Rechnungen digitalisieren.
Rechnungen kostenlos einscannen, als PDF speichern und sicher archivieren – mit Adobe Scan.
ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
Rechnungen einscannen – so geht's Schritt für Schritt.
Gescannte Rechnungen bearbeiten und verwalten.
Rechnungen digitalisieren und archivieren.
Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen.
Weitere Tipps zum Thema Rechnungen digitalisieren.
Rechnungen digitalisieren mit Adobe Scan.
Papierrechnungen lassen sich einfach einscannen und als PDF speichern – mit den Acrobat Onlinetools oder Adobe Acrobat kannst du sie anschließend per OCR-Texterkennung durchsuchbar machen, verwalten und bearbeiten. So profitierst du von allen Vorteilen eines papierlosen Büros.
Rechnungen einscannen – so geht's Schritt für Schritt.
Papierrechnungen gibt es zwar seltener als früher – aber es gibt sie noch. Statt einen Berg an Papier anzuhäufen, ist es sinnvoller, Rechnungen zu digitalisieren und digital abzulegen. Am einfachsten geht das per Scan.
Dafür kannst du einen Scanner benutzen, der die Dateien an deinen Laptop oder PC sendet. Oder du nutzt alternativ die Adobe Scan App und scanst Rechnungen kostenlos und intuitiv am Smartphone oder iPad ein. So geht's:
- Öffne die Adobe Scan App und wähle den Modus „Dokument“.
- Richte die Kamera auf die Rechnung und achte darauf, dass das gesamte Blatt erfasst wird.
- Der Scan startet automatisch. Wenn nicht, aktiviere den Scan mit dem Kreis in der Mitte.
- Schneide den Scan wie gewünscht zu oder bearbeite ihn mit den zahlreichen nun eingeblendeten Tools. Falls du nicht zufrieden bist, klicke auf „Wiederholen“. Ansonsten tippe auf „Fortfahren“ und du kehrst du zum Scan-Bildschirm zurück, wo du alle Seiten der Rechnung nacheinander einscannen und zuschneiden kannst.
- Ist die gesamte Rechnung gescannt, drücke auf das Symbol unten rechts mit der Anzahl der Seiten.
- Benenne deinen Scan und klicke auf „PDF speichern“ oben rechts.
- Teile die digitalisierte Rechnung in Form eines PDF-Dokuments als Link oder klicke auf „Freigeben“ – „Kopie freigeben“. So kannst du die Rechnung via E-Mail, Messenger und über andere Kanäle teilen.
Gescannte Rechnungen bearbeiten und verwalten.
Nach dem Einscannen mit der Adobe Scan App ist die Rechnung automatisch im Cloud-Speicher von Adobe gespeichert. So lässt sie sich von allen Geräten abrufen und steht sofort für alle Adobe-Anwendungen zur Verfügung.
Schritt 1: Rechnung bearbeiten und kommentieren.
Ist die Rechnung eingescannt, kannst du sie direkt weiterbearbeiten. Am Smartphone nutzt du dafür die Adobe Acrobat Reader App. Am Desktop stehen dir die kostenlosen Acrobat Onlinetoolszur Verfügung. Die beliebtesten Funktionen:
- PDF komprimieren: Dateigröße der Rechnung reduzieren
- PDF zusammenfügen: Mehrere Rechnungsseiten zu einer Datei kombinieren
- PDF bearbeiten: Kommentare, Markierungen und Notizen hinzufügen
- PDF unterschreiben: Digitale Unterschrift hinzufügen oder einholen
- PDF umwandeln (z.B in Word): Text aus eingescannten Rechnungen erkennen und durchsuchbar machen
Schritt 2: Rechnung speichern und archivieren.
Nach der Bearbeitung geht es ums Ablegen: Speichere deine digitalen Rechnungen entweder auf einem Server oder in einer Cloud. Ohne ein DMS (Dokumenten-Management-System) musst du dies manuell erledigen und auf eine übersichtliche Ordnerstruktur achten.
Rechnungen digitalisieren und archivieren – Anforderungen und Tools.
Rechnungen digitalisieren bedeutet auch, sie so zu archivieren, dass du bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen kannst. Besonders gut eignet sich dafür ein Cloud-basiertes Dokumenten-Management-System (DMS).
Vorteile eines Cloud-DMS für die Rechnungsarchivierung.
Verwaltest du deine Rechnungen mithilfe eines solchen DMS werden alle vorgenommenen Änderungen an deinen digitalisierten Rechnungen in Echtzeit und nachvollziehbar in der Cloud gespeichert. Zudem bietet die Cloud dir Funktionen zur automatischen Erfassung und Archivierung von Dokumenten an, du kannst Rechnungen taggen oder Metadaten hinzufügen und ortsunabhängig an Dokumenten arbeiten.
Rechnungen mit Acrobat Web schützen und teilen.
Mit den Acrobat Onlinetools kannst du Rechnungen kommentieren, mit anderen teilen, per Passwort schützen und direkt unterzeichnen – oder mit Acrobat Sign digitale Unterschriften einholen. Deine PDF-Dateien speicherst du dabei sicher in der Adobe Cloud.
Gesetzliche Anforderungen (GoBD) zur Rechnungsarchivierung.
Unternehmen müssen bei der Archivierung der Dokumente die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Rechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden und lesbar und vollständig sein müssen. Wer E-Rechnungen in Formaten wie XRechnungen oder ZuGFerd nutzt, kann für die Archivierung normalerweise auf spezielle Softwarelösungen zurückgreifen.
Bitte beachte, dass diese Informationen nicht als Rechtsberatung zu verstehen sind und es sich lediglich um eine beispielhafte Aufzählung handelt.
Vorteile der Digitalisierung von Rechnungen.
Ein papierloses Büro bringt viele Vorteile mit sich. Hast du deine Rechnungen digitalisiert und ein passendes Tool zur Verwaltung gewählt, profitierst du unter anderem von diesen Vorteilen:
- Kosteneinsparungen: Die Automatisierung sowie der Verzicht auf Papier, Druck und Porto sparen Geld.
- Schneller Zugriff: Digitale Rechnungen sind leicht auffindbar und können in Sekundenschnelle ortsunabhängig abgerufen werden.
- Sicherheit: Verschlüsselung und Zugriffsrechte gewährleisten den Schutz sensibler Informationen.
- Einfache Archivierung: Digitale Rechnungen können platzsparend und langfristig archiviert werden.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden und alle Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Weitere Tipps zum Thema Rechnungen digitalisieren.
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Mobile App Adobe Scan
Häufig gestellte Fragen zum Digitalisieren von Rechnungen.
Wie kann ich eine Rechnung einscannen?
Um eine Rechnung zu digitalisieren, benötigst du einen Scanner oder die Adobe Scan Appauf deinem Smartphone. Richte die Kamera auf die Rechnung und starte den Scanvorgang. Die Adobe Scan App erkennt den Text automatisch per OCR – so wird die Rechnung nicht nur als Bild, sondern als durchsuchbares PDF gespeichert.
Kann ich Rechnungen digital aufbewahren?
Ja, Rechnungen können in digitaler Form aufbewahrt werden. Scanne Papierrechnungen ein und speichere sie als PDF – z. B. mit der Adobe Scan App. Für die sichere Langzeitarchivierung empfiehlt sich ein Dokumenten-Management-System (DMS). Beachte dabei die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (GoBD: mindestens 10 Jahre) und sorge für regelmäßige Backups.
Wie archiviere ich digitale Rechnungen?
Digitale Rechnungen lassen sich in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Cloud-Speicher archivieren. Wichtig: eine klare Ordnerstruktur, Zugriffsrechte und revisionssichere Speicherung gemäß GoBD. Adobe Acrobat Web und Acrobat Sign unterstützen dich dabei.
In welcher Form müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Eingehende Rechnungen in Papierform können elektronisch aufbewahrt werden, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist (revisionssichere Archivierung). Digitale Rechnungen sollten in einem gängigen Dateiformat wie PDF oder TIFF gespeichert werden. Diese Formate gewährleisten die Langzeitverfügbarkeit und die Möglichkeit, die Rechnungen einfach an Dritte weiterzugeben.
Sind Rechnungen als PDF-Datei gültig?
Ja, Rechnungen als PDFs können in der Regel als gültig angesehen werden. Die Rechnung per E-Mail muss dieselben Pflichtangaben enthalten, wie eine klassische Rechnung in Papierform. Außerdem muss man als Unternehmen weitere Punkte wie beispielsweise die Aufbewahrungsfrist beachten, die in § 14 UStG festgehalten sind. Eine PDF-Datei ist allerdings keine E-Rechnung. Spätestens mit der Einführung der E-Rechnungspflicht müssen viele Unternehmen deshalb auf andere Formate wie XRechnung umstellen.
Bitte beachte, dass die Informationen auf dieser Seite nicht als Rechtsberatung zu verstehen sind.
