ペーパーレス化でDX推進！メリットや円滑に実現するコツを解説

ペーパーレス化が必要になった背景

ペーパーレス化が推進される理由はいくつかあります。

主な要因として、「働き方改革」によって柔軟な働き方や生産性の向上が求められ、業務の効率化が必要になったことが挙げられます。また、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが増え、紙を使わずデータでやり取りする機会が増えたことも関係しています。さらに、デジタル庁の設立や電子帳簿保存法の改正によって、データの電子保存が一部義務化されたことも大きな要因です。

なお、以下のページでは電子帳簿保存法についてわかりやすく解説していますので、詳しく知りたい方は、あわせてご覧ください。

電子帳簿保存法をわかりやすく解説。対応方法や改正法のポイント

ペーパーレス化を推進するメリット

ペーパーレス化には、単に紙を減らす以上に多くのメリットがあります。

ここでは、ペーパーレス化を進めることで得られる4つの主要なメリットについて説明します。

【メリット1】コストを削減できる

ペーパーレス化を進めることで、様々なコスト削減が可能です。

まず、紙の使用を減らすことで、紙代・印刷費・郵送費などのコストが削減できます。また、紙の資料を保管するためのファイルやキャビネット、収納スペースも不要になり、長期的には設備費用や賃料が削減されるでしょう。さらに、印刷作業やファイリング作業、印刷物の郵送作業などに要していた労力も不要になるため、人的コストの軽減にもつながります。

【メリット2】仕事の効率がアップし、生産性が向上する

書類の電子化を通じて「文書を探しやすくなる」「承認フローを短縮できる」など、全体的な作業時間を短縮できます。また、使用するサービスによっては、データをデジタル化して一元管理できるようになったり、複数人での同時編集ができたりするものもあります。

【メリット3】データの安全性を高め、紛失リスクも減らせる

書類をデジタル化すれば、パスワードで保護したり、アクセスを制限できたりするため、データの安全性を強化できます。また、情報漏洩のリスクを抑えることで、法律や規則で求められるセキュリティ基準を満たしやすくなり、運用が容易になります。さらに、デジタル化されたデータはバックアップを自動的に保存できる仕組みを導入できるため、万が一のデータ損失に備えられる点も大きなメリットです。

【メリット4】環境保護への姿勢を示せる

ペーパーレス化を進めることで、環境保護への取り組みや、持続可能な社会へ貢献する姿勢を示せるので、企業の社会的責任（CSR）の強化につながります。また、効率的で先進的な働き方を実践している企業として評価され、取引先や求職者からの信頼向上につながる可能性もあるでしょう。

このように、ペーパーレス化には多くのメリットがあります。それらを最大限に活かすには、計画的な実施と適切な運用が不可欠です。そこで次の章では、ペーパーレス化の具体的な進め方をご紹介します。

【手順1】ペーパーレス化の目的や意義を明確にする

ペーパーレス化を進めるうえでは、まず「なぜペーパーレス化を進めるのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確に整理することが大切です。

なぜなら、目的が曖昧なままだと上司や関係者への説明が不十分になり、理解や協力を得るのが難しくなるからです。

例えば、業務効率の向上・コスト削減・セキュリティの強化といった目標を設定することで、関係者全員が取り組むべき方向性を共有でき、計画をスムーズに進められます。

さらに、目的を明確にする際は、以下のように具体的に取り組みましょう。


■解決すべき課題をリストアップする

「会議資料の印刷に費用がかかりすぎている」「紙の書類の保管スペースが足りない」など、現状の課題を洗い出す


■数値目標を設定する

「半年間で印刷費を20万円削減する」「1年以内に紙の保管書類を50％削減する」など、達成状況を評価できる定量的な目標を立てる


■関係者全員に目的を共有する

プロジェクトの立ち上げ時に、全員が共有できる説明資料を用意したり、プレゼンを行ったりすることで、目的を明確に伝える


こうした取り組みによって、進捗や成果を客観的に測定しやすくなり、関係者全員が「ペーパーレス化の取り組みがどれだけ価値を生んでいるのか」を実感できるようになります。ペーパーレス化の成功は、これらのプロセスを通じて「目指すべきゴール」を全員で共有することから始まります。

【手順2】対象書類をリストアップし、優先順位を決める

次に「どの書類を電子化するのか」を定めましょう。

業務効率の向上、コスト削減、セキュリティの強化といった目標に基づき、請求書や領収書、会議資料など、日常業務で使用する書類から優先的にリストアップしましょう。使用頻度や量の多い書類から着手することで、電子化の効果を早期に実感しやすくなります。

また、対象書類は以下の2つに分かれます。

1. 今後作成される書類や資料
2. 既にある書類や資料

ペーパーレス化というと、前者の「今後の書類を電子化すること」に目が向きがちですが、後者の「過去の書類」についても電子化対応が必要になることがあります。どちらの優先度がより高いかを見極めながら、取り組む順番を決めていきましょう。

【手順3】保存期間・ファイル形式などの運用ルールを決める

続いて「どのようなルールで運用するのか」を決めていきます。例えば、以下のようなルールを決めておくとよいでしょう。

• 電子データの保存期間：作成日から5年間保管など
• ファイル形式：PDF・DOCX・JPGなど
• アクセス権限：経理部門のみ閲覧可能・課長職以上編集可能など

事前にルールを定めておくことで、運用開始後の混乱を防ぎ、ペーパーレス化がスムーズに進められます。

【手順4】ツールを比較検討し、選定・導入する

続いて、実際に使用するツールやシステムを比較・検討し、選定しましょう。

近年は、ペーパーレス化を目的としたツールやシステムが多く登場しており、用途の異なる様々な選択肢があります。

例えば、電子契約システムや請求書・領収書を電子化するためのツール、インターネット上で書類を保管・共有できるサービスなど、それぞれできることや特徴も異なります。

そのため、ツールを選定する際は、手順1で定めた目標や、手順2で設定したペーパーレス化の優先順位に基づき、必要な機能が十分に備わっているかを比較検討しましょう。

また、導入にかかる費用や操作性、既存システムとの連携のしやすさなどを総合的に評価し、自社のニーズに最適なツールを選ぶことが重要です。

しかし、自社の目的に合ったツールを選ぶのは、なかなか大変なものです。目的ごとにひとつずつツール選定するとなると、どうしても時間がかかり、導入にかかる費用も増えてしまう可能性があります。

そこでオススメしたいのが、ペーパーレス化に便利な機能満載のアドビのツールです。

PDFフォーマットをフル活用できるうえに、書類のPDF変換や、PDFの編集・統合・分割、電子署名、モバイル端末によるスキャンなど、多彩な機能でペーパーレス化を強力にサポートしてくれます。

ツールを詳しく知りたい方はこちらをクリックしてください。

【手順5】運用を開始し、効果計測しつつ社内に浸透させる

ペーパーレス化の計画が整い、ツールやシステムの準備ができたら、いよいよ運用を開始させる段階です。この手順では、導入した仕組みを社内に定着させることが成功の鍵となります。次のような順番で進めていきましょう。


1．説明会を開催する

活用の定着化に向けて、まずは説明会を実施します。新しい運用方法の目的やメリットを社員にしっかりと伝えることで、理解と納得を得られ、自然かつ自発的な活用を促せます。


2．マニュアルを配付する

次に、マニュアルを配付し、具体的な操作手順や使用時の注意点を明確にしましょう。実際に使用するシーンに沿ってレクチャーをすることで、不安や迷いなく、新しいツールを利用できるようになります。


3．研修を実施する

必要に応じてツール活用の研修期間を設けるのもよいでしょう。単にツールを扱えるだけでなく、業務に役立つレベルに到達するまで丁寧にサポートすることで、より効果的なツール運用が実現できます。


4．フィードバックを収集し、改善する

運用を本格的に開始したら、社員からのフィードバックを積極的に収集しましょう。具体的な改善点や使いにくさを早期に把握し、迅速に改善することで、ツール活用がより定着しやすくなるはずです。例えば「この機能のこの箇所が使いにくい」「現場の実態に合わない部分がある」といった意見を基に、ツールの調整や機能の追加などを検討してみましょう。


5．成果を評価し、共有する

そして最後に、ペーパーレス化の成果を評価し、社員に共有することも重要です。

「紙の使用量を20％削減できた」「業務効率が10％も向上した」など、定量的な成果を示すことで、取り組みの意義を社員一人ひとりが再認識できると、モチベーションが続きやすくなるためです。

こうした取り組みを継続的に行うことで、組織全体にペーパーレス化が定着しやすくなります。


以上が、ペーパーレス化の段階的な進め方でした。

実際に手順を進める中では、思い通りに進まないことや様々な課題に直面することもあるでしょう。

そこで、次の章では、ペーパーレス化を推進する際につまずきやすいポイントと対処法を整理してご紹介します。

【ポイント1】わかりやすい研修を実施し、サポート体制を整備する

ペーパーレス化の推進にデジタルツールの利用は欠かせません。ある程度PCの操作に慣れている人であっても、新しいツールやソフトの使い方を一から習得するには、それなりの時間がかかります。

PCの操作に慣れていない人にとっては、さらに大きな負担になってしまうでしょう。

こうした場合の対処法として、新しいツールを導入する際には、初めて使う人を対象にしたマニュアルや説明動画を準備しましょう。また、個別相談や質問を受け付けて回答するサポート窓口の設置も検討しましょう。

【ポイント2】負担の少ない業務からはじめ、デジタルツールに慣れる

ペーパーレス化の推進を阻む要素のひとつに、従来の紙ベースの業務に慣れている人が、新しいデジタルツールの導入に難色を示す点があります。特にこれまで紙の書類を扱ってきた人にとって、デジタルツールの導入は「使うのが難しそう」「手書きでないと安心できない」といった不安を感じる要因となります。また、業務フローが変わることへの抵抗感も、ペーパーレス化が進まない理由のひとつとして考えられるでしょう。

紙に慣れ親しんだ人の心理的なハードルを下げるためには「小さな成功体験の積み重ね」が効果的です。まずは負担の少ない業務（例：会議資料のデジタル化）からデジタルツールを導入し、使いやすさや利便性を実感してもらうことが重要です。導入時には、なるべくシンプルで直感的に使えるツールを選び、丁寧な操作説明やサポート体制を整えましょう。

【ポイント3】コストとメリットを可視化して、補助金も活用する

システムやツールの導入コストも、ペーパーレス化の促進を妨げる要素のひとつです。専用のデジタルツールやクラウドサービスの導入には、初期費用や月額利用料、場合によってはカスタマイズ費用などが発生します。そのため、社内で稟議を上げる際には、費用対効果を丁寧に検討し、長期的な業務効率化やコスト削減のメリットを伝えることが重要です。

そのためにも、まずは費用対効果を可視化しましょう。現在かかっている「紙の購入費」「印刷費」「保管スペース費用」などを洗い出し、ツール導入によって削減できるコストを算出します。

このとき、発生する経費だけでなく、人件費も忘れずに計上しましょう。例えば、1日あたり30,000円の人件費がかかる担当者が、紙の管理に月3日かけていたとします。ツールの導入によって、その作業が1日に短縮されると、月間60,000円の人件費削減が見込めます。

また、国や自治体が提供するデジタル化推進支援施策を活用することで、導入コストの負担を軽減できる可能性があります。特に、中小企業向けには、ITツールの新規導入費用の一部を補助する制度を利用できる場合があります。ただし、こうした支援制度は永続的なものではないため、早めに情報を収集し、適切なタイミングで活用を検討しましょう。

【ポイント4】システムトラブル時に備え、データバックアップと対応策を整備する

システムトラブル発生への不安も、ペーパーレス化推進の障壁となり得ます。デジタル化により、サーバーダウンやネットワーク障害、クラウドサービスの不具合などが発生した場合、資料へのアクセスができなくなり、業務が中断してしまう恐れがあります。特に、紙の書類を完全になくし、デジタルデータのみで運用している場合、万が一のデータ消失に備える対策が欠かせません。

これらのリスクを最小限に抑えるためには、以下のような対策を講じることが有効です。


1．緊急時のアクセス計画を策定する

システムトラブルが発生した際の業務継続計画（BCP）を策定し、どのような手順で資料にアクセスするかをあらかじめチーム全体で共有します。これには、バックアップデータへのアクセス方法や、紙の資料の保管場所を全員が把握する仕組みも含まれます。


2．データを複数の場所に保管する

「インターネット上の保管場所（クラウド）」と「PCや外付けハードディスクなどの機器」などの複数の保存場所にデータをバックアップしておきましょう。その際、インターネットが使えない状況でも開ける場所にバックアップを保存しておくことが大切です。


3．最低限の紙の資料を保管する

業務で特に重要な契約書や運用マニュアル、緊急時に参照する必要がある書類は、必要最小限の範囲で紙媒体として保管します。例えば、停電や災害発生時には、紙の資料が唯一の参照手段となる場合があります。このとき、保管する紙の資料を適切に分類し、迅速に取り出せるようにファイリングすることも大切です。


このように、ペーパーレス化には様々な障壁がありますが、それぞれ事前に対策を打っておくことで、円滑に推進できます。

ここまで、ペーパーレス化のメリットと課題、そして円滑に進めるためのポイントについて解説しました。

次の章では、ペーパーレス化に役立つアドビのツールを紹介します。

【ペーパーレス化に役立つツール1】紙の書類をスマホでスキャンできるAdobe Scan

Adobe Scanは、スマホを使って紙の書類をスキャンし、PDF形式に変換できる無料アプリです。操作は非常にカンタンで、スマホでアプリを開き、スキャンしたい書類にカメラを向けるだけ。紙の書類や手書きのメモなどを、すぐにPDFに変換できます。

iOS、Androidどちらのデバイスでも使えます。お使いのデバイスにあわせて一度ダウンロードしておけば、書類の電子化に活用できて便利です。

【iOS版】Adobe Scanをダウンロードする

【Android版】Adobe Scanをダウンロードする


スキャンの手順は非常にカンタンです。初めてスキャンアプリを使う方でも直感的に操作できます。

1. アプリを起動して、スキャンしたい書類にカメラを向ける（自動的に撮影される）
2. 必要に応じてスキャンの範囲を調整する
3. スキャンデータをPDFに変換して保存する

使い方もカンタンなので、紙書類のデータ化にぜひ活用してみてください。詳しい使い方は、以下の記事でも紹介しています。

スマホで紙の書類をスキャンできるおすすめの無料アプリと使い方

【ペーパーレス化に役立つツール2】無料で使えて多機能なAdobe Acrobat オンラインツール

Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトをインストールする必要がなく、インターネット環境さえあれば、PCやスマホ、タブレットから手軽に利用できます。

基本操作はシンプルで、ファイルをドラッグ＆ドロップするだけ。PDFの「結合」「編集（コメント）」機能のほか「変換」「分割」「電子サインの依頼」など、PDFに関する25以上の機能が揃っています。以下のリンクからすぐ使えるので、ぜひ試してみてください。

• PDFの結合
• PDFの編集（文字の入力・コメントの追加）
• PDFに変換
• PDFを分割
• 電子サインを依頼

Acrobat オンラインツールで使える機能や使い方については、以下の記事で紹介しています。

はじめてのAdobe acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）

【ペーパーレス化に役立つツール3】PDF関連機能が集約されたAdobe Acrobat Pro

Acrobat Proは、直接編集から電子署名に至るまで、充実の機能が搭載されたPDFツールです。Acrobat Proなら、Acrobat オンラインツールの全機能を回数無制限で使えます。（※ Creative Cloud Proを既にご契約中の方も、回数の制限なく全機能をお使いいただけます）

それに加えて「文書の比較」や「墨消し」といった機能も利用可能です。

• PDF文書の比較機能：部分的に異なる文書やバージョン違い文書の差分を手軽に確認できる機能。相違点がすばやく確認でき、的確にレビューを進められます。
• PDF墨消し機能：文書に含まれる機密情報などを完全に削除する機能。墨消し実施後は完全に情報が削除され、消された情報が見える心配はありません。

これらの機能は、7日間の無料お試し期間で利用できます。ぜひこの機会に体験してみてください。

Acrobat Proを7日間の無料お試し期間で使ってみる


このような豊富な機能を備えたアドビのツールを活用して、ペーパーレス化を円滑に進めましょう。

なお、以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。文書管理にお悩みの方は、ぜひご覧ください。

【5分でわかる】法人向けAcrobatのすべて

スッキリわかる！Adobe Acrobat個人版と法人版の違い


それでは最後に、Acrobat Proを活用して、ペーパーレス化を成功させた事例をご紹介します。

【JX金属株式会社】Adobe Acrobat Pro導入で全社のセキュリティ強化と業務効率化を実現

JX金属株式会社は、災害やサイバー攻撃、取引先の不正などにより供給網（サプライチェーン）が途絶えるリスクへの対応とセキュリティ強化を目的に、Acrobat Proを全社導入しました。Acrobat Proの導入により、海外拠点を含む全社でのセキュリティレベルの統一と、運用管理業務の効率化を実現。特に、外部サービスとの連携により、ライセンス管理が大幅に効率化されました。また、PDF編集に関するユーザーからの問い合わせがほぼゼロになるなど、操作性や機能性の高さも評価されています。

事例を詳しく見る

【株式会社ハッシュ】Adobe Acrobat Proで編集作業を効率化し、制作物の品質向上を達成

株式会社ハッシュは、 Acrobat Proを導入し、編集・校正作業の効率化と制作物の品質向上を実現しました。共有レビュー機能により校正箇所の確認がスムーズになり、関係者間での意見集約が迅速になったことで編集作業時間を約40％短縮。また、マルチデバイス対応により、外出先でも作業が可能となったため、業務の柔軟性が向上しました。さらに、電子契約機能の活用で契約業務の効率化とペーパーレス化を推進し、セキュリティや長期閲覧性の確保にも成功しています。

事例を詳しく見る

アドビのツールを活用して、ペーパーレス化をスムーズに進めよう

ペーパーレス化は、紙を減らすことで業務効率化やコスト削減、そして環境保護にまでつながる重要な取り組みです。

そして、その成功の鍵となるのが適切なツール選びです。今回ご紹介した3つのアドビツールは、PDF編集や電子署名、スマホスキャン機能など、ペーパーレス化を支える充実した機能を備えており、業務のデジタル化を円滑に進めるのに役立ちます。

この機会に、アドビのツールを活用して自社のペーパーレス化を促進しましょう。


（執筆：ウェブライダー）