เอกสารสำคัญที่ควรเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัล

เอกสารบางรายการสำคัญเกินกว่าที่จะเก็บไว้เป็นสำเนากระดาษเพียงอย่างเดียว รายการทั้งหมดเหล่านี้สามารถใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัลได้

นักธุรกิจกำลังตรวจสอบสำเนากระดาษของเอกสารที่สำคัญ

ช่วยให้ไฟล์ที่สำคัญเป็นปัจจุบันอยู่เสมอด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย

 

กระดาษไม่ช้าก็เร็วจะต้องเสียหายไปตามกาลเวลา และข้อผิดพลาด อุบัติเหตุ และสาธารณภัยธรรมชาติก็อาจสร้างความเสียหายให้แก่เอกสารข้อมูลฉบับกระดาษทั้งที่เป็นส่วนตัวและสำหรับการทำงานก่อนเวลาอันควร การสูญเสียเอกสารทางธุรกิจและส่วนตัวที่สำคัญนั้นเป็นเรื่องปกติ อาจเป็นกรณีที่ลืมทิ้งบางอย่างไว้ที่เดิมเมื่อมีการย้ายสถานที่ ถูกโยนทิ้งไปโดยไม่ตั้งใจ หรือแค่อาจถูกลืมไว้เฉยๆ การสูญเสียข้อมูลเป็นเรื่องที่มีความเสี่ยงเสมอ แต่การแปลง การเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัล และการจัดเก็บไฟล์สามารถช่วยปกป้องคุณได้

 

การเปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะช่วยให้คุณสำรองข้อมูลได้และทำให้ค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้ง่ายดายและรวดเร็วยิ่งขึ้น แต่จากข้อมูลรายงานของ IBM มูลค่าความเสียหายจากการละเมิดข้อมูลในปี 2021 นั้นสูงที่สุดในรอบ 17 ปี การละเมิดข้อมูลอาจนำไปสู่การสูญเสียเอกสารหรือการโจรกรรมข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โชคยังดีที่มีหลายวิธีในการเก็บรักษาเอกสารของคุณให้ปลอดภัยเมื่อไฟล์อยู่บนโลกออนไลน์ ตัวอย่างเช่น การสำรองข้อมูลที่มีการรักษาความปลอดภัยสามารถทำให้ข้อมูลของคุณปลอดภัยอยู่เสมอ

 

 

เปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจให้เป็นรูปแบบดิจิทัล

 

เนื่องจากการสูญเสียเอกสารทางธุรกิจฉบับกระดาษเกิดขึ้นได้ง่าย หากทิ้งไว้โดยไร้การรักษาความปลอดภัย การเปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะทำให้มีโอกาสสูญเสียหรือสูญหายน้อยลง หลังจากเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลแล้ว คุณจะสามารถแปลงไฟล์รูปแบบใดก็ได้ตั้งแต่สเปรดชีตไปจนถึงงานนำเสนอ PowerPoint ให้เป็น PDF เพื่อให้มีขนาดที่เล็กลง ลดความต้องการลงทั้งการใช้กระดาษและพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล

 

 

ทรัพยากรบุคคล

 

ความปลอดภัยและการรักษาความปลอดภัยของเอกสารเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับฝ่าย HR ซึ่งมักจะต้องจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การเปลี่ยนเอกสารให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่าย HR จะหาข้อมูลที่ต้องการได้ตลอดเวลา

ตัวอย่างการตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับการประมาณโครงการใน Adobe Acrobat

ฝ่าย HR ควรเปลี่ยนเอกสารดังต่อไปนี้ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล:

  • ข้อมูลเงินเดือน

  • สัญญาจ้างของพนักงาน

  • รายงานสุขภาพและความปลอดภัย

  • กฎข้อบังคับและนโยบาย

  • คู่มือพนักงาน

  • คำอธิบายตำแหน่งงาน

  • ข้อมูลทางการเงินเช่นแบบฟอร์ม W-4, W-2 และ 1099

  • ข้อมูลประกันภัย

  • ข้อมูลแผนการเกษียณ

  • คำร้อง

ข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้า

 

เอกสารที่เกี่ยวกับลูกค้าซึ่งได้รับการเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะทำให้คุณมีข้อมูลสำรองและสามารถปรับปรุงการบริการลูกค้าได้ เนื่องจากสิ่งที่ลูกค้าไม่อยากทำก็คือรอคุณที่ติดขัดในการค้นหาข้อมูลของพวกเขา การจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้บนออนไลน์หรือในระบบคลาวด์ จะทำให้ทีมของคุณสามารถตอบกลับลูกค้าได้ดีขึ้นและตอบสนองความต้องการของพวกเขาได้เร็วขึ้น

 

เอกสารของลูกค้าที่ควรเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลประกอบไปด้วย

  • ใบแจ้งหนี้และธุรกรรม

  • สัญญาของลูกค้า

  • ข้อเสนอ

การทำงานร่วมกันภายใน

 

พนักงานจะทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น เมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงเอกสารจากตำแหน่งศูนย์กลางได้ เช่น ระบบคลาวด์ และหากธุรกิจของคุณพบเจอปัญหาการละเมิดข้อมูลหรือข้อมูลเสียหาย คุณก็จะมีไฟล์ต้นฉบับสำรองไว้ในระบบคลาวด์

 

นอกจากนี้คุณยังสามารถทำให้เว็บไซต์ของคุณกลับมาออนไลน์ได้เร็วขึ้นหลังจากเกิดสาธารณภัย หากคุณสำรองไฟล์ไว้ การสร้างเอกสารใหม่ตั้งแต่ต้นต้องใช้ทั้งเวลาและการลงแรง สร้างความมั่นใจว่าคุณจะไม่ต้องทำเช่นนั้น

     

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการทำงานร่วมกันภายในนั้นยังดำเนินไปในทางเดียวกันโดยการเปลี่ยนข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล:

  • สื่อการตลาด

  • บล็อกโพสต์

  • คู่มือสำหรับแนวทางการทำงาน

  • รายงานการขาย

  • งบการเงิน

  • เอกสารด้านภาษี

  • แผนธุรกิจ

  • เอกสารอื่นใดที่จำเป็นต่อการทำให้ธุรกิจของคุณประสบความสำเร็จในเรื่องที่ต้องการ

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเงินและเวลาได้มากหากคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเอกสารเมื่อถึงเวลา

 

 

เก็บรักษาเอกสารส่วนบุคคลไว้บนออนไลน์

 

เก็บประวัติและรูปภาพของครอบครัวไว้ในกล่องในตู้เสื้อผ้านั้นไม่เพียงพอที่จะทำให้แน่ใจได้ว่ารุ่นต่อๆ ไปจะสามารถเชื่อมต่อกับสิ่งของที่ตกทอดมาถึงตนเองได้ แต่การเปลี่ยนรายการเหล่านี้ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะช่วยให้การแชร์กับเพื่อนและครอบครัวได้ง่ายๆ พร้อมกันกับป้องกันไม่ให้เกิดการสูญหายหรือเสียหายด้วย การบันทึกข้อมูลไว้บนออนไลน์ช่วยให้คุณได้รับการปกป้อง ดังนั้นคนที่พึ่งพาคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ได้เสมอไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

 

 

เอกสารทางกฎหมาย

 

เอกสารทางกฎหมายส่วนบุคคลเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ผู้คนส่วนใหญ่ต้องการจะเข้าถึงเอกสารนี้อย่างง่ายดายเมื่อเกิดเหตุการณ์บางอย่างขึ้น ตั้งแต่หนังสือพินัยกรรมเกี่ยวกับรายละเอียดว่าจะมีการแบ่งทรัพย์สินของคุณอย่างไรไปจนถึงหนังสือมอบอำนาจให้บุคคลอื่นดำเนินธุรกิจของคุณขณะที่คุณเดินทางไปที่อื่น เอกสารเหล่านี้ล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่ง

 

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญเหล่านี้จะสามารถเข้าถึงได้ โดยให้จัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่ายเช่น PDF

  • ทรัพย์สินส่วนบุคคลที่อยู่ในการครอบครอง

  • โฉนดอสังหาริมทรัพย์ส่วนบุคคล

  • พินัยกรรมและเอกสารทรัสต์

  • ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเอกสารสำคัญ

รวมไปถึงข้อมูลประกันภัย สูติบัตร บันทึกการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ และอื่นๆ คุณสามารถสแกนและบันทึกเอกสารเหล่านี้ได้ บันทึกที่สำคัญและละเอียดอ่อนที่ควรเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลดิจิทัล ได้แก่

  • ข้อมูลบัตรเครดิต

  • ข้อมูลบัญชีธนาคารและรายการเดินบัญชี

  • สูติบัตร

  • บัตรประกันสังคม

  • ใบทะเบียนสมรสและใบหย่า
  • ใบอนุญาตขับขี่และบัตรประจำตัวประชาชน

  • หนังสือเดินทาง

  • ประกาศนียบัตรและใบรับรอง

  • กรมธรรม์ประกันภัย: ยานพาหนะ บ้าน ผู้เช่า ชีวิต สุขภาพ สายตา

  • บันทึกการฉีดวัคซีน

  • เรซูเม่และ CV|

รายการที่มีคุณค่าต่อจิตใจ

 

เอกสารที่มีคุณค่าต่อจิตใจที่ช่วยให้ระลึกถึงความทรงจำในเหุการณ์สำคัญในชีวิตของคุณ แต่รายการที่ชวนให้นึกถึงความหลังเหล่านี้อาจสูญหายไปในพริบตา จึงทำให้เป็นรายการที่สำคัญที่ควรบันทึกไว้เป็นสำเนาดิจิทัล

คนนั่งบนโซฟากำลังเปลี่ยนเอกสารที่สำคัญให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

สำเนาภาพถ่ายครอบครัวของคุณและแปลงจาก JPG เป็น PDF สำหรับการจัดเก็บเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการรักษาภาพล้ำค่าเหล่านี้ให้ปลอดภัย อีกทั้งยังทำให้การแชร์กับสมาชิกในครอบครัวง่ายขึ้นอีกด้วย คุณสามารถและควรเปลี่ยนรายการต่อไปนี้ให้เป็นรูปแบบดิจิทัล

  • ไดอารี่ บันทึก และสมุดเก็บรูปภาพ

  • ของที่ระลึกงานแต่งงาน

  • ภาพถ่ายเก่า

  • การ์ดอววยพร จดหมาย และโปสการ์ด

  • เทป VHS

  • ซีดี

  • ดีวีดี

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถจัดเก็บเนื้อหาของเทป VHS, ซีดี หรือดีวีดีให้เป็น PDF ได้ แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลได้ การเปลี่ยนเนื้อหาในซีดีหรือดีวีดีให้เป็นรูปแบบดิจิทัลมักจะเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนเนื้อหาในเทป VHS ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะต้องใช้อุปกรณ์โดยเฉพาะหรือบริการจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัล

 

 

ข้อดีของการแปลงเนื้อหาในกระดาษเป็น PDF

 

การแปลงเนื้อหาในกระดาษเป็นไฟล์ PDF มีประโยชน์มากมาย เช่น

 

 

แชร์ได้สะดวก

 

คุณจะไม่ต้องกังวลในการหากระดาษสำเนาเอกสารทุกครั้งที่คุณจำเป็นต้องแชร์ หากคุณต้องการส่งสำเนาของเอกสารที่สำคัญไปที่อื่น ก็เพียงแค่แนบไปกับอีเมลหรือข้อความเท่านั้น

 

 

จัดเก็บได้ง่ายยิ่งขึ้น

 

คุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ ไดรฟ์ต่อพ่วง หรือในระบบคลาวด์ ตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้ใช้พื้นที่น้อยกว่าเอกสารฉบับกระดาษ

 

 

สำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ

 

หากคุณสแกนเอกสารด้วยกล้องใน Adobe Scan คุณจะสามารถบันทึกไฟล์เป็น PDF ได้ทั้งบนอุปกรณ์ของคุณหรือในระบบคลาวด์ ซึ่งทำให้การค้นหาสำเนาสำรองของทุกอย่างนั้นง่ายยิ่งขึ้น

 

 

การป้องกันจากสาธารณภัย

 

สำเนาฉบับจริงของเอกสารสามารถเปียก ไหม้ไฟ หรือสูญหายได้ การจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ให้เป็นเวอร์ชันดิจิทัลในหลายๆ ที่ ซึ่งรวมไปถึงบนคลาวด์จะช่วยเพิ่มโอกาสที่เอกสารข้อมูลจะปลอดภัยและไม่บุบสลาย

ตัวอย่างการใช้ Fill & Sign สำหรับสัญญารักษาความลับใน Adobe Acrobat

การอัปเกรดเอกสาร

 

หากคุณต้องการปรับแต่งเอกสาร คุณสามารถเปลี่ยนแบบอักษร สี หรือขนาดของเนื้อหาใน PDF ได้อย่างง่ายดาย ในบางครั้ง อาจจำเป็นที่จะต้องเซ็น ตรวจทาน หรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนเหล่านี้แบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดาย ซึ่งง่ายกว่าการอัปเดตเอกสารฉบับกระดาษเสียอีก


เมื่อคุณแปลงเอกสารข้อมูลฉบับกระดาษให้เป็นสำเนาดิจิทัล คุณจะสามารถใช้งานและเข้าถึงไฟล์ดังกล่าวได้ง่ายยิ่งขึ้น และคุณไม่จำเป็นต้องกังวลว่าเอกสารเก่าของคุณจะสูญหายอีกต่อไป ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถมีทั้งสำเนาจริงและประวัติอิเล็กทรอนิกส์ที่มีรายละเอียดตั้งแต่สูติบัตรและพงศาวลีไปจนถึงสัญญาและใบเสร็จจากแบบแสดงรายการภาษีของปีที่แล้ว เก็บทุกอย่างให้ปลอดภัยและไร้กังวลอยู่เสมอ เพื่อให้ได้มาซึ่งความรู้สึกที่หายห่วงในเรื่องของกระบวนการ

คุณยังอาจสนใจ...

คนกำลังนั่งใช้แล็ปท็อปที่โต๊ะในขณะที่กำลังคุยโทรศัพท์

ใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกันเพื่อเชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ

ค้นหาคำตอบว่าเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ดีจะต้องประกอบด้วยอะไรบ้าง และทีมของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นได้อย่างไร

พร้อมสำหรับกระบวนการดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบแล้วหรือยัง

ไม่ว่าจะอยู่ตรงจุดใดในเส้นทาง คุณก็ก้าวสู่ขั้นต่อไปได้ด้วย Adobe Document Cloud