Einführung
[Angelo Montilla]: Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, ist nicht zwingend mit endlosen E-Mail-Threads verbunden, mit hin- und hergeschickten Dateiversionen, die nur für Verwirrung sorgen.
Mit Acrobat PDF Spaces wird Zusammenarbeit angenehmer und übersichtlicher.
Hallo, ich bin Angelo Montilla.
In diesem Tutorial erfährst du, wie PDF Spaces in Adobe Acrobat Teams dabei unterstützen, Dateien und Erkenntnisse zu teilen und per KI Inhalte zusammenzufassen und zu kombinieren – alles an einem Ort.
Schauen wir uns an, wie die Zusammenarbeit in PDF Spaces funktioniert.
Stellen wir uns vor, ich bin Senior Marketing Analyst und möchte Marktforschungsergebnisse teilen und mit einem anderen Team-Mitglied in einem PDF Space zusammenarbeiten.
Ich habe bereits einen Space erstellt, mit einem Bericht über Konsum-Trends und einem weiteren PDF-Dokument zu Marktsignalen und strategischen Implikationen.
Zuerst gebe ich einen Text-Prompt für eine Social-Media-Strategie ein.
Sie soll für das 3.
Quartal 2025 gelten und auf den angehängten Dokumenten basieren.
Aus dem Dropdown-Menü „Einen KI-Assistenten auswählen" wähle ich „Analyst“.
Dieser Assistent hinterfragt kritisch und bietet frische Ideen.
Man kann sehen, dass durch das Ändern des KI-Assistenten auch die Erkenntnisse im PDF Space aktualisiert wurden.
Jetzt klicke ich auf das Pfeilsymbol, um den Prompt abzusenden.
Der KI-Assistent reagiert sofort und listet alle wichtigen Punkte für meinen Strategieplan auf.
Sobald ich alle Details für die Social-Media-Strategie zusammengetragen habe, kann ich die Erkenntnisse mit der Leiterin der Strategieabteilung teilen,
Im Team zusammenarbeiten
die auch am PDF Space mitarbeiten wird.
Zuerst klicke ich auf „Freigeben“ rechts oben auf dem Bildschirm.
Jetzt kann ich Namen oder E-Mail-Adressen angeben, um Personen zum Projekt einzuladen.
Ich klicke in das Feld, gebe die E-Mail-Adresse der Leiterin der Strategieabteilung ein und füge eine kurze Nachricht hinzu.
Außerdem setze ich den Zugriff auf „Mitwirkender“, damit sie Dateien und Kommentare zum Projekt hinzufügen kann.
Jetzt kann ich den Space freigeben.
Ich klicke auf „Senden“, um die Einladung abzuschicken.
Ich wechsle zur Ansicht, die die Empfängerin sieht: Sie erhält eine E-Mail-Einladung mit dem Link zum Space und kann ihn in Acrobat im Web öffnen, um die Mitarbeit zu starten.
Meine Kollegin sieht die Originalinhalte sowie die generierte Zusammenfassung.
Sie hat auch Zugriff auf die PDF-Dokumente, die ich hochgeladen habe.
Du siehst sie auf der linken Seite des Bildschirms: „2025 Consumer Trends Overview“ und „Market Signals & Strategic Links“.
Meine Kollegin kann nach unten scrollen, auf „Datei hochladen“ klicken und ein neues PDF-Dokument hinzufügen: „Q3 2025 Social Strategy Considerations“.
Nachdem die Datei hochgeladen wurde und Erkenntnisse generiert wurden, gibt die Kollegin einen Text-Prompt ein, mit dem die wichtigsten strategischen Überlegungen im Dokument zusammengefasst und eine Übersicht erstellt werden.
Mitwirkende – in diesem Fall die Leiterin der Strategieabteilung – können die Zusammenfassung auch als Notiz speichern, damit andere Team-Mitglieder sie einsehen können.
Dafür scrollt man zum Ende der Seite und klickt auf das Symbol für „In Notizen speichern“.
Der generierte Content wird jetzt als Notiz gespeichert.
Du findest sie, indem du auf das Notizen-Symbol links klickst, um die Notizenansicht zu öffnen.
In unserem Beispiel ändert die Leiterin der Strategieabteilung auch den Titel der Notiz – für mehr Klarheit und damit sie später leichter auffindbar ist.
Updates sofort sehen
Ich wechlse wieder zu meiner eigenen Ansicht.
Hier kann ich erkennen, dass die Leiterin der Strategieabteilung im Space gearbeitet hat.
Z.
B. sehe ich einen Hinweis auf dem Symbol für das Notizenfeld.
Wenn ich darauf klicke, kann ich die neuen Insights lesen.
Klicke ich auf das Dateisymbol, sehe ich einen Hinweis neben dem neuen Dokument, das dem Space hinzugefügt wurde.
Hier ist die PDF-Datei, die die Leiterin der Strategieabteilung hinzugefügt hat, zusammen mit den zwei ursprünglichen Dokumenten, die ich importiert habe.
Da ich jetzt alle Inhalte in einem Space gesammelt habe, kann ich einen konsolidierten Bericht erstellen, der Marktforschungsergebnisse und strategische Überlegungen kombiniert.
Ich gebe meinen Prompt ein und klicke auf das Pfeilsymbol, um eine letzte Zusammenfassung zu erstellen.
Sobald sie fertig generiert ist, kann ich sie erneut als Notiz hinzufügen, damit andere Team-Mitglieder sie im Notizenfeld finden können.
Auch für diese Notiz will ich den Titel ändern, damit die Leiterin der Strategieabteilung im Space schnell darauf zugreifen kann.
Ich klicke auf die Notiz und ändere den Titel in „Final Summary“.
Zurück zur Ansicht der Leiterin der Strategieabteilung: Mitwirkende sehen ebenfalls einen Hinweis, dass es eine neue Notiz im Space gibt.
Auch das Profilbild der Person, die die Notiz erstellt hat, wird angezeigt.
Jetzt weißt du, wie du die Tools von PDF Spaces in Acrobat nutzen kannst, um Teams zu vernetzen und die Zusammenarbeit an Projekten nahtloser zu gestalten.
Probiere PDF Spaces in deinem eigenen Workflow aus, um Abstimmungen zu straffen und Dokumente in klare, verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln.
Ich bin Angelo Montilla.
Bis zum nächsten Mal.
