記者に選ばれるプレスリリースの書き方のコツやオススメのフォーマット

記者に選ばれるプレスリリースの書き方のコツやオススメのフォーマット

記者に選ばれるプレスリリースの書き方のコツやオススメのフォーマット

記者に選ばれるプレスリリースの書き方のコツやオススメのフォーマット

プレスリリースを出す主な目的は、自社の新製品やサービスを世間に認知してもらうことです。

そのためには、メディアから取材を受け、プレスリリースの内容を記事にしてもらうことが重要です。

 

しかし、毎日膨大な数のプレスリリースが公開されているなか、忙しいメディア関係者に自社のプレスリリースを読んでもらうのはカンタンなことではありません。

したがって、プレスリリースを配信する際は、記者や編集者の興味や関心を集める内容にする必要があります。

この記事では、記者や編集者、さらには読者にも関心をもってもらえるプレスリリースの書き方のポイントを解説します。

 

プレスリリースとは

 

プレスリリースとは「企業や組織が公に向けて発信する文書」を指します。

発信する対象には、テレビ局や新聞社といった報道機関や、Webメディアがあります。

また、発信する内容には、以下のようなものがあります。

 

・新商品やサービスのリリース情報

・イベントやセミナーの告知

・イベントレポート

・企業の業績や成果の報告

・研究結果や調査結果の報告

・企業の戦略方針の発表

・新任役員の発表

・受賞・表彰の報告

・顧客事例の紹介

 

 

プレスリリースを出すメリット

プレスリリースを出すメリットは、主に以下の2つがあります。

 

1.認知拡大

メディアに取り上げてもらうことで、自社や商品・サービスの認知を広げられます。

また、定期的にプレスリリースを出すことで、顧客や業界関係者からの認知が高まり、想起されやすい存在になれます。

想起とは「●●といえば●●」というように、あるキーワードが言及されたときに特定のブランドや商品を連想することを指します。

例えば「スマートフォンといえばApple」「プレゼンテーションソフトといえばPowerPoint」といったように、特定のカテゴリで思い出してもらえる存在になれます。

 

2.権威性や信頼性の向上

プレスリリースの配信を通じて、自社の分析データや調査結果を発信し続ければ、専門性が高い企業だと認知してもらえるため、業界内での権威性を高められます。

さらには、企業の内部情報を開示し透明性を示すことで、ステークホルダーや顧客からの信頼獲得にもつながります。

 

上記のメリットを最大限に活かすためには、単にプレスリリースを出すだけでなく、記者に取り上げてもらい、第三者の視点で記事にしてもらう必要があります。

 

ただし記者の元には毎日大量のプレスリリースが届くため、「記者に見付けてもらう工夫」と「記事にしてもらう工夫」の2つを意識しなければなりません。

 

記者に見つけてもらうためには、思わず目に留まるようなタイトルやアイキャッチ画像を用いることが重要です。

また、記事にしてもらうためには、記者にとって記事にするメリットがある内容かどうかを意識するほか、短時間で内容を理解してもらえるよう、要点を簡潔にまとめることも大切です。

 

ここからは、記者に読まれる書き方のコツとともに、プレスリリースの基本構成を解説していきます。

 

 

 

 

プレスリリースの基本構成

プレスリリースは、大きく以下の4つの要素で構成されます。

1. タイトル

2. リード文

3. 本文

4. 連絡先

 

プレスリリースを構成する4つの主な要素

 

 

1.タイトル

タイトルは、いわゆるプレスリリースの「看板」です。

毎日大量のプレスリリースを見る記者の目に留まるよう、引きのあるタイトルを付けましょう。

理想的なタイトルの付け方は、後ほど解説します。

 

 

2.リード文

プレスリリースの概要を伝えるエリアです。

プレスリリースの主要な内容がすぐに理解できるよう、情報を端的にまとめます。

 

 

3.本文

プレスリリースの主役となるエリアです。

プレスリリースを通して伝えたい情報やメッセージを詳細に記載します。

 

ただし、伝えたいことが多いからといって、文量が多くなり過ぎると要点が伝わりづらくなり、記者に敬遠されてしまいます。

文量が多くなる場合は、画像を入れたり見やすくレイアウトしたりすることで、読み手の心理的負荷を下げましょう。

 

理想的な本文の書き方は、後ほど解説します。

 

 

4.連絡先

プレスリリースを読んだ記者が「詳細を知りたい」「取材したい」と感じた際に、発信者へすぐに連絡をとれるよう、連絡先を最後に記します。

 

また、商品やサービスを告知するプレスリリースの場合は、一般消費者が商品をすぐに購入できるよう、商品の販売サイトや公式サイトのURLも記載しておきます。

 

上記がプレスリリースの基本構成です。

ここからは、これらの基本構成を踏まえ、実際にプレスリリースを書くときに注意すべきポイントを詳しく見ていきます。

 

 

 

 

記者に選ばれるプレスリリースを書くための16のポイント

記者に選ばれるプレスリリースを書くためには、以下の16のポイントを意識しましょう。

 

【事前準備】

1. 5W2Hで情報を漏れなく整理する

2. 取り上げてもらいたいメディアを考える

3. ニュースバリューが高まるような切り口を考える

 

【タイトル】

4. 引きのある言葉や表現を使う

5. 重要な情報はタイトルの前半に入れる

 

【リード文】

6. 5W2Hを意識して簡潔に書く

 

【本文】

7. PREP法を意識する

8. 旬の話題・時事問題との関連性の高さを示す

9. 専門用語を使い過ぎない

10. A4用紙1~2枚程度の情報量にまとめる

11. 見出しや箇条書きを使う

12. 数字を用いて具体的に伝える

13. 画像を入れ、内容の理解を助ける

 

【連絡先】

14. 問い合わせの窓口情報を載せる

15. メディア向け窓口と一般ユーザー向け窓口を分ける

16. Webサイトや特設ページへのURLを記載する

 

これらのポイントを【事前準備】【タイトル】【リード文】【本文】【連絡先】という5つのカテゴリに分けて解説していきます。

 

 

事前準備

 

1.5W2Hで情報を漏れなく整理する

 

プレスリリースを書く前に、まずは載せるべき情報を「漏れなく」「正確に」洗い出しましょう。

そのために、まずは以下の5W2Hの項目に沿って、プレスリリースに載せるべき情報を整理します。

 

・Why(なぜ):目的や背景

【例】在宅勤務で疲れたビジネスパーソンに美味しいコーヒーを飲んでもらいながら、リラックスして仕事をしてもらいたいから

 

・What(何を):発表内容

【例】期間限定で、有名ブランドのカフェをコワーキングスペースとして使えるサービスを

 

・Who(誰が):自社

【例】株式会社●●が

 

・When(いつ):開始日や実施期間

【例】20XX年X月XX日に

 

・Where(どこで):実施場所や提供場所

【例】都内のカフェ『●●』で

 

・How(どのように):企画や商品の特長

【例】癒やしの空間でリラックスできるだけでなく、気持ちがリフレッシュするようなスペシャリティコーヒーが飲めるように

 

・How much(いくらで):金額・料金プラン

【例】1時間●●円(税込)~で

 

 

2.取り上げてもらいたいメディアを考える

自社の話題を取り上げてもらいたいメディアを考え、プレスリリースの配信先をリストアップしましょう。

 

プレスリリースの配信サービスを利用する場合、提携しているメディアはニュースサイトやポータルサイトなど様々です。

配信サービスによって、提携先のメディアの数や、海外への配信の有無などが異なるため、自社に合った配信サービスを選びましょう。

 

それぞれのメディアには独自のカラーがあり、扱っているトピックも異なります。

よって、プレスリリースの内容がどのメディアと相性がよいのかを考え、相手のメディアが取り上げたくなるようなプレスリリースを書きましょう。

 

 

3.ニュースバリューが高まるような切り口を考える

記事にされやすいプレスリリースには「ニュースバリュー(情報価値)」が高いという特徴があります。

ニュースバリューとは、その名のとおり「報道する価値の高さ」を指します。

情報があふれている昨今、プレスリリース内容の「目新しさ」や「ユニーク性」、さらには「社会的影響力の大きさ」が鍵を握ります。

 

以下の例のように、同じ情報であっても、どんな切り口で発信するかによって、見え方が大きく変わります。

 

A. 株式会社●●の『●●』がリニューアル新発売!

B. 新卒社員の大胆な発想でロングセラー商品が変身!『●●』をリニューアル新発売

上記の例の場合、【B】のプレスリリースのほうが目新しく感じるでしょう。

なぜなら、「新商品が発売された」という情報だけでなく、「新卒社員の大胆な発想が功を奏した」というユニークなストーリーが重なっているためです。

また、入社して間もない新卒社員が活躍したというストーリーは、多くの人の心をつかみます。

 

ニュースバリューを高めるための切り口には以下のようなものがあります。

 

・他社と異なる独自性がある

・共感を呼ぶストーリーがある

・多くの人が興味・関心を抱くテーマを扱っている

・流行やトレンドに関連している

・驚きや意外性などのインパクトがある

・実用性がある(生活やビジネスに役立つ情報を提供している)

これらの切り口は単一で使うだけでなく、組み合わせて使うこともできます。

 

タイトル

 

4.引きのある言葉や表現を使う

タイトルにおいてもニュースバリューを意識します。

タイトルを見た瞬間に、記者が「このプレスリリースはすぐに読むべきだ」と感じてもらえるような内容を意識しましょう。

そのためには、タイトルに以下のようなキーワードを含めるとよいでしょう。

 

1. 目新しさを示すキーワード

【例】業界初の、今注目の、○○史上初、20XX年X月最新版

 

2. 独自性を示すキーワード

【例】●●独自の、●●だけの

 

3. 流行やトレンドへの関連性を示すキーワード

【例】最新トレンド、大学生が選んだ、子育て世代に人気の

 

4. 驚きやインパクトを伝えるキーワード

【例】~を激変させた、~の常識が変わる、~の枠を超えた

 

5. 限定感を伝えるキーワード

【例】3日間限定、数量限定、10名さま限定

もし「業界初」や「No.1」などの言葉を用いる場合は、必ず事実確認をしましょう。

誇張表現や、事実からかけ離れた表現を用いた「大げさなタイトル」を付けるのも避けてください。

タイトルに比べて内容が期待外れでは、記者や読者を落胆させることとなり「この会社のプレスリリースは見かけ倒しだ」と思われてしまいます。

そうなると、今後どれだけユニークなプレスリリースを配信しても、興味をもってもらえなくなるリスクがあります。

 

 

 

5.重要な情報はタイトルの前半に入れる

プレスリリースのタイトルが長くなってしまうと、読み手の閲覧端末や環境によっては、タイトルの前半しか表示されない場合があります。

そのため、重要な情報はできるだけタイトルの前半に入れましょう。

文字数が多くなりそうな場合は、名詞や体言止めを活用して文字数を減らせないか検討してみましょう。

(例:「●●を発売することが決定しました!」→「●●の発売が決定!」)

 

 

リード文

 

6.5W2Hを意識して簡潔に書く

リード文は、記者がプレスリリースの内容をすぐに把握できるよう、5W2Hのフレームワークで整理した情報を簡潔にまとめましょう。

100~300文字くらいでまとめることを意識してみてください。

 

▼リード文の例

株式会社●●は、新商品「クリスピーアーモンドバー」を20XX年X月XX日から発売します。栄養価の高さとおいしさを両立した贅沢なおやつを、全国のコンビニエンスストアやスーパーで販売します。

 

 

本文

 

7.PREP法を意識する

「PREP法」とは、情報をわかりやすく伝えるためのフレームワークのひとつです。

最初に「結論(Point)」を伝えたあとで、結論に至った「理由(Reason)」、「具体例(Example)」の順で伝え、最後にもう一度「結論(Point)」を伝えます。

この流れで伝えることで、主題が的確に伝わるようになります。

 

▼PREP法を用いた例

P(Point):結論(プレスリリースの主題)

【例】株式会社●●は、20XX年X月X日、贅沢な味わいと高い栄養価を両立する新感覚おやつ「クリスピーアーモンドバー」を発売します。

 

R(Reason):理由(プレスリリースの主題に至った背景)

【例】健康志向の高まりに伴い、栄養価の高いアーモンドを手軽に摂取できる新しいおやつが求められています。そのニーズに応えるため、当社は「クリスピーアーモンドバー」を開発しました。

 

E(Example):具体例(商品やサービスの詳細)

【例】「クリスピーアーモンドバー」は、上質なアーモンドを贅沢に使用。サクサクの食感と甘酸っぱいフルーツのアクセントが特徴で、1本で満足感と栄養補給のいいとこどりができます。

 

P(Point):結論(プレスリリースの主題)

【例】「クリスピーアーモンドバー」で、新しいおやつ時間をお楽しみください。

 

上記はシンプルな文例ですが、実際のプレスリリースではもっと文量が多くなることが多いでしょう。

文量が多くなるほど、情報伝達の基本フレームワークとしてPREP法は有効です。

 

 

8.旬の話題・時事問題との関連性の高さを示す

プレスリリースの内容を旬の話題や時事問題と絡めることで、より多くの読者に読まれやすくなります。

 

例えば、環境にやさしい新製品をリリースする場合、それを再生可能エネルギーやサステナブルな生活様式といったテーマと結びつけることで、そのプレスリリースは注目を引きやすくなります。

 

 

9.専門用語を使い過ぎない

研究結果や調査結果の報告をプレスリリースとして配信する際に、専門用語や業界独自の言い回しを使いすぎると、読者が内容を理解できなくなってしまう可能性があります。

そのため、多くの読者にとってわかりやすく、馴染みのある言葉を使うようにしましょう。

 

例えば「1ガロンの牛乳」といった聞き馴染みのない数字の単位や、「XSS」「アファメーション」といった略語やカタカナ用語が頻繁に使われると、難解な印象を受けやすくなります。

どうしても専門用語を使わなくてはいけない場合には、注釈や補足を付け、読者が理解しやすいように配慮しましょう。

 

 

10.A4用紙1~2枚程度の情報量にまとめる

記者はプレスリリースを記事にする際に、内容の面白さだけでなく、「すぐに記事にしやすい内容か」も見ています。

特に情報の鮮度が重要な場合、いかに早く記事にできるかが勝負どころです。

記者が記事を書きやすいよう、要点がスッキリとまとまったプレスリリースを配信しましょう。

 

要点をまとめるには、本文をコンパクトにまとめる意識をもつことが大切です。

例えば、A4用紙1~2枚程度、文字数でいえば800~1,500文字程度で書くことを意識してみてください。

 

 

11.見出しや箇条書きを使う

記者がプレスリリースを流し読みしても内容が把握できるよう、どの内容が重要かをわかりやすく明示しましょう。

そのためには、文章構成を工夫することが大切です。

例えば、見出しや箇条書きを用いて、一目で何が書かれているのかを理解できるようにするとよいでしょう。

また、太字や下線などの文字装飾を使うことを検討するのもひとつの手です。

(ただし、プレスリリース配信サービスや配信されるメディアによっては、文字の装飾が反映されない場合があります)

 

見出しや箇条書きを入れると文章構成がわかりやすくなる

 

 

12.数字を用いて具体的に伝える

物事の程度を伝える際は、抽象的な表現は避けて、数字を用いて具体的に伝えるのがポイントです。

情報を具体的に伝えることで説得力が生まれて、記者や読者からの信頼も高まります。

特に事実情報を伝える際は、数字をしっかりと使いましょう。

 

▼例

改善前:アドビは長年にわたってAIイノベーションの歴史を持ち

改善後:アドビは10年以上にわたるAIイノベーションの歴史を持ち、

(引用:アドビ、新たなジェネレーティブAI「Adobe Firefly」を発表

 

 

13.画像を入れ、内容の理解を助ける

文章は万能ではありません。

文章だけでイメージが伝わらない場合は、画像を活用しましょう。

例えば、商品のビジュアルについて伝えたいときは、言葉で語るよりも、商品の外観写真を掲載したほうが理解してもらいやすくなります。

 

ただし、プレスリリースに画像を入れる場合には、以下の3点に注意してください。

 

1.複数パターンの画像を用意する

ひとつの商品を紹介する際、様々なアングルやシーンで撮影した複数パターンのイメージ写真を掲載しておくとよいでしょう。

もし、記者が記事にしてくれる場合、それらの写真の中から用途に応じて選んでもらいやすくなります。

 

2.十分な解像度の画像を用いる

画像の解像度が低すぎると、プレスリリースの掲載先で画像がぼやけてしまう場合があります。

そのため、横長画像の場合は横幅1,920px以上、72dpi(ppi)の解像度の画像を意識するようにしてください。

また、紙媒体に掲載してもらう場合は、350dpi(ppi)の解像度の画像を用意しておくと、印刷しても鮮明に表示されます。

 

3.必要に応じてグラフ画像や図解を用いる

数字情報が多いプレスリリースの場合は、グラフ画像を用いるとわかりやすくなります。

グラフには円グラフや折れ線グラフ、棒グラフなどがあります。

複数の要素の関係性を示す場合は、ポジショニングマップや相関図を用いることもオススメです。

 

プレスリリースに入れる画像の例

(引用:アドビ、「子どもが受け取るプリント類のデジタル化に関する 実態調査」の結果を発表

 

4.必要に応じてGIFアニメーションや動画を活用する

商品の魅力や効果を伝えるうえで「動き」を見せる必要がある場合は、GIFアニメーションや動画の掲載も検討しましょう。

 

 

連絡先

 

14.問い合わせの窓口情報を載せる

メディア関係者が取材依頼をしやすいよう、プレスリリースには以下の情報を記載しましょう。

・会社名(例:株式会社●●)

・担当者名(例:広報担当 ●●)

・電話番号

・メールアドレス

・(可能であれば)SNSのアカウント名

・受付可能時間

 

昨今、SNSのDM経由でメディアの方と連絡をとるケースも増えています。

そのため、可能であればSNSのアカウント名も記載しておくとよいでしょう。

 

 

15.メディア向け窓口と一般ユーザー向け窓口を分ける

一般ユーザーからの問い合わせが届くことが予想される場合は、メディア向けの窓口と、一般ユーザー向けの窓口を分けておきます。

そうすれば、メディア関係者からの取材依頼メールが埋もれにくくなります。

 

▼記入例

【商品へのお問い合わせ】

●●株式会社 カスタマーサポート担当●●

電話番号: ○○○-○○○○-○○○

メールアドレス:○○○@○○○.com

受付時間:●時~●時

 

【報道に関するお問い合わせ】

●●株式会社 広報担当●●

電話番号: ○○○-○○○○-○○○

メールアドレス:○○○@○○○.com

受付時間:●時~●時

 

 

16.Webサイトや特設ページへのURLを記載する

 

配信先メディアによっては文字数の制限があり、プレスリリースで伝えられる情報には限りがあります。

そのため、より詳しい情報を知りたい人向けに、Webサイトや特設ページへのURLも記載しておきましょう。

 

以上、プレスリリースの作成で意識したい16のポイントを解説しました。

各ポイントをしっかり押さえて、記者に選ばれやすいプレスリリースを書きましょう。

 

続いて、プレスリリースの具体的な作成例を2つご紹介します。

 

 

【テーマ別】書き方の具体例と入れるべき情報

 

ここからは、プレスリリースでよく見かける「新商品・新サービスのリリース」と「イベント・セミナーの告知」の2つのテーマで、プレスリリースの具体的な作り方を解説していきます。

 

 

【テーマ1】新商品・新サービスの告知用のプレスリリース

新商品や新サービスに関するプレスリリースでは、できるだけ最初に、商品・サービスの特長やアピールポイントを伝えます。

また、以下のように写真を上手く活用しながら、商品のイメージを伝えることがポイントです。

 

新商品・新サービス告知のプレスリリースの例
新商品・新サービス告知のプレスリリースの例

(※上記のプレスリリースおよび紹介されている商品はすべて架空のものです)

 

【テーマ2】イベント・セミナー告知用のプレスリリース

イベントやセミナー告知用のプレスリリースでは、参加するメリットをしっかりと伝えます。

あわせて、イベントの詳細や参加条件など以下の項目を、わかりやすく示します。

 

・開催日時、期間

・料金

・申し込み方法

・駐車場の有無

・所要時間(セミナーの場合)

・タイムスケジュール(セミナーの場合)

 

なお、過去にも実施されているイベントやセミナーの場合は、前回と比べて何が変わったのかを書くことで、新鮮味を演出できます。

そうすれば、過去のイベントに参加したユーザーにも再度足を運んでもらいやすくなります

 

イベント告知のプレスリリースの例
イベント告知のプレスリリースの例

(※上記のプレスリリースおよびイベント内容はすべて架空のものです)

 

また、セミナー告知の場合は、セミナーの対象者を明確にすることで、参加者のニーズと当日のセミナーで得られる内容とのギャップを未然に防げます。

以下のように「セミナー講師の情報」「セミナーで学べる知識」「セミナーの対象者情報」などを記載しましょう。

 

セミナー告知のプレスリリースの例
セミナー告知のプレスリリースの例

(※上記のプレスリリースおよびイベント内容はすべて架空のものです)

 

具体的なプレスリリースの作成例をご紹介してきました。

最後に、プレスリリース配信を成功させるための3つのアクションについて解説します。

 

 

プレスリリース配信を成功させる3つのアクション

プレスリリース配信を成功させるためには、以下の3つのアクションを意識してください。

1. 配信タイミングを見極める

2.自社で拡散する準備をする

3.自社のメディアにも掲載する

 

それぞれ解説していきます。

 

 

【アクション1】配信タイミングを見極める

ニュースは、情報の鮮度が重要です。

特に新商品の発売日やキャンペーンを告知するプレスリリースの場合、販売開始前にプレスリリースを配信するほうが、最新情報として記事にされやすくなります。

 

ただし、「早く公開しなければ」と焦るあまり、配信のタイミングを見誤らないようにしましょう。

例えば、世の中の多くの人が注目するようなイベントの開催日に、自社の新商品に関するプレスリリースを配信しても、人々の関心がそのイベントに集まっているので、プレスリリースが埋もれてしまう可能性があります。

 

その日に実施されるすべてのイベント情報を事前に把握するのは困難ですが、世間や業界の動きをチェックしながら、最適なプレスリリースの配信タイミングを見極めましょう。

 

 

【アクション2】自社で拡散する準備をする

プレスリリースを公開したタイミングで、自社でも拡散できるように準備しておきましょう。

例えば、会社の広報やマーケティングチームと連携し、プレスリリースの公開と同時に自社のSNSアカウントでも拡散すれば、SNS経由で記者の目にいち早く留まる可能性があります。

 

 

【アクション3】自社のメディアにも掲載する

プレスリリースは、配信サービスで配信するだけでなく、自社サイトにも「ニュースリリース」として掲載しましょう。

 

最近は、なりすましによるトラブルも起きています。

そのため、配信サービスで公開したプレスリリースと同じ内容を自社サイトに掲載しておくことで、そのプレスリリースが自社が公開したものであるという証明にもなります。

 

 

 

プレスリリース配信に役立つAdobe Acrobat オンラインツール

自社サイトでプレスリリース(ニュースリリース)を公開する場合、PDF形式で発信する場合もあるでしょう。

その際に注意したいのが、PDFファイルの容量です。

PDFファイルの容量が大きい場合、ページの読み込みに時間がかかったり、ファイルをダウンロードしたユーザーのデバイス容量を圧迫したりします。

そのため、あらかじめPDFファイルの容量を小さくしておきましょう。

 

そこで使えるのが、「Adobe Acrobat オンラインツール」の「PDF圧縮機能」です。

 

Acrobat オンラインツールを使えば、オンライン上でカンタンにPDFファイルを軽量化できます。

軽量化による画質の劣化もほとんどありません。

以下のように、画面上にPDFをドラッグ&ドロップするだけで軽量化が完了します。

 

プレスリリース配信に役立つAdobe Acrobat オンラインツール

 

Acrobat オンラインツールには圧縮機能以外にも多くの機能があります。

以下の記事では、Acrobat オンラインツールで使えるすべての機能をわかりやすく1ページで解説しています。

ぜひチェックしてみてください。

 

はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド(概略版)

 

 

記者や読者の心をつかみ、多くの人に読まれるプレスリリースを書こう

 

たったひとつのプレスリリースがきっかけで、商品やサービスが有名になることがあります。

プレスリリースは配信サービスを通じて、様々な場所に拡散されます。

そのため、どこでどんな人があなたのプレスリリースに目を通すかはわかりません。

どんな場所で見られても、ポジティブな印象をもってもらえるようなプレスリリースを作りましょう。

 

本記事が魅力的なプレスリリース作成の一助となれば幸いです。

 

(執筆:ウェブライダー)

 

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