Il formato PDF/A è stato progettato per l’archiviazione a lungo termine dei file PDF. In questa guida scoprirai cosa è esattamente un file PDF/A e come crearne uno, oltre ai numerosi vantaggi di questo formato.
Il PDF/A è il formato standard adottato in tutto il mondo per archiviare i documenti elettronici e permette di visualizzare i documenti nel loro aspetto originale su diversi software. Ma qual è la principale differenza tra un PDF standard e un PDF/A? Il formato PDF/A deve includere elementi che lo rendano adatto all’archiviazione a lungo termine. Il PDF/A è anche “autosufficiente”, nel senso che racchiude in sé tutte le informazioni relative a contenuto, font e colori. Ciò significa che potrai sempre visualizzare e riprodurre il documento esattamente come era stato creato in origine, a prescindere dal dispositivo in uso.
PDF sta per Portable Document Format, ossia formato di documento trasferibile, ed è uno standard affidabile per la visualizzazione e lo scambio di documenti su qualunque piattaforma. L’estensione “A” sta per “archivio”: il PDF/A infatti assicura che il contenuto del file sia conservato nella forma originale per il futuro. In poche parole, un file PDF/A è un tipo di PDF ottimizzato per l’archiviazione a lungo termine e la conservazione dell’aspetto visivo dei documenti digitali.
Il formato PDF/A è stato reso pubblico nell’ottobre 2005 dall’International Standards Organisation (ISO) come nuovo formato di riferimento per archiviare i documenti elettronici.
Ma già nel 2002 alcune associazioni internazionali avevano espresso l’esigenza di individuare un formato standardizzato per l’archiviazione dei documenti digitali in modo sicuro e stabile nel tempo. Perciò, dopo tre anni di collaborazione tra aziende e organizzazioni internazionali, è nato il formato PDF/A.
Da allora, questo formato è stato rapidamente accettato a livello internazionale come standard per l’archiviazione digitale a lungo termine.
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I file PDF/A si utilizzano come i PDF standard, ma sono particolarmente utili per documenti che devono essere archiviati in modo da rimanere stabili nel tempo. Ecco alcuni tra i principali utilizzi del PDF/A.
Il formato PDF/A garantisce che la formattazione originale del documento rimanga la stessa nel tempo e che l’accesso al file sia semplice e uniforme, indipendentemente dal dispositivo utilizzato.
Il PDF/A è il formato migliore per registri e documenti firmati digitalmente perché consente di apporre la firma elettronica.
Il formato PDF/A è particolarmente utile per le università che devono archiviare tesi, per gli studi legali che conservano i contratti dei clienti, e per gli enti pubblici che devono digitalizzare i documenti ufficiali.
Il formato PDF/A presenta anche numerosi vantaggi; li abbiamo raccolti qui perché potrebbero esserti utili per il tuo prossimo progetto.
Se stai cercando le istruzioni per aprire, convertire e verificare un file PDF sul tuo computer o in un’applicazione, leggi con attenzione questo paragrafo.
Per aprire un file PDF/A fai doppio clic sull’icona del file. In ambiente Mac potrebbe essere necessario andare su File e selezionare Apri per scegliere l’opzione Acrobat.
Invece, se vuoi convertire un file PDF in formato PDF/A devi prima eliminare ogni caratteristica del documento che non è compatibile con questo formato, come gli elementi audio o video.
Per verificare il tuo file prima di convertirlo, procedi in questo modo:
Creare un file PDF/A è facile, ti basta un programma di elaborazione testi, come Microsoft Word o Google Docs. Cerca nel menu la voce Stampa o Salva e seleziona l’opzione PDF/A. Ricordati anche di cambiare le impostazioni del PDF in PDF/A.
Invece, se vuoi modificare un PDF/A con Adobe Acrobat, segui questi passaggi:
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Come potrai facilmente immaginare, il formato PDF è molto diffuso a livello internazionale, ed è utilizzato ogni giorno da milioni di utenti per salvare e conservare i documenti più importanti. Di fatto, però, esistono diversi tipi di PDF e per avere una panoramica completa ti consigliamo di leggere questo interessante articolo che parla di tutti i tipi di file PDF e dei loro utilizzi.
Intanto, continuiamo a scoprire le diverse versioni del formato PDF/A (standard ISO 19005). Nella seguente tabella troverai i sottotipi del formato PDF/A con alcune interessanti indicazioni relative alle caratteristiche e ai vantaggi specifici.
Supporto per software di tecnologia assistiva.
Mantenimento dell'aspetto visivo del file nel tempo.
Supporto JPEG2000 (utile per le scansioni). Requisiti specifici per metadati XMP personalizzati.
Migliore gestione dei documenti scannerizzati e metadati avanzati.
Consente di incorporare file aggiuntivi (allegati) come XML, CSV, o formati per elaboratori di testo.
Supporta l'integrazione di dati esterni e allegati nel file di archiviazione.
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Se vuoi convertire un PDF in PDF/A segui questi passaggi.
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