Was bedeutet RFP? Definition und Anleitung zum Verfassen einer Ausschreibung.

Best Practices für Ausschreibungen.

Wie man ein Angebot schreibt, um einen neuen Kunden zu gewinnen, weißt du vermutlich schon. Doch was tust du, wenn du selbst diejenige Person bist, die ein Unternehmen oder einen Dienstleister für ein Projekt beauftragen muss?

Beim Verfassen einer Ausschreibung musst du alle relevanten Informationen zu den spezifischen Anforderungen deines Projekts einbeziehen. Eine Ausschreibung sollte alles enthalten, was potenzielle Lieferantinnen, Lieferanten oder Subunternehmen wissen müssen – sie dient als strukturierter Überblick, der es ihnen ermöglicht, den Projektumfang genau einzuschätzen und ein präzises Angebot abzugeben.

Projektanforderungen definieren.

Für das Verfassen einer Ausschreibung gibt es kein starres Schema, aber folgende Kernelemente solltest du für dein Projekt berücksichtigen:

• Projektanforderungen, Ziele und Umfang
• Projektzeitplan, einschließlich der Frage, ob die Lieferfrist flexibel ist oder nicht
• Mögliche Risiken oder Hindernisse für das Projekt, einschließlich spezifischer Herausforderungen, die die Anbietenden lösen sollen
• Geschätzter Budgetrahmen für das Projekt
• Produktmetriken zur Bewertung des Projekterfolgs

Stakeholder identifizieren.

Du musst ein Team zusammenstellen, das die eingehenden Angebote prüft. Damit der Evaluierungsprozess reibungslos läuft, sollten die Aufgaben der einzelnen Personen festgelegt und schriftlich festgehalten werden. Zu den wichtigen Stakeholdern gehören unter anderem:

• Primäre Stakeholder. Binde die Person ein, die das Projekt oder die Lösung angefordert hat, sowie andere wichtige Mitglieder der Abteilung oder des Teams.
• Führungskräfte. Die endgültige Genehmigung kostenintensiver Projekte liegt in der Regel bei einer Führungskraft des Unternehmens.
• Beschaffung. Eine Person aus dem Beschaffungsteam prüft die Anfrage, koordiniert die Verteilung der Ausschreibungsdokumente und steht in direktem Kontakt mit den Anbieterinnen und Anbietern.
• Weitere Beteiligte. Je nach Anforderungen der Ausschreibung solltest du auch Prüfende aus den Bereichen IT, Recht und Finanzen einbeziehen.

Den Bewertungsprozess für die Ausschreibung festlegen.

Bevor du eine Ausschreibung erstellst, solltest du gemeinsam mit deinen Beteiligten festlegen, wie die Angebote von Anbieterinnen und Anbietern bewertet werden. Besprecht und plant dabei folgende Elemente:

• Modalitäten für die Einreichung der Angebote und Angaben zur Unterstützung von E-Signaturen
• Die Frist für die Einreichung von Angeboten
• Das Datum der Bekanntgabe des den Zuschlag erhaltenden Angebots
• Kriterien zur Bewertung der eingegangenen Angebote und zur Auswahl einer Anbieterin oder eines Anbieters

Eine typische Ausschreibungsphase dauert etwa zwei Wochen. Plane den Zeitrahmen für die Angebotsprüfung so, dass dein Team alle Vorschläge gründlich sichten kann – ohne dabei den geplanten Projektstart zu gefährden.

Bei der Prüfung der Angebote spielen verschiedene Faktoren eine Rolle: Vielleicht suchst du eine Anbieterin oder einen Anbieter mit einer bestimmten Zertifizierung, oder du bevorzugst jene mit nachgewiesener Erfahrung in vergleichbaren Projekten. Ein zentrales Kriterium ist zudem, ob das Angebot im vorgegebenen Rahmen und Budget bleibt. Dokumentiere alle Kriterien, anhand derer bewertet wird, ob eine Anbieterin oder ein Anbieter die Projektanforderungen erfüllt.

Die richtigen Erstellungs- und Formatierungswerkzeuge auswählen.

Entscheide dich für ein Format, das deiner Ausschreibung am besten gerecht wird. Viele Ausschreibungen entstehen mit Tabellenkalkulationsprogrammen oder Textverarbeitungssoftware und werden digital verteilt – es gibt aber auch webbasierte Alternativen. Für einen effizienteren und strukturierteren Prozess empfiehlt sich die Nutzung von Ausschreibungs-Software, die Zeit spart und die Zusammenarbeit verbessert.

Eine Ausschreibungsvorlage verwenden.

Mit einer Ausschreibungsvorlage vermittelst du dein Projektziel klar und präzise – sie hilft dir, all deine Anforderungen in eine strukturierte Anfrage an Dienstleister zu übersetzen. Darüber hinaus reduziert eine Vorlage den organisatorischen Aufwand bei der Dokumentenerstellung, sodass mehr Kapazität für die Evaluation geeigneter Anbieterunternehmen verbleibt.

Auch wenn Ausschreibungen unterschiedlich gestaltet sein können, enthalten sie alle die oben beschriebenen Kernelemente – damit dein Angebot von Anfang bis Ende vollständig ist. Eine Vorlage sorgt außerdem für Einheitlichkeit im Bewertungsprozess und erleichtert den direkten Vergleich der eingegangenen Angebote.

Eine Ausschreibung in 7 Schritten verfassen.

Sobald du alle Anforderungen für dein Projekt und deine Prozesse geplant und priorisiert hast, kannst du den Inhalt für deine Ausschreibung in 7 einfachen Schritten zusammenstellen.

1. Unternehmen und Projekt vorstellen.

Der erste Teil deiner Ausschreibung ist deine Chance, dein Unternehmen vorzustellen. Eine Ausschreibung ähnelt dabei einer Bewerbung – du möchtest dein Unternehmen von seiner besten Seite zeigen. Schildere die Branche, die Unternehmensgeschichte und die Mission deines Unternehmens, und stelle das Führungsteam vor. Vergiss nicht, die Kontaktdaten anzugeben, damit Anbieterinnen und Anbieter bei Bedarf Fragen stellen können.

Stelle außerdem den Zweck deines Projekts vor – einschließlich der Ziele und angestrebten Ergebnisse. Falls dein Unternehmen bereits ähnliche Projekte bei anderen Anbieterinnen oder Anbietern in Auftrag gegeben hat, kannst du diese früheren Projekte als Referenz für die erwarteten Ergebnisse anführen.

2. Projekthintergrund beschreiben.

Erläutere den Hintergrund deines Projekts klar und verständlich. Deine Ausschreibung sollte Anbieterinnen und Anbieter genau darüber informieren, warum dieses Projekt oder diese Dienstleistung benötigt wird, welche Prioritäten du setzt und welche Anforderungen du an potenzielle Partnerinnen und Partner stellst. Lege außerdem den geplanten Zeitrahmen für das Projekt fest – einschließlich des angestrebten Fertigstellungstermins oder eines festen Abgabedatums.

3. Angebotsfrist und Zeitplan festlegen.

Lege die Einreichungsfrist für Angebote klar fest – und gib an, wie Angebote eingereicht werden sollen und welches Format dabei zu verwenden ist.

Wenn du eine genaue Uhrzeit als Deadline festlegen möchtest, gib diese ebenfalls an. Angebote, die nach diesem Zeitpunkt eingehen, kannst du getrost ausschließen – denn du solltest mit Anbieterinnen und Anbietern zusammenarbeiten, die Fristen zuverlässig einhalten oder sogar früher liefern.

Lege den Zeitplan für den Ausschreibungsprozess fest. Gib an, wie lange nach Ablauf der Angebotsfrist du die eingegangenen Angebote prüfen wirst, wann die Entscheidung fällt und wie du die ausgewählte Anbieterin oder den ausgewählten Anbieter bekanntgibst.

4. Budget festlegen.

Stecke das Budget für das Projekt ab. Du kannst von Anbieterinnen und Anbietern verlangen, dass sie ihre Preise für jeden einzelnen Bestandteil des Projektumfangs detailliert aufschlüsseln.

Falls ein Budgetpunkt für dich noch unklar ist, erwähne das einfach in der Ausschreibung. Bitte externe Dienstleistungsunternehmen darum, dir auf Basis der Projektanforderungen eigene Kostenschätzungen zu unterbreiten.

5. Projektumfang definieren.

In diesem Abschnitt steckst du alle konkreten Elemente des Leistungsumfangs ab und definierst die erwarteten Ergebnisse der Anbietenden. Bekräftige hier noch einmal die Projektziele sowie alle anstehenden Aufgaben.

Zusätzlich kannst du Meilensteine und Fristen festlegen, die im wöchentlichen oder monatlichen Rhythmus erwartet werden – je nach Gesamtdauer des Projekts. Falls du regelmäßige Updates einplanen möchtest, solltest du diese Erwartungen ebenfalls klar in den Projektanforderungen verankern. Manche Ausschreibungen enthalten zudem eine Konventionalstrafe, die von der ausführenden Firma zu zahlen ist, wenn das Projekt nicht bis zum Fertigstellungstermin abgeschlossen wird.

6. Risiken und mögliche Hindernisse benennen.

Natürlich lassen sich nicht alle Probleme, die in einem Projekt auftreten können, vorhersehen. Falls du jedoch bereits potenzielle Hindernisse kennst, teile diese den Anbieterinnen und Anbietern mit – so können sie in ihrem Angebot gezielt darauf eingehen.

Du kannst auch weitere Fragen einbauen, die du an potenzielle Partnerunternehmen hast. Bezogen auf das Gesamtprojekt könntest du beispielsweise fragen, welche Aspekte aus Sicht der Anbietenden noch nicht abgedeckt wurden und wie sie darauf reagieren würden. Mit einer Ausschreibung fragst du ganz gezielte Fachkompetenz ab – und Unternehmen mit entsprechender Praxiserfahrung haben oft wertvolle Impulse für dein Projekt.