デジタル文書の保護計画を作成する
洪水や予期せぬ火災など、考えたくもない災害があるからこそ、文書にも保険が必要なのdす。外付けハードディスクのような電子バックアップも万全ではありません。災害が起こった時に家に置いてあれば喪失してしまうでしょう。遠くで起きた災害でさえも、送電網やバックアップサーバに被害が及ぶことで、電子文書に影響を与えることがあります。
自然災害による保険金請求処理が100％デジタル化していると保険会社のUSAAが伝えています。このことは、デジタル文書とバックアップがいかに重要視されていることの証左です。重要文書を保管するデジタルファイリングキャビネットの作成については、以下のリストを参照しましょう。
まず重要文書のチェックリストを作成する。
文書の保護やバックアップができるのは、追跡を必要とする場合のみであるため、文書の緊急時対応計画の第一段階としては、最重要書類をすべて保管することです。以下のリストを利用して、重要書類を見落とさないようにしましょう。
文書を識別する
● 社会保障カード
銀行口座の開設、クレジットカードからの借入、住宅の購入など、社会保障カードは様々なことに要求されます。また、社会保障ナンバーが確実に保護されていない場合は、個人情報の窃盗につながる可能性もあります。
● 出生証明書
出生証明書は、年齢、市民権、個人の身元を証明する重要な法的証明書です。旅行や、学校への登録、そして他の証明書の代わりとして使う場合などに必要となります。
● 結婚証明書
結婚証明書は、自分が結婚していることを証明する必要不可欠な記録です。福利厚生の申請や、ローンの申請、または税金の申告などの際に重要です。
● パスポート
海外旅行の際に必要になるのはもちろんのこと、パスポートは国内で自分の身元や市民権の証明としての役目も果たします。
● 住所を証明できる書類
住所を証明する書類として最も有効なのは、自分の名前が記載された最近の公共料金の通知です。特定の文書を入手したり、銀行口座を開設するときに、住所を証明するものが必要になります。
● 氏名変更に関する書類
結婚、または何らかの理由で名前を変えた場合、社会保障関連の役所または運転免許センターで、氏名変更の証明を求められます。
● 軍籍身分証明書
軍隊に所属している身分証明書がある場合、それは絶対に紛失すべきではありません。全ての福祉厚生（健康管理、子供の福祉を含む）を受け、社会の基本的な福祉にアクセスするのに必要です。
● 民族の身分証明書
一定の民族に属していることを登録している場合、その民族としてのIDカードがそれを証明します。同じIDカードが、その他の政府関連身分証明書の役割もします。
● 市民権に関する書類
年齢が18歳に達した時、米国市民としての市民権に関する書類が支給されます。市民としての権利を証明するために、この書類は紛失しないようにしましょう。
● 査証
他の国の市民権を持っている人が米国に住む場合、査証が支給されます。査証は旅行や就労において大変重要です。
● 職業に関する証明書
この種の証明書は、職業の資格を得るために費やした時間、費用、努力を証明する書類となります。これを紛失すると、上記にあげた様々な証明書と同様に、再発行はかなり困難です。
金融関連の書類
● 税金情報
税金に関する書類には、個人情報が多く含まれています。大切に保管しておきましょう。税金申告の季節には必ず必要になるので、絶対に紛失しないようにしましょう。
● 保険証書
保険証書を安全に保管しておくと、簡単にクレームを起こしたり保険の詳細を報告することができます。特に災害が起きたときには、これが重要な役割をします。
● 銀行の取引明細書と記録
銀行の取引明細と記録は、税金の申告や福祉厚生の申請の際に必要となります。
● 請求書
請求書を紛失しないように安全に保管しておけば、ビジネスをしっかりと管理し、売掛金の回収を確実にすることができます。
● 給与明細
銀行の取引明細と同様に、給与明細は税金の申告や福祉厚生の申請の際に必要となります。
● 保証書関連情報
保証書関連情報を安全に保管しておけば、必要なときにその保証書を使うことができ、損害を被ることを防げます。
● 高額購入の領収書
高額購入の領収書は、税金、保証書、または商取引において必要になるので、大切に保管しておいてください。
● 投資取引明細書
投資取引明細書は、税務監査のときに税金の証明となります。
医療費の領収書は、保険金を受け取る際に保険機関から要求されることがあります。また、税金申告時にも必要になります。
● 受取人書式
受取人書式は自分が死亡した後、退職金を誰が受け取るか指定しています。大切に保管しておけば、後の混乱を防ぎ、誰が自分の福祉金を受け取ることができるか明確にすることができます。
● 退職金と年金プラン
福祉金を確実に受領したり、また監査のためにも、退職金と年金プランへのアクセスを確保しておくことは重要です。
● 相続文書
自分が死亡した後、遺書やその他の相続文書が法廷に提出するために必要となります。残された人々が問題無く、こうした書類にアクセスできるようにしておきましょう。
不動産関連書類
● 賃貸契約書
賃貸契約書は賃貸の証明書であり、そこには賃貸の条件が記載されています。貸している側も借りている側も、法的に争う状況になった場合、賃貸契約書にアクセスする必要があります。
● 不動産契約書
不動産契約書は、買い手、売り手、両方を保護する書類であり、問題が起きたときには必要になります。
● 住宅ローン取引明細書
住宅ローンの取引明細書を管理しておけば、ローン支払いの正確な会計記録をつけることができます。こうした明細書は、税金申告時にも役立ちます。
● 車両関連書類
車検証やその他の車両関係書類は、車を売ったり保険に入るときに必要になります。
● 鑑定評価に関する情報
鑑定評価に対する支払いの鑑定評価情報は大切に保管しておきましょう。鑑定評価は売買の際だけでなく、税金の支払いにも必要です。
● 高額品目購入証明
高額品目購入証明は、高額な品物に保険をかけたり保証書を付けたり、払い戻しを受けたりするときに、購入の証明となります。その品物が損傷を受けたり紛失した場合には、損害賠償を受けられる可能性もあります。
● 住宅点検レポート
住宅の点検レポートを保管しておけば、災害などで損害を受けた際に重要な役割を果たしてくれます。
法的書類
● 生前遺言
生前遺言にアクセスできるようにしておけば、自分が望む治療を受ける要求を自分でできない状態になった場合、家族や医療関係者がそういった判断をする助けとなります。
● 弁護士への委任状
弁護士への委任状(POA)を使いたい場合、それを証明する書類が必要です。
● 信託文書
自分が信託における受託者となっている場合、信託証書が要求されることがあります。
● 死亡証明書
死亡証明書は、生命保険、年金、財産相続などのため、安全に保管しておく必要があります。
● 法的申告書
裁判所への提出書類は合法的な証明書であり、多大な労力や弁護士に支払った経費などを証明してくれます。
● 子供の親権に関する文書
子供の親権に関する書類など、重要な書類を安全に保管しておくと、問題が起きた場合、混乱を回避するのに役立ちます。
● 養子縁組に関する文書
養子縁組に関する書類は、確実に安全な場所に保管してください。こういった文書は養子縁組の証明となり、また、子供の実の親を見つけるための重要な情報を含んでいます。
● 離婚に関する文書
離婚に関する文書及び離婚証明書は、法廷で必要になるだけでなく、財産の分配に関しても必要となります。
● 帰化に関する文書
18歳以降にもし米国市民となった場合、市民権に関する書類が支給されます。市民としての権利を証明するために、この書類は紛失しないようにしましょう。
医療に関する書類
● 健康保険証
健康保険証は、医療を受け処方箋を発行してもらうのに必要な書類なので、大切に保管しましょう。
● 予防接種の記録
医療機関または学校は、自分あるいは自分の家族の予防接種記録にアクセスする必要があるかもしれません。
● 支払い済み医療費の控え
支払い済み医療費の控えは、保険会社から提出を要求されることがあります。
● 障害に関する文書
障害者証明書類は、福祉及びその他の必要事項にアクセスするのに必要となりますから、大切に保管しましょう。
● 退役軍人管理局（VA）文書
軍隊で兵役していた場合、退役軍人管理局（VA）文書を受け取っていることでしょう。退役軍人管理局（VA）文書は、福祉金やローンを申請するときに必要となります。
次のような文書保管に関するベストプラクティスに留意していきましょう
紙と電子文書をどのように保管しているかによって保護対策を決めておく必要があります。すべての文書を安全に維持するには、コピーと複数の保管場所が確実に必要となるため、以下の手順に従いましょう。
紙の書類の保管についてのコツ
近年では多くの文書が電子化されるようになりましたが、社会保障カードように紙のままで維持されているものも多少あります。紙は火事や洪水が起こると簡単に紛失したり損傷したりするため、再発行する必要性が出てきます。
あらゆる状況を想定できるソリューションはありませんが、紙の書類をハードコピーしてバックアップできる方法として以下のような方法があげられます。
- 文書を防水加工の容器に保管しましょう。こうしておけば、洪水の際にも文書が読めて使用できる状態で保たれます。洪水が起きやすい地区に住んでいなくても、火災の時には水の被害を被ります。
- 同じ種類の文書を同じ場所に保管しましょう。重要な文書をどこに保管すべきか分かっていれば、それが無くなることも、分散されてしまうことも防げます。
- 重要な書類を簡単に発見してアクセスできる、探しやすいファイリングシステムを作りましょう。
- 可能であれば、電子バックアップコピーを作成しましょう。電子バックアップコピーがあれば、重要な書類の情報をいつでも見ることができます。また、原本の代わりを簡単に作成できます。
- 個人情報を盗まれないように、重要な文書は鍵をかけて保存しましょう。こうすれば、子供がいたずらすることも、また紛失することも避けられます。
- 緊急時対応キットの一部としてコピーを封印した封筒に入れておきましょう。こうしておけば、素早く家から出なければならない場合、重要書類が全て揃っています緊急事態では、個人情報に関する書類が特に重要となります。
- コピーを安全で確実な外部の場所に保管しましょう。そうすれば、災害で自分の家に入れなくなった場合にも、重要な書類にアクセスできます。
重要書類の電子コピーをバックアップする方法
文書の電子コピーなら、アクセス、保管、検索がとても簡単です。また多くの場合、紙のコピーよりも安全です。ただし電子コピーですら事故で紛失することもあります。サーバー室の損壊、メンテナンスの不備、あるいはサイバーセキュリティ対策の弱さなどが電子文書をリスクにさらします。
災害が起こった時に重要な電子文書を保護するには、次のような対策を検討しましょう。
- 重要な画像ベース文書をスキャンしてPDFに変換 しましょう。PDFに変換する理由は、場所を取らない、コストを節約する、文書を簡単に共有したり保管できる、など沢山あります。
- PDFや他のファイルを保管するため簡単なシステムを作りましょう。こうすれば、イライラすることなく簡単に文書へアクセスできます。
- わかりやすい方法でPDFを整理して、各ファイルにあるそれぞれの要素を検索しやすくしましょう。
- クラウドバックアップとコラボレーションツール を利用して安全なデジタルコピーを作成しましょう。デバイスやハードドライブが壊れても、重要書類は安全に保管されています。
- 電子ファイルストレージを専門とする管理会社を検討しましょう。そうした会社は、実際の文書をスキャンしたり、そこからデータを取り出したり、ファイルを電子化することもできます。
- 使用を検討しているリモートファイル管理会社に、災害などの緊急時の対応が確立されているかを確認しましょう。Adobeには、ビジネス、法律関係、医療ファイルなどにおける、予期せぬ事態への対応があります。
- パスワード保護を利用しましょう。パスワードで保護されたPDFなら、自分のファイルへのアクセスを管理することができます。Adobeを使って、PDFのための強力なパスワードを作ってください。
- 多要素認証を使って、ハッカーや個人情報の盗難から自分の情報を守りましょう。
- 電源のバックアップ対策を策定しておきましょう。これは、ビジネスを行う場合特に重要です。
- オンラインバンキングなどのオンラインオプションを利用しましょう。管理しなければならない紙の文書が少なくなり、重要な文書をPDFに変換するのも簡単です。
- 組織内での効果的なファイル共有システムを確立しましょう。そうすれば、たとえ自分のデバイスがクラッシュしても、チームのメンバーは重要なファイルにアクセスできます。
- コピーを外付けハードディスクに保存して安全な外部施設に保管しましょう。
文書やデータを将来にわたって保護する
最も安全なデジタルバックアップを利用しても、文書がよく整理されていなければ、時間の経過と共に文書の追跡機能を失ってしまうこともあります。しかし、Adobe Acrobat tools, のツールがあれば、デジタルファイルのキャッシュを整理された状態に保つことができ、使いやすくなります。
- PDFや関連ファイルを統合し、明確なラベル付けて、重要な情報を簡単に検索できるようにしましょう。
- PDFや他のファイルを圧縮しストレージスペースを節約しましょう。
- 定期的にリスクアセスメントを行い、リスク管理プランを常に更新しましょう。
- ファイルの正確性、品質、ファイリング基準への遵守について定期的に確認しましょう。こうすれば、ファイルが乱雑に山積みされることがありません。
小規模企業経営者や起業家がファイルを保護する方法
大規模企業よりも少ないリソースで事業を運営している小規模ビジネス経営者、フリーランス、起業家の方にとって、使いやすいシステムでファイルをバックアップし保護することは、大きな負担となることでしょう。しかし、ファイルを保護するための対策は絶対に必要なことです。
- 事業者登録やライセンス、帳簿、税関連書類、クライアント情報、ビジネス文書など、ビジネスの運営に関わる法的文書を確認してバックアップを取りましょう。PDF文書としてバックアップすれば、文書がさらに安全に保護され、また管理もしやすくなります。
- 連絡先や請求書など、クライアントや財務関連の情報を保護しましょう。PDFを使っている場合、文書に電子署名をしてもらうと、作業がいっそう楽になります。
- 個人的な文書とビジネス上の文書を別々に保管する
- リスクアセスメントをして、文書保管の緊急対策プランに適切な時間とリソースをかけられるようにしましょう。
- スタッフ全員が使いやすいファイリングシステムを作成しましょう。
- 文書をデジタル化して、全ての重要なファイルが電子記録ととして保管されるようにしましょう。文書は全てPDFに変換するのが最善の保護対策です。
- クラウドコラボレーションとバックアップシステムを使い、重要なデバイスが故障してもビジネスをスムーズに続けられるようにしましょう。
- 多要素認証を利用して、各文書とそれらが保管されているクラウドシステムを保護しましょう。
- 文書の電子コピーを外付けハードディスクに保管するか、文書の紙のコピーを別の安全な場所に保管しておきましょう。そうすれば、災害が起きてもバックアップがあるので安心です。
予期せぬ出来事に備えるために利用できる、その他のリソースは以下の通りです
- Adobe Business Continuity and Disaster Recovery:大規模な混乱が生じた際に、企業が通常のビジネスオペレーションを再開できるようにするために作られたプログラムです。
- FEMA.gov米連邦緊急事態管理局（Federal Emergency Management Agency）は災害発生時とその後に国民を支援するために発足しました。
- Ready.govReadyは自然災害のような緊急事態に国民が適切に対応できるよう支援する公的サービスキャンペーンです。
- Ready.gov （リスクアセスメント）: このページはリスクアセスメントに関する説明と、大規模な緊急事態に関するリスクを評価するためのアドバイス、事例、リソースを提供しています。
- DisasterAssistance.gov災害の発生後に利用できる地域支援を見つけ、それを適用するための検索ツールです。
最善の計画が予期せぬ状態に陥った時に、最重要書類 がクラウドで安全に維持されていると考えるだけで安心できるものです。Adobe Document Cloudのようなデジタルバックアップ技術は、問題が起きた時のライフセーバーとなります。このクラウドはデジタル文書のあらゆるニーズにすばやく簡単に応じることのできるソリューションです。重要なファイルや文書を紛失することもなく、安心することができます。
