功能強大的待辦清單
未完成的任務經常會不斷累積。有效且可行的待辦清單，可望協助您克服堆積如山的工作。
待辦清單和待辦清單應用程式既可做為實用的工具，也能變身削弱士氣的折磨。若未採取適當的策略，任務清單可能會令人不知所措並增添不必要的壓力，而非確保工作井然有序且循序漸進。
待辦清單為形塑生產力流程的最終步驟。許多人會因缺乏良好時間管理技巧，或是難以統整自身工作流程之故，被淹沒在眾多清單中。如果沒有運用良好的策略來設計待辦清單，清單就會顯得窒礙難行且更加冗長。這樣一來，原本可輕鬆處理的工作，也會開始變成不可能的任務。只要採取幾個簡單的步驟，您就能改善任務清單，繼而減輕壓力，而非讓情況雪上加霜。
本文將提供幾個有助於改善任務清單的步驟和技巧，以協助您妥善分派個人工作、整理自身的想法，並管理專案。歡迎了解如何製作清單來提高生產力，並透過優異的工作表現大幅提升您的滿意度。
1. 從獲指派的工作著手
請從您的收件匣 (電子郵件或其他管道) 著手。如有堆積如山的未完成任務，請先釐清混亂的局面。釐清和整理局面可協助您著手建立更良好的作業體系。此一首要步驟可能是最困難的步驟。如果感到不知所措，請嘗試 David Allen 提出的熱門「GTD」方法。「GTD」為「做完事情 (Getting Things Done)」的縮寫，意味著您應該從簡單的工作著手。請審視堆積如山的工作，並開始處理可在 10 分鐘內完成的各項工作。接著，請評估其他所有需要關注的項目。
2. 分門別類
請思考整體全貌：您不應單純侷限在所欲完成的大型專案或大型目標上，也要著重了解當初促使您受理這些項目的原因。對個人待辦清單而言，這些原因可劃分為工作、健康、休閒或關係等類別。對企業而言，上述原因則會依據公司願景或季度目標的不同層面來分門別類。
如果自身的任務全都歸類在單一類別中，而您忽略了其他重要目標，您的清單勢必會缺乏平衡。如果您忘記對自身和所屬團隊而言至關重要的要點，即有可能對這份待辦清單感到厭煩，並感到筋疲力竭。若要讓個人待辦清單取得理想平衡，職能治療師建議善加運用類別，然後每天從各個類別挑選一項任務。
3. 排定先後順序
若要將清單加以排序，並判斷哪項工作應先行完成，請先思考最終目標。舉例來說，如果您正在進行大型住家裝修專案，可能需要先行完成當中的某幾項工作，才能讓整個專案順利完工。因此，單純在待辦清單上寫下「住家裝修」，並無法發揮任何特殊作用。
相較之下，請嘗試將任務細分為不同階段。請將最終目標謹記在心，並考量哪些工作需要先行完成。不妨從期限開始著手，並回推在這之前的各項步驟。請建立類別，以劃分需要在今天、週末和月底之前完成的工作。
您也可以建立相關類別，以用於需等候其他人完成才能著手進行的工作，或是期限未知的活動。每當需要與他人進行協作，擬定井然有序且具有先後順序的任務清單就顯得格外重要
4. 建立包含五個項目的待辦清單
效率十足的清單，不應一次羅列五個以上的待辦事項。這並不表示您只能列出五個項目，而是意味著您需要運用智慧來規劃排程。請在每週一開始，著手檢視您的類別，並找出當週最重要的任務。接著，請將這些任務細分為多個可在當日內完成的子任務。
以先前的住家裝修為例，當中可能包含「聯絡電匠」的任務。這項任務不僅可行，也能在當日完成。相較於執行涵蓋各種期限且看不到盡頭的清單，五項小型任務往往更易於在一天中完成。一旦完成五個一組的子任務，即可重頭開始相同的流程。
5. 選擇最適合您的格式
待辦清單不一定會複雜無比：畢竟，您不需要完整列出各項通知和到期日。不過，如果這些資訊有助於自訂您的清單，請務必使用所有可用的工具來確保進度。市面上的許多應用程式，都能協助您在各種裝置和平台上執行各種用途的清單。不過，最出色的待辦清單應用程式和生產力應用程式，莫過於您會實際使用的應用程式。
此外，如果您偏好依據實體清單處理工作，建議您將清單列印出來。決定好要使用上方提到的應用程式或實體清單後，還需從眾多清單類型中進行挑選，包括：
- 子彈筆記
- 日計劃表
- 便利貼
- 行事曆應用程式
- 已完成清單
- 細分清單
您可以探索新型態的清單，並著手試用。重點不在於使用何種類型的清單，而是清單能否符合您的需求。
6. 建立多份清單
儘管建立多份清單可能會讓人不知所措，此舉將有助於提高效率，畢竟，您不會將工作清單用於生活用品採買上。舉例來說，不妨建立一份工作用的清單、一份個人雜務清單，以及一份家庭事務清單。採用適用於適當情境和活動的專屬清單，可協助您專心處理需要在每天不同階段完成的工作。
7. 持續保有主要目標
鑑於待辦事項如此多，判斷從何著手也顯得困難重重，不過，您可以一次完成一項工作。請思考哪些工作最具急迫性或第一優先，並識別一項可讓您朝正確方向邁進的任務。
建議您在便利貼上寫下主要任務，並將其貼在工作區域的顯眼之處。在完成主要任務之前，請先關掉或放下您的待辦清單。此舉將可協助您保持專心並避免分神。若要減輕「還有事情尚未完成」的焦慮感，請在完成最重要的任務後，給予自己一些掌聲。
8. 聚焦於任務，而非目標
任務與工作不同。重點在於思考您有意達成的大型目標，然後識別實現目標的個別步驟。如以實際目標做為任務，就需要更具體地規劃個人所應採取的單一行動，以及行動的發生順序，才能有所進展。
舉例來說，如果目標在於學習演奏長笛，當中涉及的任務將涵蓋：取得長笛、與老師洽談、收集樂譜，並配置練習空間。上述各項任務可相當快速地完成，但目標則講求長期的努力。如果想要將行動項目委派給個人負責，而非模糊地朝著沒有任何人專門負責的目標邁進，辨別任務與目標的差別更是格外重要。
9. 維護清單
維護待辦清單的最佳方式，就是心滿意足地將已完成的事項打勾。好的清單通常會涵蓋許多行動。立即回到清單刪除已完成的事項，不僅有助於提升您個人和所屬團隊的士氣，還可作為提醒，好讓您著手進行下一個項目。因此，請選用可供您或所屬團隊編輯並做出更新的格式。
待辦清單為不斷變動的文件。唯有持續更新並做出調整，以反映持續變動的優先要務和當前任務，才能充分發揮其效益。如果發現自己並未完成任務，可能需要重新審視清單，並了解哪些因素正阻礙您完成任務。
10. 追蹤定期的任務並指派期限
如有定期發生的任務，請釐清完成任務的所需時間，並據此排程。新增每個項目的預期所需時間，可協助您更有效率地管理個人時間。多數待辦清單應用程式會與您的行事曆進行同步，可讓您輕鬆確認自己能否安排必要的時間，而每週會議也會顯示在您的清單上。如果您的時間安排相當緊湊，請加入每個定期任務的結束時間或持續時間。掌握日期和時間，將有助於判斷今天需要完成哪幾項特定任務。從到期日回推所需進行的工作為相當有效的方式，可協助您了解能否將所有任務排進個人排程中，還是需要調整持續時間或延後期限。
使用 Adobe Acrobat 讓待辦清單更上一層樓
如果想要尋求更進階的策略，以因應您和自身團隊所需追蹤的眾多任務，Adobe Acrobat 可助您一臂之力。只要使用可讓多名人員進行協作的功能，您就能在雲端中共用文件和待辦清單。舉例來說，如果想要為團隊成員製作待辦清單，只需建立共用 PDF 即可。Acrobat 可讓您輕鬆編輯 PDF，並將其轉換為其他格式，好讓所有人都能加以運用且貢獻一己之力。
使用 Adobe 工具及其雲端功能，您將可離線存取待辦清單，或透過任何連接 Wi-Fi 的裝置進行存取，舉凡 iPhone、iPad 到 Windows 桌上型電腦，都可順利支援。此外，還有數百款實用範本可讓您輕鬆上手。歡迎深入探索如何使用 PDF 提高您的生產力，即便只是單純簡化假期規劃或下一份購物清單，PDF 也能助您一臂之力。
