Private Dokumente digitalisieren und verwalten. 

Wir zeigen dir, wie du deine privaten Dokumente digitalisieren kannst, welche Vorteile die digitale Ablage hat und wie dich ein DMS wie Adobe Document Cloud dabei unterstützen kann.

Rechnungen, Verträge, Zeugnisse – so manches Regalbrett biegt sich bei dir unter der Last zahlreicher Aktenordner? Und in welchem Ordner hattest du nochmal die Geburtsurkunde deiner Mutter abgelegt? Aktenordner nehmen nicht nur viel Platz weg. Wenn wir nicht aufpassen, verkommen sie schnell zum Ablagen-Nirvana, in dem wir nichts mehr wiederfinden. Nicht nur deshalb hat die Digitalisierung deiner privaten Papierdokumente viele Vorteile.

Wir erklären dir den Unterschied zwischen einem privaten und einem öffentlichen Dokument, zeigen dir, wie du dein Vorhaben, deine Dokumente zu digitalisieren, effizient in die Tat umsetzt und wie du im Anschluss deine digitalen Unterlagen effizient verwaltest.

Was ist ein privates Dokument? 

Schauen wir uns erst mal an, was genau als privates Dokument gilt. Grundsätzlich wird zwischen privaten und öffentlichen Unterlagen unterschieden. Öffentliche Dokumente sind Dokumente, die von einer öffentlichen Behörde im Rahmen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person – darunter fallen beispielweise Notar*innen – ausgestellt wurden. Im Umkehrschluss sind Privaturkunden Dokumente, die nicht von Behörden ausgestellt wurden. Darunter fallen beispielsweise Rechnungen, Kaufverträge (sofern sie nicht notariell beurkundet wurden) oder ein selbst aufgesetztes Testament.

 

Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen. 

Bevor wir dazu kommen, wie du deine privaten Papierdokumente digitalisieren kannst, sollten wir jedoch erst einmal klären, für welche Dokumente im Privatbereich überhaupt eine Aufbewahrungspflicht gilt. Auf dieser Grundlage kannst du dann entscheiden, bei welchen deiner Dokumente es sich lohnt, sie zu digitalisieren – und bei welchen vielleicht nicht.

Grundsätzlich gibt es für private Dokumente keine gesetzlich festgeschriebene Aufbewahrungspflicht, sondern lediglich Empfehlungen bzw. Aufbewahrungsfristen. Nachfolgend haben wir dir aufgelistet, welche Aufbewahrungsempfehlungen es für welche Art von privaten Unterlagen gibt.

 

Private Unterlagen mit 2 Jahren Aufbewahrungsfrist.

Folgende Dokumente solltest du mindestens zwei Jahre aufheben:

 

  • Rechnungen, Kassenbons, Kaufverträge und Garantieunterlagen
  • Handwerkerrechnungen 
  • Quittungen von Gegenständen mit hohem Wert, die über die Hausratversicherung versichert sind – die Quittung dient als Wertnachweis gegenüber der Versicherung

 

Gerade bei Rechnungen empfiehlt es sich, sie mindestens zwei Jahren aufzuheben, da die gesetzliche Gewährleistungspflicht für Neuware zwei Jahre lang gilt.

 

Private Unterlagen mit 3 Jahren Aufbewahrungsfrist.

Folgende Dokumente solltest du mindestens drei Jahre aufheben:

 

  • Private Bankunterlagen wie Kontoauszüge – gerade bei größeren Anschaffungen sowie regelmäßigen Zahlungen wie Miete und Versicherungen können Kontoauszüge als Beleg dienen
  • Mietvertrag – nach Ablauf solltest du diesen noch mindestes drei Jahre aufbewahren, so lange gilt die Verjährungsfrist
  • Versicherungsvertrag – nach Ablauf solltest du diesen noch mindestes drei Jahre aufbewahren, so lange gilt die Verjährungsfrist

 

Die meisten Banken archivieren über das Onlinebanking deine Kontoauszüge bereits automatisch in ihrem Online-Postfach. So musst du dir hier keine Gedanken um die Digitalisierung deiner Unterlagen machen. Für Gewerbetreibende oder Freiberufler*innen gelten jedoch andere Vorschriften. Diese müssen neben den Aufbewahrungspflichten für bestimmte Unterlagen auch die Vorschriften zur revisionssicheren Archivierung elektronischer Dokumente nach GoBD beachten.

Illustration zeigt einen Mann, der Dokumente digitalisiert und in der Cloud verwaltet.

Verwalte deine Dokumente digital und platzsparend in einer Cloud – ideal für Dokumente mit lebenslanger Aufbewahrungsfrist.

Private Unterlagen mit lebenslanger Aufbewahrungsfrist.

Folgende Dokumente solltest du unbefristet aufheben:
 

  • Standesamtliche Dokumente wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden
  • Renten- und Sozialversicherungsunterlagen
  • Zeugnisse
  • Krankenversicherungsunterlagen
  • Gehaltsabrechnungen (als Nachweis für Rentenansprüche)
  • Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge
  • Verträge (je nach Relevanz)

 

Tipp: Grundsätzlich empfiehlt es sich, private Unterlagen so lange aufzubewahren, wie eine Gewährleistungs- oder Garantiedauer vorliegt.

 

Warum es sich lohnt, private Dokumente zu digitalisieren.

Natürlich obliegt es ganz allein dir, ob und vor allem welche deiner privaten Papierdokumente du digitalisieren möchtest – oder welche nicht. Die Digitalisierung deiner Unterlagen bietet jedoch einige Vorteile gegenüber der Dokumentenablage in physischen Ordnern.

 

  • Einfacher Zugriff: Durch einen zentralen Ablageort weißt du immer, wo du wichtige Verträge, Rechnungen und Zeugnisse findest und kannst jederzeit leicht auf sie zugreifen.
  • Mehr Platz: Wenn du deine Dokumente digitalisierst, sparst du jede Menge Platz im Regal, den du zukünftig anders nutzen kannst.
  • Einfache Organisation: Durch eine einfache und systematische Ablagestruktur in Ordnern kannst du deine Dokumente besser organisieren und sie so noch leichter zugänglich machen.
  • Mehr Sicherheit: Außerdem schützt du deine wichtigen Unterlagen vor Beschädigung oder Verlust durch Diebstahl.

 

Beachte jedoch, dass du öffentliche Dokumente wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden unbedingt auch im Original behalten solltest.

Illustration zeigt eine Person, die am Laptop Papierdokumente digitalisiert

Papierdokumente mit einem Scanner zu digitalisieren ist die Grundlage für eine digitale Dokumentenverwaltung.

Private Dokumente digitalisieren: So geht’s.

Die Digitalisierung deiner Unterlagen erscheint dir wie ein Mammutprojekt, weswegen du es schon lange vor dir herschiebst? Keine Sorge, mit der richtigen Vorbereitung kannst du deine Dokumente effizient und unkompliziert digitalisieren.

 

  1. Sortiere deine Dokumente vor: Sammele alle Papierdokumente, die du digitalisieren möchtest, und sortiere sie nach Typ und/oder Kategorie. So kannst du die Dokumente später auch leichter digital organisieren. Gleichzeitig bietet dir das Sortieren deiner Unterlagen die Möglichkeit, unwichtige oder veraltete Dokumente zu entsorgen, und du stellst sicher, dass du nur relevante Dokumente digitalisierst.
  2. Bereite deine Dokumente vor: Entferne alle Heftklammern, Büroklammern oder andere Befestigungselemente, bevor du deine Dokumente digitalisierst.
  3. Wähle einen geeigneten Scanner: Um deine Dokumente zu digitalisieren, benötigst du einen Scanner. Wähle den Scanner, der am besten zu deinen Bedürfnissen – und deinem Budget – passt. Es gibt viele verschiedene Arten von Scannern, darunter Flachbettscanner, Einzugsscanner und tragbare Scanner.   Gerade wenn du eine große Menge Unterlagen digitalisieren möchtest, kann es sich unter Umständen lohnen in einen guten Dokumentenscanner mit automatischem Dokumenteneinzug zu investieren. Oder vielleicht kennst du jemanden, der ein solches Gerät besitzt? Neben einem automatischen Einzug sollte der Scanner idealerweise über eine automatische Erkennungsfunktion verfügen, die sicherstellt, dass du Rechnungen, Fotos oder Visitenkarten direkt im richtigen Format abspeicherst. 
  4. Scanne deine Dokumente: Lege deine Dokumente in den Scanner und scanne sie nacheinander ein. Stelle dabei sicher, dass die Scanner-Einstellungen auf die gewünschte Auflösung und den gewünschten Dateityp (PDF, JPEG usw.) eingestellt sind. Bei besonders empfindlichen Dokumenten kann es sich zudem empfehlen, eine Schutzhülle zu verwenden, um Schäden zu vermeiden.
  5. Organisiere deine digitalen Dokumente: Sobald du alle Dokumente gescannt hast, solltest du dafür sorgen, dass du sie auf deinem Computer jederzeit wiederfindest. Benenne deine Dokumente einheitlich und eindeutig und sortiere sie anschließend in Ordner. Für jede Art von Dokument empfiehlt es sich einen eigenen Ordner anzulegen, mit eindeutigen Namen wie "Rechnungen", "Verträge" oder "Zeugnisse". Anstatt die Dokumente lokal auf deinem Computer zu speichern, kannst du auch einen Cloud-Speicherdienst dafür nutzen.
  6. Sichere deine Dokumente: Insbesondere Dokumente mit sensiblen, personenbezogenen Daten solltest du gut schützen – das gilt auch für deine digitale Ablage. So stellst du sicher, dass bei einem Computerschaden oder bei Diebstahl nichts verloren geht. Deshalb solltest du erwägen, ein Datei-Backup auf einer externen Festplatte oder in einem Cloud-Speicherdienst zu speichern – oder beides. Du kannst die Inhalte deiner Dokumente auch durch die Vergabe von Passwörtern zusätzlich schützen.

 

 

Illustration zeigt Papierdokument, das mit einer Scan-App digitalisiert wird.

Tools wie die Adobe Scan-App helfen dir dabei, auch von unterwegs Papierdokumente zu digitalisieren.

Hast du nur wenige Dokumente, die du einscannen möchtest, oder du möchtest ein Dokument von unterwegs einscannen? Dann kannst du auch eine Smartphone-App wie Adobe Scan benutzen. Damit digitalisierst du nicht nur deine Unterlage, sondern wandelst sie gleichzeitig in eine editierbare PDF-Datei um.

Außerdem kann es sich für dich lohnen – je nach Menge deiner digitalisierten Unterlagen –, ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem wie Adobe Document Cloud für die Verwaltung deiner Dateien zu verwenden. Was genau ein Dokumentenmanagementsystem ist und wie es dich unterstützen kann, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt.

 

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Sogenannte Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS, ermöglichen die softwarebasierte – sprich digitale – Erfassung, Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. In einem cloudbasierten DMS werden die Daten zentral in einer Cloud gespeichert. Doch ein DMS ermöglicht dir weit mehr als nur die Ablage und Speicherung deiner digitalen Dokumente. So unterstützt Document Cloud dich außerdem beim Erstellen, Bearbeiten, Verwalten, Schützen und Wiederauffinden von deinen Dokumenten.

Somit besteht die Hauptaufgabe eines DMS darin, ein effizientes Management deiner digitalen Dokumente zu gewährleisten. Im folgenden Abschnitt erklären wir dir, was genau ein Dokumentenmanagementsystem wie Document Cloud leisten kann. In unserem Artikel zum Thema Dokumentenmanagement erfährst du noch mehr darüber, warum es wichtig ist, deine Dokumente effizient zu verwalten.

Illustration einer Cloud zeigt Archivierung von Dokumenten in einem Cloud-Speicher.

In einer Cloud wie der Document Cloud können Dokumente sicher organisiert und archiviert werden.

Private Dokumente verwalten und archivieren mit Adobe Acrobat.

Ein Dokumentenmanagementsystem wie Acrobat ist ein praktisches Tool für die Organisation, Verwaltung und Archivierung deiner privaten Dokumente. Wir haben dir die Vorteile im Überblick zusammengestellt:

 

  • Zentrale Speicherung: Deine Dokumente werden zentral an einem Ort gespeichert, sodass du jederzeit auf sie zugreifen kannst – orts- und geräteunabhängig. Außerdem kannst du deine Dokumente in verschiedenen Formaten speichern, z. B. als PDF-, Microsoft Office- oder Bilddateien.
  • Auffindbarkeit: Durch die Vergabe von Schlüsselwörtern und/oder Metadaten kannst du deine Dokumente schneller finden. Außerdem hast du die Möglichkeit, benutzerdefinierte Filter und Ordner zu erstellen, um deine Dokumente nach Kategorie, Datum oder anderen Kriterien zu organisieren.
  • Versionskontrolle und Zusammenarbeit: Mit dem DMS von Acrobat kannst du verschiedene Versionen deiner Dokumente verfolgen und so Änderungen leicht nachvollziehen. Die Versionierung ist insbesondere bei der Zusammenarbeit an Dokumenten nützlich.
  • Sicherheit: Über zuverlässige Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrollen und Passwörter kannst du deine sensiblen Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder Manipulationen schützen.
  • Workflow-Management: Mit einem DMS kannst du Arbeitsabläufe für die Genehmigung von Dokumenten, Unterschriften und andere Aufgaben erstellen und automatisieren, wodurch du viel Zeit sparst – ein Feature, wovon insbesondere auch das papierlose Büro profitiert.
Illustration zeigt Laptop mit eine Lupe, die OCR-Funktion darstellen soll.

Die OCR-Technologie erkennt Text in digitalen Bildern und wandelt diese in bearbeitbare Dateien um – das ideale Hilfsmittel bei der Digitalisierung von Papierdokumenten.

Effiziente Archivierung dank OCR-Software.

Du willst deine eingescannten Rechnungen automatisch erfassen und katalogisieren? Oder dir liegt ein Vertrag in Papierform vor, den du neu aufsetzen möchtest und aus dem du eine bestimmte Passage kopieren und in ein anderes Dokument einfügen willst – ohne mühsames Abtippen. Dann hilft dir ein Programm wie Acrobat mit OCR-Funktion.

Die Abkürzung OCR steht für "Optical Character Recognition" und bedeutet übersetzt optische Zeichenerkennung. Die OCR-Technologie erkennt Text in eingescannten Dokumenten oder (digitalen) Bildern und wandelt diese in bearbeitbare und durchsuchbare Dateien um. Mithilfe von künstlicher Intelligenz werden so Dateien wie JPEGs oder PDFs analysiert und gezielt nach darin enthaltenen Wörtern, Satzzeichen und Ziffern durchsucht.

Somit bietet ein DMS mit OCR-Funktion auch viele Vorteile bei der Archivierung deiner privaten Unterlagen. Durch die Speicherung deiner Dokumente als intelligente PDF-Dateien verfügst du nicht nur über originalgetreue und schreibgeschützte Kopien. Du kannst sie auch automatisch katalogisieren, nach Schlagwörtern durchsuchen oder Textpassagen zur weiteren Verarbeitung kopieren.

Wie du eingescannte Dokumente durchsuchst und bearbeitest, zeigen wir dir in unserem Video:

Somit kann dir ein DMS dabei helfen, deine privaten Dokumente effizient, sicher und mit weniger Aufwand zu organisieren. So sparst du nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Platz im Regal.

Acrobat. Macht es einfach.

Mit Acrobat Dokumente gemeinsam bearbeiten, schützen, teilen und digital unterschreiben. Ein Tool, alle Funktionen. 

Häufig gestellte Fragen. 

Was ist der Unterschied zwischen öffentlichen und privaten Urkunden?

Öffentliche Dokumente werden von einer öffentlichen Behörde im Rahmen ihrer Amtsbefugnisse oder von einer mit öffentlichem Glauben versehenen Person ausgestellt. Mit öffentlichem Glauben versehene Personen sind beispielsweise Notar*innen, Konsul*innen, Urkundsbeamt*innen, Gerichtsvollzieher*innen oder Standesbeamt*innen. Im Gegensatz dazu sind private Dokumente Unterlagen, die von Privatpersonen ausgestellt wurden. Unter Privaturkunden fallen z. B. Rechnungen und Kaufverträge.

Warum ist es sinnvoll, private Dokumente zu digitalisieren?

Die digitale Ablage deiner privaten Dokumente ermöglicht dir, diese platzsparender und übersichtlicher zu organisieren. So sind deine wichtigen Unterlagen nicht nur leichter auffindbar. Wenn du einen Cloud-Speicherdienst verwendest, kannst du außerdem jederzeit geräte- und ortunabhängig auf deine Dokumente zugreifen. Ein digitales Backup deiner Dokumente lohnt sich auch vor dem Hintergrund, dass du sie so vor Beschädigung oder Verlust schützt.

Welche App gibt es, um meine privaten Unterlagen zu digitalisieren? 

Wenn du nur vereinzelt Dokumente digitalisieren möchtest, empfiehlt sich eine Smartphone App wie Adobe Scan. Mit Adobe Scan digitalisierst du nicht nur deine Unterlagen, sondern du wandelst sie gleichzeitig in editierbare PDF-Dateien um.

Welche Software kann mich unterstützen, wenn ich meine privaten Dokumente verwalten möchte?

Zur Verwaltung deiner digitalen Dateien empfiehlt sich die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems – kurz DMS – wie Adobe Document Cloud. Ein DMS ermöglicht die digitale Erfassung, Verwaltung und Archivierung eingescannter Dokumente wie Rechnungen, Zeugnisse oder Verträge. Bei Acrobat werden deine Daten dafür zentral in der Cloud gespeichert. Dadurch hast du einen effizienteren Zugriff auf deine Dokumente. Durch die Vergabe von Schlagwörtern und Metadaten kannst du deine Dokumente außerdem schneller finden oder mit Passwörtern vor unberechtigtem Zugriff schützen.

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