如何避免業務資料遺失

生活中難免會遇到資料外洩、遭竊和災害等不幸。歡迎做好萬全準備以因應資料災難,並探索如何加以復原。

一名商務人士在筆記型電腦上查看避免資料遺失的方法

天底下不存在完美的儲存系統

 

資料系統可能會發生故障。天災有機會摧毀儲存設施,惡意程式碼也會破壞檔案,而 2021 年 Webroot 威脅報告發現,近半數的 PC 曾遭受病毒感染。上述任一問題都有可能衍生利潤損失、導致聲譽受損,或發生更糟糕的情況。IBM 的報告指出,在參與調查的 17 個不同國家和地區中,資料遭竊衍生的平均總成本為 424 萬美元,較 2020 年的 386 萬美元增加不少。上述事實雖然駭人聽聞,但您可以預做準備,以防範資料外洩。

       

值得慶幸的是,只要使用適當的工具,就能善盡一己之力,好好保護公司的數位資產

 

 

為何需要確保檔案安全無虞

 

任何企業都需竭盡所能降低風險,而遺失重要業務檔案所帶來的嚴重後果也包含在內,例如:

 

  • 利潤損失:遺失資料經常與額外成本和財務損失畫上等號,像是復原成本,甚或員工遣散費 (如果涉及人為疏失或錯誤) 等。

  • 聲譽受損:重大資料外洩事件可能讓您的品牌登上新聞,繼而壞事傳千里。

  • 生產力中斷:您的時間相當寶貴,但遺失的業務資料可能需要數天到數週才能復原。

  • 企業倒閉:在最壞的情況下,資料遺失可能會讓您的公司關門大吉。
一名商務人士查看其業務資料安全性

遺失業務資料的常見原因

 

從資料遺失復原的第一步,就是找出遺失資料的原因:

 

 

惡意程式碼和病毒

 

惡意程式碼和病毒會對企業、政府和個人構成嚴重威脅。這些網路安全性威脅涉及多種形式,包含電子郵件詐騙。水牛城大學指出,這類型威脅的最新手法,就是以學生工作機會為幌子的垃圾電子郵件,然而,幾乎任何內容都可能遭有心人士利用。

 

企業也有可能遇到類似情況,像是收到自稱「會計部門吉姆」的人發送的偽造電子郵件,並要求進行慈善捐款。或者,電子郵件的外觀和風格可能會仿效 Google 等備受信賴的供應商,以誘導使用者前往詐欺網頁,並竊取其資訊。此一手法就是所謂的網路釣魚。

       

若要防止資料遺失或遭竊,組織應教導旗下成員識別可能的網路釣魚詐騙,並避免透過可疑的電子郵件提供個人或專業資訊。

 

 

資料遭竊

 

鬆散的安全性機制可能導致資料遭竊。而這類型攻擊的發生地點正與時俱進,手機已成為竊取資料的新目標。如果企業允許員工在手機或其他裝置 (無論是公司還是個人裝置) 上儲存資訊,其資料可能會處於危險之中。

 

 

軟體升級和錯誤

 

每一次的升級不僅攸關能否跟上業務運作速度,也有機會造成資料遺失。新版軟體可能無法支援較舊的檔案格式。更新和增強功能也有可能產生棘手的新錯誤。

 

只要在升級前備份檔案,即可減少因更新應用程式而帶來的問題。

 

 

硬體故障和問題

 

舊機器需承受較大的資料遺失風險,但老舊卻非導致硬體故障的唯一原因。電腦經常發生過熱問題,有時,打翻一杯咖啡也有機會讓特定裝置發生資料遺失。雖然電腦往往脆弱無比,但只要進行備份,就可望保有資料彈性。

 

 

天災和停電

 

雷擊、火災和洪水都會破壞實體和數位基礎設施。任何可摧毀您辦公室的事件,都足以摧毀您的資料。只要備份資訊,即可避免您的營收來源隨著地震劇烈波動。

 

 

人為錯誤

 

錯誤在所難免,每個企業都應該考慮人為錯誤所帶來的成本。如同先前所述,請務必備份資料,如此即可避免因某人誤按按鈕,讓整季的資料化為泡影。

 

防範上述所有情況的重要關鍵,在於提升儲存系統的健全度,使其不會在單一不良事件下兵敗如山倒。沒有人可以預測天災、網路攻擊或無法預料的錯誤,是否將危害您的資料。不過,這些情況總是在所難免。因此,請務必做好萬全準備,這樣一來,即便發生資料遺失,資料也不會全數化為烏有,還能快速加以復原。

業務同事一起查看業務資料

如何防範數位資料遺失

 

舉凡定期備份資料、強化安全系統,以及採用格式正確的文件,都有助於大幅增強資料完整性。

定期備份資料

 

請將定期儲存多個資料副本,列為企業例行工作之一。許多方式都可達成此一目的:

 

  • 外接硬碟:將資料儲存在外接硬碟上,為基本、便宜且簡單的資料備份方法之一。不過,外接裝置需手動進行備份,且容易遺失或損壞。

  • 雲端解決方案:對任何規模的企業而言,雲端備份都是可行的解決方案之一。許多供應商皆有提供備份即服務 (BaaS) 解決方案,可將資料順暢儲存在公有雲或私有雲上。
  • 專屬解決方案:專屬的硬體和軟體解決方案,也可用於備份少量和大量的資料。如果企業只想備份特定系統或資料,或有意更妥善地管理備份流程,就很適合使用這些解決方案。

僅使用值得信賴的軟體

 

請確認您的所有應用程式都已通過檢查且安全無虞。惡意程式碼或間諜軟體經常被誤認為合法的軟體解決方案。請僅使用已知且值得信賴的廠商所提供的應用程式。

       

特定電腦系統會採用嵌入式技術 (例如 macOS 的 Gatekeeper),以確保裝置只能執行受信任的軟體應用程式。

提升資料安全性

 

企業必須掌握哪些資料需要加以保護、哪些人員應該擁有存取權,以及每個檔案會採用何種保護措施。即時分析是一項相當實用的工具,可在發生資料外洩時進行追蹤,而強大且明確的安全計劃,則為偵測及預防資料安全威脅的必備關鍵。

使用適當的檔案類型

 

對資料安全而言,檔案類型和格式扮演著相當重要的角色。PDF 隨附密碼保護機制,且無法在未使用外部工具的情況下加以編輯。

       

ExcelWordPowerPoint 轉換為 PDF,可避免他人意外或故意篡改文件,此外,還能縮減檔案大小,協助您儲存更安全的檔案。文件管理工具可以壓縮 PDF 檔案,以利輕鬆儲存。

將檔案儲存在多個位置

 

您可以將業務檔案分開儲存至不同位置。檔案的儲存位置越多,復原遺失資料的機率就越大,如果其中一個儲存位置受損 (無論是紙本或雲端服務),在絕大多數的情況下,您都能保有備份。因此,您需要制定資料儲存和復原策略。畢竟,遺失重要資料,往往為企業最不樂見的情況。

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