Informazioni aggiuntive sulla privacy per i servizi di firma elettronica di Adobe
Ultimo aggiornamento: 8 marzo 2022
Quali informazioni dell’Utente vengono raccolte dai servizi di firma elettronica di Adobe in aggiunta a quanto descritto nell’Informativa sulla privacy di Adobe? Come vengono utilizzate le informazioni in aggiunta a quanto descritto nell’Informativa sulla privacy di Adobe?
Quando si utilizzano i servizi di firma elettronica, il “mittente” invia un documento al “firmatario”. Al firmatario potrebbe essere richiesto di fornire informazioni personali su di sé al fine di completare i campi del modulo e firmare elettronicamente il documento. Adobe raccoglie alcune di queste informazioni per conto del mittente del documento e altre informazioni allo scopo di fornire il servizio di firma elettronica.
Informazioni raccolte per conto del mittente: laddove Adobe raccoglie e utilizza informazioni per conto del mittente del documento (o dell'organizzazione a cui appartiene il mittente), il mittente è il responsabile del trattamento di tali informazioni. Ciò può includere, senza limitazione, informazioni incorporate in un documento, raccolte tramite campi di un modulo o altre informazioni relative all'accesso e all'utilizzo del servizio di firma elettronica da parte del firmatario, come la data e l'ora di un evento o di una transazione di firma, l'indirizzo IP e altre informazioni sul browser o sul dispositivo utilizzato per inviare, firmare, delegare, approvare o intraprendere altre azioni riguardanti il documento. Ad esempio, l'indirizzo IP è registrato in quanto parte del “registro attività” e/o della “traccia di controllo” collegata al documento firmato elettronicamente. Il registro attività e la traccia di controllo sono resi generalmente disponibili ai mittenti, ai firmatari e ad altri “partecipanti” a un flusso di lavoro su un documento e sono conservati in conformità all'accordo tra Adobe e il mittente.
Inoltre, un “mittente” può scegliere di utilizzare metodi di autenticazione aggiuntivi per applicare uno standard più rigoroso per la verifica dell'identità di un “firmatario”. Ad esempio, un mittente può chiedere a un firmatario di scattare una foto a scopo di verifica dell'identità e di caricare documenti (come un documento di riconoscimento rilasciato dalla pubblica amministrazione) che aiutino il mittente (non Adobe) a verificare l'identità del firmatario. Per semplificare la richiesta di verifica del mittente, al firmatario potrebbe essere chiesto di fornire un numero di cellulare per ricevere istruzioni sul proprio dispositivo mobile.
Per la funzione di verifica della foto, il fornitore di terze parti di Adobe può ricavare informazioni biometriche dalla foto (come il riconoscimento facciale) per eseguire la verifica dell'identità. Adobe e il mittente ricevono una conferma della verifica dal fornitore terzo (ad esempio, verificato o non verificato). Nessuna informazione biometrica viene condivisa con Adobe o il mittente. Inoltre, il fornitore di terze parti elimina le informazioni biometriche create dal fornitore entro 180 giorni dalla raccolta.
Per la funzione di caricamento del documento, il mittente riceverà e archivierà copie delle immagini o dei documenti (come un documento di riconoscimento emesso dalla pubblica amministrazione) forniti dal firmatario, che potranno essere conservate nella traccia di controllo insieme alla copia del documento firmato elettronicamente. Qualora il mittente dovesse richiedere la verifica dell’identità del firmatario tramite altri processi di verifica dell’identità (domande di sicurezza o codice di verifica via SMS), ulteriori informazioni verrebbero raccolte dal firmatario. Nell’ambito di questa procedura, informazioni quali i dati identificativi del firmatario e le risposte alle domande di sicurezza potrebbero essere trasmesse attraverso il servizio di firma elettronica di Adobe. Tali informazioni sono utilizzate esclusivamente per verificare l'identità del firmatario per conto del mittente. I documenti e le immagini caricati durante il processo di autenticazione/verifica dell'identità verranno conservati fino a quando il mittente conserverà il documento mediante il servizio di firma elettronica Adobe.
Per impostazione predefinita, i servizi di firma elettronica di Adobe inviano una copia del documento firmato elettronicamente sia al mittente sia al firmatario. Inoltre è il mittente a stabilire la durata del periodo di archiviazione dei documenti da parte di Adobe e il termine entro il quale il firmatario può accedervi o scaricarli. Il mittente è responsabile della configurazione delle opzioni di sicurezza, disponibili nell’ambito del servizio, per proteggere i documenti e il loro scambio tra il mittente e il firmatario.
Informazioni raccolte da Adobe per fornire i servizi: Adobe raccoglie informazioni su come mittenti e firmatari utilizzano le funzioni e le caratteristiche dei servizi di firma elettronica e su come vi accedono. Adobe raccoglie e utilizza queste informazioni per gestire, migliorare e personalizzare i servizi di firma elettronica.
Con quali modalità i servizi di firma elettronica di Adobe consentono all’utente di condividere i dati oltre a quanto descritto nell’informativa sulla privacy di Adobe?
I servizi di firma elettronica di Adobe possono integrarsi con diversi altri siti web, compresi siti web di social network, quali LinkedIn e Facebook. Queste funzionalità consentono ai mittenti e ai firmatari di accedere al servizio dagli altri siti web utilizzando i propri account. I mittenti possono scegliere inoltre di collegare i propri account Adobe a un altro servizio di documenti online o di automazione delle vendite eventualmente utilizzato, come Salesforce.com o un fornitore di storage dei dati di terze parti. In questi casi, tenere presente che alcuni dati personali del mittente e del firmatario, nonché i documenti eventualmente firmati o di identità, forniti dal firmatario, possono essere memorizzati in questi altri servizi (e nei server di Adobe). L'Informativa sulla privacy di Adobe non si applica alle informazioni o ai documenti elaborati o archiviati su sistemi che non appartengono ad Adobe.