Rechnungen kostenlos einscannen, als PDF speichern und sicher archivieren – mit Adobe Scan.
Rechnungen einscannen – so geht's Schritt für Schritt.
Gescannte Rechnungen bearbeiten und verwalten.
Rechnungen digitalisieren und archivieren.
Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen.
Rechnungen digitalisieren mit Adobe Scan.
Papierrechnungen lassen sich einfach einscannen und als PDF speichern – mit den Acrobat Onlinetools oder Adobe Acrobat kannst du sie anschließend per OCR-Texterkennung durchsuchbar machen, verwalten und bearbeiten. So profitierst du von allen Vorteilen eines papierlosen Büros.
Papierrechnungen gibt es zwar seltener als früher – aber es gibt sie noch. Statt einen Berg an Papier anzuhäufen, ist es sinnvoller, Rechnungen zu digitalisieren und digital abzulegen. Am einfachsten geht das per Scan.
Dafür kannst du einen Scanner benutzen, der die Dateien an deinen Laptop oder PC sendet. Oder du nutzt alternativ die Adobe Scan App und scanst Rechnungen kostenlos und intuitiv am Smartphone oder iPad ein. So geht's:
Nach dem Einscannen mit der Adobe Scan App ist die Rechnung automatisch im Cloud-Speicher von Adobe gespeichert. So lässt sie sich von allen Geräten abrufen und steht sofort für alle Adobe-Anwendungen zur Verfügung.
Ist die Rechnung eingescannt, kannst du sie direkt weiterbearbeiten. Am Smartphone nutzt du dafür die Adobe Acrobat Reader App. Am Desktop stehen dir die kostenlosen Acrobat Onlinetoolszur Verfügung. Die beliebtesten Funktionen:
Nach der Bearbeitung geht es ums Ablegen: Speichere deine digitalen Rechnungen entweder auf einem Server oder in einer Cloud. Ohne ein DMS (Dokumenten-Management-System) musst du dies manuell erledigen und auf eine übersichtliche Ordnerstruktur achten.
Rechnungen digitalisieren bedeutet auch, sie so zu archivieren, dass du bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen kannst. Besonders gut eignet sich dafür ein Cloud-basiertes Dokumenten-Management-System (DMS).
Verwaltest du deine Rechnungen mithilfe eines solchen DMS werden alle vorgenommenen Änderungen an deinen digitalisierten Rechnungen in Echtzeit und nachvollziehbar in der Cloud gespeichert. Zudem bietet die Cloud dir Funktionen zur automatischen Erfassung und Archivierung von Dokumenten an, du kannst Rechnungen taggen oder Metadaten hinzufügen und ortsunabhängig an Dokumenten arbeiten.
Mit den Acrobat Onlinetools kannst du Rechnungen kommentieren, mit anderen teilen, per Passwort schützen und direkt unterzeichnen – oder mit Acrobat Sign digitale Unterschriften einholen. Deine PDF-Dateien speicherst du dabei sicher in der Adobe Cloud.
Unternehmen müssen bei der Archivierung der Dokumente die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Rechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und lesbar und vollständig sein müssen. Wer E-Rechnungen in Formaten wie XRechnungen oder ZuGFerd nutzt, kann für die Archivierung normalerweise auf spezielle Softwarelösungen zurückgreifen.
Bitte beachte, dass diese Informationen nicht als Rechtsberatung zu verstehen sind und es sich lediglich um eine beispielhafte Aufzählung handelt.
Ein papierloses Büro bringt viele Vorteile mit sich. Hast du deine Rechnungen digitalisiert und ein passendes Tool zur Verwaltung gewählt, profitierst du unter anderem von diesen Vorteilen:
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Um eine Rechnung zu digitalisieren, benötigst du einen Scanner oder die Adobe Scan Appauf deinem Smartphone. Richte die Kamera auf die Rechnung und starte den Scanvorgang. Die Adobe Scan App erkennt den Text automatisch per OCR – so wird die Rechnung nicht nur als Bild, sondern als durchsuchbares PDF gespeichert.
Ja, Rechnungen können in digitaler Form aufbewahrt werden. Scanne Papierrechnungen ein und speichere sie als PDF – z. B. mit der Adobe Scan App. Für die sichere Langzeitarchivierung empfiehlt sich ein Dokumenten-Management-System (DMS). Beachte dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (GoBD: mindestens 10 Jahre) und sorge für regelmäßige Backups.
Digitale Rechnungen lassen sich in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Cloud-Speicher archivieren. Wichtig: eine klare Ordnerstruktur, Zugriffsrechte und revisionssichere Speicherung gemäß GoBD. Adobe Acrobat Web und Acrobat Sign unterstützen dich dabei.
Eingehende Rechnungen in Papierform können elektronisch aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (revisionssichere Archivierung). Digitale Rechnungen sollten in einem gängigen Dateiformat wie PDF oder TIFF gespeichert werden. Diese Formate gewährleisten die Langzeitverfügbarkeit und die Möglichkeit, die Rechnungen einfach an Dritte weiterzugeben.
Ja, Rechnungen als PDFs können in der Regel als gültig angesehen werden. Die Rechnung per E-Mail muss dieselben Pflichtangaben enthalten, wie eine klassische Rechnung in Papierform. Außerdem muss man als Unternehmen weitere Punkte wie beispielsweise die Aufbewahrungsfrist beachten, die in § 14 UStG festgehalten sind. Eine PDF-Datei ist allerdings keine E-Rechnung. Spätestens mit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen viele Unternehmen deshalb auf andere Formate wie XRechnung umstellen.
Bitte beachte, dass die Informationen auf dieser Seite nicht als Rechtsberatung zu verstehen sind.
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