使用現代化技術，讓重要檔案保持最新狀態
大多數人都了解文件的重要性，但可能不了解紙本形式的文件有多脆弱。轉換、數位化和儲存檔案是改善記錄保存的第一步。
什麼是文件數位化？
文件數位化是為紙本記錄建立數位版本的程序。數位副本可做為原始文件的備份，也可做為更易於存取的檔案格式，供使用者在多個位置檢視並視需要進行調整。可數位化的記錄包括發票、合約、報告、保險單、信件和相片等文件。
數位化程序不僅僅是掃描文件和建立其影像，還包括產生可編輯的電子版檔案，並可擴展到將記錄保存系統從紙本完全轉換為數位。
企業通常擁有大量與人力資源、客戶資訊和內部協作相關的檔案。隨著世界轉向數位化的經營方式 (遠端工作並主要在線上與客戶互動)，許多公司希望能夠以電子方式存取重要文件。當您將資訊數位化時，就能獲得更好的資料見解。此外，紙本檔案的製作、儲存和存取成本可能很高，因此數位化可以節省大量成本，並帶來其他好處。
個人使用數位化來保存重要的法律文件及可喚起情感的文件。使用像家用掃描器這樣簡單的設備，就能將信件和家庭相片等物品數位化並加以保存。
將文件數位化不僅可提供備份副本，還能讓您更輕鬆快速地找到重要資訊。不過，當您將資料儲存在雲端或在線上存取資料時，您可能會擔心安全性風險。IBM 的報告顯示，2021 年的資料外洩成本創下 17 年來的新高。資料外洩會導致文件遺失，或讓機密資訊遭到竊取。幸好，您可以透過許多方法確保線上文件安全無虞。舉例來說，安全備份就有助於保護資訊。
如何將文件數位化
1. 記在行事曆上。如果您有成箱的文件，想像一下瀏覽、掃描、上傳、命名和適當整理這些紙本檔案會花多少時間。請將此工作指派給個人或團隊，並列入排程以確保進行。企業需要處理大量文件，而在數位化方面投入的時間和金錢可能會為其帶來回報。個人通常擁有較少量的紙本檔案，但還是可能令人感到不堪重負。如果您自行進行數位化，請留出時間以免延宕。或者，如果可能的話，請雇用值得信賴的人來協助您。
2. 存取掃描器。 具有自動送紙功能的大容量掃描器非常適合大型工作，而您家庭或辦公室中的印表機可能是具有掃描功能的多功能裝置。如果您沒有此類裝置，您可以在智慧型手機上下載掃描應用程式。這項技術比使用相片應用程式拍照還要先進。其可協助您對齊和產生高品質的影像；此外，透過光學字元辨識 (OCR) 技術，軟體可以識別文字並將其轉換為可存取的電子格式。第三種選擇是使用專門執行這項工作的公司所提供的文件掃描服務。
3. 保持井然有序。 決定要數位化哪些文件並排列順序。您可以依日期、季度、客戶或類型分類。設定您的工作站，並以正確的順序進行分組或排列來準備檔案。對於已完成處理的文件，確保您有空間並規劃其標記方式和存放位置。決定檔案命名系統。哪些資訊至關重要？如何確保文件的命名一致，以便之後能夠輕鬆找到這些文件？
4. 立即開始。 請依照行動應用程式或掃描器裝置中的指示進行。掃描文件通常只需幾個簡單步驟，例如送紙或對齊紙張、按下「掃描」、儲存和命名檔案。
5. 開始執行新的程序。 與您的團隊及存取或上傳新檔案的任何人進行溝通。選擇或建立一個功能性電子儲存系統。確保電子資產最終位於正確的檔案夾中，而且需要存取的人可以找得到。採取措施確認敏感資訊受到密碼保護或已鎖定，任何未經許可的人都無法存取。
將商業文件數位化
紙本商業文件若未安全存放，就很容易遺失，但數位化文件則較難發生遺失或受損，其彈性也更高。在數位化後，您可以將檔案從試算表或 PowerPoint 簡報轉換為 PDF，藉此縮減檔案大小，這表示您可以減少紙張使用量並降低儲存空間需求。
有許多類型的商業文件可以且應該進行數位化。最常見的是與人力資源、客戶資訊和內部協作相關的文件。
人力資源
文件安全性為人力資源部門的優先要務，畢竟，該部門經常需要經手敏感資訊。只要將文件數位化，就能協助人力資源專業人員隨時取得所需的資料。
您的人力資源部門應該有意將以下文件數位化：
- 薪資資訊
- 員工合約
- 健康與安全報告
- 內部章程和政策
- 員工手冊
- 工作說明
- W-4、W-2 和 1099 表等財務資訊
- 保險資訊
- 退休計畫資訊
- 報銷
客戶相關資訊
將客戶相關文件數位化可為您提供備份，並改善客戶服務，畢竟，客戶最不樂於見到因為找不到他們的資訊，而導致他們苦苦等候的局面。只要將相關資訊儲存在線上或雲端，您的團隊就能更妥善地回應客戶，並更快速地滿足對方的需求。
需要數位化的客戶文件會包含：
- 發票與交易
- 客戶合約
- 提案
內部共同作業
員工若能從雲端等中央位置存取文件，將更有利於進行共同作業。此外，如果企業發生資料外洩或資料損毀，您也可以從雲端取得原始檔案的備份。
如果檔案已進行備份，在災難發生後，您也可以更快速地將網站重新上線。重新建立文件不僅耗時，也相當費力。因此，請務必加以避免。
只要將下列內容數位化，即可順暢進行內部共同作業：
- 行銷素材
- 部落格文章
- 風格指南
- 銷售報告
- 財務報表
- 稅務文件
- 企業計劃
- 獲取特定商業成功所必備的其他任何文件
光是不用定期替換文件這點，就足以為您省下大量的時間和成本。
將個人文件儲存在線上
將家庭歷史和相片放在衣櫃內的盒子中，並無法確保後代子孫能與自身的文化遺產相互連結。只要將這些項目數位化，即可輕鬆分享給朋友和家人，並避免遺失或遭到破壞。將資料儲存在線上可為您提供保障，無論發生什麼事，與您相關的人們一律能存取這些文件。
法律文件
個人法律文件別具重要性。多數人需要在發生特定情況時，能夠方便存取這些文件。無論是詳細說明資產分配方式的遺囑，還是允許他人在您出差期間執行業務的授權書，這些文件都具有相當重大的意義。
請將副本儲存為 PDF 等容易存取的格式，確保不管發生什麼事，都能取得這些重要法律文件：
- 個人專業投資
- 個人財產契約
- 遺囑和信託文件
- 機密資訊和重要文件
這會包含保險資訊、出生證明，以及與政府官員的往來記錄等。您可以掃描和儲存以上多數文件。需要數位化的機密和重要記錄會包含：
- 信用卡資訊
- 銀行帳戶資訊和對帳單
- 出生證明
- 社會安全卡
- 結婚與離婚證書
- 駕照和 ID 卡
- 護照
- 文憑和憑證
- 保險政策：汽車險、房屋險、租賃險、壽險、醫療險、視力險
- 免疫記錄
- 履歷表和 CV
可喚起情感的物品
可喚起情感的文件有助於喚醒對人生重大時刻的回憶。不過，這些懷舊的物品可能一眨眼就不見蹤影，因此，儲存數位副本便顯得格外重要。
為家庭相片製作副本，並將檔案從 JPG 轉換為 PDF 以方便儲存，正是確保這些寶貴影像安全無虞的聰明儲存方式。此舉也可讓您更輕鬆地與家庭成員分享舊照。您可以也應該考慮將下列項目數位化：
- 日記、手札和剪貼簿
- 婚禮紀念
- 舊照片
- 問候卡片、信件和明信片
- 錄影帶
- CD
- DVD
雖然無法使用 PDF 儲存錄影帶、CD 或 DVD 內容，您依舊可將其數位化。將 CD 或 DVD 數位化一點也不難。若要將錄影帶數位化，則需使用特定設備，或仰賴數位轉換專業人士所提供的服務。
將紙本轉換為 PDF 的優點
使用 Acrobat Reader 等工具可讓您安全地儲存、檢視和分享 PDF 文件。
方便分享
您無需擔心每次要分享時，都得找出紙本文件。如果想將重要文件副本傳送至其他地方，只要將其附加到電子郵件或訊息中就好。
方便儲存
您可以將重要文件儲存在電腦、手機、外接裝置或雲端中。這些選項佔用的空間都比紙本文件小。
自動備份
如果使用 Adobe Scan 中的相機掃描文件，就能使用 PDF 格式將檔案儲存在裝置或雲端中，繼而更輕鬆地尋找任何內容的備份。
防範災難
文件實體副本可能會弄濕、著火或遺失。將這些檔案的數位版本儲存在許多位置 (包含雲端)，可提高其保持安全且完整的機率。
升級文件
如果需要自訂文件，您可以輕鬆變更 PDF 的字型、顏色或大小。有時，文件可能需要進行簽署、修訂或修改。您可以透過數位方式輕鬆做出調整，方法比更新紙本文件簡單不少。
將紙本檔案轉換為數位副本後，就能更輕鬆地使用和存取，無需擔心舊文件會於某天消失。此外，您也能透過實體副本和延伸數位記錄，詳列出生證名書、家譜、合約和去年度退稅收據等內容。如此就能確保其安全無虞，並在過程中更加安心自在。
