Adobe Acrobat
8 เคล็ดลับในการจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัล
พิชิตความยุ่งเหยิงทางดิจิทัล รวมถึงประหยัดพื้นที่และทำให้อุปกรณ์ของคุณใช้งานได้
ทำให้การจัดระเบียบทางดิจิทัลของคุณเรียบร้อย
ผู้คนทั่วไปใช้เวลาไปกับโทรศัพท์ แท็บเล็ต คอมพิวเตอร์ และทีวีอย่างมหาศาล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการทำงานทางไกลผ่านระบบดิจิทัลได้เชื่อมโยงทุกคนไว้ด้วยกัน ไม่ใช่เฉพาะในด้านความบันเทิงเท่านั้น เมื่ออิงตามการวิจัยของ Study Finds ผู้ใหญ่ทั่วไปจะใช้เวลาประมาณ 17 ชั่วโมงในการดูหน้าจอในหนึ่งวัน อุปกรณ์ดิจิทัลเชื่อมต่อคุณกับโลก งานของคุณ และทุกสิ่งที่เกี่ยวข้อง
วิธีการจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลอย่างมีประสิทธิภาพ
เนื่องจากเราใช้อุปกรณ์บ่อยมากเพื่อจุดประสงค์ที่แตกต่างกันไปมากมาย ขยะดิจิทัลจึงอาจกองทับถมกันได้ ซึ่งทำให้อุปกรณ์ทำงานช้าลงและเวิร์กโฟลว์ติดขัด การจัดระเบียบให้อุปกรณ์ของคุณสามารถช่วยลดความเครียดและประหยัดเวลาได้ ซึ่งช่วยให้คุณประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากจากการหาเอกสารสำคัญไม่เจอ เคล็ดลับทั้ง 8 ข้อในการเก็บรักษาไฟล์ดิจิทัลของคุณให้เป็นระเบียบมีดังนี้
1. วางแผนเพื่อจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัล
ให้ใช้เวลาพิจารณาถึงความต้องการด้านการจัดระเบียบส่วนบุคคลก่อนที่คุณจะเริ่มจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัล
ลำดับความสำคัญในการจัดระเบียบไฟล์ของแต่ละคนนั้นจะแตกต่างกันไป ไฟล์ที่ฟรีแลนซ์จะต้องจัดระเบียบนั้นจะแตกต่างกับไฟล์ของนักเรียนโดยสิ้นเชิง ฟรีแลนซ์อาจจำเป็นต้องจัดเก็บโปรเจกต์ให้เป็นระเบียบกว่า และนักเรียนอาจจำเป็นต้องหาวิธีเข้าถึงโน้ตที่ง่ายขึ้น
นอกจากนี้ปริมาณไฟล์ที่ต้องจัดระเบียบนั้นก็จะแตกต่างกันไปด้วย นักเรียนมัธยมปลายอาจสามารถจัดระเบียบไฟล์ได้ในหนึ่งหรือสองคืน แต่นักบัญชีอาจต้องใช้เวลามากกว่านั้นเพื่อจัดระเบียบไฟล์ของตน วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มคือถอยออกมาแล้วทำความเข้าใจว่าความต้องการของคุณคืออะไร
หากมีไฟล์มากเกินกว่าจะจัดการในครั้งเดียว ให้จัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับการจัดการไฟล์ดิจิทัลและเริ่มจากที่มีความสำคัญมากกว่า หากต้องการระบุการลำดับความสำคัญ ให้ตัดสินใจว่าไฟล์ใดที่คุณต้องการเข้าถึงบ่อยที่สุดและไฟล์ใดจัดระเบียบยากที่สุด ไฟล์ที่สำคัญที่สุดในการจัดระเบียบคือไฟล์ที่มีสองปัญหานี้รวมกัน
นอกจากนี้ คุณยังสามารถจินตนาการถึงลักษณะของเวิร์กโฟลว์และคิดเกี่ยวกับจุดที่มีความล่าช้าหรือติดขัดในเวิร์กโฟลว์ได้ โดยการจดลำดับความสำคัญก่อนเริ่มลงมือจะช่วยคุณด้านนี้ได้ หากคุณประสบปัญหาในการตอบคำถามเหล่านี้ ให้ลองเก็บคำถามไว้ในใจขณะคุณกำลังทำงานและเข้าถึงไฟล์ตามปกติ
คำถามเพื่อระบุลำดับความสำคัญการจัดระเบียบ มีดังนี้
- ฉันมักใช้ไฟล์อย่างไร
- ไฟล์ใดที่ฉันต้องเข้าถึงบ่อยที่สุด
- ไฟล์ใดไม่เป็นระเบียบที่สุด
- ฉันประสบการณ์ความล่าช้าในเวิร์กโฟลว์ที่จุดใด
2. ทำการจัดระเบียบไฟล์ให้เป็นส่วนหนึ่งในกิจวัตรของคุณ
หากคุณมีอุปกรณ์ที่ใช้งานมานานกว่าหนึ่งปี คุณจะต้องมีขยะสะสมไว้ในเครื่องบ้างแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เก่าที่ไม่ได้ใช้งาน ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมา คุกกี้ และข้อมูลที่ไม่จำเป็นอื่นๆ ให้คุณใช้เวลาในการจัดระเบียบเป็นประจำ การล้างไฟล์จะช่วยให้อุปกรณ์และระบบการจัดระเบียบของคุณใช้งานได้ในระยะยาว
เมื่อคุณกำลังจัดระเบียบเอกสารของที่บ้านหรือไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับงาน ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้เพื่อหาว่าควรเก็บไฟล์และควรทิ้งไฟล์ใดบ้าง
- ไฟล์นั้นเป็นไฟล์ซ้ำหรือไม่
- ฉันเคยเปิดไฟล์นี้บ้างไหมในปีที่ผ่านมา
- ไฟล์นี้มีเวอร์ชันใหม่หรือมีเวอร์ชันอัปเดตหรือเปล่า
- ไฟล์นี้เสียหายหรือเข้ากันไม่ได้กับซอฟต์แวร์ที่ฉันใช้อยู่ในปัจจุบันหรือไม่
หากเป็นเรื่องของเอกสารที่สำคัญต่อจิตใจ เช่น ภาพถ่าย คุณอาจตัดสินใจทิ้งได้ยากขึ้น ในสถานการณ์เช่นนี้ การลงทุนในแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกหรือแม้แต่พื้นที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์อาจเป็นประโยชน์ หากทำเช่นนี้ คุณจะเก็บไฟล์ส่วนบุคคลเก่าๆ ให้เข้าถึงได้ง่าย โดยไม่ต้องเปลืองพื้นที่เก็บข้อมูลบนอุปกรณ์ของคุณ
3. ตั้งชื่อไฟล์ดิจิทัลให้ชัดเจน
รูปแบบการตั้งชื่อที่ชัดเจนช่วยให้ค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น และช่วยให้คุณรู้ว่ามีอะไรบ้างในฮาร์ดไดรฟ์
คุณควรนึกถึงความสอดคล้องและตรรกะเมื่อเลือกแบบแผนการตั้งชื่อ การแทรกวันที่ไว้ในชื่อไฟล์สามารถช่วยให้คุณจัดเรียงทุกอย่างตามลำดับเวลาได้ คุณยังใส่คำสำคัญที่เป็นตัวระบุเอกสารบางประเภทได้ซึ่งจะช่วยให้ค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้นในอนาคต อีกทั้งคุณยังสามารถเพิ่มแท็กที่คุณจัดระเบียบและใช้หาไฟล์ได้
อย่าลืมตั้งชื่อไฟล์ให้สอดคล้องตามแบบแผนการตั้งชื่อเดียวกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งไฟล์ประเภทเดียวกัน เมื่อคุณเริ่มใช้แบบแผนหนึ่งแล้ว อย่าลืมทำตามนั้นให้ได้ตลอด
4. จัดประเภทเอกสารให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน
การเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์หรือระบบปฏิบัติการบนอุปกรณ์ของคุณอาจก่อให้เกิดปัญหาในเรื่องความเข้ากันได้กับไฟล์ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนจาก Windows เป็น Mac OS อาจส่งผลให้ลักษณะที่ปรากฏของไฟล์เปลี่ยนไปเมื่อคุณพยายามเข้าถึงไฟล์เหล่านั้น และทำให้เกิดปัญหาด้านการจัดรูปแบบไฟล์ หากคุณจัดประเภทไฟล์ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันหรือแปลงประเภทไฟล์ของคุณหลังจากทำการอัปเดตในลักษณะเช่นที่กล่าวไป คุณก็วางใจได้ว่าไฟล์เหล่านั้นจะยังคงเหมาะสมต่อการใช้งานในอนาคต
นอกจากนี้ การแปลงไฟล์ของคุณยังช่วยประหยัดพื้นที่อีกด้วย การแปลง PowerPoint เป็น PDF สามารถลดขนาดไฟล์ได้ โดยระบบจะบีบอัดภาพเคลื่อนไหวหรือเอ็ฟเฟ็กต์การเปลี่ยนสไลด์ แล้วรักษาไว้เฉพาะเนื้อหาที่จำเป็นเพื่อประหยัดพื้นที่จัดเก็บอันมีค่า
หากคุณจัดเก็บไฟล์ที่คุณหวังว่าไฟล์จะมีอายุนานกว่าซอฟต์แวร์อื่นๆ คุณอาจพิจารณาแปลงไฟล์เป็น PDF/A PDF/A เหมาะกับการเก็บไฟล์ที่คุณไม่ต้องการเข้ารหัสหรือแก้ไข แต่คุณต้องการให้ไฟล์มีอายุเป็นเวลานาน แม้แต่รูปภาพ (เช่น รูปภาพเอกสารหรือวารสารเก่า) ก็สามารถแปลงเป็นไฟล์ประเภทนี้ได้ ทั้งนี้เพื่อให้ดึงข้อมูลที่มีการจัดรูปแบบที่สมบูรณ์แบบในอนาคตได้
5. รวมเอกสารอย่างมีชั้นเชิง
เอกสารบางส่วนก็จำเป็นต้องถูกจัดเก็บไว้เป็นส่วนหนึ่งของชุดข้อมูลที่ใหญ่กว่า แต่คุณคงไม่เข้าถึงเอกสารเหล่านั้นแบบแยกทีละไฟล์ การรวมเอกสารหลายฉบับให้เป็นฉบับเดียวสามารถช่วยให้คุณเก็บไฟล์สำคัญไว้ด้วยกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำเอกสารภาษีจากปีต่างๆ ไปรวมเป็นไฟล์ PDF เดียวได้ ซึ่งช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารเหล่านี้จะอยู่ด้วยกันเสมอ ทั้งยังช่วยให้คุณประหยัดพื้นที่ และทำให้คุณค้นหาได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
การรวมเอกสารที่คุณมักเข้าถึงพร้อมกันจะทำให้รู้สึกว่าเข้าถึงเนื้อหาทั้งหมดได้มากขึ้น เนื่องจากจะลดจำนวนโฟลเดอร์ที่ซ้อนกันซึ่งคุณต้องคลิกผ่านเพื่อเข้าถึงไฟล์ อีกทั้งยังช่วยให้การตั้งชื่อไฟล์เหล่านี้ง่ายขึ้นมาก
6. ใช้ระบบการซ้อนโฟลเดอร์
ระบบการซ้อนโฟลเดอร์จะจัดกลุ่มไฟล์ที่คล้ายกันเข้าด้วยกัน และสร้างกลุ่มย่อยซึ่งช่วยให้การค้นหาไฟล์ง่ายขึ้นมาก
ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของร้านเบเกอรี่ที่ทำคัพเค้ก คุกกี้ พาย และเค้ก คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ระดับสูงสำหรับขนมอบแต่ละประเภท จากนั้นจัดเก็บสิ่งต่างๆ เช่น สูตร ต้นทุนส่วนผสม ผู้ขาย แผ่นราคา และสื่อการตลาดไว้ในโฟลเดอร์ย่อยแยกกัน วิธีนี้จะก่อให้เกิดระบบของไฟล์ที่ซ้อนกัน ซึ่งทำให้คุณเลือกดูข้อมูลขนมแสนอร่อยประเภทต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องค้นไฟล์แยกกันทีละไฟล์
เมื่อคุณสร้างระบบการซ้อนโฟลเดอร์ ให้พิจารณาว่าหมวดหมู่ใดมีประโยชน์สำหรับการเข้าถึงพร้อมกันมากที่สุด ในตัวอย่างของคนขายเบเกอรี่นี้ ระบบที่ได้อธิบายไปอาจจะเหมาะที่สุดหากคุณมีแนวโน้มจะอบขนมทีละชิ้น แต่หากคุณมีแนวโน้มที่จะทำการตลาดทั้งหมดพร้อมกัน ทำสูตรขนมทั้งหมดพร้อมกัน และกำหนดราคาทั้งหมดพร้อมกัน การติดป้ายตามงานให้กับโฟล์เดอร์ระดับสูงนั้นจะเป็นการดีกว่า จากนั้นจึงกำหนดประเภทของขนมที่คุณกำลังทำอยู่ด้วยชื่อโฟลเดอร์ย่อย
เมื่อใช้ความคิดเพิ่มเติมเล็กน้อย นอกจากระบบซ้อนโฟลเดอร์จะทำให้ไฟล์ของคุณเป็นระเบียบมากขึ้นแล้ว ยังทำให้เวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพขึ้นด้วย
7. ประหยัดพื้นที่ด้วยโฟลเดอร์ ZIP
โฟลเดอร์ ZIP หรือไฟล์ ZIP เป็นวิธีการทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลงโดยการกำจัดข้อมูลซ้ำซ้อนบางประเภท ไฟล์ zip ที่ผ่านการบีบอัดจะมีขนาดเล็กและง่ายต่อการจัดเก็บและแชร์ การแตกไฟล์ประเภทนี้ยังง่ายมากๆ อีกด้วย เพียงคลิกครั้งเดียวหรือสองครั้งก็แตกไฟล์ได้แล้ว
เนื่องจากต้องคลิกเพิ่มเติมสองสามคลิก คุณจึงควรพิจารณาบีบอัดไฟล์ที่ไม่ได้เข้าถึงเป็นประจำ การบีบอัดไฟล์เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับไฟล์ที่คุณต้องการจัดเก็บ ทั้งยังช่วยให้แชร์ไฟล์ได้โดยทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กลง
อีกตัวเลือกหนึ่งคือการบีบอัดเอกสารที่แปลงเป็น PDF ทีละรายการ ซึ่งทำให้จัดเก็บ อัปโหลด และแชร์ได้ง่ายขึ้น วิธีนี้จะทำให้คุณไม่จำเป็นต้องบีบอัดและแตกไฟล์ต่างๆ เพื่อเข้าถึงเอกสารที่ต้องการ เนื่องจากคุณไม่ต้องแตกไฟล์ที่บีบอัดเป็น PDF ดังนั้นตัวเลือกนี้จึงดีกว่าสำหรับไฟล์ที่คุณต้องเข้าถึงเป็นประจำ
8. ลงทุนในซอฟต์แวร์จัดการไฟล์
หากคุณไม่ต้องการจัดระเบียบไฟล์ของอุปกรณ์ด้วยตนเอง คุณก็สามารถลงทุนในซอฟต์แวร์จัดระเบียบไฟล์ได้ โดยซอฟต์แวร์จัดระเบียบไฟล์จะติดแท็กกับให้กับประเภทไฟล์ ซึ่งจะจัดกลุ่มไฟล์โดยอัตโนมัติในระบบการซ้อน ซอฟต์แวร์นี้สามารถช่วยคุณในการจัดเก็บไฟล์ให้สอดคล้องกับแบบแผนการตั้งชื่อและแบบแผนการจัดระเบียบไฟล์ได้โดยไม่ต้องเปลืองแรงมากนัก
การจัดระเบียบเป็นกุญแจสำคัญในการปลดล็อกศักยภาพของอุปกรณ์และประสิทธิภาพการทำงานของคุณอย่างเต็มที่ ไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือขณะเดินทาง หรือเพียงแค่ต้องการให้อุปกรณ์ของคุณทำงานได้ดีขึ้น เครื่องมือและเคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเก็บรักษาไฟล์สำคัญของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและทำให้ไฟล์เข้าถึงได้ง่าย
