center, bottom
Teambuilding Quiz: Für eine bessere Zusammenarbeit mit PDF Powerhouse.
Gute Zusammenarbeit im Team hilft dir dabei, deine Ziele zu erreichen. Nimm an unserem Team-Quiz teil, erfahre mehr über deine Teammitglieder und steigere so die Produktivität.
Beantworte 10 Quizfragen, die alle Beteiligten näher zusammenbringen.
Ein altes Sprichwort besagt: "Wenn du einen Job findest, den du liebst, wirst du nie wieder arbeiten". Aber selbst, wenn du die perfekte Stelle bereits gefunden hast, entspricht deine Arbeitsrealität nicht unbedingt immer deiner Traumvorstellung.
Gleiches gilt für die Arbeit im Bildungswesen, in dem selbst die motiviertesten Lehrer*innen, Tutor*innen und Dozent*innen es nicht immer schaffen, ihre Ideen in die Tat umzusetzen.
Doch woran liegt das? Es liegt vor allem an den vertrauten Hindernissen, die uns von Job zu Job zu folgen scheinen: eine ineffiziente Arbeitsweise, knappe Budgets und eine geringe Produktivität. Ambitionierte Ideen haben es da schwer.
Doch wie kannst du angesichts dieser nur allzu bekannten Hürden trotzdem das Beste aus deiner Jobrolle oder deinem kleinen Unternehmen herausholen? In diesem Artikel gehen wir auf einige alltägliche Probleme ein, die Menschen in Unternehmen, Universitäten und Schulen in ganz Deutschland bewegen. Und wir zeigen dir, wie du mit den kostenlosen Onlinetools von Adobe effizientere Arbeitsabläufe gestaltest und so klüger arbeitest – nicht härter.
- Wert der Arbeit
- Im Homeoffice arbeiten
- Produktivität steigern
- Sicherheit gewährleisten
- Kosten senken
Lohnt sich Arbeit noch?
Das Marktforschungsinstitut Gallup hat sich 2023 in einer Umfrage mit der Arbeitssituation in Deutschland beschäftigt. 40 % der Befragten gaben an, dass sie sich am Vortag gestresst gefühlt hatten. Viele Arbeitnehmer*innen fühlen sich von ihren Chef*innen desillusioniert und denken über einen Jobwechsel nach.
Wer glaubt, die Lage bei Selbstständigen sei entspannter, täuscht sich. Auch 2024 sieht das Leben eines Kleinunternehmers oder einer Kleinunternehmerin nicht unbedingt rosig aus: Die Inflation treibt die Energie- und Lebensmittelpreise weiter in die Höhe und drückt gleichzeitig die Realeinkommen.
So sanken die Realeinkommen zwischen 2022 und 2023 um 3,1 %. Zusätzlich untergräbt die Inflation die Kaufkraft und den Arbeitsmarkt, so die Europäische Kommission.
Kurzum – egal, ob du Arbeitnehmer*in oder Unternehmer*in bist –, wir leben in schwierigen Zeiten. Mit einigen intelligenten Arbeitsmethoden und einer "Digital-first"-Mentalität kannst du jedoch nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigern.
Zusammenarbeit im Homeoffice.
Die sogenannte "neue Normalität", die sich während der Corona-Pandemiemit der Arbeit im Homeoffice etabliert hat, haben wir inzwischen hinter uns gelassen. Büros im öffentlichen und privaten Sektor haben längst wieder geöffnet.
Doch laut einer Studie der Deutschen Bank aus dem Jahr 2021 wird auch zukünftig weiterhin von zuhause gearbeitet werden. Bereits 80 % der Unternehmen aus der Informationswirtschaft in Deutschland beschäftigen Mitarbeitende, die mindestens einmal pro Woche von zu Hause arbeiten. Selbst im verarbeitenden Gewerbe liegt dieser Anteil bei 45 %.
Diese Entwicklung bestätigte sich auch im Jahr 2023. 10 % der deutschen Unternehmen planen eine Verkleinerung ihrer Büros. Und auch die Büroräume selbst haben sich verändert: sie bieten mehr Platz und die Räume sind heller, flexibler und beherbergen weniger Menschen. Häufig ist der Ausdruck "Kulturwandel" zu hören – aber die Pandemie hat genau das bewirkt.
Sie hat mehr verändert als den Pendelverkehr zwischen 9 und 17 Uhr, die Hektik in der Mittagspause und den abendlichen Absacker unter Kolleg*innen, der so viel Geld in die Stadtzentren gebracht hat. Die Pandemie hat auch die Art und Weise verändert, wie wir mit unseren Kolleg*innen interagieren und wie wir unsere täglichen Aufgaben angehen.
Nach Angaben der Deutschen Bank sind beispielsweise Kommunikationsschwierigkeiten ein zentrales Problem. Daher wundert es nicht, dass Arbeitgeber*innen zunehmen nach Mitarbeitenden suchen, die flexibel und effektiv zusammenarbeiten können. In der Tat werden in der deutschen Arbeitskultur Fähigkeiten wie kollegiale Zusammenarbeit, gegenseitige Hilfsbereitschaft und eine aktive Beteiligung hoch geschätzt.
Tipps und Tricks von Adobe.
Eine der größten Hürden im hybriden Arbeiten ist die Tatsache, dass Teams räumlich voneinander getrennt sind, sie unterschiedliche Programme verwenden oder unterschiedliche Arbeitsmethoden haben. Dasselbe gilt für Lehrkräfte und Ausbilder*innen, die ihre Schüler*innen aus der Ferne unterrichten.
Ein entscheidender Faktor ist, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen.
Dokumente online freigeben und bearbeiten
Mit den kostenlosen Onlinetools von Adobe kann jede*r Dateien über einen Webbrowser erstellen, bearbeiten, hochladen, speichern und konvertieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit, unabhängig von Dateityp oder Dokument. Ziehe dafür einfach eine Datei in unser Onlinetool, um sie in eine PDF-Datei umwandeln oder aus einem PDF-Dokument in ein anderes Format zu konvertieren. Außerdem kannst du Dateien zusammenführen, zuschneiden, aufteilen oder bearbeiten. Anschließend kannst du Kommentare einholen, den Fortschritt verfolgen und dich mit deinem Team in Echtzeit abstimmen – ganz so, als würdet ihr zusammen in einem Büro sitzen.
Wechsle in die Cloud
Papierlose Büros sind nicht nur besser für die Umwelt, sondern auch für die Zusammenarbeit. Mit einem cloud-basierten System können deine Mitarbeitenden von jedem Ort der Welt aus arbeiten, wann immer sie wollen – sie können auf Dokumente zugreifen, Änderungen nachverfolgen oder in Echtzeit zusammenarbeiten. Cloud-Systeme sind auch viel leichter zugänglich. Aktenschränke, Festplatten und E-Mail-Anhänge gehören der Vergangenheit an – Benutzer*innen können von überall aus auf Dateien in jeder Größe zugreifen.
Wechsle zu Messenger-Diensten
Wenn du noch nicht Microsoft Teams oder Slack verwendest, dann verpasst du etwas. Diese Dienste verbinden dein Team auf der ganzen Welt via Instant Messaging, Videokonferenzen und Anrufen. Während Teams inzwischen größere Beliebtheit genießt und sich in die marktführende Office-Suite von Microsoft integriert lässt, wird Slack in dynamischen, technikaffinen Branchen immer noch bevorzugt.
center, bottom
Nimm an unserem Teambuilding-Quiz teil,
um die Beziehungen in deinem Team zu stärken und deine Fähigkeiten in der Zusammenarbeit zu verbessern.
Produktivität steigern.
Ob zu Hause oder im Büro – es ist leicht sich in zeitraubenden, mühsamen und wenig effizienten Aufgaben zu verzetteln: Akten suchen, Formulare ausfüllen, auf Unterschriften warten und Rechnungen bearbeiten. Einiges davon ist notwendig, ja sogar wichtig. Aber diese Aufgaben gehören nicht unbedingt zu den Dingen, mit denen wir unseren Arbeitsalltag verbringen wollen.
Das spiegelt sich auch in der Adobe-Studie "The Future of Time" aus dem Jahr 2021 wider::
- Wir verbringen bis zu einem Drittel unserer Zeit mit Aufgaben, die uns daran hindern, unsere Arbeit effektiv zu erledigen.
- Eine*r von zwei Arbeitsnehmer*innen würde den Arbeitsplatz wechseln, wenn er*sie dadurch Zugang zu leistungsfähigeren Tools hätte, die ein effizienteres Arbeiten ermöglichen.
- Neun von zehn Angestellten und Kleinunternehmen sind an Tools interessiert, die dabei helfen, unwichtige Aufgaben effizienter zu erledigen.
Kurz gesagt: Arbeitnehmer*innen und Unternehmer*innen suchen gleichermaßen nach Möglichkeiten, Arbeitszeit effizienter zu gestalten – sei es, um Aufgaben abzuarbeiten, die ihnen wichtig sind, um sich persönlich weiterzuentwickeln oder sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren. Und laut einer Studie des IZA (Institute of Labor Economics) gibt es Hinweise auf einen Zusammenhang zwischen besserer Arbeitsqualität und Produktivität.
Tipps und Tricks von Adobe.
Um deine Produktivität zu steigern, kann etwas Vorarbeit erforderlich sein. Doch es lohnt sich und kann dir später viele Arbeitsstunden sparen. Als Erfinder der PDF-Datei wissen wir, wie wichtig digitale Abläufe sein können. Wir haben hier ein paar Tipps für dich zusammengestellt.
Digitalisiere deine Dokumente.
Wahrscheinlich verwendest du bereits ein digitales Ablagesystem für Word-Dokumente und Excel-Tabellen – dieses logisch und geordnet zu halten ist extremwichtig. Aber was ist mit Papierdokumenten, die Unterschriften und handschriftlichen Notizen enthalten?
Mit Adobe Scan kannst du deine Dokumente schnell digitalisieren und in die Adobe Cloud hochladen, sodass du alles an einem Ort gespeichert hast. Von dort aus kannst du Dokumente ganz einfach unterschreiben, mit Anmerkungen versehen und weiterleiten. Und mit Adobe Sign lassen sich digitale Formulare mit einem einzigen Klick unterschreiben. Außerdem kannst du deinen Dokumenten im Handumdrehen individuelle Web-Formulare, Branding-Elemente und PayPal-Links hinzufügen.
Überprüfe deine Prozesse und automatisiere deine Aufgaben.
Jede Veränderung ist auch immer mit einer guten Planung verbunden. Unterteile deine Aufgaben in kritische, mittelwichtige und weniger wichtige Aufgaben. Auf dieser Grundlage kannst du festlegen, welche Aufgaben automatisiert werden können und welche Aufgaben der menschlichen Sorgfalt und Genauigkeit bedürfen. So kann es beispielsweise sinnvoll sein, einen Chatbot oder ein KI-Tool zur Beantwortung bestimmter Kundenanfragen einzusetzen oder die Rechnungsstellung, das E-Mail-Marketing und den eCommerce zu automatisieren.
Arbeite mit Planungstools zur Verwaltung deiner Arbeit.
Wir alle verlieren manchmal den Überblick über Aufgaben – da ist es hilfreich, alles schwarz auf weiß festgehalten zu haben. Doch keine Sorge, die Rede ist hier nicht von einer Pinnwand. Mit Projektmanagement-Tools wie Trello, Wrike und Asana kannst du Aufgaben von einem einzigen Touchpoint aus erstellen, zuweisen, verwalten und abhaken. Damit behältst du den Überblick, auch bei einer hohen Arbeitsbelastung – für dich selbst und auch im Team.
Sicherheit gewährleisten.
Für Unternehmen jeder Größe und Branche ist Cyberkriminalität eine ständige Bedrohung. In Deutschland hat sie im Jahr 2023 Schäden von 206 Milliarden Euro verursacht – das dritte Jahr in Folge, in dem die 200-Milliarden-Euro-Marke überschritten wurde
Mehr als 70 % der deutschen Unternehmen waren zwischen 2017 und 2023 in irgendeiner Form von Cyberangriffen betroffen. Nach Angaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gibt es in Deutschland durchschnittlich 70 Schwachstellen in Software-Anwendungen pro Tag. Tatsächlich hat das BSI festgestellt, dass die Bedrohung der Cybersicherheit noch nie so hoch war. Solide Sicherheitsmethoden sind daher unverzichtbar – und sogar kleine Veränderungen können schon einen Unterschied machen.
Tipps und Tricks von Adobe.
Wenn es um den Umgang mit Kund*innen- oder Studierendendaten, Unterschriften und Finanzdaten geht, sollte Sicherheit an erste Stelle stehen. Nicht zuletzt deswegen haben wir den Fokus bei unseren Programmen Adobe Acrobat und Adobe Sign auf das Thema Sicherheit gelegt.
Im Folgenden zeigen wir dir einige Möglichkeiten, wie du deine Dateien vor Cyberkriminalität schützen kannst:
Sichere deine Dateien mit einem Passwort.
Unsere Funktion zum Passwortschutz hilft dir dabei, die Einsicht von sensiblen Informationen auf ausgewählte Personen zu beschränken. Ziehe die PDF-Datei dafür einfach in unser Onlinetool, um es mit einem Passwort zu schützen. Vergib ein Kennwort für die Datei; dabei wird dir automatisch angezeigt, wie stark dein gewähltes Passwort ist. Sobald der Passwortschutz aktiv ist, können nur autorisierte Personen auf die Datei zugreifen. Sensible Informationen und private Daten werden so vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Eine weitere Sicherheitsmethode ist die elektronische Signatur. Mit Adobe Sign wurden bereits 8 Milliarden digitale Signaturen erstellt, Tendenz steigend – so kannst du dir gewiss sein, dass jede Transaktion rechtsverbindlich und sicher ist. Das Programm ist ideal für Verträge, Verkaufsformulare, Rechnungen und Antragsformulare.
Sei "Cyper-hygienisch".
Das BSI empfiehlt eine Reihe von Maßnahmen zur Cyber-Hygiene, die dabei helfen, sich vor Cyberangriffen zu schützen. Dazu gehören ein aktueller Malwareschutz, die Möglichkeit Zugangsrechte zu verwalten, regelmäßige Cloud-Backups und Netzwerk-Firewalls. Diese Maßnahmen sollten vor weniger ausgefeilten Angriffen schützen.
Installiere Sicherheitsupdates für die Software.
Wichtig sind auch Richtlinien für die Patch-Verwaltung von Software-Updates. Die Installation von Patch-Updates in einem Turnus von 14 Tagen ist ein guter Richtwert.
Kosten senken.
Eine anhaltende Inflation, hohe Energiekosten und zurückhaltende Verbraucher*innen haben Unternehmen ein paar besonders schwierige Jahre beschert. Eine Untersuchung von PayPal aus dem vergangenen Jahr zeigt, wie besorgt die Unternehmen sind:
- Fast ein Drittel der Unternehmen gaben an, dass sie damit rechnen, innerhalb eines Jahres zahlungsunfähig zu sein.
- Fast 80 % dieser Geschäftsinhaber*innen nannten die steigenden Lebenshaltungskosten, Energiepreise und Kraftstoffkosten als größte Bedrohung.
- Über 60 % der Geschäftsinhaber*innen gaben an, sie hätten schlaflose Nächste.
- Fast die Hälfte gab an, dass sie regelmäßig an Wochenenden arbeiteten.
- • 33% arbeiteten sogar sieben Tage die Woche.
Ein Jahr später sieht es nicht viel besser aus.
Die Statistiken sind ernüchternd. Aber wenn du klug haushaltest und die Kosten senken kannst, kannst du dein Unternehmen vielleicht über Wasser halten.
2019 führte die DW eine Untersuchung über die Kosten von Papier durch – mit erschreckenden Ergebnissen für Unternehmen in ganz Deutschland. Es zeigte sich, dass die Deutschen mehr Papier verbrauchen als jedes andere G20-Land – durchschnittlich 241 kg im Jahr pro Person.
In unserem Artikel über die Vorteile eines papierlosen Büros haben wir bereits die Auswirkungen auf die Umwelt beleuchtet:
Für die Herstellung eines einzigen DIN-A4-Blattes werden fünf Liter Wasser benötigt – selbst ein Unternehmen mit 10 Mitarbeitenden würde durch seine Papiernutzung eine halbe Million Liter Wasser verbrauchen.
It takes five litres of water to make a single sheet of A4 - so even a business of 10 employees would burn through half a million litres in their paper usage.
Tipps und Tricks von Adobe.
Du fragst dich, wie du die ökologischen und finanziellen Auswirkungen der Papiernutzung am Arbeitsplatz reduzieren kannst? Wir haben hier rein paar Tipps für dich zusammengestellt:
Reduziere die Portokosten im Unternehmen.
Dokumente per E-Mail und nicht mehr per Post zu versenden, ist eine gute Möglichkeit, um Kosten zu senken. Du möchtest für ein Dokument eine Unterschrift einholen? Mit unserem kostenlosen Tool für E-Signaturen kannst du Dokumente mit einem Upload elektronisch unterschreiben oder eine Unterschrift anfordern.
Ziehe dafür deine PDF- oder eine andere Datei per Drag-and-drop in das Onlinetool, ergänze die E-Mail-Adresse des Empfängers oder der Empfängerin, setze eine Signaturmarkierung und klicke auf "Senden". Du kannst sogar den Fortschritt verfolgen und Erinnerungen einstellen. Das spart Zeit und Geld und ist dank der integrierten Adobe Sign-Technologie auch absolut sicher.
Überprüfe deine Ausstattung.
Sofort papierlos arbeiten ist vielleicht nicht möglich, dennoch kannst du den ersten Schritt machen. Überprüfe zunächst deine Geräte- und Druckkosten und suche nach Möglichkeiten, diese zu senken. Vielleicht kannst du beispielsweise auf einen einzelnen Drucker umsteigen.
Verwende einen Cloud-Speicher anstelle einer physischen Papierablage.
Die Speicherung von Dokumenten in einer Cloud macht Aktenschränke überflüssig und schafft einen papierlosen Speicherplatz. Dabei geht es nicht nur darum, Word-Dokumente zu erstellen und in einem digitalen Ordner zu speichern. Mit Adobe Scan kannst du handschriftliche Dokumente ganz einfach digitalisieren. Die App ist kostenlos, einfach zu bedienen und auch für Lehrer*innen und Schüler*innen eine gute Option.
PDF-Powerhouse: Fazit.
Die Onlinetools von Acrobat können dabei helfen Büros, Schulen oder Universitäten effizienter, sicherer, kostengünstiger und nachhaltiger zu machen. Zum Abschluss haben wir noch ein paar Tricks für dein eigenes PDF-Powerhouse zusammengestellt.
Konvertiere deine Dateien
Rufe unseren kostenlosen PDF-Konverter auf, wähle eine Datei aus und wandle sie in wenigen Schritten um. Du kannst Word-Dokumente, Excel-Tabellen, aber auch PowerPoint-Dateien, JPEG-Dateien und viele andere Dateitypen umwandeln.
Digitalisiere deine Dateien
Mit Adobe Scan kannst du Papierdokumente mit dem Handy digitalisieren und anschließend von überall darauf zugreifen.
Erstelle sichere elektronische Signaturen
Lade ein PDF-Formular zum Unterschreiben in unserem Onlinetool hoch oder fordere eine elektronische Signatur an, ohne ein Papierdokument versenden zu müssen.
Bearbeite PDF-Dokumente
Unter den Onlinetools von Adobe findest du zahlreiche kostenlose Werkzeuge, mit denen du PDF-Dateien bearbeiten kannst. Du kannst Dokumente zusammenführen, extrahieren, drehen, teilen, neu anordnen, zuschneiden und vieles mehr.
Erhöhe die Sicherheit
Mit dem Kennwortschutz von Adobe kannst du für sensible Dokumente Passwörter festlegen und sicherstellen, dass Informationen vertraulich behandelt werden.