เอกสารสำคัญที่ควรเปลี่ยนเป็นรูปแบบดิจิทัล

ฝ่าย HR ควรเปลี่ยนเอกสารดังต่อไปนี้ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล:

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเงินและเวลาได้มากหากคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนเอกสารเมื่อถึงเวลา

เก็บรักษาเอกสารส่วนบุคคลไว้บนออนไลน์

เก็บประวัติและรูปภาพของครอบครัวไว้ในกล่องในตู้เสื้อผ้านั้นไม่เพียงพอที่จะทำให้แน่ใจได้ว่ารุ่นต่อๆ ไปจะสามารถเชื่อมต่อกับสิ่งของที่ตกทอดมาถึงตนเองได้ แต่การเปลี่ยนรายการเหล่านี้ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะช่วยให้การแชร์กับเพื่อนและครอบครัวได้ง่ายๆ พร้อมกันกับป้องกันไม่ให้เกิดการสูญหายหรือเสียหายด้วย การบันทึกข้อมูลไว้บนออนไลน์ช่วยให้คุณได้รับการปกป้อง ดังนั้นคนที่พึ่งพาคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ได้เสมอไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น

เอกสารทางกฎหมาย

เอกสารทางกฎหมายส่วนบุคคลเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ผู้คนส่วนใหญ่ต้องการจะเข้าถึงเอกสารนี้อย่างง่ายดายเมื่อเกิดเหตุการณ์บางอย่างขึ้น ตั้งแต่หนังสือพินัยกรรมเกี่ยวกับรายละเอียดว่าจะมีการแบ่งทรัพย์สินของคุณอย่างไรไปจนถึงหนังสือมอบอำนาจให้บุคคลอื่นดำเนินธุรกิจของคุณขณะที่คุณเดินทางไปที่อื่น เอกสารเหล่านี้ล้วนมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้นเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญเหล่านี้จะสามารถเข้าถึงได้ โดยให้จัดเก็บสำเนาไว้ในรูปแบบที่เข้าถึงได้ง่ายเช่น PDF

รวมไปถึงข้อมูลประกันภัย สูติบัตร บันทึกการติดต่อกับเจ้าหน้าที่ของรัฐ และอื่นๆ คุณสามารถสแกนและบันทึกเอกสารเหล่านี้ได้ บันทึกที่สำคัญและละเอียดอ่อนที่ควรเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลดิจิทัล ได้แก่

สำเนาภาพถ่ายครอบครัวของคุณและแปลงจาก JPG เป็น PDF สำหรับการจัดเก็บเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการรักษาภาพล้ำค่าเหล่านี้ให้ปลอดภัย อีกทั้งยังทำให้การแชร์กับสมาชิกในครอบครัวง่ายขึ้นอีกด้วย คุณสามารถและควรเปลี่ยนรายการต่อไปนี้ให้เป็นรูปแบบดิจิทัล

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถจัดเก็บเนื้อหาของเทป VHS, ซีดี หรือดีวีดีให้เป็น PDF ได้ แต่คุณยังสามารถเปลี่ยนให้เป็นรูปแบบดิจิทัลได้ การเปลี่ยนเนื้อหาในซีดีหรือดีวีดีให้เป็นรูปแบบดิจิทัลมักจะเป็นเรื่องง่าย อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนเนื้อหาในเทป VHS ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลจะต้องใช้อุปกรณ์โดยเฉพาะหรือบริการจากผู้เชี่ยวชาญด้านการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัล

ข้อดีของการแปลงเนื้อหาในกระดาษเป็น PDF

การแปลงเนื้อหาในกระดาษเป็นไฟล์ PDF มีประโยชน์มากมาย เช่น

แชร์ได้สะดวก

คุณจะไม่ต้องกังวลในการหากระดาษสำเนาเอกสารทุกครั้งที่คุณจำเป็นต้องแชร์ หากคุณต้องการส่งสำเนาของเอกสารที่สำคัญไปที่อื่น ก็เพียงแค่แนบไปกับอีเมลหรือข้อความเท่านั้น

จัดเก็บได้ง่ายยิ่งขึ้น

คุณสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ ไดรฟ์ต่อพ่วง หรือในระบบคลาวด์ ตัวเลือกทั้งหมดเหล่านี้ใช้พื้นที่น้อยกว่าเอกสารฉบับกระดาษ

สำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ

หากคุณสแกนเอกสารด้วยกล้องใน Adobe Scan คุณจะสามารถบันทึกไฟล์เป็น PDF ได้ทั้งบนอุปกรณ์ของคุณหรือในระบบคลาวด์ ซึ่งทำให้การค้นหาสำเนาสำรองของทุกอย่างนั้นง่ายยิ่งขึ้น

การป้องกันจากสาธารณภัย

สำเนาฉบับจริงของเอกสารสามารถเปียก ไหม้ไฟ หรือสูญหายได้ การจัดเก็บไฟล์เหล่านี้ให้เป็นเวอร์ชันดิจิทัลในหลายๆ ที่ ซึ่งรวมไปถึงบนคลาวด์จะช่วยเพิ่มโอกาสที่เอกสารข้อมูลจะปลอดภัยและไม่บุบสลาย