Cos’è il formato PDF/A e come aprire, modificare e convertire questi tipi di file

Cos’è un file PDF/A?

Il PDF/A è il formato standard adottato in tutto il mondo per archiviare i documenti elettronici e permette di visualizzare i documenti nel loro aspetto originale su diversi software. Ma qual è la principale differenza tra un PDF standard e un PDF/A? Il formato PDF/A deve includere elementi che lo rendano adatto all’archiviazione a lungo termine. Il PDF/A è anche “autosufficiente”, nel senso che racchiude in sé tutte le informazioni relative a contenuto, font e colori. Ciò significa che potrai sempre visualizzare e riprodurre il documento esattamente come era stato creato in origine, a prescindere dal dispositivo in uso.

Che cosa significa PDF/A?

PDF sta per Portable Document Format, ossia formato di documento trasferibile, ed è uno standard affidabile per la visualizzazione e lo scambio di documenti su qualunque piattaforma. L’estensione “A” sta per “archivio”: il PDF/A infatti assicura che il contenuto del file sia conservato nella forma originale per il futuro. In poche parole, un file PDF/A è un tipo di PDF ottimizzato per l’archiviazione a lungo termine e la conservazione dell’aspetto visivo dei documenti digitali.

Un po’ di storia del formato PDF/A

Il formato PDF/A è stato reso pubblico nell’ottobre 2005 dall’International Standards Organisation (ISO) come nuovo formato di riferimento per archiviare i documenti elettronici.

Ma già nel 2002 alcune associazioni internazionali avevano espresso l’esigenza di individuare un formato standardizzato per l’archiviazione dei documenti digitali in modo sicuro e stabile nel tempo. Perciò, dopo tre anni di collaborazione tra aziende e organizzazioni internazionali, è nato il formato PDF/A.

Da allora, questo formato è stato rapidamente accettato a livello internazionale come standard per l’archiviazione digitale a lungo termine.

A cosa servono i file PDF/A?

I file PDF/A si utilizzano come i PDF standard, ma sono particolarmente utili per documenti che devono essere archiviati in modo da rimanere stabili nel tempo. Ecco alcuni tra i principali utilizzi del PDF/A.

Tutti i vantaggi del formato PDF/A per archiviare i documenti digitali

Il formato PDF/A presenta anche numerosi vantaggi; li abbiamo raccolti qui perché potrebbero esserti utili per il tuo prossimo progetto.

• Integrazione a livello internazionale. Si possono archiviare informazioni in qualunque alfabeto, come arabo, giapponese o cirillico, perché il formato PDF/A assicura che i testi siano visualizzabili correttamente su qualunque dispositivo.
• Conservazione a lungo termine. Poiché lo scopo dei file PDF/A è la conservazione digitale a lungo termine, parliamo di un formato utile per biblioteche, banche e altri archivi.
• Possibilità di riutilizzo. Questo specifico formato di file PDF ti permette di riutilizzarne facilmente il contenuto, è anche relativamente semplice da convertire in Word, HTML o EPUB.

Come aprire, convertire e verificare un file PDF/A passo dopo passo

Se stai cercando le istruzioni per aprire, convertire e verificare un file PDF sul tuo computer o in un’applicazione, leggi con attenzione questo paragrafo.

Per aprire un file PDF/A fai doppio clic sull’icona del file. In ambiente Mac potrebbe essere necessario andare su File e selezionare Apri per scegliere l’opzione Acrobat.

Invece, se vuoi convertire un file PDF in formato PDF/A devi prima eliminare ogni caratteristica del documento che non è compatibile con questo formato, come gli elementi audio o video.

Per verificare il tuo file prima di convertirlo, procedi in questo modo:

1. Apri il file con Adobe Acrobat Reader.
2. Vai su File > Proprietà.
3. Controlla la sezione "Descrizione" per vedere se ci sono informazioni relative al formato PDF/A.

Come creare e modificare un file PDF/A

Creare un file PDF/A è facile, ti basta un programma di elaborazione testi, come Microsoft Word o Google Docs. Cerca nel menu la voce Stampa o Salva e seleziona l’opzione PDF/A. Ricordati anche di cambiare le impostazioni del PDF in PDF/A.

Invece, se vuoi modificare un PDF/A con Adobe Acrobat, segui questi passaggi:

1. Apri il file PDF/A.
2. Vai al pannello laterale e seleziona Modifica un PDF.
3. Utilizza gli strumenti di modifica per sistemare il contenuto: puoi aggiungere o cambiare il testo usando le voci dell’elenco Aggiungi contenuto oppure spostare e ridimensionare le immagini utilizzando le voci dell’elenco Modifica pagina.
4. Rinomina e Salva il file.

Versioni del formato PDF/A

Come potrai facilmente immaginare, il formato PDF è molto diffuso a livello internazionale, ed è utilizzato ogni giorno da milioni di utenti per salvare e conservare i documenti più importanti. Di fatto, però, esistono diversi tipi di PDF e per avere una panoramica completa ti consigliamo di leggere questo interessante articolo che parla di tutti i tipi di file PDF e dei loro utilizzi.

Intanto, continuiamo a scoprire le diverse versioni del formato PDF/A (standard ISO 19005). Nella seguente tabella troverai i sottotipi del formato PDF/A con alcune interessanti indicazioni relative alle caratteristiche e ai vantaggi specifici.

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