Conceptos básicos de facturación: cómo enviar una factura.
Aprende los conceptos básicos de configuración y envío de facturas de tu empresa, así como sugerencias sobre cómo conseguir que el proceso sea más eficiente.
Configuración del sistema de facturación.
Para cobrar el pago de tus productos o servicios, primero deberás determinar el método de facturación preferido. Esto puede resultar tan sencillo como crear un documento a modo de plantilla que puedas modificar. También puedes utilizar software de contabilidad que te genere facturas profesionales.
Envío de facturas.
Una vez que hayas preparado la factura, lo siguiente que tendrás que decidir es cómo enviarla.
Puedes enviar una factura impresa por correo, por supuesto. Sin embargo, la facturación por correo electrónico es la forma más rápida de que te paguen, ya que tu cliente puede revisar inmediatamente la información y procesar el pago. El correo electrónico también es la forma más rápida de realizar el seguimiento si se produce un retraso en el procesamiento de los pagos.
Tanto si envías una factura mediante tu correo electrónico personal como profesional, deberás incluir una breve nota que haga referencia a la factura en el cuerpo del mensaje del correo electrónico y, a continuación, adjuntar la factura como un PDF independiente. Es posible que algunas empresas deseen imprimir una copia impresa de la factura o descargar el archivo para el mantenimiento de registros, por lo que deberías evitar pegar la factura directamente en el correo electrónico.
Si utilizas un software de contabilidad, la factura se puede enviar a través de la plataforma a la dirección de correo electrónico de tu cliente que figure en tu archivo. Por lo general, se generará automáticamente un correo electrónico que puedes modificar y la factura se compartirá como archivo adjunto.
Haz que el envío de facturas sea más eficiente.
Si estás facturando a menudo, existen algunas prácticas estándar que pueden ayudarte a acelerar el proceso. Piensa en crear lo siguiente:
- Documento de plantilla para las facturas
- Plantilla de correo electrónico sencilla para enviar facturas
- Plantilla de correo electrónico para el seguimiento de los importes pendientes de pago
Tanto si eres autónomo como propietario de una empresa, saber cómo facturar a alguien resulta un elemento esencial de tu negocio. Que no se detenga tu negocio y ayúdate de las firmas electrónicas para las facturas y otros documentos profesionales.
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