Rechnungen digitalisieren

Rechnungen digitalisieren durch Einscannen

Nicht mehr so häufig, aber es gibt sie noch: die Papierrechnung. Statt einen Berg an Papierrechnungen anzuhäufen, ist es sinnvoller, Rechnungen zu digitalisieren und digital abzulegen. Am besten geht das, indem du vorhandene Papierrechnungen einscannst.

UDafür kannst du einen Scanner benutzen, der die Dateien an deinen Laptop oder PC sendet. Alternativ kannst du deine Rechnungen auch kostenlos und intuitiv am Smartphone oder iPad mit der Adobe Scan App einscannen. So geht’s:

1. Öffne die Adobe Scan App und wähle den Modus „Dokument“.
2. Richte die Kamera auf die Rechnung und achte darauf, dass das gesamte Blatt erfasst wird.
3. Der Scan startet automatisch. Wenn nicht, aktiviere den Scan mit dem Kreis in der Mitte.
4. Schneide den Scan wie gewünscht zu oder bearbeite ihn mit den zahlreichen nun eingeblendeten Tools. Falls du nicht zufrieden bist, klicke auf „Wiederholen“. Ansonsten tippe auf „Fortfahren“ und du kehrst du zum Scan-Bildschirm zurück, wo du alle Seiten der Rechnung nacheinander einscannen und zuschneiden kannst.
5. Ist die gesamte Rechnung gescannt, drücke auf das Symbol unten rechts mit der Anzahl der Seiten.
6. Benenne deinen Scan und klicke auf „PDF speichern“ oben rechts.
7. Teile die digitalisierte Rechnung in Form eines PDF-Dokuments als Link oder klicke auf „Freigeben“ – „Kopie freigeben“. So kannst du die Rechnung via E-Mail, Messenger und über andere Kanäle teilen.

Adobes Cloud-Speicher: Scannen, bearbeiten & archivieren leicht gemacht

Nach dem Einscannen mit der Adobe Scan App ist die Rechnung automatisch im Cloud-Speicher von Adobe hinterlegt. Dadurch lässt sie sich nicht nur ganz leicht von allen Geräten abrufen, sondern steht auch sofort für alle anderen Adobe-Anwendungen zur Verfügung. Rechnungen digitalisieren, bearbeiten und archivieren geht somit ganz einfach in einem Zug.

Schritt 1: Ist die Rechnung eingescannt, möchtest du sie vielleicht noch bearbeiten oder kommentieren. Du kannst zur weiteren Überarbeitung am Handy die Adobe Acrobat Reader App verwenden. Am Desktop steht dir mit den Acrobat Onlinetools eine breite Palette an Bearbeitungstools kostenfrei zur Verfügung. Am beliebtesten sind diese Funktionen:

• PDF komprimieren: Zur Reduzierung der Dateigröße
• PDF zusammenfügen: Mehrere Seiten zu einer Datei zusammenfügen.
• PDF bearbeiten: Z.B. Kommentare hinzufügen
• PDF unterschreiben: Digitale Unterschrift hinzufügen
• PDF umwandeln (z.B in Word): Verschiedene Formate zur Auswahl

Schritt 2: Zum Thema „Rechnungen digitalisieren“ gehört natürlich auch das Speichern und Ablegen der digitalen Rechnungen – entweder auf einem Server oder in einer Cloud. Hast du kein DMS (Dokumenten-Management-System), musst du dies manuell erledigen und darauf achten, dass keine unübersichtliche Ordnerstruktur entsteht.

Rechnungen digitalisieren und archivieren

Rechnungen digitalisieren bedeutet auch, sie so zu archivieren, dass du bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen kannst und sie schnell wieder findest. Besonders gut eignet sich dafür ein Cloud-basiertes Dokumenten-Management-System (DMS).

Verwaltest du deine Rechnungen mithilfe eines solchen DMS werden alle vorgenommenen Änderungen an deinen digitalisierten Rechnungen in Echtzeit und nachvollziehbar in der Cloud gespeichert. Zudem bietet die Cloud dir Funktionen zur automatischen Erfassung und Archivierung von Dokumenten an, du kannst Rechnungen taggen oder Metadaten hinzufügen und ortsunabhängig an Dokumenten arbeiten.

Mit Acrobat Web stehen dir zahlreiche Funktionen zur Verfügung, um deine Dokumente zu bearbeiten. Hinterlasse Kommentare und teile sie mit anderen, schütze deine digitalen Rechnungen mit Passwörtern und Berechtigungssteuerung, unterzeichne sie oder hole mit Acrobat Sign selbst digitale Unterschriften von anderen ein.selbst digitale Unterschriften von anderen ein.

Hinweis: Unternehmen müssen bei der Archivierung der Dokumente die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Rechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und lesbar und vollständig sein müssen. Wer E-Rechnungen in Formaten wie XRechnungen oder ZuGFerd nutzt, kann für die Archivierung normalerweise auf spezielle Softwarelösungen zurückgreifen.

Bitte beachte, dass diese Informationen nicht als Rechtsberatung zu verstehen sind und es sich lediglich um eine beispielhafte Aufzählung handelt.

Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen

Ein papierloses Büro bringt viele Vorteile mit sich. Du hast deine Rechnungen digitalisiert und dich für ein passendes Tool zum Managen deiner Dokumente entschieden? Dann kannst du nun von den vielen Vorteilen digitaler Rechnungen profitieren, unter anderem diese:

1. Kosteneinsparungen: Die Automatisierung sowie der Verzicht auf Papier, Druck und Porto sparen Geld.
2. Schneller Zugriff: Digitale Rechnungen sind leicht auffindbar und können in Sekundenschnelle ortsunabhängig abgerufen werden.
3. Sicherheit: Verschlüsselung und Zugriffsrechte gewährleisten den Schutz sensibler Informationen.
4. Einfache Archivierung: Digitale Rechnungen können platzsparend und langfristig archiviert werden.
5. Verbesserte Zusammenarbeit: Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden und alle Änderungen bleiben nachvollziehbar.

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