เคล็ดลับเจ็ดข้อในการจัดระเบียบเอกสารดิจิทัล

ความยุ่งเหยิงทางดิจิทัลอาจทำให้เกิดความวุ่นวายและไร้ประสิทธิภาพในชีวิตจริง ตั้งแต่ที่บ้านไปจนถึงที่ทำงาน สำรวจวิธีดูแลให้อุปกรณ์ของคุณให้มีพื้นที่ว่าง สะอาด เรียบร้อย และใช้งานได้

บุคคลกำลังจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลบนสมาร์ทโฟนและแล็ปท็อป

ทำให้ชีวิตดิจิทัลของคุณเป็นระเบียบ

ผู้คนทั่วไปใช้เวลาอย่างมหาศาลไปกับโทรศัพท์ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ และทีวี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการทำงานทางไกลผ่านระบบดิจิทัลได้เชื่อมโยงทุกคนไว้ด้วยกัน ไม่ใช่เฉพาะในด้านความบันเทิงเท่านั้น ผลจากการวิจัยของ Study Finds ชี้ว่าผู้ใหญ่ทั่วไปจะใช้เวลาประมาณ 17 ชั่วโมงสำหรับการดูหน้าจอในหนึ่งวัน อุปกรณ์ดิจิทัลเชื่อมต่อคุณกับโลก งานของคุณ และทุกสิ่งที่เกี่ยวข้อง

เนื่องจากอุปกรณ์เหล่านี้มีความสำคัญและมีการใช้งานบ่อย จึงอาจเกิดการสะสมของขยะดิจิทัลได้ ซึ่งจะทำให้อุปกรณ์ทำงานได้ช้าลงและเวิร์กโฟลว์ติดขัด การจัดระเบียบให้อุปกรณ์ของคุณสามารถช่วยประหยัดเวลาและลดความเครียดได้ นี่คือเคล็ดลับทั้งเจ็ดข้อในการเก็บรักษาไฟล์ดิจิทัลของคุณให้เป็นระเบียบ

1.

ทำการจัดระเบียบไฟล์ให้เป็นส่วนหนึ่งในกิจวัตรของคุณหากคุณมีอุปกรณ์ที่ใช้งานมานานกว่าหนึ่งปี คุณจะต้องมีขยะสะสมไว้ในเครื่องบ้างแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เก่าที่ไม่ได้ใช้งาน ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมา คุกกี้ และข้อมูลที่ไม่จำเป็นอื่นๆ ให้คุณใช้เวลาในการจัดระเบียบเป็นประจำ การล้างไฟล์สามารถช่วยให้อุปกรณ์และระบบการจัดระเบียบของคุณใช้งานได้ในระยะยาว

เมื่อคุณกำลังจัดระเบียบเอกสารของที่บ้านหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงาน ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้เพื่อสำรวจว่าควรเก็บไฟล์ใดไว้และควรทิ้งไฟล์ใดลงถังขยะไป

ไฟล์นั้นเป็นไฟล์ซ้ำหรือไม่
ฉันเคยเปิดไฟล์นี้บ้างไหมในปีที่ผ่านมา
ไฟล์นี้มีเวอร์ชันใหม่หรือมีเวอร์ชันอัปเดตหรือเปล่า
ไฟล์นี้เสียหายหรือเข้ากันไม่ได้กับซอฟท์แวร์ที่ฉันใช้อยู่ในปัจจุบันหรือไม่

สำหรับเอกสารที่สำคัญต่อจิตใจ เช่น ภาพถ่าย คุณอาจตัดสินใจทิ้งได้ยากขึ้น ในสถานการณ์เช่นนี้ การลงทุนในแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือแม้แต่ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อาจเป็นประโยชน์ หากทำเช่นนี้ คุณจะเก็บไฟล์ส่วนตัวเก่าๆ ให้เข้าถึงได้ง่าย โดยไม่ต้องเปลืองพื้นที่เก็บข้อมูลบนอุปกรณ์ของคุณ

2.

ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจนรูปแบบการตั้งชื่อที่ชัดเจนช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น และช่วยให้คุณรู้ว่ามีอะไรบ้างในฮาร์ดไดรฟ์

คุณควรนึกถึงความสอดคล้องและตรรกะเมื่อเลือกแบบแผนการตั้งชื่อ การแทรกวันที่ไว้ในชื่อไฟล์สามารถช่วยให้คุณจัดเรียงทุกอย่างตามลำดับเวลาได้ คุณควรไม่ลืมตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องตามแบบแผนการตั้งชื่อเดียวกัน เมื่อคุณเริ่มใช้แบบแผนหนึ่งแล้ว อย่าลืมทำตามนั้นให้ได้ตลอด

3.

จัดประเภทเอกสารให้เป็นมาตรฐานเดียวกันการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์หรือระบบปฏิบัติการบนอุปกรณ์ของคุณอาจก่อให้เกิดปัญหาในเรื่องความเข้ากันได้กับไฟล์ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนจาก Windows เป็น Mac OS อาจส่งผลให้ลักษณะที่ปรากฏของไฟล์เปลี่ยนไปเมื่อคุณพยายามเข้าถึงไฟล์เหล่านั้น และทำให้เกิดปัญหาด้านการจัดรูปแบบไฟล์ หากคุณจัดประเภทไฟล์ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันหรือแปลงประเภทไฟล์ของคุณหลังจากทำการอัปเดตในลักษณะเช่นที่กล่าวไป คุณก็วางใจได้ว่าไฟล์เหล่านั้นจะยังคงเหมาะสมต่อการใช้งานในอนาคต

นอกจากนี้ การแปลงไฟล์ของคุณยังช่วยประหยัดพื้นที่อีกด้วย การแปลง PowerPoint เป็น PDF สามารถลดขนาดไฟล์ได้ โดยระบบจะบีบอัดภาพเคลื่อนไหวหรือเอ็ฟเฟ็กต์การเปลี่ยนสไลด์ แล้วรักษาไว้เฉพาะเนื้อหาที่จำเป็นเพื่อประหยัดพื้นที่จัดเก็บอันมีค่า

ตัวอย่างการจัดประเภทเอกสารดิจิทัลให้เป็นมาตรฐานเดียวกันด้วย Adobe Acrobat

4.

ผสานเอกสารอย่างมีกลยุทธ์เอกสารบางส่วนก็จำเป็นต้องถูกจัดเก็บไว้เป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อมูลที่ใหญ่กว่า แต่คุณคงไม่เข้าถึงเอกสารเหล่านั้นแบบแยกทีละไฟล์ การรวมเอกสารหลายฉบับให้เป็นฉบับเดียวสามารถช่วยให้คุณเก็บไฟล์สำคัญไว้ด้วยกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำเอกสารภาษีจากปีต่างๆ ไปรวมเป็นไฟล์ PDF เดียวได้ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารเหล่านี้จะอยู่ด้วยกันเสมอ ทั้งยังช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ และทำให้คุณค้นหาได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

5.

ใช้ระบบการซ้อนโฟลเดอร์ระบบการซ้อนโฟลเดอร์จะจัดกลุ่มไฟล์ที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน และสร้างกลุ่มย่อยซึ่งช่วยให้การค้นหาไฟล์ง่ายขึ้นมาก

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของร้านเบเกอรี่ที่ทำคัพเค้ก คุกกี้ พาย และเค้ก คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ระดับสูงสำหรับขนมอบแต่ละประเภท จากนั้นจัดเก็บสิ่งต่างๆ เช่น สูตร ต้นทุนส่วนผสม ผู้ขาย แผ่นราคา และสื่อการตลาดไว้ในโฟลเดอร์ย่อยแยกกัน วิธีนี้จะก่อให้เกิดระบบของไฟล์ที่ซ้อนกัน ซึ่งทำให้คุณสามารถเลือกดูข้อมูลขนมแสนอร่อยประเภทต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องค้นไฟล์แยกกันทีละไฟล์

6.

ประหยัดพื้นที่ด้วยโฟลเดอร์ ZIPโฟลเดอร์ ZIP หรือไฟล์ ZIP เป็นวิธีการทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลงโดยการกำจัดข้อมูลซ้ำซ้อนบางประเภท ไฟล์ zip ที่ผ่านการบีบอัดจะมีขนาดเล็กและง่ายต่อการจัดเก็บและแชร์ การแตกไฟล์ประเภทนี้ยังง่ายมากๆ อีกด้วย เพียงคลิกครั้งเดียวหรือสองครั้งก็แตกไฟล์ได้แล้ว

คุณยังสามารถบีบอัดเอกสารที่แปลงเป็น PDF ทีละรายการ ซึ่งทำให้จัดเก็บ อัปโหลด และแชร์ได้ง่ายขึ้น วิธีนี้จะทำให้คุณไม่จำเป็นต้องบีบอัดและแตกไฟล์ต่างๆ เพื่อเข้าถึงเอกสารหนึ่งๆ

บุคคลที่ยืนอยู่หน้าคอมพิวเตอร์กำลังตรวจสอบเอกสารดิจิทัล

7.

ลงทุนในซอฟต์แวร์จัดการไฟล์หากคุณไม่สนใจที่จะจัดระเบียบไฟล์ของอุปกรณ์ด้วยตนเอง คุณสามารถลงทุนในซอฟต์แวร์จัดระเบียบไฟล์ ซอฟต์แวร์จัดระเบียบไฟล์จะติดแท็กกับให้กับประเภทไฟล์ ซึ่งจะจัดกลุ่มไฟล์โดยอัตโนมัติในระบบการซ้อน ซอฟต์แวร์นี้สามารถช่วยคุณในการจัดเก็บไฟล์ให้สอดคล้องกับแบบแผนการตั้งชื่อและแบบแผนการจัดระเบียบไฟล์ได้โดยไม่ต้องเปลืองแรงมากนัก

การจัดระเบียบเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกศักยภาพของอุปกรณ์และประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างเต็มที่ ไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือนอกสถานที่ หรือเพียงแค่ต้องการให้อุปกรณ์ของคุณทำงานได้ดีขึ้น เครื่องมือและเคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเก็บรักษาไฟล์สำคัญของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้ไฟล์เข้าถึงได้ง่าย