ACROBAT
Conheça os diferentes tipos de ficheiros de documentos.
Explore os diferentes documentos que pode utilizar para responder às suas necessidades.
Se utiliza diariamente um computador para trabalhar, provavelmente já criou e partilhou inúmeros documentos. Cada tipo de documento tem um conjunto de vantagens específico para realizar diferentes tarefas pessoais e profissionais.
Este guia explica a importância dos diferentes tipos de documentos e como os pode utilizar no seu dia a dia.
1. Ficheiros PDF.
Criados pela Adobe, os ficheiros PDF (Portable Document Format) são um dos formatos de documento mais utilizados no ambiente de trabalho. O formato PDF é o mais adequado para apresentação e partilha, pois assegura a visualização correta em qualquer dispositivo. Preserva a formatação do documento original e é uma excelente opção para assinar documentos importantes e partilhar agendas futuras.
Normalmente, os documentos com uma apresentação consistente e funcionalidades eficazes de colaboração destacam-se no mundo dos negócios. Embora os ficheiros PDF não sejam editáveis por natureza, pode utilizar o Adobe Acrobat para editar ficheiros PDF estáticos. Com o Acrobat, pode também trabalhar colaborativamente, inserir comentários em ficheiros PDF e converter outros tipos de ficheiros em PDF.
2. Ficheiros DOC ou DOCX.
Os ficheiros DOC e DOCX são fáceis de editar no Microsoft Word. Os ficheiros DOCX são ficheiros DOC baseados em XML e são guardados como tal por predefinição nas versões mais recentes do Word.
Poderá optar por utilizar um ficheiro DOC ou DOCX para criar um documento de raiz ou editar um documento já existente. Por outro lado, um PDF pode ser a melhor opção para partilhar e apresentar documentos finais, garantindo que mantêm o mesmo aspeto em qualquer dispositivo.
Os documentos do Word podem ser a melhor opção para extração de conteúdo em alguns sites. Por exemplo, em algumas candidaturas a emprego, o envio do currículo é feito através do preenchimento de campos em aberto. Um documento do Word é o melhor formato para legibilidade em ATS (Applicant Tracking Systems, ou Sistemas de Rastreamento de Candidatos).
3. Ficheiros HTML.
HTML (Hypertext Markup Language) é a linguagem de marcação padrão utilizada por programadores e outros profissionais para criar sites e conteúdo Web. O código HTML pode ser aberto e editado num editor de texto como o Sublime. Se abrir o ficheiro HTML num navegador de Internet, o código e a página Web são apresentados lado a lado.
Os ficheiros HTML ajudam a converter texto numa variedade de elementos num site. Ao criar um site, pode utilizar a linguagem HTML para ajustar o esquema e o tipo de letra do texto.
Embora os ficheiros HTML sejam excelentes para utilizar em sites da Internet, a conversão de um ficheiro HTML em PDF proporciona uma visualização uniforme em todos os dispositivos, preservando a formatação e os links em páginas ricas em conteúdo. Os ficheiros PDF facilitam a partilha de páginas Web criadas em HTML.
4. Ficheiros CSV.
Um ficheiro de valores separados por vírgula (CSV) é um ficheiro de texto simples. Tal como o nome sugere, armazena dados separando as entradas por vírgulas. No entanto, as separações não têm necessariamente de ser vírgulas. O separador, conhecido como delimitador, pode ser um espaço, um ponto e vírgula ou outro caráter. A vírgula é apenas o delimitador mais utilizado.
Este tipo de ficheiro é frequentemente utilizado para garantir a compatibilidade com vários programas. Os ficheiros CSV podem ser abertos em editores de texto, programas de folhas de cálculo, como o Excel, e outras aplicações. Se dois programas diferentes conseguirem abrir um ficheiro CSV, podem partilhar os dados entre si.
5. Ficheiros XML.
Os ficheiros XML (Extensible Markup Language) incluem etiquetas que descrevem como o documento deve ser estruturado, armazenado e partilhado na Internet. Um ficheiro XML contém código XML e termina com a extensão “.xml”.
Os ficheiros XML são compostos por texto simples e etiquetas — o texto simples corresponde aos dados reais e as etiquetas indicam o que representam esses dados. Cada etiqueta indica um tipo de dados, como “apelido” ou “morada”, e informa o computador sobre como utilizar os dados de texto simples que lhe estão associados. As etiquetas não são visíveis para os utilizadores, apenas para o software.
6. Ficheiros TXT.
Um ficheiro de texto (TXT) é ideal para documentos de texto simples. Este tipo de ficheiro é o formato de texto mais básico que pode utilizar e permite criar documentos baseados em texto sem preocupações com tipos de letra, formatação ou cor do texto.
Os ficheiros TXT são ideais para tomar notas, escrever instruções ou trabalhar com texto simples. Um ficheiro TXT pode ser aberto e editado em diferentes computadores e programas de processamento de texto. Embora este tipo de ficheiro seja, sem dúvida, um dos mais simples, pode não ser o mais adequado para situações em que a formatação e a seleção de tipos de letra diferentes são aspetos relevantes.
7. Ficheiros XLS ou XLSM.
Os ficheiros de folhas de cálculo do Microsoft Excel são extremamente comuns no mundo profissional. As folhas de cálculo do Excel (XLS) e as folhas de cálculo compatíveis com macros Open XML do Excel (XLSM) são úteis para informações quantificáveis, como contactos e números.
O formato XLSM é utilizado nas folhas de cálculo criadas no Microsoft Excel desde 2007. Os ficheiros XLSM são compatíveis com macros, o que significa que permitem a configuração de comandos na folha de cálculo que podem ser nomeados, guardados, gravados e executados tantas vezes quantas as pretendidas.
Os ficheiros XLS e XLSM são excelentes opções para criar gráficos e armazenar bases de dados. No entanto, se pretender partilhar uma base de dados do Excel sem permitir que seja editada, recomendamos a conversão do ficheiro XLS em PDF.
8. Ficheiros PPT.
Os ficheiros do Microsoft PowerPoint (PPT) estão entre os mais populares para carregar e partilhar diapositivos e apresentações.
Este formato é ideal para apresentar elementos visuais juntamente com conteúdo a equipas ou clientes. Partilhar uma apresentação do PowerPoint com colegas permite um acesso fácil e rápido a notas importantes.
Este tipo de ficheiro é compatível com conteúdo multimédia, como áudio, imagens, vídeos e animações, proporcionando uma infinidade de possibilidades criativas. Os ficheiros do PowerPoint são excelentes para apresentações, mas para impedir que outras pessoas façam alterações ao seu trabalho, converta o PPT em PDF e preserve a integridade da visualização.
Tipos de ficheiros de imagem.
Os tipos de ficheiros de imagem são a melhor escolha para guardar uma imagem ou animação. Os ficheiros de imagem oferecem alta qualidade e, dependendo do formato escolhido, podem ter impacto na velocidade de carregamento de um site.
Na utilização de sites da Internet, a velocidade pode ter prioridade em relação à qualidade. Em contrapartida, para impressão ou envio de imagens em mensagens de e-mail ou de texto, assegurar a máxima qualidade de imagem possível pode ser relevante. Existem várias opções de imagem que pode selecionar em função das suas necessidades digitais e de impressão.
Ficheiros JPEG ou JPG.
JPEG e JPG são duas extensões de ficheiros que se referem ao mesmo tipo de formato de ficheiro de imagem. JPEG (Joint Photographic Experts Group) é o nome do subcomité da Organização Internacional de Normalização (ISO) que colaborou na criação da norma em 1992. O formato JPG foi criado porque as versões mais antigas dos sistemas Windows tinham um limite de três letras para as extensões de ficheiro. Os sistemas Mac e Linux não tinham esta limitação. Atualmente, os sistemas Windows permitem mais letras e a maioria das aplicações consegue fazer a distinção entre ficheiros JPEG e JPG.
Os ficheiros JPEG estão entre os formatos de imagem mais utilizados. Desde publicações em redes sociais até páginas de sites de empresas, os ficheiros JPEG são úteis em diversas plataformas digitais. O formato JPEG compacta uma imagem, mantendo as cores e os elementos gráficos.
Este ficheiro não lida bem com a repetição e é sujeito a compressão de cada vez que é guardado. Isto resulta numa perda de qualidade, por isso escolha o formato JPEG apenas quando tiver a certeza de que vai utilizar a imagem de imediato.
Ficheiros PNG.
O formato de ficheiro PNG (Portable Networks Graphic) é uma excelente opção para partilhar logótipos, páginas Web ou fotografias. Mesmo após várias edições, mantém o tamanho e a qualidade. Ao contrário dos ficheiros JPEG ou JPG, os ficheiros PNG suportam fundos transparentes, o que os torna ideais para logótipos.
Os ficheiros PNG têm uma resolução inferior em comparação com outras opções de ficheiro de imagem, podendo não ser a melhor escolha para impressão. São ideais para logótipos e outras imagens que requerem fundos transparentes, mas o tamanho dos ficheiros é maior do que outras opções, como o formato JPEG. Se carregar muitos ficheiros PNG num site da Internet, pode torná-lo mais lento, por isso utilize-os com moderação.
Ficheiros GIF.
O formato GIF (Graphics Interchange Format) é extremamente popular na Internet para criar animações. Este tipo de ficheiro é ideal para imagens em movimento e pequenos clipes. Um GIF é composto por imagens bitmap, ou seja, gráficos formados por inúmeros elementos minúsculos chamados píxeis, tal como os ficheiros PNG e JPEG. Os ficheiros GIF utilizam o algoritmo de compressão de dados sem perda LZW (Lempel-Ziv-Welch).
Se procura uma imagem cheia de cores, o formato GIF não é o mais adequado. Os ficheiros GIF são mais indicados para gráficos simples, como formas, logótipos ou diagramas básicos.
Tal como os ficheiros PNG, os ficheiros GIF suportam fundos transparentes. Este tipo de ficheiro é útil para incluir uma animação simples em sites da Internet ou plataformas de redes sociais.
Ficheiros TIFF.
As imagens TIFF (Tagged Image File Format) são ficheiros de alta qualidade. Para digitalizar documentos, imprimir ficheiros de alta qualidade ou utilizar um programa de edição eletrónica (DTP), este tipo de ficheiro pode ser o mais indicado.
Os ficheiros TIFF são grandes, pelo que podem não ser a melhor opção para páginas e sites da Internet. Contudo, como geram imagens de alta resolução, se estiver, por exemplo, a preparar uma brochura para uma campanha de marketing, os ficheiros TIFF são uma boa escolha para guardar fotografias.
Ficheiros BMP.
Os ficheiros BMP (Bitmap) geram imagens através de píxeis individuais, sem compressão. Estes ficheiros de imagem são de alta qualidade, mas são grandes e, por isso, não são muito práticos para otimizar o carregamento de páginas da Internet.
A Microsoft criou este formato nos anos 90 para permitir a visualização de dados de imagem independentemente dos dispositivos Windows utilizados. Este formato de ficheiro pode armazenar imagens 2D a preto e branco ou a cores. O formato BMP revolucionou o mercado ao evitar a desfocagem ou a distorção das imagens e eliminar a necessidade de um adaptador gráfico.
Os dados num ficheiro BMP não são comprimidos, o que torna este formato ideal para imagens de alta qualidade. Embora não seja o mais adequado para uma navegação rápida em sites da Internet, pode ser a escolha ideal para obter fotografias ou imprimir conteúdo de alta qualidade.
Tipos de ficheiros de compressão.
Em certas situações, como na apresentação de fotografias ou impressão de documentos, é necessário utilizar tamanhos de ficheiro maiores para garantir uma reprodução fiel de todas as cores e detalhes subjacentes ao conteúdo original. Por outro lado, poderá ter necessidade de comprimir ficheiros para otimizar o espaço de armazenamento num computador ou partilhar vários tipos de ficheiros grandes através de uma mensagem de texto ou de e-mail.
Existem várias opções que pode utilizar para comprimir documentos importantes.
Ficheiros ZIP.
Um ficheiro ZIP organiza o conteúdo de forma compacta para envio até ao próximo destino. Este tipo de ficheiro funciona como uma pasta no computador — contém ficheiros e dados num único lugar. A diferença é que o tamanho do conteúdo é reduzido, diminuindo a quantidade de dados utilizados no computador.
Os ficheiros ZIP decompõem as informações em partes mais pequenas ao eliminar dados repetitivos. Este tipo de ficheiro assegura que os dados originais mantêm a apresentação original através de uma compressão de dados sem perdas. Para além de otimizarem o armazenamento, os ficheiros ZIP são uma opção segura para partilhar documentos, já que encriptam os dados.
Ficheiros RAR.
O formato RAR (Roshal Archive) deve o seu nome ao programador de software Eugene Roshal. Um ficheiro RAR pode conter um ou mais ficheiros comprimidos. Neste tipo de ficheiro, a proporção de compressão é superior à dos ficheiros ZIP.
Este formato foi introduzido com o surgimento do programa de compressão WinRAR nos anos 90. Embora este tipo de ficheiro seja habitualmente criado pelo WinRAR, a extração e a compressão podem ser efetuadas através de vários meios.
É ideal para partilhar uma grande quantidade de ficheiros em situações em que a qualidade cromática não é uma prioridade. A necessidade de partilhar uma grande quantidade de documentos importantes por e-mail pode ser uma boa razão para utilizar o formato de ficheiro RAR.
Como posso alterar os tipos de ficheiros?
Este artigo contém informações detalhadas sobre vários tipos de documentos que pode utilizar nas suas atividades pessoais e profissionais. Se pretender alterar um ficheiro para um formato diferente, pode fazê-lo facilmente, sem necessidade de perder tempo a começar tudo do zero.
Com a ferramenta de conversão online do Adobe Acrobat, pode selecionar um ficheiro do Microsoft Word, Excel ou PowerPoint, um PDF ou um ficheiro de imagem e converter o documento para usufruir das vantagens de um novo tipo de ficheiro. A conversão é feita em segundos. Quer pretenda converter um documento do Word em PDF, um ficheiro de imagem JPG em PDF ou uma folha de cálculo do Excel em PDF, o Acrobat tem todas essas opções de conversão e muito mais.
Perguntas frequentes.
Precisa de esclarecer rapidamente algumas dúvidas relacionadas com documentos? Estamos aqui para ajudar.
Quais são os quatro principais tipos de documentos?
PDF, DOCX, XLSX e HTML são os quatro principais tipos de documentos.
Quais são os dois tipos de ficheiros mais comuns?
PDF e XLS são os dois tipos de ficheiros mais comuns.
Porque é que existem tantos tipos de ficheiros diferentes?
Diferentes formatos de ficheiros facilitam a execução de determinadas tarefas, mas nem todos são adequados em algumas situações. Por exemplo, se estiver a partilhar a versão final de um livro digital, será preferível guardá-lo como um ficheiro PDF para garantir a segurança e evitar edições sem as devidas permissões.
As diferentes limitações de armazenamento também podem influenciar a escolha do tipo de ficheiro.
Quais são os quatro principais tipos de ficheiros?
Imagem, áudio, vídeo e documento são os quatro principais tipos de ficheiros.
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