¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS) y cuál es su significado?

Un sistema de gestión documental, también llamado DMS (Document Management System en inglés) es un sistema de software para administrar, organizar y archivar eficazmente documentos electrónicos de todo tipo.

La gestión eficiente de documentos (digitales), como correos electrónicos, facturas, contratos, presentaciones, gráficos o formularios, desempeña un papel cada vez más importante en el mundo laboral moderno. En este sentido, los sistemas de gestión documental (DMS) adquieren un valor fundamental, ya que permiten a empresas y autónomos digitalizar una gran variedad de documentos, catalogarlos automáticamente, almacenarlos de forma centralizada en una nube, editarlos independientemente de su ubicación y dispositivo y proteger mejor los datos sensibles.

En términos generales, los DMS ayudan a reducir costes, ahorrar tiempo y hacer más productivos los flujos de trabajo. En este artículo, te explicamos cómo puedes utilizar un DMS tú mismo y qué ventajas te aporta.

Tabla de contenidos:

Sistema de gestión documental (DMS): importancia.
Ventajas de la gestión documental electrónica.
Cómo encontrar el sistema de gestión documental apropiado.
Cómo ayuda un sistema de gestión documental a las pequeñas empresas.
DMS con reconocimiento de texto OCR.
Interacción del DMS con otros programas.
Implantación de un DMS en tu propia empresa.
Gestión documental con Adobe Acrobat.
Preguntas más frecuentes.

Sistema de gestión documental: importancia.

Los sistemas de gestión documental (DMS) son imprescindibles para administrar, organizar y archivar eficazmente documentos electrónicos de todo tipo. Si (todavía) no sabes qué significa realmente la gestión documental, por qué es cada vez más importante en el mundo digital laboral y cuántas aplicaciones tiene, echa primero un vistazo a nuestro artículo sobre gestión documental y ahí te explicamos todo lo que es importante.

En general, la gestión documental moderna significa administrar y archivar documentos electrónicos con la ayuda de bases de datos. Dicho brevemente, un sistema de gestión documental es el software que hace posible estos procesos. Es decir, en esencia, la tarea de un DMS es garantizar una gestión documental digital eficiente y para ello, la mayoría de los sistemas almacenan sus documentos en una nube. Pero los DMS permiten mucho más que archivar y almacenar, ya que la mayoría de los sistemas también ayudan a los usuarios/as a crear, editar, catalogar, proteger y recuperar documentos.

Los sistemas de gestión documental son un requisito básico para una gestión eficaz de archivos digitales.

Ventajas de la gestión documental electrónica.

Según estudios realizados, los empleados dedican una media de más de 11 horas a la semana a actividades de gestión documental. Esto supone mucho tiempo, sobre todo si se tiene en cuenta que seis de esas horas no se emplean de forma productiva. Un buen DMS puede remediarlo.

En principio, la gestión documental digital puede organizarse sin necesidad de un software especial. En la práctica, sin embargo, esto suele significar que el almacenamiento de documentos digitales se organiza a través de los lugares donde se guardan, como servidores de archivos. Así, cada archivo se nombra individualmente y se almacena en carpetas específicas en el servidor. Con este método, es fácil que los documentos desaparezcan en estructuras de directorios y carpetas confusas y que los participantes pierdan la vista general. Sobre todo, cuando se trata de grandes cantidades de archivos, es muy probable que los documentos individuales sean difíciles o imposibles de encontrar de nuevo en caso de que, por ejemplo, porque no se hayan nombrado correctamente, o que simplemente haya demasiadas subcarpetas.

Los programas modernos de gestión documental, como Adobe Document Cloud, son claramente la mejor alternativa, ya que ofrecen una gestión transparente de los archivos que son importantes para todas las partes implicadas y facilitan notablemente a los usuarios/as la vista general de los distintos documentos. Además, estos programas ayudan a optimizar los flujos de trabajo, por ejemplo, cuando varias personas trabajan en los documentos al mismo tiempo, independientemente del lugar y del dispositivo.

Encontrar archivos más rápidamente, proteger datos sensibles y optimizar flujos de trabajo: los sistemas de gestión documental ponen orden en la oficina.

Sinopsis de las funciones principales del DMS digital.

Para los usuarios/as individuales, pero sobre todo para las empresas, un DMS ofrece muchas ventajas en el trabajo diario. Con un buen DMS podrás, entre otras cosas:

Almacenar archivos de forma centralizada y segura en la nube.
Acceder a los documentos independientemente del momento y la ubicación.
Volver a encontrar rápidamente documentos.
Editar documentos conjuntamente.
Crear flujos de trabajo más eficientes.
Optimizar procesos de aprobación.
Proteger datos sensibles.
Trabajar sin papel, lo que además protege el medio ambiente.

Cómo encontrar el sistema de gestión documental apropiado.

Desde la tramitación de pedidos entrantes, pasando por la revisión de contratos, hasta la concepción de textos publicitarios para clientes diferentes: dependiendo del sector y de las tareas para las que se vayas a utilizar el sistema de gestión documental, el programa correspondiente deberá cumplir determinados requisitos.

A la hora de elegir un DMS, lo primero que deben preguntarse los posibles usuarios/as es para qué se utilizará exactamente el software, cuántas personas trabajarán con el programa y qué flujos de trabajo y procesos podrían optimizarse: Por ejemplo, ¿es necesario que varios empleados editen de forma regular textos juntos en diferentes lugares? ¿Hay que registrar automáticamente los archivos entrantes y asignarlos a personas concretas? ¿O los documentos deberán comprobarlos, aprobarlos y firmarlos digitalmente diferentes personas?

Todas estas preguntas ayudan a definir mejor las propias necesidades y a encontrar un programa adecuado en función de ellas.

Requisitos especiales para el DMS: obligación de conservación de documentos.

A la hora de seleccionar un sistema de gestión documental, no solo cuentan los procesos de trabajo concretos y los flujos de trabajo en sentido estricto, sino también las normativas legales. Una de ellas es la denominada obligación de conservación de determinados documentos comerciales. Aunque en este caso existen diferentes normas en función del sector empresarial, en Alemania se aplica, en principio, lo siguiente según la ley: los documentos de transacciones comerciales realizadas deben conservarse durante seis o diez años por motivos de derecho mercantil y fiscal, con el fin de poder acceder a ellos en caso necesario. Por lo tanto, si procesas este tipo de documentos como autónomo o empresa, tu DMS debería tener la función de conservación de documentos.

Estos son los documentos para los que existe obligación de conservación:

Cuentas y balances anuales
Cartas comerciales y correspondencia con socios/as empresariales
Documentos contables (facturas, recibos, extractos bancarios, avisos de liquidación de impuestos, etc.)
Libros de comercio e inventarios

Requisitos especiales para el DMS: protección de datos.

Sin embargo, el DMS no solo debe conservar ciertos documentos durante un periodo de tiempo determinado, sino que también debe poder eliminar los datos personales tras un determinado periodo de tiempo. El fundamento para ello es el artículo 17 del RGPD («Derecho al olvido»). Una vez transcurridos los seis o diez años mencionados, los datos correspondientes deben eliminarse del sistema, preferiblemente de forma automática.

Según el RGPD, cualquier persona que utilice datos personales también debe poder proporcionar información en cualquier momento sobre la finalidad para la que se recogieron los datos y sobre qué tratan en concreto. Por lo tanto, el DMS tendrá que proporcionar a los usuarios/as la información pertinente cuando la necesiten.

También es muy habitual que las normativas de cumplimiento de las empresas exijan que los datos sensibles y confidenciales estén protegidos contra un acceso no autorizado por parte de terceros durante los procesos de trabajo, en cuyo caso, el DMS deberá disponer de las funciones adecuadas. Acrobat te ofrece la posibilidad de eliminar ciertos pasajes de texto en los archivos PDF o de cifrar documentos enteros en apenas unos clics.

Para cumplir con los requisitos de la protección de datos, algunos documentos deben estar protegidos contra el acceso de terceros –mediante contraseñas, por ejemplo

Cómo ayuda un sistema de gestión documental a las pequeñas empresas

En el entorno profesional moderno, tratar con documentos digitales puede suponer un gran esfuerzo y estrés, especialmente para los autónomos y las pequeñas empresas que deben cumplir los plazos, responder a los correos electrónicos, presentar las facturas, coordinar los textos, archivar correctamente los expedientes, firmar los formularios y revisar los contratos. Pues para todos estos procesos, un DMS puede ser de gran ayuda, porque los programas como Acrobat permiten realizar determinadas tareas de forma más rápida, sencilla y eficaz. Hoy en día, los DMS pueden incluso realizar algunas actividades de forma totalmente automática.

Trabajar de forma más eficiente con el software de DMS.

Seguro que te estás preguntando cómo puede ayudarte para tus tareas en concreto un software así. En el siguiente resumen, te enumeramos los puntos más importantes sobre cómo puede ayudarte un DMS en tu trabajo diario::

Indexación automática: una de las funciones estándar de un DMS es la captura e indexación automática de documentos. Esto significa que los documentos entrantes, como facturas o pedidos, ya no tendrán que examinarse ni y leerse manualmente, porque el propio programa reconoce qué tipo de documento es, lo archiva automáticamente en las carpetas adecuadas e incluso, si fuera necesario, lo asigna a los miembros del equipo responsables para su tratamiento.
Función de búsqueda: para que no tengas que rebuscar tediosamente en estructuras de carpetas opacas o incluso buscar documentos en archivadores, los DMS te proporcionan inmediatamente los archivos que necesitas a través de la función de búsqueda. Un DMS permite filtrar en función de varios parámetros por nombres de archivos, contenido de documentos y metadatos, como la fecha de la subida.
Trabajo conjunto: dado que la mayoría de los DMS están basados en la nube, varias personas pueden trabajar en el mismo documento de forma simultánea e independientemente del dispositivo y lugar. Los cambios se actualizan de inmediato para que todos los participantes estén siempre al mismo nivel y no trabajen accidentalmente en versiones diferentes de un mismo texto.
Versiones secuenciales: si aun así quieres volver a un estado de edición anterior de un documento, tampoco hay problema. En la mayoría de los DMS, las versiones anteriores de archivos pueden visualizarse y restaurarse en apenas unos clics. De este modo, los cambios se registran y almacenan en el sistema para una segura revisión y así cualquiera podrá rastrearlos en todo momento.
Protección de datos: con un DMS es fácil controlar quién tiene acceso a los documentos y quién no. Protege tus archivos mediante contraseñas o funciones de cifrado, por ejemplo.

DMS con reconocimiento de texto OCR.

Ahora, algunos sistemas de gestión documental, como Adobe Document Cloud, también disponen ya de funciones especiales de reconocimiento de texto OCR. OCR es la abreviatura de «Optical Character Recognition», que puede traducirse como reconocimiento óptico de caracteres. Esta función resulta especialmente importante cuando deben digitalizarse documentos en papel y transferirse al DMS para su edición (de textos, fuentes y gráficos). Además, un DMS con software OCR también es útil a la hora de capturar y procesar automáticamente la información de correos electrónicos, formularios web u otros documentos digitales.

El software de reconocimiento de texto permite procesar documentos escaneados.

Interacción del DMS con otros programas.

Para que los sistemas de gestión documental funcionen en el trabajo diario y ofrezcan un valor añadido a usuarios/as individuales, deben poder integrar otras aplicaciones informáticas, como es el caso del programa de correo electrónico. Si, por ejemplo, el DMS puede capturar automáticamente los correos electrónicos y archivarlos de forma adecuada y transparente para todos en su propio sistema, esto mejorará considerablemente la consulta y la transferencia de conocimientos entre usuarios/as. De este modo, los correos electrónicos ya no permanecen en los buzones de cada persona y la información importante queda inmediatamente disponible para todos los participantes.

Implantación de un DMS en tu propia empresa.

Como ocurre con la implantación de cualquier sistema nuevo, hay que tener en cuenta un par de cosas al adoptar un DMS. Los pasos siguientes te ayudarán a evitar errores:

Programar el tiempo y establecer las responsabilidades.

El cambio a un sistema nuevo siempre conlleva esfuerzos, sobre todo al principio y, en particular, si todavía no tienes un sistema de gestión documental digital, deberás planificar el tiempo para configurar el DMS y posiblemente también para formar a los miembros del equipo. Una vez configurado, también necesitarás a alguien que supervise continuamente el sistema para asegurarte de que funcione como es debido y de que todos los usuarios/as lo utilizan correctamente. Además, debes planificar la formación periódica, especialmente cuando se introducen por primera vez nuevas aplicaciones en la empresa, para asegurarte de que el DMS se utiliza en todo su potencial. Lo mejor es determinar la persona o personas responsables lo antes posible.

Evaluar la situación.

Una vez aclarada la cuestión de las responsabilidades, hay que hacer una evaluación de la situación, qué tipo de programas ya se están utilizando y con qué finalidad, qué problemas presentan y dónde hay potencial de mejora. Las siguientes preguntas te ayudarán en este paso:

¿Cómo se reciben, procesan, comprueban y archivan actualmente los documentos?
¿Existen diferencias en la forma en que los distintos departamentos o equipos trabajan con los documentos? ¿Qué funciones debe tener el DMS para que sea adecuado para todos?
¿Es posible automatizar algunos pasos del trabajo, como la captura y el escaneo de documentos?

Identificar los tipos de documentos.

El siguiente paso es averiguar qué tipos de documentos se procesan en cada departamento. Lo mejor es que también hagas aquí una pequeña evaluación. He aquí un ejemplo de posibles documentos:

Facturas
Contratos
Recibos
Cálculos
Ofertas
Formularios

Consejo: una lista de control te servirá de ayuda para identificar los tipos de documentos que tú o tu empresa manejáis a diario. Esto te permitirá encontrar rápidamente los documentos que tienen que estar disponibles de inmediato y con qué debe ser compatible el nuevo sistema.

Seleccionar el software adecuado.

Puedes empezar a seleccionar un DMS adecuado basándote en evaluaciones y consideraciones. ¿Necesitas más ayuda para implantar el software correcto y deseas informarte sobre las posibilidades de la digitalización en el ámbito de la gestión documental? Entonces, nuestro artículo «Transformación digital con un software de gestión documental» puede resultarte interesante.

Gestión documental con Adobe Document Cloud.

Adobe Document Cloud te ofrece una gran cantidad de ventajas en tu trabajo diario con documentos digitales, desde el reconocimiento automático de textos y la edición colaborativa de documentos hasta la agilización de procesos de aprobación y la protección de datos sensible. Tanto si eres autónomo, como si trabajas para una gran empresa o todavía eres estudiante, con sus múltiples y variadas funciones, Acrobat está dirigido a todos los que trabajan con documentos de texto, imágenes o gráficos

Acrobat permite que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo documento de manera muy sencilla, independientemente del dispositivo que usen.

Aquí hemos recopilado las funciones más importantes para ti..

Reconocimiento de texto: incluso en un mundo cada vez más digitalizado, todavía hay muchos documentos en papel, desde facturas hasta cartas oficiales. El reconocimiento de textos OCR de Acrobat permite convertir en un santiamén documentos escaneados en archivos PDF editables. Se acabó eso de tener que teclearlos.
Conversión: Word, Excel, PPT, JPEG o HTML. Acrobat te permite convertir prácticamente cualquier formato de archivo habitual en archivos PDF en un par de clics. Y viceversa: puedes volver a convertir documentos PDF en archivos Word o Excel, por ejemplo.
Edición: con Acrobat podrás editar documentos PDF de forma individualizada según tus expectativas. Por ejemplo, podrás cambiar el texto y las imágenes, añadir comentarios, eliminar y extraer páginas individuales o ajustar el área visible de las páginas recortándolas.
Colaboración: las herramientas PDF de Acrobat permiten que varias personas comenten los documentos al mismo tiempo, formateen el texto, se asignen tareas entre sí y resalten, subrayen o tachen determinadas partes del mismo. Esto permite realizar anotaciones y ajustes de forma cómoda y centralizada en un archivo. Se acabaron los tiempos en los que circulaban varias versiones de algunos documentos o el archivo de texto en el escritorio de un colega parecía tener vida propia. Por eso, el punto siguiente también es particularmente importante.
Versiones secuenciales: cuantas más personas trabajen en un documento, más importante es que todos los participantes puedan ver siempre el estado actual de la edición. Acrobat actualiza de inmediato cualquier ajuste/cambio realizado. Y no solo eso, el programa también te muestra exactamente quién, cuándo y qué cambios se hicieron en un documento. Y en caso necesario también podrás recuperar versiones anteriores.
Integración: Acrobat es compatible con una serie de aplicaciones de Microsoft: crea, edita y lee archivos PDF directamente en Word, PowerPoint, Excel, SharePoint o OneDrive, por ejemplo.
Seguridad: la seguridad de los datos y la información cada vez es más importante en el mundo profesional actual. Con Acrobat, no solo puedes proteger tus documentos con contraseñas, también conceder acceso de forma individual, eliminar pasajes de texto o encriptar archivos.
Firmas: el proceso de firma también está optimizado en Acrobat. Adobe Acrobat Sign te permite firmar documentos digitales tú mismo u obtener firmas electrónicas de otras personas. Todo ello fácilmente desde tu teléfono inteligente o tableta.

Con un DMS como Acrobat, es fácil convertir un documento a otro formato

Si deseas saber más sobre cómo gestionar mejor todo el proceso de trabajo en tu empresa o como autónomo/a, te recomendamos nuestros artículos sobre «Gestión de flujos de trabajo» y «Gestión de procesos»

Preguntas frecuentes sobre formatos de documentos.

¿Qué se entiende por sistema de gestión documental?

Los sistemas de gestión documental (DMS) permiten recoger, gestionar y archivar mediante software, es decir, de forma digital, documentos electrónicos como facturas, contratos o expedientes. Por regla general, los datos de un DMS se almacenan de forma centralizada en una nube, lo que garantiza un acceso más eficiente y una mayor seguridad.

¿Cuáles son las tareas de un sistema de gestión documental?

Las tareas de un DMS varían dependiendo del sector y del campo de aplicación. Mientras que, en el caso de la contabilidad, por ejemplo, es importante la introducción automática de texto en las facturas recibidas, en las redacciones en línea prima la edición simultánea de documentos. Sin embargo, las funciones básicas incluyen el archivo central de documentos digitales, su indexación y catalogación, así como la protección de datos sensibles mediante derechos de acceso individuales y personalizables.

¿Qué debe ser capaz de hacer un buen DMS?

Además de las funciones básicas, como el almacenamiento central y seguro de los documentos en la nube, un buen DMS también debe permitir un acceso eficiente a los archivos individuales. En concreto, esto significa que los usuarios/as deben poder encontrar y editar los documentos que necesitan de forma rápida y sencilla en el sistema. También es importante que haya una colaboración bien estructurada en los documentos gracias a funciones como las versiones secuenciales y los comentarios, por ejemplo.

¿Dónde se utilizan los DMS?

Básicamente, un DMS tiene sentido donde los documentos digitales se utilicen con regularidad: desde el departamento de RRHH de una gran empresa que revisa los documentos de solicitud y gestiona los datos personales de la plantilla, hasta el diseñador autónomo que tiene que coordinar con frecuencia los diseños de carteles con sus clientes. Otros ámbitos de aplicación son: contabilidad, comunicación de oficina, economía y finanzas, marketing y ventas, así como en el sector de ciencias.