าว คุณสามารถดาวน์โหลดแอปสำหรับสแกนบนสมาร์ทโฟนได้ เทคโนโลยีนี้ล้ำสมัยยิ่งกว่าการถ่ายรูปจากแอปรูปภาพ โดยสามารถช่วยให้คุณจัดแนวและสร้างรูปภาพที่มีคุณภาพ และเมื่อใช้ฟังก์ชันการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ซอฟต์แวร์ก็สามารถจดจำและแปลงข้อความเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่เข้าถึงได้ ตัวเลือกที่สามคือใช้บริการสแกนเอกสารของบริษัทที่ดำเนินการดังกล่าว
3. ทำให้เป็นระเบียบ ตัดสินใจว่าเอกสารใดที่คุณต้องการแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลและจัดเรียงตามลำดับ คุณอาจจัดระเบียบตามวันที่ ไตรมาส ลูกค้า หรือประเภท จัดระเบียบเวิร์กสเตชันของคุณและจัดเตรียมเอกสารโดยการจัดกลุ่มหรือวางไว้ตามลำดับที่ถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่และแผนว่าคุณจะทำเครื่องหมายและวางเอกสารที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วไว้ที่ใด ตัดสินใจเลือกระบบการตั้งชื่อไฟล์ ข้อมูลใดที่สำคัญและคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเอกสารมีการตั้งชื่ออย่างสอดคล้องเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายในภายหลัง
4. เริ่มต้นใช้งาน ปฏิบัติตามคำแนะนำในแอปมือถือหรืออุปกรณ์สแกน การสแกนเอกสารมักมีขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน เช่น การฟีดหรือการจัดแนวกระดาษ การกดสแกน การบันทึก และการตั้งชื่อไฟล์
5. เตรียมกระบวนการใหม่ของคุณให้พร้อมใช้งาน สื่อสารกับทีมคุณและคนที่เข้าถึงหรืออัปโหลดไฟล์ใหม่ เลือกหรือสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแอสเซทอิเล็กทรอนิกส์ของคุณอยู่ในโฟลเดอร์ที่ถูกต้องและผู้ที่จำเป็นต้องเข้าถึงจะหาเจอ ทำตามขั้นตอนเพื่อยืนยันว่าข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือล็อกสำหรับผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึง
แปลงเอกสารทางธุรกิจให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
เอกสารทางธุรกิจฉบับกระดาษจะสูญหายได้ง่ายหากไม่มีการรักษาความปลอดภัย แต่เอกสารฉบับที่แปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลนั้นมีโอกาสที่จะสูญหายหรือเสียหายน้อยกว่า อีกทั้งยังยืดหยุ่นมากกว่าด้วย หลังจากเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว คุณจะสามารถแปลงไฟล์รูปแบบใดก็ได้ ตั้งแต่สเปรดชีตไปจนถึงงานนำเสนอ PowerPoint ให้เป็น PDF เพื่อให้มีขนาดที่เล็กลง ซึ่งหมายความว่าจะลดการใช้กระดาษและพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูลลงได้
ซึ่งมีเอกสารทางธุรกิจหลายประเภทที่สามารถและควรแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล ประเภทที่พบมากที่สุดเกี่ยวข้องกับด้านทรัพยากรบุคคล ข้อมูลลูกค้า และการทำงานร่วมกันภายใน
ทรัพยากรบุคคล
ความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัยของเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับแผนก HR ซึ่งมักจะต้องจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การเปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่าย HR จะหาข้อมูลที่ต้องการได้ตลอดเวลา
เอกสารที่ฝ่าย HR ควรเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลมีดังนี้
- ข้อมูลเงินเดือน
- สัญญาจ้างของพนักงาน
- รายงานสุขภาพและความปลอดภัย
- กฎข้อบังคับและนโยบาย
- คู่มือพนักงาน
- คำอธิบายตำแหน่งงาน
- ข้อมูลทางการเงินเช่นแบบฟอร์ม W-4, W-2 และ 1099
- ข้อมูลประกันภัย
- ข้อมูลแผนการเกษียณ
- คำร้อง
ข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้า
เอกสารที่เกี่ยวกับลูกค้าซึ่งได้รับการเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะทำให้คุณมีข้อมูลสำรองและปรับปรุงการบริการลูกค้าได้ เนื่องจากสิ่งที่ลูกค้าไม่อยากทำก็คือรอคุณที่ติดขัดในการค้นหาข้อมูลของพวกเขา การจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้แบบออนไลน์หรือในระบบคลาวด์จะทำให้ทีมของคุณตอบกลับลูกค้าได้ดีขึ้นและตอบสนองความต้องการของพวกเขาได้เร็วขึ้น
เอกสารของลูกค้าที่ควรเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลมีดังนี้
- ใบแจ้งหนี้และธุรกรรม
- สัญญาของลูกค้า
- ข้อเสนอ
การทำงานร่วมกันภายใน
พนักงานจะทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น เมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงเอกสารจากตำแหน่งศูนย์กลางได้ เช่น ระบบคลาวด์ และหากธุรกิจของคุณพบเจอปัญหาการละเมิดข้อมูลหรือข้อมูลเสียหาย คุณก็จะมีไฟล์ต้นฉบับสำรองไว้ในระบบคลาวด์
นอกจากนี้คุณยังสามารถทำให้เว็บไซต์ของคุณกลับมาออนไลน์ได้เร็วขึ้นหลังจากเกิดสาธารณภัย หากคุณสำรองไฟล์ไว้ การสร้างเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้นต้องใช้ทั้งเวลาและการลงแรง สร้างความมั่นใจว่าคุณจะไม่ต้องทำเช่นนั้น
รับประกันว่าการทำงานร่วมกันภายในนั้นยังดำเนินไปในทางเดียวกันโดยการเปลี่ยนข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล
- สื่อการตลาด
- บล็อกโพสต์
- คู่มือสำหรับแนวทางการทำงาน
- รายงานการขาย
- งบการเงิน
- เอกสารด้านภาษี
- แผนธุรกิจ
- เอกสารอื่นใดที่จำเป็นต่อการทำให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จในเรื่องที่ต้องการ
การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเงินและเวลาได้มากเมื่อคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเอกสารเมื่อถึงเวลา
เก็บรักษาเอกสารส่วนบุคคลไว้แบบออนไลน์
การเก็บประวัติและรูปภาพของครอบครัวไว้ในกล่องในตู้เสื้อผ้านั้นไม่เพียงพอที่จะทำให้แน่ใจได้ว่ารุ่นต่อๆ ไปจะได้มีความรู้สึกร่วมกับสิ่งที่สืบทอดกันมา แต่การเปลี่ยนรายการเหล่านี้ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะช่วยให้การแชร์กับเพื่อนและครอบครัวได้ง่ายๆ พร้อมกันกับป้องกันไม่ให้เกิดการสูญหายหรือเสียหายด้วย การบันทึกข้อมูลไว้แบบออนไลน์ช่วยให้คุณได้รับการป้องกัน ดังนั้นคนที่พึ่งพาคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ได้เสมอไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
เอกสารทางกฎหมาย
เอกสารทางกฎหมายส่วนบุคคลเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ผู้คนส่วนใหญ่ต้องการจะเข้าถึงเอกสารนี้อย่างง่ายดายเมื่อเกิดเหตุการณ์บางอย่างขึ้น ตั้งแต่หนังสือพินัยกรรมเกี่ยวกับรายละเอียดว่าจะมีการแบ่งทรัพย์สินของคุณอย่างไร ไปจนถึงหนังสือมอบอำนาจให้บุคคลอื่นดำเนินธุรกิจของคุณขณะที่คุณเดินทางไปที่อื่น เอกสารเหล่านี้ล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่ง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญเหล่านี้จะสามารถเข้าถึงได้ โดยให้จัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่ายเช่น PDF
- ทรัพย์สินส่วนบุคคลที่อยู่ในการครอบครอง
- โฉนดอสังหาริมทรัพย์ส่วนบุคคล
- พินัยกรรมและเอกสารทรัสต์
- ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเอกสารสำคัญ
รวมไปถึงข้อมูลประกันภัย สูติบัตร บันทึกการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ และอื่นๆ คุณสามารถสแกนและบันทึกเอกสารเหล่านี้ได้ บันทึกที่สำคัญและละเอียดอ่อนที่ควรเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลดิจิทัล ได้แก่
- ข้อมูลบัตรเครดิต
- ข้อมูลบัญชีธนาคารและรายการเดินบัญชี
- สูติบัตร
- บัตรประกันสังคม
- ใบทะเบียนสมรสและใบหย่า
- ใบอนุญาตขับขี่และบัตรประจำตัวประชาชน
- หนังสือเดินทาง
- ประกาศนียบัตรและใบรับรอง
- กรมธรรม์ประกันภัย: ยานพาหนะ บ้าน ผู้เช่า ชีวิต สุขภาพ สายตา
- บันทึกการฉีดวัคซีน
- เรซูเม่และ CV
สิ่งที่มีคุณค่าต่อจิตใจ
เอกสารที่มีคุณค่าต่อจิตใจที่ช่วยให้ระลึกถึงความทรงจำในเหตุการณ์สำคัญในชีวิตของคุณ แต่รายการที่ชวนให้นึกถึงความหลังเหล่านี้อาจสูญหายไปในพริบตา จึงทำให้เป็นรายการที่สำคัญที่ควรบันทึกไว้เป็นสำเนาดิจิทัล
สำเนาภาพถ่ายครอบครัวของคุณที่แปลงจาก JPG เป็น PDF สำหรับการจัดเก็บเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการรักษาภาพล้ำค่าเหล่านี้ให้ปลอดภัย อีกทั้งยังทำให้การแชร์กับสมาชิกในครอบครัวง่ายขึ้นอีกด้วย คุณสามารถและควรเปลี่ยนรายการต่อไปนี้ให้เป็นรูปแบบดิจิทัล
- ไดอารี่ บันทึก และสมุดเก็บรูปภาพ
- ของที่ระลึกงานแต่งงาน
- ภาพถ่ายเก่า
- การ์ดอวยพร จดหมาย และโปสต์การ์ด
- เทป VHS
- ซีดี
- ดีวีดี
แม้ว่าคุณจะไม่สามารถจัดเก็บเนื้อหาของเทป VHS, ซีดี หรือดีวีดีให้เป็น PDF ได้ แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลได้ การเปลี่ยนเนื้อหาในซีดีหรือดีวีดีให้เป็นรูปแบบดิจิทัลมักจะเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนเนื้อหาในเทป VHS ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะต้องใช้อุปกรณ์โดยเฉพาะหรือบริการจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัล
ข้อดีของการแปลงเนื้อหาในกระดาษเป็น PDF
การใช้เครื่องมืออย่าง Acrobat Reader ช่วยให้คุณจัดเก็บ ดู และแชร์เอกสาร PDFได้อย่างปลอดภัยและไร้กังวล
แชร์ได้สะดวก
คุณจะไม่ต้องกังวลในการหากระดาษสำเนาเอกสารทุกครั้งที่คุณจำเป็นต้องแชร์ หากคุณต้องการส่งสำเนาของเอกสารที่สำคัญไปที่อื่น ก็เพียงแค่แนบไปกับอีเมลหรือข้อความเท่านั้น
จัดเก็บได้ง่ายยิ่งขึ้น
คุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ ไดรฟ์ต่อพ่วง หรือในระบบคลาวด์ ตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้ใช้พื้นที่น้อยกว่าเอกสารฉบับกระดาษ
สำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ
หากคุณสแกนเอกสารด้วยกล้องใน Adobe Scan คุณจะสามารถบันทึกไฟล์เป็น PDF ได้ทั้งบนอุปกรณ์ของคุณหรือในระบบคลาวด์ ซึ่งทำให้การค้นหาสำเนาสำรองของทุกอย่างนั้นง่ายยิ่งขึ้น
การป้องกันจากสาธารณภัย
สำเนาฉบับจริงของเอกสารอาจเปียก ไหม้ไฟ หรือสูญหายได้ การจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ให้เป็นเวอร์ชันดิจิทัลในหลายๆ ที่ ซึ่งรวมไปถึงบนคลาวด์จะช่วยเพิ่มโอกาสที่เอกสารข้อมูลจะปลอดภัยและไม่บุบสลาย
การอัปเกรดเอกสาร
หากคุณต้องการปรับแต่งเอกสาร คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษร สี หรือขนาดของเนื้อหาใน PDF ได้อย่างง่ายดาย ในบางครั้ง อาจจำเป็นที่จะต้องเซ็น ตรวจทาน หรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนเหล่านี้แบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย ซึ่งง่ายกว่าการอัปเดตเอกสารฉบับกระดาษเสียอีก
เมื่อคุณแปลงเอกสารข้อมูลฉบับกระดาษให้เป็นสำเนาดิจิทัล คุณจะสามารถใช้งานและเข้าถึงไฟล์ดังกล่าวได้ง่ายยิ่งขึ้น และคุณไม่จำเป็นต้องกังวลว่าเอกสารเก่าของคุณจะสูญหายอีกต่อไป ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถมีทั้งสำเนาจริงและประวัติอิเล็กทรอนิกส์ที่มีรายละเอียดตั้งแต่สูติบัตรและพงศาวลีไปจนถึงสัญญาและใบเสร็จจากแบบแสดงรายการภาษีของปีที่แล้ว เก็บทุกอย่างให้ปลอดภัยและไร้กังวลอยู่เสมอ เพื่อให้ได้มาซึ่งความรู้สึกที่หายห่วงในเรื่องของกระบวนการ
