透過數位工作流程將重要程序自動化,藉此坐收事半功倍之效

自動化可協助企業以更聰明且更快速的方式運作。歡迎了解數位工作流程如何提升生產力,並讓您的團隊更加理智。

商務人士使用筆記型電腦審閱數位工作流程

將程序數位化

 

早在這波改採遠端工作模式的浪潮發生前,許多公司就已開始採用各項技術來改善自身程序。數位轉換趨勢並非新鮮事,但現在更進入新的時代。

       

為了在越來越多的居家辦公團隊間築起溝通橋樑,許多公司都已在企業實務中實作數位工作流程。數位工作流程旨在將企業內部程序自動化,Frevvo 的資料顯示,43% 的工作程序都可自動化

       

只要將重要程序自動化,企業就能減少花費在重複工作上的時間、使用者產生的錯誤,以及行政作業的經常費用。雖然自動化會對工作安全性造成一些問題,數位工作流程卻能化身企業與員工的資產。數位工作流程有助於提高作業效率,進而為所有人省下時間和麻煩。

 

 

找出您的數位化標的

 

決定從何開始進行自動化程序的第一步,就是進行觀察。請在盡可能減少干擾的情況下,建立可保護員工與業務成果的計畫。對此,您必須盤點哪些項目可以且應該進行數位化。

       

手動的重複程序需要優先進行自動化。您可以將分類、標籤和歸檔數位文件等枯燥工作全數自動化。而需要更多主觀人為意見 (例如品質控制或編輯內容核准) 的程序,則較不適合進行自動化。

       

請使用工作流程稽核判斷哪些手動程序應進行數位化。此舉將協助您了解手動程序所耗費的時間與資源,並突顯運用數位工作流程所省下的時間與成本。

 

 

為每個新的數位工作流程建立工作流程圖

 

您必須掌握自己的方向,才能順利抵達終點。為了確保自動化旅程順暢無礙,請建立工作流程圖。這個詳細報告會列出數位化計畫從開始到結束的每一個步驟。此一視覺化呈現十分重要,因為這可展示工作流程中的每個動作、哪些部分可以且將會自動化,以及這樣的轉變應達到何種成果。

       

這些流程圖可做為識別自動化錯誤的指引,以及後續任何自動化計劃的藍圖,因此,每個自動化都必須有各自的工作流程圖。

使用 Adobe Acrobat 建立 PDF 檔案的範例

讓整個團隊都能存取新的程序

 

新的程序必須提供給有相關需求的團隊整體使用,才能發揮效益。公開透明為一大關鍵。若能存取工作流程圖,您的現行團隊就能協助訓練新進員工,好讓他們能了解新的自動化程序,並掌握自身角色的哪些地方將發生什麼樣的變化。雲端儲存解決方案是確保整個團隊能隨時隨地存取重要文件的絕佳方式。

       

請嘗試以適合大規模共用的格式 (如 PDF) 儲存與分享工作流程圖。將檔案轉為 PDF 時,您可以設定編輯權限或建立靜態文件,避免計畫不小心遭到變更。PDF 佔用的儲存空間較 PowerPoints 等大型檔案小。若您的企業使用共用伺服器,此舉有助於節省儲存空間。

 

 

尋找最適合您的自動化軟體合作夥伴

 

市面上有許多自動化軟體可供選用,包括:

    

  • 客戶關係管理軟體:

    客戶關係管理軟體 (CRM) 可評估和管理客戶資料。CRM 軟體可做為儲存所有現有及潛在客戶資料的中心,以及分析資料之處,進而協助您識別各種商機。

  • 人力資源管理軟體:

    人力資源管理軟體 (HRMS) 可管理內部人力資源功能,像是儲存政策、員工記錄和福利資料。HRMS 可讓重要企業文件更易於存取,以利內部使用。

  • 企業程序管理軟體:

    企業程序管理軟體 (BPM) 軟體可做為建立、實作與檢視自動化程序的中心。它可提供自動程序結果報告,協助企業進行數位工作流程最佳化。

 

為所屬企業選擇自動化軟體解決方案時,請考量工作流程圖中列出的需求和優先順序。

 

 

讓角色與權限保持公開透明   


對任何數位工作流程軟體而言,哪些員工和共同作業人員有權存取哪些文件,為一大重要安全考量。您勢必希望適當的人員能擁有適當的權限,進而效率十足地工作,同時盡可能降低對其他人造成的干擾。正因如此,請特別避免為不適當的人員提供機密資訊的存取權限。舉例來說,人力資源經理應有權限存取 HRMS 中的所有檔案,一般員工則只能看到經過核准的資訊。

指派角色與權限,為確保軟體成為資產 (而非風險) 的重要步驟。明確指派平台上的角色,有助於簡化任何訓練與調整期。

一個人使用智慧型手機根據閱讀內容做筆記

再三測試,然後進行部署

 

在部署前,請務必測試任何新的數位工作流程自動化,特別是任何客戶導向的程序。測試作業可包含建立假的客戶帳號,並嘗試完成整個購買程序,或與聊天機器人互動。在廣泛提供給所有使用者之前,請先排除可能造成干擾或破壞日常使用的任何錯誤。

 

 

使用 KPI 追蹤程序


不過,如何才能判斷新的數位工作流程是否有發揮效益?關鍵效能指標 (KPI) 為絕佳的進度追蹤工具,可確保您的新自動化能協助您達成業務目標。此外,這些指標也能輕鬆調整 (比其他資料指標更易於調整)。由於數位工作流程必須隨同企業需求及優先順序變化做出調整,因此,此一特點便顯得格外重要。


舉例來說,KPI 可依據首次購買的帳戶數量來衡量每季的新客戶人數。如果顯示帳戶數增加,即可確認 CRM 有發揮作用。

 

 

微調數位工作流程進一步提高生產力 

 

不過,數位工作流程絕非「設定完成就可拋諸腦後」的程序。執行數位流程後,請識別就 KPI 來看,自動化是否仍有良好表現,或找出可供改善的空間。定期回頭檢閱程序,可讓您持續為團隊最佳化數位工作流程,進而提升成果與團隊士氣。


首先,您需要定期檢閱新工作流程,以掌握成效。不過,只要適當實作,並定期檢查,數位工作流程就能為您節省時間與成本,並提升企業的整體效率。若能順利推展自動化程序、仔細規畫,並詳加檢閱,您就可望看到生產力隨著時間大幅提升。

您可能也有興趣…

在平板電腦裝置、手機和筆記型電腦上將文字加入 PDF 文件的圖形

使用業界標準的 PDF 解決方案,建立、編輯和共用文件

探索領先業界的 PDF 軟體,以編輯、管理和取得簽名。

在平板裝置、手機和筆記型電腦上編輯文件的圖形。

探索 PDF 的來龍去脈

PDF 文件持續改變世界。了解這類文件如何改變您的世界。

一個人站在辦公桌前使用平板電腦建立電子簽名

如何建立電子簽名

了解如何使用 Acrobat Sign 從紙本文件轉型走入數位工作流程。

Adobe Acrobat Sign 身分驗證功能

使用身分驗證確保文件安全

取得更高等級的安全性和多重要素驗證,讓您能以安心、安全及有效率的方式推展業務。

準備好迎接端對端的數位流程?

不論您身處在數位旅程的哪個階段,都能利用 Adobe Document Cloud 採取下一個步驟。