Impara a conoscere i file PDF

Cos’è un file PDF?

Il PDF è una sorta di “contenitore universale” molto versatile, capace di integrare al suo interno non solo testo, ma anche immagini, grafica vettoriale ed elementi interattivi come campi modulo e firme digitali. La sua funzione primaria è garantire che la formattazione originale del documento sia sempre mantenuta in modo inalterato, un aspetto cruciale per molti casi d’uso. Indipendentemente dal fatto che il destinatario utilizzi un PC Windows, un Mac, uno smartphone o un sistema operativo diverso, il PDF assicura che il layout, i caratteri e la struttura rimangano inalterati.

Perché il PDF è così diffuso?

Proprio grazie a questa caratteristica di integrità visiva, il PDF si è affermato come il formato ideale e standardizzato per una vasta gamma di applicazioni professionali, tra cui i contratti legali che richiedono precisione, i manuali tecnici e didattici, relazioni aziendali formali e, in particolare, moduli compilabili utilizzati da enti pubblici e privati.

I file PDF sono tutti uguali?

In realtà no, esistono vari tipi di file PDF e, nel prossimo paragrafo, daremo un’occhiata alle diverse tipologie per capire dove può capitare di incontrarli.

Quali sono i tipi di file PDF?

Partiamo da una domanda: perché esistono diversi tipi di PDF? La risposta è semplice, infatti ogni tipo di file PDF è progettato per un’esigenza specifica: dall’archiviazione a lungo termine alla stampa professionale o alla firma digitale. Oltre al formato PDF più diffuso, che viene considerato il tipo “standard” e si usa generalmente per condividere e visualizzare file online, vediamo in questa tabella quali sono gli altri formati.

Storia del formato PDF

Come abbiamo ricordato all’inizio di questa guida, il formato PDF è nato nel 1993, ideato da Adobe, con l'obiettivo ambizioso di risolvere uno dei principali problemi di quell’epoca digitale: garantire che un documento condiviso, ricco di testi, immagini e layout complessi, mantenesse il suo aspetto originale immutato su qualsiasi dispositivo, anche quelli che dovevano essere ancora inventati.

Questo successo è culminato nel 2008, quando il PDF è stato trasformato in uno standard ISO aperto; non più legato esclusivamente ad Adobe, è diventato un protocollo universale e neutrale. Questo riconoscimento internazionale ha conferito al formato un'enorme spinta in termini di affidabilità, durata e accessibilità globale, e lo ha reso lo standard universalmente riconosciuto per lo scambio e l'archiviazione di documenti ufficiali in tutto il mondo.

A cosa servono i file PDF?

I file PDF possono essere utilizzati per condividere, proteggere e firmare documenti digitali in modo sicuro. Con Adobe Acrobat puoi creare un PDF, aggiungere una firma elettronica e limitare l’accesso al file impostando una password. È anche possibile condividere il file online o collaborare in tempo reale con altri utenti. Scopriamo insieme come sfruttare al meglio le funzionalità dei file PDF.

Come firmare un PDF digitalmente

Per aggiungere una firma elettronica, apri il documento in Adobe Acrobat, seleziona Strumenti > Compila e firma e scegli “Aggiungi firma”.

Puoi disegnare la tua firma o caricare un’immagine, quindi posizionarla nel punto desiderato prima di salvare il file.

Come proteggere un file PDF con password

Se vuoi impedire modifiche o visualizzazioni non autorizzate, puoi usare la funzionalità di protezione di un file PDF. Procedi così: apri il tuo file in Adobe Acrobat, vai su Strumenti > Proteggi > Crittografa con password, scegli il livello di restrizione e imposta una password sicura. In questo modo solo gli utenti autorizzati potranno accedere ai contenuti.

Come condividere un PDF online

In Adobe Acrobat Online puoi condividere un documento senza allegati email: clicca su Condividi > Invia per revisione per generare un link sicuro. I destinatari potranno commentare o approvare il file in tempo reale.

Come unire più file in un unico PDF

Apri Acrobat Online, seleziona Unisci file PDF, carica i documenti e riordina le pagine. Quindi, premi “Unisci” e scarica il nuovo PDF combinato.

Vantaggi del formato PDF

I file PDF offrono diversi vantaggi:

• Compatibilità universale: se invii un PDF standard, hai la certezza che il destinatario potrà aprirlo e visualizzarlo facilmente, su qualsiasi dispositivo, senza che l'aspetto del documento cambi.

• Accessibilità: scegliendo il formato PDF/UA, ti assicuri che anche le persone con disabilità (ad esempio le persone ipovedenti) possano leggere e interagire con il tuo documento usando le tecnologie assistive.

  Usi specialistici: puoi scegliere il tipo di PDF giusto per il tuo lavoro: usa il PDF/A se devi archiviare per anni, il PDF/E se lavori nell'ingegneria, e il PDF/X per stampe professionali di alta qualità.

• Risparmio di spazio: I PDF sono compressi, quindi occupano meno spazio sul tuo disco rigido e non appesantiscono la tua casella di posta. Con Adobe Acrobat online puoi anche comprimere ulteriormente i tuoi PDF.

• Condivisione e collaborazione: poiché i file sono leggeri, puoi condividerli facilmente via email o caricarli sulle piattaforme online per collaborare senza attese.

• Creazione semplificata: con strumenti come Adobe Acrobat online puoi creare un PDF in modo semplice, trasformando in pochi minuti i tuoi documenti, ad esempio da Excel in PDF.

Scopri di più su diversi tipi di file e sui loro utilizzi grazie alle guide di Adobe.