¿Qué es un número de factura o un ID de factura?
Obtén más información sobre qué son los números de factura, cuáles son las prácticas recomendadas para crear un sistema de numeración y por qué estos números son esenciales para mantener el ritmo del flujo de trabajo de tu empresa.
Una factura es un documento oficial mediante el que recibes un pago por tus bienes o servicios. El número de factura es solo uno de los muchos elementos que conforman una factura estándar.
¿Qué es un número de factura?
Un número de factura es, simplemente, un número de registro único asignado a cada factura que se emite. Puedes generar este número de forma automática si utilizas un software de facturación, o crearlo e introducirlo manualmente cuando emitas una factura.
Cómo numerar las facturas.
No existe ninguna normativa financiera en particular por la que te tengas que regir cuando creas un sistema de numeración para tus facturas, pero es aconsejable que se trate de un sistema claro y coherente que te funcione. Estas son algunas de las prácticas más habituales:
- Utiliza las siglas de la empresa como identificador. Por ejemplo, las letras “PPS” podrían utilizarse para Pigment Paint Studio, seguido del número de factura, es decir, PPS-0001. Esta sería la primera factura que se emite a Pigment Paint Studio.
- Asigna números a cada cliente o empresa. Por ejemplo, la primera factura del cliente que se ha designado como número 422 sería 422-0001.
- Utiliza la fecha de emisión de la factura, por ejemplo, el 1 de enero de 2021. De esta forma, el número de la factura sería 01012021-0001, 01012021-0002, y así sucesivamente para todas las facturas emitidas ese día.
Apuesta por el sistema que más se ajuste a tu empresa y recuerda mantener el orden de numeración de las facturas para evitar cualquier confusión. Empieza por la factura “0001” y continúa con la numeración desde ahí.
¿Por qué es importante para tu empresa numerar las facturas?
Numerar las facturas es beneficioso tanto para ti como para tus clientes. De hecho, es vital para mantener los registros de la empresa.
Como autónomo o propietario de una empresa, los números de factura son útiles tanto para las tareas de contabilidad como para el seguimiento de los pagos, especialmente si se emiten varias facturas al mes.
Los números de factura también les resultan útiles a los clientes, ya que pueden utilizarlos en sus propios sistemas de contabilidad interna para indicar a qué fin determinado se destinaron los fondos, según lo que aparece en cada factura.
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