如何讓 PDF 表格變為可填寫

探索如何從 Adobe Acrobat,將文字檔案、影像,甚或紙本表單建立可填寫的 PDF 文件。

一個人坐在桌前使用筆記型電腦建立可填寫的 PDF 表格

讓表格更加實用

 

對任何人來說,在表格中填寫個人資訊都是件苦差事,然而,這些表格提供的客戶相關資料,則是維持小型企業營運的重要關鍵。不妨讓文書作業走向無紙化,並建立包含可編輯表格欄位、下拉式選單、核取方塊和許多其他強大功能的 PDF 檔案

 

 

為何要改用可填寫的 PDF 表格?

 

當團隊成員或客戶分散在不同地點時,可填寫的 PDF 檔案有助於提高工作流程的效率。建立可填寫表格來取代紙本合約和文件後,您就可以隨處且立即填寫及簽署表格

     

此外,以數位方式儲存填寫完成的表格,就能將資料安全地存放在同一處,且可供任何需要的人員取用,只要透過電子郵件,就能輕鬆進行分享。您可以在 Mac 和 PC 上開啟 PDF,由於都是可全面自訂的,因此也能快速使用 PDF 編輯器工具拖放文字欄位、變更字體或格式,或者切換範本。

在筆記型電腦上建立可填寫的 PDF 表格的圖片

在 Adobe Acrobat 中,若要製作可填寫的 PDF 表格,您可以選擇從零開始、將 Microsoft Word 文件轉換為 PDF 檔案 ,或者是上傳智慧型手機中的影像或掃描的紙本文件。活用光學字元辨識 (OCR) 技術,Acrobat 能快速擷取文字,並將其轉換為可編輯、可搜尋的 PDF,讓您更輕鬆地將紙本文件轉換為可填寫的 PDF 表格並繼續編輯 PDF 欄位,完成更多自訂。

 

 

如何使用 Acrobat 準備 PDF 格式

 

在 Adobe Acrobat 中建立專屬表格一點也不難。

 

1.

 

按一下「工具」,然後選取「準備表格」。選擇「新建」,然後按一下「開始」。


2. 

 

儲存 PDF。然後在工具列中按一下「新增文字」,並在表格中加入任何所需資訊。

     

3.

 

若要在表格中加入標誌或影像,請選擇「新增影像」工具,接著選取影像,並按一下「確定」,然後將影像放到所需位置。

 

4.

 

若要變更現有文字方塊或影像,請按一下工具列中的「編輯」。

        

5.

 

在工具列中選取偏好的欄位類型,或在表格中的任意位置按滑鼠右鍵並選擇「表格欄位」工具,即可加入可填寫的表格欄位。

     

6.


使用游標點選想要的位置,以放置所選欄位。然後請設定欄位屬性。

         

7.


完成後,請儲存表格。

 

 

儲存及分發可填寫的 PDF 表格

 

表格完成後,您可以使用內部伺服器或電子郵件,直接從 Acrobat 將其分發給收件者。若要透過電子郵件傳送表格,只需按一下右下角的「分發」,並選擇「電子郵件」做為方法,然後輸入收件者的電子郵件地址 (以半形分號分隔),即可大功告成。

     

下次需要建立類似文件時,若要使用現有表格做為範本,只需開啟原始檔案,並選擇「另存新檔」就好。接著,請重新命名新檔案,並進行任何必要的變更,以將其備妥,並做為下一份可填寫的表格。

在手機上製作可填寫的 PDF 文件的影像

從既有 PDF 文件建立可填寫的 PDF

 

如果您想要將既有文件變更成可填寫的形式,Acrobat 也可提供協助。

1.

 

按一下「工具」標籤,然後選取「準備表格」。

     

2.

 

選取檔案,例如 Word 文件、Excel 工作表或掃描的紙本文件。Acrobat 會自動分析文件並新增欄位。

     

3.

 

視需要新增表格欄位及欄位名稱。

 

4.

 

使用頂端工具列,並使用右窗格的工具調整版面。

        

5.

 

儲存可填寫的 PDF 文件。

 

 

加州州立大學富勒頓分校如何透過可填寫的表格節省時間及拯救樹木

 

加州州立大學富勒頓分校的系統管理員有意減輕學生的負擔,而他們的第一步,就是使用 Adobe Acrobat 和 Adobe Acrobat Sign 來簡化繁文縟節。過去,如果學生有意退選課程或變更主修科目,就必須走遍校園,以便在紙本表格上收集簽名。但自從加州州立大學富勒頓分校使用 Acrobat 將文書作業數位化後,現在,學生可以在線上找到及填寫所需表格。接著,PDF 表格製作程式讓職員產生帶有簽署欄位的文件,自動發送給行政人員進行審查及核准,然後轉寄以儲存於大學的記錄中。

     

結果,過去需要花費一週以上處理的文書作業,現在可在幾個小時內完成,而根據校方預估,學校的紙張使用量減少 50% 之多。

     

無論是設計簡單的意願登記表,還是複雜的病患初診表,建立互動式表格需要的一切工具與功能,Adobe Acrobat 都能提供,以為您的企業帶來助力。

     

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