Rechnungen schreiben, aber richtig.

Die korrekte Rechnungsstellung ist für Freiberufler, kleine Unternehmen und für Konzerne unerlässlich. Aktuell werden Rechnungen noch oft ausgedruckt und mit der Post verschickt. Das kostet viel Zeit und verursacht hohe Ausgaben. Digitale Rechnungen können diese Prozesse verschlanken und effektiver gestalten.  Wir zeigen dir, wie du eine Rechnung verfasst und wie elektronische Signaturen dazu beitragen können, dass Rechnungen schneller beglichen werden.

A business owner creating an invoice on their laptop at a coffee table

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist eine verbindliche Zahlungsaufforderung für Waren und Dienstleistungen, in der jeder Betrag detailliert aufgeführt und erläutert wird. Rechnungen enthalten Gebühren, Säumniszuschläge, Rabatte oder andere Elemente, die sich auf den Gesamtbetrag oder eine Zwischensumme auswirken. 

 

Auf den Gesamtbetrag wird in der Regel der jeweilige Steuersatz angewandt, der am Ende der Rechnung vermerkt ist. Der geltende Steuersatz entspricht dem Land, in dem die Leistung erbracht wurde. Außerdem wird der Empfänger mit einer Rechnung darüber informiert, wie und in welcher Form er für die Waren oder Dienstleistungen zu zahlen hat.

 

Doch Vorsicht: Eine Rechnung unterscheidet sich von einer Quittung, die die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen lediglich dokumentiert und aufschlüsselt

Wann verschicke ich eine Rechnung?

Lieferanten verwenden Rechnungen, um ihre Kunden über Zahlungen zu informieren und um Einzelheiten der Transaktion zu dokumentieren. Rechnungen tragen dazu bei, Zeitpunkt und die Art und Weise von Zahlungen festzulegen und zu steuern.

 

Der richtige Zeitpunkt für den Versand von Rechnungen hängt von der geleisteten Dienstleistung sowie der Auslieferung der Ware ab. In den meisten Fällen wird eine Rechnung ausgestellt, wenn der Empfänger seine Bestellung erhalten hat oder ein Projekt zur Zufriedenheit beider Seiten beendet ist

 

Digitale Rechnungen können Unternehmen und Freiberuflern helfen, Zeit und Geld zu sparen. Die elektronische Rechnungsstellung, insbesondere die mobile Rechnungsstellung, kann den gesamten Zahlungsprozess reibungsloser und einfacher gestalten.

A graphic of an invoice on a mobile phone next to a graphic of an invoice on a tablet device

Was gehört auf eine Rechnung?

Sind alle wichtigen Daten und Beträge erfasst? Eine korrekt ausgestellte Rechnung garantiert eine schnellere Abwicklung. Gehe auf Nummer sicher und prüfe, ob alle rechtlich notwendigen Angaben vorhanden sind. Eine Rechnung muss folgende Informationen umfassen:

 

  • Informationen über die Parteien, einschließlich Namen des Verkäufers und des Kunden, Geschäftsadressen, Telefonnummern und Kontaktinformationen

  • Korrekte Firmierung bei Rechnungsstellung an Unternehmen

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer

  • Kundennummer, falls vorhanden

  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungssteller und -empfängers

  • Leistungsdatum oder Termin für den Versand der Ware

  • Detaillierte Liste der Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich der Preise und einer Zwischensumme

  • Auflistung bereits geleisteter Anzahlungen, Vorauszahlungen oder sonstigen Gebühren

  • Rabatte, Boni oder nicht eingeforderte Gebühren

  • Geltende Umsatzsteuer je nach Rechnungsobjekt und Region

  • Verspätungsgebühren oder andere Strafen, falls zutreffend

  • Fälliger Gesamtbetrag

  • Hinweise zu den Zahlungsmodalitäten

  • Angabe von Bank- und Kontodaten des Zahlungsempfängers

  • Fälligkeitsdatum für die Zahlung

  • Mögliche Maßnahmen im Falle eines Zahlungsverzugs
A business owner creating an invoice on their tablet device at a table

Wie schreibe ich eine Rechnung?

Wenn du eine Rechnung richtig schreiben möchtest, stimmst du sie mit deinen bestehenden Buchhaltungs- und Steuererklärungsanforderungen ab. Mache dich mit den Vorschriften oder Gesetzen in deinem Land oder dem des Empfängers vertraut und erstelle dein Dokument entsprechend den gesetzlichen Vorgaben. 

 

Denke auch daran, wie deine Kunden üblicherweise zahlen wollen. Die typischen Zahlungsweisen können von Branche zu Branche und Ort variieren. Somit kannst du die Zahlung per Debit- oder Kreditkarte, per Banküberweisung oder mit einer Drittanbieter-App wie PayPal vorgeben. Oft ist es besser, mehrere Optionen zu ermöglichen, um Rechnungsempfängern die Wahl selbst zu überlassen.

 

Das Erstellen einer Rechnungsvorlage kann dir Zeit und Aufwand ersparen. Wenn du bestimmten Kunden in regelmäßigen Abständen Rechnungen schickst, profitierst du von der Nutzung einer Mustervorlage, die alle relevanten Daten bereits beinhaltet. Mit einem Klick reproduzierst du die Vorlage und stellst für nachfolgende Rechnungen schnell und einfach neue Dokumente aus.

Schnellere Bezahlung mit elektronischen Unterschriften.

 

Rechnungen erfordern in bestimmten Fällen die Unterschrift des Empfängers, mit der er den Erhalt des Dokuments bestätigt und sich zur Zahlung bereit erklärt. Durch das Einfügen elektronischer Signaturen kann dieser Prozess beschleunigt werden. Weltweit werden elektronische Signaturen immer relevanter, da sie Abwicklungen und internationale Geschäftsbeziehungen vereinfachen.

 

Weitere Informationen zu elektronischen Signaturen

Signing an invoice on a laptop using Adobe Sign

Zeit sparen mit E-Signaturen.

 

Elektronische Signaturen machen Transaktionen aller Art effizienter, auch die Rechnungsstellung. Die Möglichkeit, ein Dokument elektronisch zu unterzeichnen, kann die Zusammenarbeit zwischen Parteien reibungsloser gestalten. Vom Kleinunternehmer bis zum etablierten Großunternehmen: Wer auf E-Signaturen setzt, geht den richtigen Schritt in eine moderne Geschäftsbeziehung. 

 

Papier sparen, Aufwand reduzieren.

 

Der Sportartikelhersteller PUMA setzt bei seiner täglichen Arbeit auf Acrobat Sign und konnte seine globale Organisation nachhaltig beschleunigen. Vertragszusendungen verkürzten sich von mehreren Tagen auf wenige Stunden, die Abwicklung im Bewerberprozess neuer Mitarbeiter wurde optimiert und die Ersparnis von gedruckten Seiten sorgte für einen positiven CO2-Effekt.

Fortschrittlich und modern: PUMA hat sich mit Adobe das Ziel gesetzt, effektiver und moderner zu agieren.

 

Weitere Informationen über PUMA und Acrobat Sign

 

 

Digitale Landwirtschaft.

 

Auch das deutsche Landwirtschaftsunternehmen KWS SAAT SE hat Adobe Acrobat Pro und Acrobat Sign eingesetzt, um seine Dokumentenprozesse zu beschleunigen. 

 

„Die digitalen Dokumentenlösungen von Adobe helfen uns, jeden Schritt auf unserem Weg zum papierlosen Unternehmen zu meistern. Schon jetzt sehen wir ein enormes Effizienzpotenzial.“
 

Jens Hittmeyer, Leiter der Corporate Information bei KWS SAAT SE

 

Weitere Informationen über KWS SAAT SE und ihren Optimierungsprozess

A business owner using a laptop and mobile phone to review an invoice

Digitale Rechnungen mit Acrobat Sign schneller erstellen.

 

Adobe Acrobat Pro mit E-Sign erleichtert die Zahlungsaufforderung an Kunden und Partner. Mit einem Klick weißt du, wann dein Empfänger die Rechnung eingesehen und unterschrieben hat. Biete die Möglichkeit zur Online-Zahlung, integriere deine Rechnungen in deinen täglichen Workflow und verwalte verbindliche Unterschriften an einem Ort, um Transaktionen schneller abzuschließen. 

 

Dabei spielt es keine Rolle, ob du Freiberufler oder ein mittelständisches Unternehmen bist: Der Einsatz von digitalen Rechnungen und die Verwendung elektronischer Signaturen ist auf jede Betriebsgröße ausgelegt. Überzeuge dich und bringe dein Business voran.

 

Weitere Informationen zu Adobe Acrobat Pro mit E-Sign

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