O formulário W9, oficialmente IRS Form W‑9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification (Solicitação de Número de Identificação do Contribuinte e Certificação), é um documento que as empresas utilizam para coletar informações fiscais de prestadores de serviços, freelancers e fornecedores. Este guia explica o que é o formulário W‑9, quem precisa de um e como preencher cada seção corretamente.
Quem tem uma empresa sabe que os impostos fazem parte do dia a dia dos negócios. Ao contratar um prestador de serviços ou outro profissional autônomo, o formulário W9 simplifica o processo fiscal para todas as partes envolvidas. E preencher um W-9 é mais simples do que parece: basta marcar algumas opções e inserir informações que você já conhece.
O que é o formulário W9?
O IRS Form W-9, também chamado de W9, é um dos vários documentos fiscais exigidos pelo IRS (Receita Federal dos Estados Unidos) para estimar com precisão os impostos devidos por trabalhadores autônomos em um determinado ano fiscal. O W9 é uma solicitação formal de informações sobre os prestadores de serviços que você contrata e, mais importante, representa um acordo com esses profissionais confirmando que você não fará retenção de imposto de renda sobre os pagamentos — os próprios prestadores são responsáveis por recolher os impostos sobre essa renda.
O formulário W-9 é dividido em duas partes. A Parte I contém os dados de identificação do beneficiário, como nome, endereço, informações fiscais e eventuais isenções. A Parte II registra a certificação, ou seja, a assinatura do beneficiário confirmando que as informações estão corretas. O W9 também pode ser chamado de Request for Taxpayer Identification Number and Certification, mas o uso da abreviação é mais comum.
De acordo com as leis de privacidade, as informações coletadas no formulário W9 não podem ser divulgadas para nenhuma finalidade além do trabalho como prestador de serviços.
Em geral, você deverá preencher um formulário W‑9 se for:
- Freelancer, prestador de serviços autônomo ou trabalhador por demanda
- Fornecedor ou prestador de serviços
- LLC de um único membro, sociedade ou empresa prestadora de serviços
- Empresa que recebe determinados tipos de pagamentos sujeitos a declaração (aluguel, royalties, prêmios etc.)
Quando usar o formulário W9.
As informações do formulário W9 são usadas principalmente para gerar o formulário 1099, que registra a renda recebida por um trabalhador e os pagamentos de impostos feitos por uma empresa. No entanto, as empresas não são obrigadas a recolher o Social Security, o Medicare ou o imposto de renda sobre pagamentos a trabalhadores (em geral, prestadores de serviços e freelancers) que atendam aos seguintes critérios:
- O trabalhador não tem vínculo empregatício com a empresa.
- O trabalhador recebeu US$ 600 ou mais durante o ano.
- O pagamento foi realizado pela empresa.
As empresas armazenam os formulários W-9 preenchidos com segurança e os utilizam no fim do ano para informar ao IRS o total pago a cada trabalhador. Essas informações indicam ao IRS quem deverá recolher os impostos sobre os rendimentos declarados.
Como o formulário W9 contém informações de identificação pessoal, ele também pode ser utilizado em outros tipos de relatórios, incluindo:
- Receita de transações imobiliárias
- Juros de hipoteca ou bancários
- Cancelamento de dívidas
- Juros de empréstimos estudantis
- Transferência de sociedade empresarial
- Contribuições para IRA
- O formulário W9 é obrigatório para cidadãos americanos que recebem mais de US$ 600 por ano como não empregados. As empresas podem reter impostos de pagamentos futuros caso não recebam um W-9 preenchido.
- Pessoas não americanas ou estrangeiras residentes devem usar o formulário W-8 em vez do formulário W-9.
Como preencher o formulário W9 (instruções linha a linha).
Antes de enviar as informações do W-9, verifique se o prestador de serviços preencheu todos os campos obrigatórios.
Linha 1. Nome do beneficiário. Deve ser o nome legal completo do beneficiário, idêntico ao que consta na declaração de imposto de renda.
Linha 2. Nome da empresa (se diferente da linha 1). Para uma empresa, o nome precisa corresponder ao registrado nos documentos de constituição da pessoa jurídica, exceto no caso de pessoa física/empresário individual ou LLC de um único membro (também conhecida como “entidade desconsiderada” pelo IRS).
Linha 3. Classificação tributária federal do beneficiário. Essa informação indica como o beneficiário declara os impostos sobre essa renda. O beneficiário deve marcar a opção correspondente a uma das categorias abaixo:
- pessoa física/empresário individual ou LLC de um único membro
- C corporation
- S corporation
- parceria
- trust/espólio
- sociedade de responsabilidade limitada (LLC)
- outro
Linha 4. Códigos de isenção. A maioria das pessoas físicas deixa esse campo em branco. Determinadas entidades podem inserir um código de isenção caso estejam isentas da retenção na fonte. Em geral, essa linha é preenchida por empresas ou entidades específicas e não se aplica a pessoas físicas. Quando aplicável, as instruções do W9 listam os beneficiários isentos, os códigos e os tipos de pagamento correspondentes a cada código.
Linhas 5–6. Endereço de correspondência do beneficiário. Informe o endereço completo, incluindo rua, cidade, estado e CEP. É para esse endereço que o formulário 1099 será enviado.
Parte I. Número de identificação fiscal (TIN) do beneficiário. Para cidadãos americanos que atuam como pessoas físicas ou empresários individuais, esse número geralmente é o Social Security number (SSN). Para outras entidades e empresas, substitua o TIN pelo número de identificação do empregador (EIN) associado ao nome da empresa. Estrangeiros residentes devem solicitar um número de identificação fiscal individual (ITIN) especial.
Parte II. Certificação e assinatura do beneficiário. A assinatura nessa linha confirma que o beneficiário leu e verificou todos os itens exigidos pelo governo. O campo pode ser assinado à mão ou por meio de assinatura eletrônica.
Baixe um formulário W9 gratuito.
Envie o formulário W‑9 digital a prestadores de serviços e simplifique o processo de integração e a conformidade fiscal. O Adobe Acrobat oferece modelos preenchíveis e gratuitos do W‑9, além de outros formulários do IRS, como o Form W‑4 e o Form I‑9.
Formulário 1099-MISC.
As empresas usam o formulário W-9 para gerar o formulário 1099-MISC no fim do ano.
- O formulário 1099 registra o valor total da remuneração paga a prestadores de serviços não contratados como funcionários.
- O termo MISC se refere à renda variada obtida por freelancers ou trabalhadores autônomos. Entre os exemplos estão aluguéis, pagamentos de serviços de saúde ou médicos, royalties, prêmios e gratificações.
Além de registrar pagamentos a prestadores de serviços independentes, os formulários 1099 também servem para informar outras rendas ao IRS. Isso inclui rendimentos de juros em conta bancária, cancelamento de dívidas ou valores recebidos em transações imobiliárias ou referentes a juros hipotecários.
Formulário W-4.
Este formulário tem a mesma finalidade do W-9, mas é destinado aos funcionários contratados regularmente. Ao contrário do W-9, o W-4 especifica os impostos que serão recolhidos em nome do funcionário. Todos os novos funcionários precisam assinar esse formulário para declarar sua situação fiscal, como isenções e status tributário, possibilitando o cálculo correto do valor a ser retido no salário.
Formulário W-2.
O W-2 funciona de forma semelhante ao 1099-MISC, mas é voltado aos funcionários que preenchem o formulário W-4. Assim como o 1099, esse formulário integra as informações que a empresa precisa fornecer ao governo. Ele indica o total pago a esses funcionários no ano, bem como os valores retidos para impostos, Medicare e Previdência Social. O formulário W-2 é enviado ao funcionário e à Social Security Administration, que o encaminha ao IRS.
Perguntas frequentes sobre o formulário W9.
Os formulários W-9 são destinados a profissionais autônomos, como freelancers, prestadores de serviços independentes e consultores. Eles fazem parte das operações normais de qualquer negócio, e qualquer empresa com a qual você tenha trabalhado pode solicitá-lo.
O preenchimento desse formulário é obrigatório se você recebeu mais de US$ 600 em um ano civil sem ter sido contratado como funcionário. Se trabalhar para várias empresas no mesmo ano, será necessário preencher um formulário W-9 para cada uma. Além disso, sempre que houver alteração no nome, nome da empresa, endereço ou número de identificação fiscal, um novo W-9 deve ser preenchido.
Não entregar o formulário W-9 pode trazer consequências, como a retenção de impostos sobre sua remuneração pela empresa contratante.
O W-9 para uma entidade empresarial contém informações sobre os valores pagos a essa empresa por outra empresa durante o ano civil. Ele inclui os mesmos dados básicos de um W-9 comum, mas, em vez de nome e informações pessoais, o formulário traz a razão social da empresa, o endereço e o número de identificação do empregador (e não o TIN).
O formulário W-9 é preenchido por um prestador de serviços independente, freelancer ou consultor para uma empresa e entregue a essa empresa para seu registro. Os empregadores usam o W-9 para preencher o formulário 1099, que detalha os valores pagos ao prestador de serviços independente, freelancer ou consultor. As empresas fornecem o 1099 ao prestador para que ele possa entregá-lo ao IRS e às autoridades fiscais estaduais.
Como LLC, as informações fornecidas no W-9 são as mesmas exigidas de prestadores de serviços individuais, com duas diferenças:
- No campo de classificação tributária do formulário, se você for tributado como entidade desconsiderada (veja a definição acima), marque a opção “pessoa física/empresário individual”, não a caixa de empresa de responsabilidade limitada. Se a LLC tiver mais de um proprietário, ela é automaticamente tributada como uma sociedade e você deve selecionar a caixa LLC, usando a letra P de parceria.
- Em vez de informar um TIN pessoal, insira o EIN (número de identificação do empregador). Esse número de identificação tributária funciona como um CNPJ para empresas e é obrigatório se a empresa tiver funcionários, for tributada ou operar como uma corporação. O EIN pode ser obtido junto ao IRS online, por telefone ou pelo correio.
Um novo W‑9 só precisa ser enviado se houver alteração nas informações cadastrais (nome, endereço, TIN ou classificação tributária).
Sim, desde que você use ferramentas seguras como o Adobe Acrobat, com compartilhamento de arquivos criptografado e suporte a assinatura eletrônica.
Colete formulários W-9 com o Adobe Acrobat.
Gerenciar formulários W‑9 digitalmente economiza tempo e reduz erros. Com o Adobe Acrobat, você pode:
- Enviar formulários W‑9 para vários destinatários de uma só vez
- Coletar assinaturas eletrônicas
- Acompanhar o status do documento em tempo real
- Armazenar formulários preenchidos com segurança na Adobe Document Cloud
- Reduzir o trabalho manual e melhorar a conformidade
Isenção de responsabilidade: este artigo tem caráter exclusivamente informativo. A Adobe não oferece nem pode oferecer assessoria jurídica, financeira, tributária, contábil ou qualquer outro tipo de consultoria profissional. As leis e os regulamentos mudam com frequência. Consulte um advogado, contador, especialista tributário ou outro profissional qualificado para questões específicas à sua situação. Na extensão máxima permitida por lei, a Adobe disponibiliza este material “no estado em que se encontra”. A Adobe se isenta e não oferece qualquer declaração ou garantia de qualquer tipo em relação a este material, sejam elas expressas, implícitas ou previstas em lei, incluindo declarações, garantias de comercialização, adequação a uma finalidade específica ou precisão.
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Formulário W-9: definição e como preenchê-lo.
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Imagem de um formulário eletrônico W-9 do IRS.
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