需要數位化的重要文件

有些文件太過重要,無法只靠紙本方式留存。而這類型的文件都可受惠於文件數位化。

一名商務人士正在檢視重要的紙本文件

使用現代化技術,讓重要檔案保持最新狀態

 

張紙、錯誤、意外和天災都會隨時間緩慢流逝,無論個人與專業紙本檔案,都逃不過時間的摧殘。遺失重要的商業與個人文件,為相當常見的事情。很多文件會在搬家時掉落、不小心弄丟,或單純遭到遺忘。資料遺失向來被視為風險之一,但轉換、數位化和儲存檔案則能協助您加以防範。

 

將文件數位化不僅可提供備份,還能讓您更輕鬆快速地找到重要資訊。然而,IBM 的報告顯示,2021 年的資料外洩成本創下 17 年來的新高。資料外洩會導致文件遺失,或讓機密資訊遭到竊取。幸好,您可以透過許多方法確保線上文件安全無虞。舉例來說,安全備份就有助於確保資訊安全。

 

 

將商業文件數位化

 

商業文件若未安全存放,就很容易遺失。數位化文件則較難發生遺失或受損。在數位化後,您可以將檔案從試算表PowerPoint 簡報轉換為 PDF,藉此縮小檔案大小,並降低紙張使用量及儲存空間等需求。

 

 

人力資源部門

 

文件安全性為人力資源部門的優先要務,畢竟,該部門經常需要經手機密資訊。只要將文件數位化,就能協助人力資源專業人員隨時取得所需的資料。

在 Adobe Acrobat 中為專案估算設定密碼的範例

您的人力資源部門應該有意將以下文件數位化:

  • 薪資資訊

  • 員工合約

  • 健康與安全報告

  • 內部章程和政策

  • 員工手冊

  • 工作說明

  • W-4、W-2 和 1099 表等財務資訊

  • 保險資訊

  • 退休計畫資訊

  • 報銷

客戶相關資訊

 

將客戶相關資訊數位化可為您提供備份,並改善客戶服務,畢竟,客戶最不樂於見到因為找不到他們的資訊,而導致他們苦苦等候的局面。只要將相關資訊儲存在線上或雲端,您的團隊就能更妥善地回應客戶,並更快速地滿足對方的需求。

 

需要數位化的客戶文件會包含:

  • 發票與交易

  • 客戶合約

  • 提案

內部共同作業

 

員工若能從雲端等中央位置存取文件,將更有利於進行共同作業。此外,如果企業發生資料外洩或資料損毀,您也可以從雲端取得原始檔案的備份。

 

如果檔案已進行備份,在災難發生後,您也可以更快速地將網站重新上線。重新建立文件不僅耗時,也相當費力。因此,請務必加以避免。

     

只要將下列內容數位化,即可順暢進行內部共同作業:

  • 行銷素材

  • 部落格文章

  • 風格指南

  • 銷售報告

  • 財務報表

  • 稅務文件

  • 商業計畫

  • 獲取特定商業成功所必備的其他任何文件

光是不用定期替換文件這點,就足以為您省下大量的時間和成本。

 

 

將個人文件儲存在線上

 

將家庭歷史和相片放在衣櫃內的盒子中,並無法確保後代子孫能與自身的文化遺產相互連結。只要將這些項目數位化,即可輕鬆分享給朋友和家人,並避免遺失或遭到破壞。將資料儲存在線上可為您提供保障,無論發生什麼事,與您相關的人們一律能存取這些文件。

 

 

法律文件

個人法律文件別具重要性。多數人需要在發生特定情況時,能夠方便存取這些文件。無論是詳細說明資產分配方式的遺囑,還是允許他人在您出差期間執行業務的授權書,這些文件都具有相當重大的意義。

 

請將副本儲存為 PDF 等容易存取的格式,確保不管發生什麼事,都能取得這些重要法律文件。

  • 個人專業投資

  • 個人財產契約

  • 遺囑和信託文件

  • 機密資訊和重要文件

這會包含保險資訊、出生證明,以及與政府官員的往來記錄等。您可以掃描和儲存以上多數文件。需要數位化的機密和重要記錄會包含:

  • 信用卡資訊

  • 銀行帳戶資訊和對帳單

  • 出生證明

  • 社會安全卡

  • 結婚與離婚證書
  • 駕照和 ID 卡

  • 護照

  • 文憑和憑證

  • 保險政策:汽車險、房屋險、租賃險、壽險、醫療險、視力險

  • 免疫記錄

  • 履歷表和 CV

可喚起情感的物品

 

可喚起情感的文件有助於喚醒對人生重大時刻的回憶。不過,這些懷舊的物品可能一眨眼就不見蹤影,因此,儲存數位副本便顯得格外重要。

一個人坐在沙發上將重要文件數位化

為家庭相片製作副本,並將檔案從 JPG 轉換為 PDF 以方便儲存,正是確保這些寶貴影像安全無虞的聰明儲存方式。此舉也可讓您更輕鬆地與家庭成員分享舊照。您可以也應該考慮將下列項目數位化:

  • 日記、手札和剪貼簿

  • 婚禮紀念

  • 舊照片

  • 問候卡片、信件和明信片

  • 錄影帶

  • CD

  • DVD

雖然無法使用 PDF 儲存錄影帶、CD 或 DVD 內容,您依舊可將其數位化。將 CD 或 DVD 數位化一點也不難。若要將錄影帶數位化,則需使用特定設備,或仰賴數位轉換專業人士所提供的服務。

 

 

將紙本轉換為 PDF 的優點

 

將紙本轉換為 PDF 檔案可提供許多優點,包括:

 

 

方便分享

 

您無需擔心每次要分享時,都得找出紙本文件。如果想將重要文件副本傳送至其他地方,只要將其附加到電子郵件或訊息中就好。

 

 

方便儲存

 

您可以將重要文件儲存在電腦、手機、外接裝置或雲端中。這些選項佔用的空間都比紙本文件小。

 

 

自動備份

 

如果使用 Adobe Scan 中的相機掃描文件,就能使用 PDF 格式將檔案儲存在裝置或雲端中,繼而更輕鬆地尋找任何內容的備份。

 

 

防範災難

 

文件實體副本可能會弄濕、著火或遺失。將這些檔案的數位版本儲存在許多位置 (包含雲端),可提高其保持安全且完整的機率。

在 Adobe Acrobat 中保密協議使用「填寫和簽署」的範例

升級文件

 

如果需自訂文件,您可輕鬆變更 PDF 的字型、色彩或大小。有時,文件可能需要進行簽署、修訂或修改。您可以透過數位方式輕鬆做出調整,方法比更新紙本文件簡單不少。


將紙本檔案轉換為數位副本後,就能更輕鬆地使用和存取,無需擔心舊文件會於某天消失。此外,您也能透過實體副本和延伸數位記錄,詳列出生證名書、家譜、合約和去年度退稅收據等內容。如此就能確保其安全無虞,並在過程中更加安心自在。

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