有些文件太過重要，無法只靠紙本方式留存，而這類型的文件都可受惠於文件數位化。
需要數位化的重要文件
使用現代化技術，讓重要檔案保持最新狀態
張紙、錯誤、意外和天災都會隨時間緩慢流逝，無論個人與專業紙本檔案，都逃不過時間的摧殘。遺失重要的商業與個人文件，為相當常見的事情。很多文件會在搬家時掉落、不小心弄丟，或單純遭到遺忘。資料遺失向來被視為風險之一，但轉換、數位化和儲存檔案則能協助您加以防範。
將文件數位化不僅可提供備份，還能讓您更輕鬆快速地找到重要資訊。然而，IBM 的報告顯示，2021 年的資料外洩成本創下 17 年來的新高。資料外洩會導致文件遺失，或讓機密資訊遭到竊取。幸好，您可以透過許多方法確保線上文件安全無虞。舉例來說，安全備份就有助於確保資訊安全。
將商業文件數位化
商業文件若未安全存放，就很容易遺失。數位化文件則較難發生遺失或受損。在數位化後，您可以將檔案從試算表或 PowerPoint 簡報轉換為 PDF，藉此縮小檔案大小，並降低紙張使用量及儲存空間等需求。
人力資源部門
文件安全性為人力資源部門的優先要務，畢竟，該部門經常需要經手機密資訊。只要將文件數位化，就能協助人力資源專業人員隨時取得所需的資料。
您的人力資源部門應該有意將以下文件數位化：
- 薪資資訊
- 員工合約
- 健康與安全報告
- 內部章程和政策
- 員工手冊
- 工作說明
- W-4、W-2 和 1099 表等財務資訊
- 保險資訊
- 退休計畫資訊
- 報銷
客戶相關資訊
將客戶相關資訊數位化可為您提供備份，並改善客戶服務，畢竟，客戶最不樂於見到因為找不到他們的資訊，而導致他們苦苦等候的局面。只要將相關資訊儲存在線上或雲端，您的團隊就能更妥善地回應客戶，並更快速地滿足對方的需求。
需要數位化的客戶文件會包含：
- 發票與交易
- 客戶合約
- 提案
內部共同作業
員工若能從雲端等中央位置存取文件，將更有利於進行共同作業。此外，如果企業發生資料外洩或資料損毀，您也可以從雲端取得原始檔案的備份。
如果檔案已進行備份，在災難發生後，您也可以更快速地將網站重新上線。重新建立文件不僅耗時，也相當費力。因此，請務必加以避免。
只要將下列內容數位化，即可順暢進行內部共同作業：
- 行銷素材
- 部落格文章
- 風格指南
- 銷售報告
- 財務報表
- 稅務文件
- 商業計畫
- 獲取特定商業成功所必備的其他任何文件
光是不用定期替換文件這點，就足以為您省下大量的時間和成本。
將個人文件儲存在線上
將家庭歷史和相片放在衣櫃內的盒子中，並無法確保後代子孫能與自身的文化遺產相互連結。只要將這些項目數位化，即可輕鬆分享給朋友和家人，並避免遺失或遭到破壞。將資料儲存在線上可為您提供保障，無論發生什麼事，與您相關的人們一律能存取這些文件。
法律文件
個人法律文件別具重要性。多數人需要在發生特定情況時，能夠方便存取這些文件。無論是詳細說明資產分配方式的遺囑，還是允許他人在您出差期間執行業務的授權書，這些文件都具有相當重大的意義。
請將副本儲存為 PDF 等容易存取的格式，確保不管發生什麼事，都能取得這些重要法律文件。
- 個人專業投資
- 個人財產契約
- 遺囑和信託文件
- 機密資訊和重要文件
這會包含保險資訊、出生證明，以及與政府官員的往來記錄等。您可以掃描和儲存以上多數文件。需要數位化的機密和重要記錄會包含：
- 信用卡資訊
- 銀行帳戶資訊和對帳單
- 出生證明
- 社會安全卡
- 結婚與離婚證書
- 駕照和 ID 卡
- 護照
- 文憑和憑證
- 保險政策：汽車險、房屋險、租賃險、壽險、醫療險、視力險
- 免疫記錄
- 履歷表和 CV
可喚起情感的物品
可喚起情感的文件有助於喚醒對人生重大時刻的回憶。不過，這些懷舊的物品可能一眨眼就不見蹤影，因此，儲存數位副本便顯得格外重要。
為家庭相片製作副本，並將檔案從 JPG 轉換為 PDF 以方便儲存，正是確保這些寶貴影像安全無虞的聰明儲存方式。此舉也可讓您更輕鬆地與家庭成員分享舊照。您可以也應該考慮將下列項目數位化：
- 日記、手札和剪貼簿
- 婚禮紀念
- 舊照片
- 問候卡片、信件和明信片
- 錄影帶
- CD
- DVD
雖然無法使用 PDF 儲存錄影帶、CD 或 DVD 內容，您依舊可將其數位化。將 CD 或 DVD 數位化一點也不難。若要將錄影帶數位化，則需使用特定設備，或仰賴數位轉換專業人士所提供的服務。
將紙本轉換為 PDF 的優點
將紙本轉換為 PDF 檔案可提供許多優點，包括：
方便分享
您無需擔心每次要分享時，都得找出紙本文件。如果想將重要文件副本傳送至其他地方，只要將其附加到電子郵件或訊息中就好。
方便儲存
您可以將重要文件儲存在電腦、手機、外接裝置或雲端中。這些選項佔用的空間都比紙本文件小。
自動備份
如果使用 Adobe Scan 中的相機掃描文件，就能使用 PDF 格式將檔案儲存在裝置或雲端中，繼而更輕鬆地尋找任何內容的備份。
防範災難
文件實體副本可能會弄濕、著火或遺失。將這些檔案的數位版本儲存在許多位置 (包含雲端)，可提高其保持安全且完整的機率。
升級文件
如果需自訂文件，您可輕鬆變更 PDF 的字型、色彩或大小。有時，文件可能需要進行簽署、修訂或修改。您可以透過數位方式輕鬆做出調整，方法比更新紙本文件簡單不少。
將紙本檔案轉換為數位副本後，就能更輕鬆地使用和存取，無需擔心舊文件會於某天消失。此外，您也能透過實體副本和延伸數位記錄，詳列出生證名書、家譜、合約和去年度退稅收據等內容。如此就能確保其安全無虞，並在過程中更加安心自在。
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