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Produza mais automatizando processos importantes com um fluxo de trabalho digital.
Saiba como automatizar um fluxo de trabalho digital para trabalhar de forma mais inteligente e rápida.
Digitalize seus processos.
Mesmo antes da recente transição para o trabalho remoto, as empresas já estavam adotando novas tecnologias para aprimorar seus processos. A transformação digital não é uma tendência nova, mas agora entrou em uma nova era. Para superar a falta de comunicação de equipes trabalhando remotamente, muitas empresas implementaram fluxos de trabalho digitais em suas práticas empresariais.
O que é um fluxo de trabalho digital?
Um fluxo de trabalho digital automatiza processos organizacionais, envolvendo procedimentos, ferramentas e planos para realizar tarefas. Se um processo segue etapas específicas e se torna digital, ele é um fluxo de trabalho digital. Pessoas reais geralmente executam ou iniciam as etapas, mas a digitalização de documentos oferece ferramentas que facilitam, aceleram e tornam o processo rastreável.
Fluxos de trabalho digitais são aplicados em áreas como relações com clientes, recursos humanos, vendas e outros processos empresariais. De acordo com a Frevvo, 43% dos processos de trabalho podem ser automatizados. Eles podem incluir o processamento de pagamentos, pedidos de venda, reivindicações de atendimento ao cliente, documentação de novos contratados, pedidos de férias e relatórios de incidentes, além de ajudar na gestão de cadeias de suprimentos e campanhas de marketing.
Um fluxo de trabalho digital pode variar de simples a complexo e utilizar tecnologia básica ou avançada, dependendo da tarefa. A gestão eficaz é essencial, com um sistema que prescreva, planeje e acompanhe as etapas, mantendo o processo funcionando com lembretes e um repositório central de informações.
Benefícios de um fluxo de trabalho digital.
Automatizar processos cruciais permite às empresas diminuir o tempo gasto em tarefas repetitivas, reduzir erros humanos e economizar em custos administrativos. Embora haja preocupação com a segurança no emprego, a automação de fluxos de trabalho pode beneficiar tanto empresas quanto funcionários, aumentando a eficiência e economizando tempo.
Digitalizar fluxos de trabalho substitui o papel e os processos manuais, o que aumenta a proteção dos dados, tornando-os mais fáceis de monitorar e melhorando a eficiência. Além disso, reduz custos de papel e o risco de erros manuais.
Os fluxos de trabalho digitais geram dados valiosos, permitem identificar ineficiências e analisar outros tipos de dados. Além disso, aumentam a responsabilidade, pois a conclusão do trabalho é facilmente visível.
Como criar um fluxo de trabalho digital em 9 passos.
Se você está pronto para começar, siga estes passos para criar fluxos de trabalho digitais que tornarão seus processos mais eficientes e produtivos.
1. Identifique os candidatos à digitalização.
O primeiro passo para automatizar processos é a observação, a fim de criar um plano que proteja funcionários e a produção com mínimas interrupções. É necessário avaliar o que pode e deve ser digitalizado.
Processos manuais e repetitivos, como organização e arquivamento de documentos digitais, são ideais para serem automatizados. Tarefas que requerem mais julgamento humano, como controle de qualidade, são menos apropriadas para automação.
Realize uma auditoria dos fluxos de trabalho para identificar processos manuais a serem digitalizados. Isso permitirá entender o tempo e os recursos gastos em processos manuais e destacar possíveis economias de tempo e dinheiro com a digitalização.
2. Crie um mapa de fluxos de trabalho para cada novo fluxo digital.
Para uma automação tranquila, crie um mapa de fluxos de trabalho, detalhando cada processo que será digitalizado, suas ações, automações possíveis e os resultados esperados. Ter esse mapa visual é essencial para orientar a jornada de automação.
Esses mapas podem servir como guia para identificar erros na automação, bem como um plano para futuros programas de automação. Por isso, é importante que cada automação tenha um mapa de fluxo de trabalho separado.
3. Torne o novo processo acessível para toda a equipe.
Para que um novo processo valha a pena, ele deve ser acessível a toda a equipe. A transparência é crucial. Com acesso aos mapas de fluxo de trabalho, a equipe atual pode treinar novos colaboradores e entender mudanças nos papéis. O armazenamento em nuvem garante acesso a documentos importantes em qualquer momento e lugar.
Experimente salvar e compartilhar mapas de fluxos de trabalho em PDFs para compartilhamento em grande escala. Use um conversor de PDF para definir permissões de edição ou criar documentos estáticos, economizando espaço de armazenamento. Baixe um leitor de PDF, como o Acrobat Reader, para garantir colaboração fluida e comunicação eficiente entre os colaboradores.
4. Encontre o parceiro perfeito de software de automação.
Existem muitos tipos de software de automação para escolher, incluindo:
Gestão de relacionamento com o cliente
O software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) avalia e gerencia dados dos clientes. O CRM pode ser um ponto central para armazenar dados de todos os clientes atuais e potenciais, além de um local para analisar esses dados e ajudar você a identificar áreas de oportunidade.
Gestão de recursos humanos
O software de gestão de recursos humanos (HRMS) gerencia funções internas de RH, como armazenamento de políticas, registros de funcionários e dados de benefícios. Ele também facilita o acesso a documentos importantes e melhora os fluxos de trabalho de RH.
Gestão de processos de negócios
O software de gestão de processos de negócios (BPM) serve como um hub central para criar, implementar e visualizar processos automatizados, fornecendo relatórios para otimizar fluxos de trabalho digitais.
Ao escolher uma solução de software de automação para o seu negócio, pense nas necessidades e prioridades definidas em seus mapas de fluxos de trabalho.
5. Digitalize arquivos de papel.
Transforme arquivos de papel em digitais para melhorar o acesso a informações em fluxos de trabalho digitais. Identifique documentos essenciais e planeje um projeto de digitalização. Use aplicativos gratuitos como Adobe Scan para facilitar o processo e o Adobe Acrobat com tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para tornar o texto editável.
6. Mantenha papéis e permissões bem definidos.
Em qualquer software de fluxo de trabalho digital, é fundamental garantir que as pessoas certas tenham acesso apropriado aos documentos para trabalhar de forma eficiente, limitando distrações e prevenindo acesso a informações confidenciais por pessoas não autorizadas. Por exemplo, o gerente de RH deve ter acesso completo ao HRMS, enquanto funcionários comuns só devem ver informações aprovadas.
Definir papéis e permissões é um passo importante para garantir que seu software seja um ativo e não um risco. Atribuir papéis claros na plataforma também ajudará a agilizar qualquer período de treinamento e ajuste.
7. Teste várias vezes e depois implemente.
Teste qualquer nova automação de fluxo de trabalho digital antes de implementá-la, principalmente processos voltados para o cliente. Os testes podem incluir a criação de uma conta de cliente fictícia, o gerenciamento de uma compra do início ao fim ou a interação com um chatbot. Antes de ser disponibilizado para todos os usuários, resolva quaisquer erros que possam causar interrupções ou atrapalhar o uso diário.
8. Monitore o progresso com KPIs.
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) rastreiam o progresso para garantir que a automação esteja ajudando a alcançar os objetivos de negócios. Eles são facilmente ajustáveis, permitindo que os fluxos de trabalho digitais mudem conforme as necessidades e prioridades da empresa evoluem.
Por exemplo, um KPI pode ser medir novos clientes por trimestre com base em novas contas de compra. Isso confirmará que seu CRM está funcionando ao mostrar o aumento no número de contas.
9. Aperfeiçoe os fluxos de trabalho digitais para aumentar a produtividade.
Mas esse não é um processo para ser configurado uma única vez. Após implementar um fluxo de trabalho digital, é fundamental verificar periodicamente se a automação está atendendo aos KPIs e identificar possíveis melhorias. Revisar o progresso regularmente ajuda a otimizar o fluxo de trabalho, melhorando os resultados e a motivação da equipe.
No início, revise os novos fluxos de trabalho regularmente para manter o desempenho. Quando bem implementados e revisados periodicamente, os fluxos de trabalho digitais economizam tempo e dinheiro e aumentam a eficiência. Com boa implementação, planejamento e revisões, a produtividade aumenta significativamente ao longo do tempo.
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