PDFを活用して年末調整の必要書類を作成・編集する方法
年末、企業に勤める従業員が作成しなければならない「年末調整」の書類。年末調整とは、従業員の所得額が確定後、概算で徴収していた所得税額と実際の所得税額を比較し、必要に応じて還付・追徴する制度のことです。
年末調整に必要な「扶養控除等申告書」や「保険料控除申告書」、「基礎控除申告書 兼配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書」などの書類は、PDFファイルでの提出が求められるケースが多くあります。今回は、書類を作成する従業員、また従業員に書類の作成を指示する企業担当者に向けて、「年末調整」の必要書類をPDFで作成する方法をご紹介します。
年末調整の必要書類
年末調整の際に必要な申告書は、主に以下の3種類があります。
・扶養控除等申告書
・保険料控除申告書
・基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
上記の申告書は、国税庁の「各種申告書・記載例」のページで、PDF形式のひな形をダウンロードできます。
加えて、年の途中で転職した従業員は所得税を合算するため、前の勤務先の源泉徴収票が必要です。
保険料や住宅ローンなどの控除における必要書類
年末調整では、生命保険料や社会保険料、住宅ローンなどの支払いや扶養家族に応じて、控除が適用されるケースがあります。該当者は以下の書類を提出し申告すれば、控除が受けられます。
・保険会社から受け取った保険料の控除証明書
・個人型確定拠出年金の掛け金の証明書
・国民年金保険料の証明書
・国民年金基金の加入者掛金の証明書
・年末残高等証明書
年末調整の必要書類を作成する方法
次に、年末調整に必要な書類の作成方法を紹介します。提出の方法や形式は企業の担当者から指示された内容に従ってください。
国税庁のPDFファイルを利用
国税庁のWebサイトでは、直接入力できるPDFファイルが用意されています。AdobeAcrobat Reader（デスクトップアプリ版）を使用すれば、保存したPDFファイルで年末調整の必要書類が作成できます。
1.国税庁Webサイトより「扶養控除等申告書」、「基礎控除申告書兼配偶者控除等申告書兼所得金額調整控除申告書」、「保険料控除申告書」の「入力用」をダウンロード
2. AdobeAcrobatReaderを起動し、メニューから「ファイルを開く」を選択し、1でダウンロードしたファイルを指定し、PDFを開く(Adobe Acrobat Readerをお持ちでない方は、こちらからダウンロードしてください)
年末調整控除申告書作成用ソフトウェアを利用
国税庁では、年末調整申請書を簡単に作成できる「年末調整控除申告書作成用ソフトウェア（年調ソフト）」を提供しています。このソフトウェアを使うと、勤務先に提出する電子データや書面が作成できます。
PDFファイルのまま編集
以上の国税庁の提示している方法で書類を作成するのがベターですが、企業や担当税理士によっては、自社用のPDF書類を用意しているケースがあります。
作成者がAdobe Acrobatのソフト版の「フォームを準備」機能（有料）を使って、文章やチェックの入力が可能な書類を作っていれば、誰でも記入欄に書き込みができます。
一方、ファイル上に入力できないPDF書類の場合は、Adobe Acrobat Readerにある「入力と署名」機能（無料）や、ソフト版の「編集」機能（有料）を使用すれば、ファイル上に入力できるケースがあります。
ただし、PDF文書が保護されている場合、その作成者でなければ編集できません。作成者に連絡して、PDF ファイルのパスワードを取得しましょう。詳細は「セキュリティ保護された PDF の編集」をご確認ください。
以下では例として、Adobe Acrobat Readerの「入力と署名」機能を使った3つの編集方法をご紹介します。
文字入力の方法
書類内のチェックボックスにレ点を記載する方法
文字を枠線で囲む方法
Word・Excelに変換して編集
PDFファイルをWordやExcelなどのデータ形式に変換し、そのファイル上で編集する方法もあります。ファイル変換後は念の為、レイアウトにズレが生じないか確認しつつ、編集を進めていきましょう。
企業独自のファイル／ソフトで指定された形式で入力
企業によっては、使用している会計ソフトでデータを管理している場合があり、独自のフォーマットやファイルへの記入が求められるケースもあります。この場合は企業の方針に従い、入力を行ってください。
印刷して手書き
Adobe Acrobatの編集機能や、WordやExcelへの変換機能を利用しない場合、PDF様式のファイルを印刷して手書きするのが一般的です。
ただし手書きの場合、間違えた際に書き直しが必要になったり、誤った部分を二重線で打ち消して訂正印を押し、その近くに正しい内容を記入したりしなければなりません。記入項目が多いため、ファイル上で編集するよりも書類作成に時間がかかります。どうしてもこの手書きで記入しなければならない場合を除き、あまりおすすめはできません。
年末調整のチェックリスト
年末調整の申告書を適切に作成できなければ、後に再提出を求められたり、記載漏れで本来受けられたはずの還付金が受けられなくなったりする可能性があります。
再提出や記載漏れを防ぐには、国税庁のサイトの記載例を参考にして、確実に記入しましょう。また、手書きの場合は読み違えることが無いよう、いつも以上に丁寧に記入しましょう。
＜チェックリスト＞
□合計所得は48万円以下の配偶者以外の扶養親族がいるか（当てはまる場合、扶養控除を受ける）
□本人もしくは同一生計配偶者や親族が障害者か（当てはまる場合、障害者控除を受ける）
□本人がひとり親もしくは寡婦か（当てはまる場合、ひとり親控除もしくは寡婦控除を受ける）
□申告年中に扶養家族が異動した場合、きちんと申告しているか
□学生であり、給与所得が75万円以下で、それ以外の所得が10万円以下であるか（当てはまる場合、勤労学生控除を受ける）
□基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
□所得金額2500万円以下かどうか（当てはまる場合、合計所得金額の見積額を記載し、基礎控除を受ける）
□本人の所得の見積額が1,000万円以下で、配偶者の所得が133万円以下か（当てはまる場合、配偶者控除等申告書に記入し、配偶者控除もしくは配偶者特別控除を受ける）
□年収850万円を超えていて、23歳未満の扶養親族を有する等一定の要件を満たしているかどうか（当てはまる場合、所得金額調整控除申告書に記入）
□以下を支払っている場合、明細を記入し証明書を添付しているか
□生命保険
□介護医療保険
□個人年金保険
□地震保険
□小規模企業共済等掛金
□その他
□住宅借入金特別控除の条件を満たしているか
□必要項目に記入漏れや誤字はないか
□各控除の証明書を入手し、添付しているか
□きちんと読みやすい字で書かれているか
申告できる控除がある場合、控除のための証明書を入手し、忘れずに提出しましょう。
年末書類の書類を提出する方法
PDFファイルで提出
PDFファイルで提出する場合、メールでの添付や指定ページへのアップロードなど、勤務先の担当者が指定する方法で提出してください。
紙で提出
紙での提出を指定されている場合は、各申告書のデータを印刷し、企業内での指示に従って提出してください。
紙の場合は、誤字・脱字・記入漏れが発生しやすいため提出前に再度確認し、控除の情報と控除証明書の添付にズレがないかもチェックしましょう。また、申告書は複数枚になるため、クリップで留めたり、クリアファイルに挟んだりして、バラバラにならないように気をつけましょう。
Word／Excelで提出、または、Word／ExcelをPDFに変換して提出
企業によってはWordやExcelでの入力や、WordやExcelからPDFに変換してファイルを提出するよう求められるケースもあります。その場合、下記のページで変換できます。ページ内でアップロードすれば変換でき、ファイルの保存や共有ができるようになります。
変換したPDFは、提出前にレイアウトが崩れていないか確認しましょう。
画像、または、画像をPDFに変換で提出
申告書をスマートフォンなどで撮影して提出することが許可されている場合もあります。その場合、まずはスマートフォンで撮影した申告書の写真をJPEG形式で保存します。光の反射で文字が見えなくならないよう、撮影場所や光源の位置を確認しましょう。また、文字が鮮明に写るよう、可能な限り画素数を高くして撮影することをおすすめします。
また、JPEG形式のデータをPDFに変換する必要のある場合は、以下のページでPDFへの変換を行えます。
変換したPDFは、提出前にレイアウトが崩れていないか確認しましょう。
企業独自のファイル／ソフトで提出
使用している会計ソフトなどの都合で、独自のフォーマットで提出を求められるケースもあります。その場合、担当者の指示に従って申告書の作成および証明書の添付を行ってください。
年末調整書類を電子化
年末調整の申告書提出は、2020年から電子データでの提出が可能になりました。今は国税庁が電子化を推進し、会計ソフトウェアが増えているため、多くの企業が電子化へ舵を切っています。そのため、「提出方法が変わってしまった」と戸惑う方も多いかもしれません。今回紹介した方法を参考にし、再提出や申告漏れのないよう、適切な書類作成を心がけてみてください。
（編集：ノオト）