Como enviar documentos de forma segura.
Descubra como aumentar a proteção dos PDFs com senhas ou certificados de segurança para compartilhar documentos de maneira segura.
A maioria de nós trabalha diariamente com arquivos PDF. Por isso, é essencial protegê-los antes do compartilhamento, mesmo que pareçam arquivos triviais. Esses documentos podem conter informações confidenciais que você não quer tornar públicas. Portanto, lembre-se sempre de reforçar a segurança dos seus PDFs antes de enviá-los.
Precisa saber como enviar um documento seguro? Este guia fornece todas as informações necessárias para compartilhar arquivos de forma segura, incluindo como enviar PDFs com segurança por email.
Enviar um PDF por email é seguro?
O email é rápido e confiável, mas oferece segurança média. Uma vez enviado, qualquer pessoa com acesso à conta do destinatário pode baixar e visualizar seus documentos. Para enviar um PDF com segurança, adicione proteção extra, como senha ou criptografia, para garantir que apenas o destinatário pretendido possa acessar o documento.
Com proteção adicional, o email se torna um dos modos mais rápidos e seguros para enviar um PDF com segurança.
Como enviar um documento seguro.
Existem algumas opções para enviar um documento seguro por email. Confira abaixo:
- Como anexo
- Como link
- Com a ajuda de uma plataforma de compartilhamento de documentos ou plug-in
Todos esses métodos servem para enviar o PDF com segurança para o destinatário pretendido, embora a preferência pessoal possa ditar o uso de um mais do que outro.
Como proteger um PDF.
Para proteger um PDF, você pode usar proteção por senha e criptografia. Frequentemente, essas duas formas são usadas juntas: a senha desbloqueia a criptografia, permitindo o acesso ao documento. No entanto, também é possível enviar um PDF apenas protegido por senha, sem criptografia.
Como enviar arquivos PDF protegidos por senha.
- Inicie o Adobe Acrobat e selecione a ferramenta Proteger no menu Ferramentas.
- Escolha as configurações de proteção. Você pode restringir a edição com uma senha ou criptografar todo o PDF com senha ou certificado digital. Você também pode apagar informações ocultas do arquivo.
- Depois de proteger seu arquivo, salve-o como uma cópia separada para mantê-lo seguro.
- Escolha Compartilhar com outras pessoas na barra de ferramentas superior.
- Adicione os endereços de email dos destinatários. Também é possível permitir comentários com o botão Permitir Comentários e adicionar um lembrete de prazo opcional.
- Selecione Enviar para compartilhar seu arquivo.
Por fim, envie a senha ou certificado de segurança separadamente aos destinatários para garantir que seus arquivos estejam mais seguros e não sejam abertos por engano.
Como proteger um PDF online para enviar documentos com segurança.
Às vezes, o tempo é curto, principalmente quando você está em trânsito. Para proteger rapidamente um PDF, use os serviços online do Adobe Acrobat.
Para garantir a segurança de um PDF usando a ferramenta Proteger PDF, siga estas etapas:
- Envie seu arquivo arrastando e soltando o PDF na área designada ou clicando no botão rotulado “Selecionar arquivo”.
- Insira uma senha forte com uma combinação de letras maiúsculas e minúsculas, símbolos e números.
- Digite a senha novamente para confirmá-la.
- Clique em Definir senha.
- Baixe seu PDF protegido ou acesse sua conta para compartilhá-lo.
Criptografar é o mesmo que proteger um PDF com senha?
Criptografar e proteger com senha não são a mesma coisa, embora sejam semelhantes. Uma senha bloqueia o documento, enquanto a criptografia embaralha as informações, necessitando de uma chave de criptografia para acessá-las. A criptografia adiciona uma camada extra de proteção, diminuindo o risco de violação de dados.
Dicas para enviar documentos com segurança por email.
- Saiba de antemão o tipo de documento que deseja enviar, pois os passos para enviar um PDF seguro podem diferir dos passos para criar um documento Word seguro ou outros tipos de arquivo.
- Faça um teste. Tente enviar o documento para você mesmo como anexo ou link para garantir que tudo funciona como esperado.
- Planeje como você comunicará a senha ou chave de criptografia com antecedência. Para garantir que o destinatário possa abrir o PDF seguro, é melhor comunicar a senha por um método seguro, em vez de incluí-la no corpo do email junto com o documento.
Quais problemas posso enfrentar ao tentar enviar documentos com segurança?
Alguns dos problemas mais comuns no envio de um documento seguro incluem:
- Limites de tamanho para anexos de email. A maioria dos emails limita anexos a 25 MB, portanto, preste atenção a esse limite.
- Senhas esquecidas ou incorretas. Tenha cuidado com erros de digitação ao definir a senha do documento e verifique se a tecla Caps Lock não está ativada. Esses erros podem impedir você ou o destinatário de abrir o documento corretamente.
- Bloqueios do sistema de segurança. As configurações de segurança do sistema podem impedir a adição de senhas ou a abertura de documentos seguros. Se isso ocorrer, é possível aprovar manualmente o download do arquivo.
- Dificuldade para abrir o documento seguro. Algumas vezes, certos arquivos PDF só podem ser abertos pelo Acrobat. Verifique o tipo de arquivo e abra documentos seguros com o software correspondente.
É fácil remover a proteção por senha de um PDF seguro?
Para remover a proteção por senha de um arquivo PDF, o usuário deve ter um certo nível de permissão. Se não for o autor da política ou o administrador do arquivo PDF, não poderá acessar as configurações de segurança necessárias para remover a senha do PDF.
Mais recursos para trabalhar com PDFs.
Agora que você sabe como enviar um PDF com segurança por email, aqui estão alguns recursos adicionais para trabalhar:
- Aprenda a criptografar arquivos PDF.
- Descubra como armazenar arquivos com segurança.
- Aprenda a proteger um PDF com senha no Windows 10.
- Descubra como criar uma senha segura para PDF.
Descubra tudo o que você pode fazer com o Acrobat e os serviços online do Acrobat para proteger, compartilhar e agilizar fluxos de trabalho em PDF.